101/2009/V/1

K:\ECO 2010\EVENEMENT E112\Formulieren\Aanvraag.doc
Gemeentewinkel - 02 260 12 97
Dit document invullen, opslaan op uw harde schijf en als bijlage mailen naar [email protected]
Aanvraag tot het lenen van MATERIALEN
Datum aanvraag: vrijdag 21 juli 2017
Naam evenement:
Privé
Openbaar
Begindatum:
Gratis
Betalend
Beginuur:
u Einddatum
Entreeprijs
Einduur
Locatie evenement (naam zaal + adres)
Soort evenement
Andere
Aanvragende persoon of vereniging:
Contactpersoon Naam:
Straat:
Postnr:
Telefoon:
Nr:
Voornaam:
Bus:
Gemeente:
GSM:
e-mail:
Bankrekeningnummer:
Ondergetekende, meerderjarige verantwoordelijke, verklaart kennis te hebben van de hierbij
gevoegde, geldende reglementen en de inhoud ervan te aanvaarden Ja
Neen
Gedaan te Grimbergen op:
Handtekening
1 van 4
€
u
Aanvraag tot het lenen van materialen
Voor het hierboven beschreven evenement wensen wij de volgende zaken aan
te vragen aan de uitleendienst
JEUGD UITLEEN DIENST:
Tenten
Aantal:
€ 175 waarborg/tent
fuifbox
€ 125 waarborg
PA – installatie (met vrijwilliger)
€ 175 waarborg
discobar (met vrijwilliger)
€ 175 waarborg
TV
€ 125 waarborg
video
€ 125 waarborg
DVD speler
€ 125 waarborg
DVD Home Cinema
€ 125 waarborg
Volksspelen
ALGEMENE UITLEENDIENST:
Basistarief
Commercieel
**
Vlag
Erkende
vereniging
*
gratis
1,00 €
2,00 €
Mast
gratis
1,00 €
2,00 €
Stoel
gratis
0,75 €
1,50 €
Schraag
gratis
5,00 €
10,00 €
Kiespaneel
gratis
2,00 €
4,00 €
Verstelbaar podium
(20 tot 60cm)
Hoog podium 90cm
gratis
2,00 €
/element
4,00 €
gratis
4,00 €
/element
8,00 €
Nieuw verstelbaar
podium
Mobiel podium
gratis
4,00 €
/element
8,00 €
50,00 €
50,00 €
100,00 €
Chalets
50,00 €
50,00 €
100,00 €
Electrokabine
75,00 €
75,00 €
150,00 €
Nadar
gratis
0,75 €
1,50 €
Lampensliert
gratis
0,20 €
0,40 €
Verlengdraad
gratis
0,20 €
0,40 €
Aantal
Totaal
Te betalen
* Erkende Grimbergse vereniging
Aanvrager haalt zelf af
2 van 4
**Commerciële firma’s en aanvragers van buiten de gemeente
vraagt vervoer van de materialen
JEUGDWERKING
GEMEENTELIJK UITLEENREGLEMENT
De gemeentelijke uitleendienst voor jeugdwerkingen leent materiaal uit onder de volgende voorwaarden:
1.
Elke jeugdwerkvorm gevestigd op het grondgebied van de gemeente Grimbergen kan een beroep doen
op de gemeentelijke uitleendienst om, naar aanleiding van activiteiten, materiaal uit te lenen.
2.
De activiteiten dienen gericht te zijn op de jeugd, met uitsluiting van privé-activiteiten.
3.
De aanvraag dient, tenminste drie maanden voorafgaand aan de activiteit, schriftelijk gericht te
worden aan het Gemeentebestuur, Prinsenstraat 3, 1850 Grimbergen waarbij op omstandige wijze een
omschrijving van :
-
de naam, voornaam adres en telefoon van de aanvrager en telefoon van de voorzitter van de aanvragende vereniging.
-
opgave van de aard van de activiteit, de voorziene datum en duur van de uitlening van het materiaal.
4.
de naam, voornaam, adres en
Bij het behandelen van de aanvragen wordt voorrang verleend volgens de datum van ontvangst. In
geval van gelijktijdige ontvangst voor hetzelfde materiaal, wordt voorrang verleend aan de vereniging
die voor het eerst of in mindere mate beroep heeft gedaan op de gemeentelijke uitleendienst.
-
De duur van de uitlening is in principe beperkt tot maximaal 14 dagen (tenten) en 3 dagen (PA
installatie, disco-bar, DVD speler, DVD Home Cinema systeem) en 1 dag (fuifbox), behoudens
gemotiveerde aanvraag.
5.
Voor zover de goederen nog niet werden uitgeleend kan desgevallend een niet-professioneel cultureel
of sociaal initiatief binnen de gemeente eveneens ontlenen aan dezelfde voorwaarden, na advies van
het bestuur van de jeugdraad.
6.
De persoon, die de aanvraag doet, is persoonlijk aansprakelijk voor de goede behandeling van de
materialen tijdens de uitleenperiode en dient persoonlijk borg te staan voor eventuele beschadigingen
die aan het goed zou kunnen worden berokkend.
7.
Deze persoon komt persoonlijk de goederen afhalen en terugbrengen en staat in voor het vervoer.
Hij tekent af voor ontvangst in goede staat van de goederen.
8.
Het materiaal mag in geen geval verder uitgeleend of verhuurd worden.
9.
Ingeval van beschadiging van de goederen wordt het gemeentebestuur onmiddellijk ingelicht.
10.
De herstelling- en/of vervangingskost valt ten laste van de ontlenende vereniging.
11.
Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele schade die
zou voortvloeien uit het gebruik van het materiaal.
12.
Specifieke bepaling voor de PA - installatie :
13.

