Insteek jaarplan Logistiek

Jaarplan team logistiek en achiefbeheer: 2010
Voorwoord
Het jaarplan voor het team logistiek en archiefbeheer van de MOD is ontstaan uit de nood om de werking
van onze dienst in te passen in de dynamiek van visie – missie – strategische doelstellingen – operationele
doelstellingen. Ook bij audits door IAVA (cfr. Leidraad Interne Controle) stelt men vragen rond de
structurele opbouw van onze organisatie, behoeften, doelstellingen, processen, continuïteit, evaluatie en
bijsturing,…
In onze dagdagelijkse werking streven we als team efficiëntiewinsten na (vb. invoering Nes-kast: 15%
winst, inkrimping magazijnruimte,…) en wensen we onze dienstverlening te verbeteren (vb. evaluatie door
logistieke aanspreekpunten). Waar we in het verleden de uitdagingen stap voor stap aangingen, laat een
jaarplan toe de zaken meer structureel te bekijken.
De realisaties van ons team aan het eind van een werkjaar worden vaak sterk beïnvloed door externe
factoren. Het afsluiten van raamcontracten door AFM is daar een goed voorbeeld van (vb. copiërs in
2009). Voor kantoormateriaal wordt het raamcontract opnieuw toegekend op 1 juli 2010. Wordt het een
andere leverancier dan creëert dit onmiddellijk een hoge ‘onvoorziene’ werklast voor onze
dossierbeheerders.
Desalniettemin kunnen wij als team logistiek en archiefbeheer zelf ook accenten leggen en bepaalde zaken
proactief uitvoeren. We willen met dit jaarplan o.a. aantonen welke stappen wij zullen ondernemen om
ook in de toekomst een effectieve en efficiënte dienstverlening te verzekeren.
Hoewel in dit jaarplan vooral de lopende en nieuwe projecten worden toegelicht, is het in 2010 net als
voorgaande jaren zo dat de dagelijkse uitvoering van processen voorgaat op de realisatie van projecten. De
processen verzekeren met name de continuïteit van onze dienstverlening, terwijl in projecten
verbeteracties worden gerealiseerd.
1. PROJECTEN
A. SLA Logistiek en Archiefbeheer
-
Meettabellen en indicatoren: klaarzetten voor 2010 - nagaan hoe dit in de toekomst vlotter kan.
Evaluatie van de bestaande SLA – 2 luiken
o bestaande SLA evalueren
 op operationeel niveau door de logistieke aanspreekpunten (oktober 2009)
 door de mensen van het team L&A (februari - maart)
Het resultaat van deze interne evaluatie is enerzijds een eerste voorstel tot het
opmaken van een hernieuwde SLA en anderzijds een actieplan om de resultaten
van de indicatoren te verbeteren. Dit voorstel en actieplan zal voorgelegd
worden aan de vertegenwoordigers van ALV en DLV
 op managementniveau door de vertegenwoordigers van ALV en DLV: Evaluatie
gebeurt op basis van het voorstel tot hernieuwde SLA in overleg met een
vertegenwoordiger van elke entiteit +1 vertegenwoordiger van elke afdeling.
 Resultaat: nieuwe versie van bestaande SLA: juni 2010
nagaan in hoeverre er nieuwe diensten voor L&A moeten/kunnen worden opgenomen
in een SLA
 Resultaat: Plan van aanpak om eventueel, indien gewenst, nieuwe diensten in
SLA op te nemen.
Na elk kwartaal worden de resultaten van de indicatoren in de dienst besproken, waar nodig
worden processen bijgestuurd of actieplan uitgewerkt.
o
-
Jaarplan MOD Team Logistiek en Archiefbeheer
1
-
Kwartaalresultaten worden aan de directieraad bezorgd.
Communicatie van hernieuwde versie SLA
B. Continu een effectieve en efficiënte dienstverlening verzekeren
Naast het evalueren, bijsturen en rapporteren in het kader van de SLA, zijn er nog een aantal andere
projecten die tot doel hebben de logistieke dienstverlening ook in de toekomst te verzekeren en de huidige
processen te verbeteren en te vereenvoudigen.
De geplande verbetertrajecten situeren zich op drie deelgebieden:
1. Verzekeren van de continuïteit binnen het team en verhogen van de transparantie
Binnen het team logistiek en archiefbeheer is de nood gegroeid aan gedetailleerde draaiboeken van elke
werkstroom die binnen ons team loopt. Dit om de continuïteit van het werk steeds te kunnen verzekeren,
ook bij ziekte en verlof. Daarnaast is er binnen het departement LV een project lopende om alle
processen- top down - te gaan uittekenen. In 2009 werden de departementale hoofdprocessen in kaart
gebracht, in 2010 worden de processen van het middenkader uitgetekend. Het team logistiek en
archiefbeheer wil hierop aansluiten om de eigen werkstromen te gaan beschrijven, gekoppeld aan een
gedetailleerd en uitgebreid draaiboek. De dossierbehandelaars zullen hier, op basis van richtlijnen en een
uitgewerkt voorbeeld, een grote bijdrage toe leveren met als gevolg een toenemende responsabilisering als
inhoudelijk expert en eerste aanspreekpunt voor collega’s.
2. Centraal registratiesysteem – DWH MOD - leveranciersmanagement
In 2009 werd binnen de MOD gestart met project DWH MOD. Doel is om alle beschikbare gegevens van
de MOD te centraliseren in één centrale databank die toegankelijk zal zijn voor de verschillende collega’s
en andere afdelingen. Eén van de resultaten van de voorafgaande studie was dat de logistieke data erg
divers en verspreid zijn, in tegenstelling tot boekhoudkundige gegevens en personeelsdata die in
overkoepelende systemen als Vlimpers en Orafin geregistreerd worden. Een eerste doelstelling is dus de
logistieke data te centraliseren en zo een veelheid aan lijsten en databanken te kunnen schrappen.
Bovendien ervaart het team logistiek en archiefbeheer reeds langer de nood om alle gegevens aangaande
een personeelslid centraal te kunnen beheren en bijvoorbeeld te hanteren bij uitdiensttreding.
