Horizontaal toezicht voor expats

Horizontaal toezicht voor
expats
M. van der Steen
i n t e r n a t i o n a a l
Horizontaal toezicht
voor expats
Het aangifteproces van expats is veelal bewerkelijk. Vaak moeten zij na vertrek in Nederland nog aangifte inkomstenbelasting doen en indien dit resulteert in een teruggave moeten zij dit bedrag vaak weer overmaken aan de
werkgever indien er sprake was van een nettoloonafspraak. Een gecompliceerd en tijdrovend proces dat daarom
vaak wordt uitbesteed aan een externe adviseur. Horizontaal toezicht kan een uitkomst bieden.
H
orizontaal toezicht is, kort gezegd, de samenwerking tussen een onderneming en de Belastingdienst waarbij de onderneming op basis van wederzijds vertrouwen haar fiscale verplichtingen zoveel
mogelijk zelf beheerst en nakomt. Hoe beter de onderneming ‘in control’ is, des te lager is het toezicht van de Belastingdienst. Om inzicht te verschaffen in de mate van
interne beheersing stellen ondernemingen vaak een ‘Tax
Control Framework’ op. Ook in de expatpraktijk kan horizontaal toezicht een interessante optie zijn. De voornaamste beweegreden daarbij is het vereenvoudigen en
bespoedigen van het relatief bewerkelijke aangifteproces.
Alternatief: convenant
Onder voorwaarden kan met de Belastingdienst worden
overeengekomen dat voor expats geen aangifte inkomstenbelasting hoeft te worden ingediend. De werkgever
sluit dan een convenant met de Belastingdienst, op grond
waarvan de belastingheffing over het loon van de expat
Bewerkelijk aangifteproces
Een Nederlands bouwbedrijf leent per 1 januari 2016 voor een half
jaar tien werknemers in van haar Chinese zustermaatschappij. Met de
werknemers is een nettoloonafspraak overeengekomen. De werknemers worden opgenomen in de Nederlandse salarisadministratie en het
bouwbedrijf draagt met inachtneming van de loonheffingstabellen
loonheffing af aan de Belastingdienst. Na zes maanden keren de werknemers terug naar China. Vervolgens moeten zij na afloop van het belastingjaar aangifte inkomstenbelasting doen. Voor de werknemers is
dat uiteraard een uiterst complexe exercitie. Het bouwbedrijf besteedt
de aangiften daarom uit aan een fiscaal adviesbureau. De aangiften resulteren in een aanzienlijke belastingteruggave omdat de verschuldigde inkomstenbelasting over zes maanden flink lager is dan de reeds ingehouden loonheffing. Vanwege de nettoloonafspraak komt de
belastingteruggave toe aan het bouwbedrijf. De Belastingdienst betaalt
de teruggave echter uit aan de Chinese werknemers die de teruggave
weer overmaken aan het bouwbedrijf. We zijn dan inmiddels een slordige anderhalf jaar en een paar duizend euro aan adviseurskosten verder.
12
www.loonzaken.nl
volledig in de loonheffingensfeer wordt afgewikkeld. Concreet betekent dit dat:
• gedurende het jaar op reguliere wijze loonbelasting inhouden en afdragen;
• aan het eind van het jaar via een zogenoemde dertiende run een payrollcorrectie waarbij een belastingberekening wordt gemaakt op basis van de verschuldigde
inkomstenbelasting;
• teveel ingehouden loonbelasting wordt rechtstreeks
aan de werkgever terugbetaalt;
• geen uitreiking aangiftebiljet uit aan de expat.
Het sluiten van een convenant is met name geschikt in
geval van in Nederland woonachtige werknemers op wie
de 30%-regeling van toepassing is en voor werknemers
(al dan niet met 30%-regeling) die buiten Nederland wonen. Beide groepen zijn in Nederland slechts belast over
hun Nederlandse looninkomsten. Dit betekent voor de fiscus een relatief laag risicoprofiel in vergelijking met reguliere inwoners van Nederland (zonder 30%-regeling)
die belast zijn over hun wereldinkomen.
