aanvraagformulier uitleendienst versie

Aanvraagformulier voor de gemeentelijke uitleendienst
Aanvraag ondertekend indienen bij de gemeentelijke uitleendienst - Zuidlaan 36 te 9630 Zwalm of ingescand via mail naar:
[email protected]) minimum 15 dagen en maximum 6 maanden vóór de datum van de activiteit. Meer inlichtingen bij Nico
Melkebeke 055 480 562 of bij Marijke De Lange 055 480 593.
Lees aandachtig het gebruikersreglement op keerzijde!
reden van de aanvraag of evenement
voornaam en naam van de aanvrager
adres van de aanvrager
telefoon + e-mail van de aanvrager
namens de vereniging
erkenningsnummer + categorie (1)
locatie van de activiteit (leveringsadres)
/
Van:
Beginuur:
datum of periode van de bruikleen
gewenste leveringsdatum/uur
gewenste ophaaldatum/uur
- tot:
/
/
- einduur:
effectieve leveringsdatum/uur
effectieve ophaaldatum/uur
/
/
gewenst materiaal
materiaal
PODIUM
Buitenpodium
podiumplaten (9X 244/122) + poten
podiumtrap (max 2)
gewenst
aantal
tarief
cat 1-2-3
tarief
cat 4-5
totaal
bruikleen
voorbehouden
administratie
gratis
€ 3,00/plaat
gratis gratis
€ 3,00 € 3,00
€ 10,00
Binnenpodium (gebruik in
Zwalmparel)
Podiumplaten (20 x 200/100)
Poten 60 cm hoog
Poten 80 cm hoog
Podiumtrap 60 cm
Verhoging podiumtrap tot 80 cm
€ 3,00/plaat
gratis € 5,00/plaat € 3,00
gratis
gratis
gratis
€ 3,00
gratis
gratis
€ 5,00
€ 10,00
€ 3,00
€ 5,00
€ 10,00
€ 10,00
Binnenpodium (gebruik in andere
locatie dan Zwalmparel)
Podiumplaten (20 x 200/100)
Poten 60 cm hoog
Poten 80 cm hoog
Podiumtrap 60 cm
Verhoging podiumtrap tot 80 cm
VLAGGEN
nationale vlag (3)
vlag Vlaamse Gemeenschap (3)
vlag logo Zwalm (2)
vlaggemasten (5)
NADARAFSLUITING
nadarafsluiting (2 m) + poten (200 m)
FEESTELIJKHEDEN
partytent (600/300) + zijzeilen (2)
klapstoelen in kar per 50 stuks (4)
tafels 180x76x74 (34)
statafels (20)
tafelkleed bordeaux voor statafel (10 )
(4 )
tafelkleed zwart voor statafel (10)
( 4)
bakfrigo (netto 233 l) (2)
gietijzeren vuurkorven (9)
speelbox (1)
springkasteel (5)
TENTOONSTELLINGEN
€ 5,00/plaat
gratis € 10,00/plaat€ 3,00
gratis
gratis
gratis
€ 3,00
gratis
gratis
€ 10,00
€ 20,00
€ 5,00
€ 10,00
gratis
gratis
gratis
gratis
€ 0,75/st
€ 0,75/st
€ 0,75/st
gratis
€ 2,50/st
€ 50,00
gratis
gratis
gratis
€ 100,00
€ 50,00
€ 6,00
€ 3,00
gratis
€ 2,00
gratis
€ 2,00
gratis
gratis
gratis
€ 25,00
€ 5,00
€ 100,00
€ 1,00/st
€ 10,00
€ 10,00
tentoonstellingspanelen (244/122)
(20)
schilderijhaken (15)
SEINGEVERS
seingeversvestjes (30)
seingeversbordjes (30)
VERKEERSSIGNALISATIE
verkeersborden
signalisatielampen (30)
DIVERSE
waterstandpijp (2) (1)
elektriciteit
Tarief grootgebruiker
gratis
€ 2,50/st
gratis
€ 0,10/st
gratis
gratis
gratis
gratis
gratis (3)
gratis (3)
gratis (3)
gratis (3)
30 m³ gratis
nvt
€ 20.00
€ 50.00
€ 30.00
€ 70.00
totaal
transportkosten (te bepalen door de administratie)
gratis levering van groot materiaal grondgebied Zwalm (cat 1-3)
groot materiaal grondgebied Zwalm: € 15,00/manuur (cat. 4-5)
klein materiaal grondgebied Zwalm: € 15,00/manuur (cat. 1-5)
leveringen buiten Zwalm: € 15 per 10 km (cat. 1-5)
Er wordt geen waarborg aangerekend, bij vastgestelde schade ontvangt de
ontlener een factuur met het bedrag van de herstellings- of eventuele
vervangingskosten van de ontleende materialen
algemeen totaal (bruikleen + transport)
(1) indien de aanvrager nog geen erkenningsnummer heeft zal de uitleendienst een nummer toekennen
(²) € 5,00/m³ vanaf 30 m³
(³) enkel in geval van politiereglement
(4) dienen gewassen terugbezorgd zo niet wordt een vergoeding van € 5.00 aangerekend.