Ook het centraal beheren van contactgegevens bij de verschillende leveranciers is een gekende nood
waaraan in 2010 gewerkt zal worden. Waar het hierboven beschreven registratiesysteem geënt is op de
personeelsleden, zal het hier gaan om een databank van externe contactgegevens om zo een meer
structureel leveranciersmanagement te kunnen voeren.
3. Implementatie Orafin:
Met 2500 financiële dossiers voor het departement en het agentschap die in 2010 een andere
processtroom dienen te volgen, heeft de implementatie van Orafin 2010 grote implicaties op het team. De
dossierbehandelaars dienen nu rechtstreeks in het boekhoudkundige systeem een notatie te maken, waar
dit vroeger door de boekhouding gebeurde. Facturen dienen 100% overeen te komen met de bestelbon
enz… De dossierbehandelaars dienen intensief te worden begeleid bij ingebruikname van dergelijke
nieuwe applicatie, de dossierflow dient te worden aangepast, leren werken met economische
rekeningen,…
Orafin biedt een belangrijke opportuniteit: waar boekhouding en logistiek vroeger een afzonderlijk
budgetrapport voorlegden kan dit in de toekomst hopelijk vereenvoudigd worden. Dit zou een belangrijke
efficiëntiewinst opleveren, gezien de opbouw van de verschillende rapporten binnen het team logistiek en
archiefbeheer een grote tijdsbesteding inhoudt. Hiertoe dienen in de loop van 2010 belangrijke
voorbereidingen worden getroffen: vb. invoer infrastructuurcodes, onderzoek en overleg rond het
invoeren van projecten, vastleggen economische rekeningen, lay-out rapporten bepalen, …
Jaarplan MOD Team Logistiek en Archiefbeheer
2
C. Inhoudelijke projecten
1. Verhuis
- Verhuis archief Grimbergen naar Vilvoorde (september)
- Verhuis buitendienst Vlaams Brabant: Ellips blok B en/of VAC Leuven
- Herbestemming meubilair Ellips 0
2. Inventarisbeheer
Binnen het inventarisbeheer onderscheiden we twee soorten inventarissen:
A. De boekhoudkundige vermogensinventaris wordt bijgehouden door de boekhouding van de afdeling
MOD.
B. De fysieke inventaris omvat alle waardevolle goederen (ook die van minder dan € 1000). De fysieke
inventaris omvat zowel goederen in eigendom als goederen die worden gehuurd, geleend of geleasd en
wordt minstens één keer per jaar up-to-date gebracht. Artikel 73 van de wet van 28 juni 1963 tot wijziging
en aanvulling van de wetten op de rijkscomptabiliteit bepaalt dat het meubilair van de Staat in een
beschrijvende inventaris moet worden opgenomen. Tot op heden is er voor het departement en het
agentschap geen dergelijke fysieke inventaris aanwezig. In dit kader is er dan ook nood aan volgende
acties.
- Vastleggen welke waardevolle goederen concreet in de fysieke inventaris zullen worden
opgenomen.
- Het vastleggen van een uniek identificatienummer
- Studie van het project werkplekmapping van AFM in het kader van eventuele overdracht van
gegevens
- Fysieke rondgang langs alle verdiepingen, hoofdbestuur en buitendiensten, van het agentschap en
het departement
- Opbouw van databank/lijst om gegevens te verwerken en te beheren.
3. Archief -en documentbeheer
- Handleiding sharepoint ten behoeve van het departement, cfr. projectplan.
- Archiefserver ten behoeve van het departement. cfr. ICT- stuurplan. Kritische succesfactor:
financiële middelen ICT.
4. Wagenparkbeheer
Door een recente uitbreiding van het wagenpark, is de behoefte ontstaan diverse gegevens aangaande dit
onderwerp meer structureel te gaan beheren. Brandstofverbruik en onderhoudscontracten worden reeds
systematisch verwerkt wat een doorgedreven rapportering mogelijk maakt. In 2010 wordt dit project
verder uitgewerkt met verzekeringsgegevens, informatie rond schadegevallen en wordt er naar gestreefd
ook de boorddocumenten en keuringsbewijzen eenvoudig toegankelijk te maken.
2. PROCESSEN
Volgende dagelijks uitgevoerde processen vormen een belangrijk en structureel onderdeel van de logistieke
dienstverlening.
-
Deelnemen aan de Tactisch Overleg Facilitair
Deelnemen aan SSA, Stuurgroep Strategisch Archief (+ onderliggende werkgroepen)
Mede-opvolgen dossiers VAC
Per kwartaal gestructureerde rapportering indicatoren
Budgetrapportering: continue opvolging budget apparaatskredieten ten behoeve van management.
Inhoudelijke rapporteringen: kantoormateriaal, tijdschriften, boeken, werkkledij, catering,
vervoersopdrachten, mobiele telefonie, vaste telefonie, copiërs.
Kantoormateriaal: aankoop, verwerking facturen, rapportering
Boeken: aankoop, verwerking facturen, rapportering
Jaarplan MOD Team Logistiek en Archiefbeheer
3
-
Wagenparkbeheer: aankoop, onderhoud, verrekening van schade
Organisatie vervoersopdrachten, coördinatie poolchauffeurs, organisatie estafette,…
Werkkledij: aankoop, verwerking facturen, rapportering
Aankoop tijdschriften: beheer abonnementen, aankoop, verwerking facturen,…
Mobiele telefonie: aankoop, verwerking facturen, rapportering,…
Vaste telefonie: verdeling toestellen, doorschakelingen, verwerking facturen, rapportering
Archief: jaarlijkse vernietiging van archief via vernietigingslijst
Legitimatiekaarten: verdeling, beheer, …
Beheer copiërs
Prikklok
Post: verdeling, facturen
EHBO, brandveiligheid: verdiepingsverantwoordelijken, beheer EHBO-koffers, EHBOverantwoordelijken
Verwerken van facturen van opladen frankeermachines VAC’s, DAB Catering, Procos-systeem,
reprografie en bijhorende rapportering
3. ACCENTEN
Om een aantrekkelijk dienstenaanbod te kunnen aanbieden, worden jaarlijks bepaalde accenten gelegd
binnen de traditionele processen van onze dienstverlening.
A. Een transparante rapportering aanreiken