Intern beheersproces
Om de correctie via de dertiende run te kunnen toepassen,
moet de werkgever kunnen waarborgen dat er gehandeld
wordt conform een vooraf afgestemd proces. Uit dit proces moet blijken dat alle informatie die nodig is om de
verschuldigde belasting te bepalen op tijd bekend is bij de
salarisadministratie. De werkgever zal dus een zogenoemd
Expat Tax Control Framework (ETCF) moeten opstellen.
In de praktijk komt het er vooral op aan of de salarisadministratie tijdig inzichtelijk heeft welke arbeidsvoorwaarden aan de werknemer zijn toegekend. Denk bijvoorbeeld
aan een in het land van herkomst betaalde kostenvergoeding die in Nederland niet volledig onbelast is of aan buitenlandse sociale zekerheids- en pensioenbijdragen. Evenals bij een reguliere salarisadministratie moeten al deze
componenten namelijk worden meegewogen bij het berekenen van de in Nederland verschuldigde belasting. Hoewel formeel niet volledig juist, worden bepaalde looncomponenten in de praktijk nog weleens in de aangifte
inkomstenbelasting meegenomen. In het kader van ETCF
is deze noodoplossing niet meer voorhanden omdat de
Au t e u r: M a a r t e n v a n d e r S t e e n
aangifte inkomstenbelasting komt te vervallen. Hierdoor
is het nog belangrijker dat de informatie omtrent de toegekende arbeidsvoorwaarden in een vroegtijdig stadium
wordt verzameld.
De werkgever moet zich ook ervan vergewissen dat de expats geen andere (loon)inkomsten hebben die aan Nederland ter belastingheffing zijn toegewezen en dat zij niet in
aanmerking komen voor aftrekposten. Dit laatste is met
name van belang voor werknemers die fiscaal inwoner van
Nederland worden. In de praktijk laat de werkgever de
expats een reiskalender invullen en een verklaring ondertekenen waaruit blijkt dat geen sprake is van andere inkomsten en/of aftrekposten.
De verantwoording van dit proces wordt in de vorm van
een ETCF ter goedkeuring aangeboden aan de Belastingdienst. Heeft de werkgever de Belastingdienst ervan kunnen overtuigen dat er een intern beheersproces wordt nageleefd op grond waarvan een correcte en volledige
belastingberekening kan worden gemaakt, dan voorziet de
werkgever de Belastingdienst van een overzicht van alle
werknemers die aan het ‘ETCF-project’ deelnemen. Dit
overzicht bevat onder andere de namen, de BSN-nummers, het belaste loon, de berekende inkomstenbelasting,
de ingehouden loonbelasting en de berekende belastingteruggave. Daarbij maakt de werkgever onderscheid tussen
inwoners en niet-inwoners van Nederland. Niet-inwoners
zijn kortweg slechts belast voor het loon dat toerekenbaar
is aan Nederlandse werkdagen en hebben in beginsel geen
recht op heffingskortingen. Indien de Belastingdienst een
akkoord geeft voor het overzicht mag de werkgever de
correctie in de salarisadministratie doorvoeren. Een dertiende run leent zich hier bij uitstek voor, omdat het praktisch onhaalbaar is om al de hierboven genoemde verplichtingen reeds gedurende het belastingjaar te regelen.
Machtiging lager percentage
Naast de hierboven beschreven toepassing van inkomstenbelastingtarieven in de payroll, bestaat er nog een
manier om de verschuldigde loonbelasting te beperken.
Op verzoek van de werknemer geeft de Belastingdienst
een machtiging af om in de salarisadministratie een lager
tarief toe te passen dan de loonheffingstabellen voorschrijven. Deze machtiging heeft louter betrekking op
loonbestanddelen die onder de tabel voor bijzondere beloningen vallen en wordt afgegeven indien het verschil tussen de loonbelasting die verschuldigd is conform de tabel
voor bijzondere beloningen en de feitelijk verschuldigde
inkomstenbelasting ten minste 10% bedraagt (met een
minimum van € 227). Een verzoek om een dergelijke
machtiging kan interessant zijn wanneer een expat in het
jaar nadat hij naar Nederland is uitgezonden nog een bonusbetaling ontvangt die betrekking heeft op de uitzendperiode.