(5) neem hiervoor contact met de jeugddienst 055 480 587
Reglement gemeentelijke uitleendienst (GR 19.01.2010)
Artikel 1: Het gemeentebestuur Zwalm leent ter ondersteuning en ter stimulatie
van het gemeenschapsleven via de gemeentelijke uitleendienst materiaal uit.
Artikel 2: Indienen van de aanvragen
Elke potentiële aanvrager dient bij een eerste gebruik van de uitleendienst
erkend te worden door het college van burgemeester en schepenen. Daartoe
vult de aanvrager een formulier tot erkenning (te verkrijgen op het
gemeentebestuur of te downloaden via de website) in. Een aanvrager kan op
basis van dit document erkend worden als klant van de gemeentelijke
uitleendienst. Een vereniging die lid is van een Zwalmse adviesraad is sowieso
erkend, en krijgt automatisch een erkenningsnummer toegediend bij de eerste
ontlening.
De aanvragen gebeuren schriftelijk (per brief of e-mail) en worden gericht aan de
gemeentelijke uitleendienst Zwalm, Zuidlaan 36 te 9630 Zwalm,
[email protected], minimum 15 dagen en maximum 6 maanden voor het
plaatsvinden van de activiteit, op een speciaal daartoe bestemd en behoorlijk
ingevuld en ondertekend formulier. Aanvragen die langer dan 6 maanden op
voorhand worden ingediend, worden als onbestaande beschouwd. De
aanvragen worden chronologisch behandeld, volgens de datum waarop ze
geregistreerd worden bij de administratie. Bij gelijktijdige indiening hebben
aanvragers uit een hogere categorie voorrang (gebruikerscategorie, zoals
omschreven in artikel 3, van hoog naar laag beginnend bij categorie 1,).
De uitleendienst meldt de aanvrager of de aanvraag goedgekeurd is of niet per
brief of e-mail. Bij een positieve bevestiging van de aanvraag zal een overzicht
van de totale huurprijs en waarborg, een contactpersoon en afhaalpunt of
leveringsadres vermeld worden.
Artikel 3: Gebruikerscategorieën
Het logistieke materiaal kan ontleend worden aan volgende instanties:
Categorie 1: scholen in de gemeente, gemeentelijke diensten en gemeentelijke
adviesraden
Categorie 2 : door het college van burgemeester en schepenen erkende
Zwalmse verenigingen, buurtcomités of particulieren die de materialen wensen te
gebruiken voor evenementen die toegankelijk zijn voor de Zwalmse bevolking
Categorie 3: andere gemeentebesturen, andere overheden,
overheidsinstellingen en daarmee gelijkgestelde instellingen
Categorie 4 : particulieren, inwonend in de gemeente die de materialen wensen
te gebruiken voor privéfeesten
Categorie 5 : particulieren, verenigingen van buiten de gemeente.
Artikel 4: Uitleentermijn
De uitleentermijn wordt vastgesteld voor de periode van de activiteit, inbegrepen
de levering en ophaling van het uitgeleende materiaal op werkdagen, met een
minimum van een week en een maximum van een maand.
Aanpassingen van de uitleentermijn zijn enkel mogelijk mits tijdige aanvraag en
indien er voor het uitgeleende materiaal geen nieuwe reservatie geldt.
Indien het uitgeleende materiaal niet kan worden opgehaald door de
gemeentelijke diensten omwille van het niet naleven van de gemaakte afspraak
door de ontlener kan er een vergoeding gevraagd worden Deze vergoeding
wordt vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen. Wanneer
de ontleende materialen niet tijdig worden teruggebracht kan de waarborg
geheel of gedeeltelijk ingehouden worden. Bovendien zullen manuren gerekend
worden indien blijkt dat de gemeentelijke diensten het materiaal toch zelf moeten
afhalen.
Artikel 5: Retributie
De tarieven voor ontlening worden vastgelegd door het college van
burgemeester en schepenen (conform het gemeenteraadsbesluit van 29.12.2009
en eventuele latere wijzigingen) en vermeld op het aanvraagformulier.