Het moment van de evaluatie van SLA logistiek en archiefbeheer zal worden aangegrepen om
de rapporteringsnoden van het management in kaart te brengen.
Onderzoek van de mogelijkheid tot het samensmelten van eigen rapportering met Orafin
Het afleveren van een rapport aangaande bestellingen van kantoormateriaal buiten het
raamcontract.
B. Communicatie van de logistieke dienstverlening, kennis verwerven en verbeteren
informatiedoorstroming




Jaarlijkse bijeenkomst van logistieke aanspreekpunten (herfst 2010)
Opschonen en herstructureren van gegevens op de netwerkschijf
Op eigen initiatief actief deelnemen aan besprekingen en informatierondes aangaande de
raamcontracten opgesteld door AFM.
Via volgende kanalen streven naar een duidelijke communicatie, een goede bekendheid bij
onze interne klanten en het verwerven van kennis over de noden van onze klanten:
 Via berichten op de muurkrant
 Via het up –to –date houden van de beschreven processen en formulieren op Intraland
 Via logistieke aanspreekpunten
 Via communicatie aan en bevraging van het management
C. Aandacht voor toenemend digitaal documentbeheer



Op vraag en volgens mogelijkheden begeleiding van het project ‘Digitaal Dossier’
Begeleiding digitale trash-days ALV
Begeleiding digitale trash-days DLV
D. Accenten binnen het aankoop-en contractbeleid


Aankoop monovolumewagen
Uitbouw gestructureerd leveranciersmanagement: regelmatige overlegmomenten met
bijhorend verslag
Jaarplan MOD Team Logistiek en Archiefbeheer
4




Consequent en nauwgezet toepassen van wetgeving op overheidsopdrachten voor aankopen
die buiten een raamcontract vallen.
Implementatie nieuw raamcontract voor kantoormateriaal (2de helft 2010)
Beleid voeren om aankopen van kantoormateriaal buiten raamcontract te beperken door
bewustwording van efficiëntie, doorgedreven communicatie en klantgerichte oplossingen.
Nieuw contract aangaande huur planten met bijhorende behoeftebepaling, bestek,
beoordelen van offertes en gunning (realisatie tegen 1/12/2010)
E. Het nastreven van duurzaamheid binnen aankopen en het verdere beheer





Geregeld en volgens nood afvoer van oude afgeschreven materialen
Monitoring van de tellerstanden van de kleurencopiërs en aangepast beleid voeren.
Monitoring van kosten aan faxtoestellen en aangepast beleid voeren
Milieuvriendelijkheid nastreven bij de aankoop van een volumewagen
Kwalitatieve aankopen nastreven voor aankopen die buiten een raamcontract vallen.
Jaarplan MOD Team Logistiek en Archiefbeheer
5