Deels in Nederland belast
Een situatie waarbij het mogelijk is om de af te dragen
loonbelasting in Nederland te matigen doet zich voor bij
werknemers die buiten Nederland woonachtig zijn en
slechts gedeeltelijk in Nederland een dienstbetrekking
uitoefenen. Neem als voorbeeld een Amerikaanse werkne-
Voor- en nadelen ETCF
Voordelen ETCF
Nadelen ETCF
Geen aangiften inkomstenbelasting: besparing op adviseurskosten
en bijtelling daarvan in de salarisadministratie ( ‘€ 1.000’ per uitbestede aangifte)
Opzetten en onderhouden van intern
beheersproces inclusief contact met
Belastingdienst (met bijbehorende
adviseurskosten).
Belastingteruggaven rechtstreeks
naar de werkgever
Bewerkelijke payroll: deskundige salarisadministrateur is noodzakelijk.
Snellere realisatie van belastingteruggaven ten opzichte van regulier
aangifteproces (cashflow).
Mogelijk verzoekt de Belastingdienst
om afhandeling van eerdere jaren.
Zitten hier nog risico’s of fouten, dan
moet dit eerst worden afgehandeld.
Afhankelijkheid van medewerking
werknemer.
mer met de 30%-regeling die in Nederland woont en die
50% van zijn Nederlandse dienstbetrekking fysiek buiten
Nederland uitoefent. Deze werknemer is in Nederland
slechts over 50% van zijn loon belasting verschuldigd. De
werkgever kan dan, zonder goedkeuring van de Belastingdienst, in de Nederlandse salarisadministratie over
slechts 50% van het loon loonbelasting inhouden en afdragen. Dit kan cashflow-technisch wenselijk zijn als de
werknemer in de Verenigde Staten gedurende het belastingjaar ‘pre-payments’ moet doen aan de Amerikaanse
fiscus. Hetzelfde kan uiteraard gelden voor een inwoner
van Duitsland die gedurende het belastingjaar een voorlopige aanslag dient te betalen in Duitsland. Overigens ontslaat deze systematiek de werknemer niet direct van de
verplichting om in Nederland aangifte inkomstenbelasting
te doen.
Tot slot
Voor werkgevers met expats in Nederland kan het aantrekkelijk zijn om een convenant met de Belastingdienst
te sluiten op grond waarvan de volledige belastingheffing
in de salarisadministratie wordt afgewikkeld. Voorheffing
wordt dan eindheffing, zodat de verplichting tot het doen
van aangifte inkomstenbelasting komt te vervallen. Of dit
voor een bedrijf interessant is hangt onder andere af van
het aantal expats en grensarbeiders dat (jaarlijks) in Nederland wordt tewerkgesteld. Vindt op structurele basis
een aantal detacheringen per jaar naar Nederland plaats,
dan is een ETCF-traject beslist het overwegen waard.
Wel moet daarvoor een intern beheersproces worden ingeregeld en nageleefd. Hiervoor is vereist dat de salarisadministratie over voldoende deskundigheid beschikt. ■
M. van der Steen LLM, EY People Advisory Services,
www.ey.nl
Loonzaken 2016 - Nummer 5
13
Ernst & Young LLP
Accountancy | Belastingen |
Transacties | Advies
Over Ernst & Young
Ernst & Young is wereldwijd
toonaangevend op het gebied van
accountancy, belastingen, transacties
en advies. Onze 135.000 mensen
delen wereldwijd dezelfde waarden en
staan voor kwaliteit. Wij maken het
verschil door onze mensen, onze
cliënten en de samenleving te helpen
hun mogelijkheden optimaal te
benutten.
Maarten van der Steen
Is verbonden aan
Ernst & Young Belastingadviseurs LLP
Tel:
088-4074498
E-mail: [email protected]
Verschenen in:
Loonzaken 2016 nr. 5
12 juli. – p. 12-13,
een uitgave van
SDU te Den Haag
Voor meer informatie: www.ey.nl
Disclaimer
Dit bericht is met grote
zorgvuldigheid samengesteld. Voor
mogelijke onjuistheid en/of
onvolledigheid van de hierin
verstrekte informatie aanvaardt Ernst
& Young geen aansprakelijkheid,
evenmin kunnen aan de inhoud van
dit bericht rechten worden ontleend.
© Ernst & Young 2016
Horizontaal toezicht voor expats / M. van der Steen. – Loonzaken 2016/5/49151