De aanvrager moet een waarborg voorzien zoals vermeld op het
aanvraagformulier en zoals vastgesteld door het college van burgemeester en
schepenen. In geval van schade wordt door de uitleendienst onmiddellijk bij
ontvangst de schade vastgesteld. Bij verlies of beschadiging van het materiaal
zal dit hersteld of vervangen worden door het gemeentebestuur tegen de op dat
moment geldende kostprijs, dit ten laste van de ontlener. t.
Artikel 6: Aflevering en ophaling van de gevraagde materialen
§1. De gemeente Zwalm stelt een bestelwagen ter beschikking voor materialen
die niet kunnen vervoerd worden met een standaard personenwagen, zoals
aangeduid op het aanvraagformulier. Zij regelen echter enkel het vervoer.
Dit betekent dat het laden en lossen, plaatsen dient te gebeuren door de
aanvrager die voldoende (minstens 2) manschappen dient te voorzien voor het
laden en het lossen.
Bij onvoldoende hulp kan is een vergoeding verschuldigd zoals vastgelegd door
het college van burgemeester en schepenen.
Indien bij levering de ontlener afwezig is op de afgesproken dag en uur, dan
wordt het geleende materiaal enkel nog na telefonische afspraak, op het
telefoonnummer 0474 59 51 32, tijdens de werkuren afgehaald. De
transportkosten zullen dan wel worden doorgerekend aan de aanvrager, ook al
was de levering gratis.
§2. Materialen die kunnen vervoerd worden met een standaard personenwagen
dienen door de ontlener zelf opgehaald en teruggebracht te worden tijdens de
openingsuren van de uitleendienst. Het afhaaladres zal vermeld worden door de
uitleendienst bij een positieve bevestiging van de aanvraag.
Indien de aanvrager toch wenst dat dit materiaal gebracht wordt, zal dit
aangerekend worden volgens de tarieven vastgesteld door het college van
burgemeester en schepenen en die vermeld zijn op het aanvraagformulier.
§3. Bij de aflevering of ophaling wordt een ontvangstbewijs, opgemaakt in
tweevoud, ondertekend door beide partijen, een exemplaar voor de aanvrager en
een voor de gemeentelijke diensten. Bij de ophaling of het terugbrengen van het
ontleende materiaal wordt ditzelfde document opnieuw ondertekend door beide
partijen na controle van het materiaal. Van ontbrekend en beschadigd materiaal
wordt er melding gemaakt op dit ontvangstbewijs.
Artikel 7: Gebruik ontleende materialen
Het ontleende materiaal mag niet onderverhuurd, in bruikleen gegeven aan
derden of aangewend worden voor andere doeleinden dan vermeld in de
aanvraag. Misbruik hiervan kan leiden tot uitsluiting van het huren van de
gemeentelijke materialen.
Het ontleende materiaal wordt op een bereikbare en beveiligde plaats geplaatst
en bewaard. Dit wil zeggen proper en op dezelfde wijze gestapeld zoals het
materiaal werd afgeleverd.
Aan de gebruiker wordt gevraagd om de gemeentelijke materialen als een goede
huisvader te beheren. Beschadiging zal leiden tot inhouding van (geheel of
gedeeltelijk) van de waarborg en/of uitsluiting van het huren van gemeentelijke
materialen.
Bij bepaalde materialen zal een gebruiksaanwijzing toegevoegd worden zodat
het materiaal op een correcte manier kan worden opgesteld en/of gebruikt.
De ontleners mogen het materiaal enkel gebruiken binnen de gemeentegrenzen.
Enkel op gemotiveerd verzoek en na goedkeuring van het college van
burgemeester en schepenen kan hierop een uitzondering worden gemaakt.
Uiteraard vallen gebruikers vermeld onder categorie 3 en 5 niet onder deze
regel.
Artikel 8: Annulering aanvraag ontleende materialen
De melding van annulering gebeurt zo spoedig mogelijk. Indien dit later dan 3
dagen voor het evenement gebeurt, kan het college beslissen de organisator in
de toekomst uit te sluiten van het ontlenen van gemeentelijke materialen.
Artikel 9: Aansprakelijkheid
Het gemeentebestuur Zwalm kan niet aansprakelijk worden gesteld voor
gebeurlijke ongevallen die zich voordoen ingevolge het gebruik van de ontleende
materialen.
Artikel 10: Geschillen
Alle geschillen omtrent de uitleen en de toepassing van dit reglement alsmede
alle niet voorziene zaken vallen onder de bevoegdheid van het college van
burgemeester en schepenen.