De PA - installatie is een hoogtechnisch en duur stuk materiaal dat bijzondere zorg behoeft.

Het wordt steeds uitgeleend met bijstand van een of meerdere personen die ervaring hebben met het
gebruik. Dit kan bewezen worden door een vormingsattest voor te leggen of een vormingssessie van
de jeugdraad bij te wonen. Kan een vereniging geen deskundigheid bewijzen, dan wordt een
vrijwilliger meegestuurd. Die krijgt hiervoor een vrijwilligersvergoeding van € 25, af te geven bij de
afhaling van het materiaal op de dienst welzijn. De vrijwilligers worden aangeduid op advies van het
bestuur van de jeugdraad.

Het opstellen van de installatie gebeurt in samenspraak met deze vrijwilliger.
Waarborg:
-
Voor het uitlenen van een senior-tent, PA-installatie en discobar dient een waarborg van 175 € , per
toestel, gesteld te worden.
-
Voor het uitlenen van de fuifbox, TV, video, DVD speler en DVD Home Cinema dient een waarborg van
125 € , per toestel, gesteld te worden.
Bij niet-tijdig terugbrengen van het materiaal zal van de waarborg 12 € per dag per toestel
afgehouden worden.
3 van 4
REGLEMENT AANVRAAG MATERIALEN
Artikel 1
Voor dienstjaren 2008-2013 wordt voor het uitlenen van gemeentematerialen en het vervoer ervan door
de gemeentelijke diensten volgende retributie vastgesteld.
HOOFSTUK 1. - HET UITLENEN.
Artikel 2 – tarief
A) Het bedrag van de retributie wordt vastgesteld per activiteit en per stuk of per strekkende meter als
volgt:
* vlaggen 1,00 euro/st/act * masten 1,00 euro/st/act * stoelen 0,75 euro/st/act
* schragen 5,00 euro/st/act * kiespanelen 2,00 euro/st/act * podiumelementen
- laag podium 2,00 euro/m/act - hoog podium 4,00 euro/m/act * chalets (kleine) 50,00 euro/st/act
* elektriciteitscabines 75,00 euro/st/act * kiosk 150,00 euro/st/act * mobiel podium 50,00 euro/st/act
* nadars 0,75 euro/m/act * lampenslierten of verlengsnoeren(per m.) 0,20 euro/m/act
B) Voor de erkende Grimbergse verenigingen is de retributie enkel van toepassing voor het uitlenen van
de chalets, de elektriciteitscabines, de kiosk en het mobiel podium.
C) Voor aanvragers van binnen de gemeente met een commercieel doel of voor firma’s, alsmede voor
aanvragers van buiten de gemeente bedraagt de retributie het dubbele van de onder A) vermelde
bedragen.
D) Voor andere gemeentebesturen kan onder bepaalde voorwaarden en bij gemotiveerd verzoek een
afwijking worden toegestaan van de tarieven vermeld in artikel 2A of artikel 2C.
Artikel 3 - modaliteiten
De volgende modaliteiten inzake de uitlening van de materialen worden vastgesteld als volgt:
§1 - Aanvraag
De aanvrager/gebruiker die het gemeentelijk feestmateriaal wenst te ontlenen, dient een aanvraag in bij
de dienst economische en culturele zaken.
Bij het ontlenen van gemeentelijk materialen dient een overeenkomst betreffende het uitlenen van
gemeentelijke materialen te worden ingevuld.
De overeenkomst dient uiterlijk twee weken voor de datum van effectieve ingebruikneming aan de
gemeente te zijn overgemaakt.
Laattijdige aanvragen worden niet in aanmerking genomen.
§2 – Afhalen en het terugbezorgen
Indien de activiteit plaatsvindt in het weekend moet de aanvrager/gebruiker het feestmateriaal afhalen op
vrijdag voor de activiteit en terugbrengen op maandag na de activiteit. Afwijking hiervan is slechts
mogelijk mits uitdrukkelijke toestemming van het gemeentebestuur.
Indien de activiteit plaatsvindt op een weekdag mag de aanvrager/gebruiker het feestmateriaal slechts
afhalen ten vroegste 2 werkdagen vóór de activiteit en dient het terug te bezorgen uiterlijk 2 werkdagen
na de activiteit.
Feestmaterialen dienen te worden teruggebracht in het gemeentelijk magazijn, op het adres, de plaats en
het uur door het gemeentebestuur aangeduid.
§3 – Sanctie in geval van laattijdige terugbezorgen
Indien de uitgeleende materialen niet tijdig zijn teruggebracht zal de aanvrager/gebruiker worden
aangemaand via aangetekend schrijven. Indien binnen de 14 dagen volgend op deze ingebrekestelling de
materialen niet zijn teruggebracht, zal de actuele aankoopprijs van de uitgeleende materialen worden
aangerekend.
Indien de termijn voor het terugbezorgen van de feestmaterialen werd overschreden, behalve in het geval
van uitdrukkelijke toestemming van de gemeente, wordt een bijkomende vergoeding per dag, gelijk aan
1/5 van de vastgestelde totale uitleenprijs aangerekend.
§4 - de burgerlijke aansprakelijkheid
De aanvrager is volledig verantwoordelijk voor eventuele ongevallen en voor alle schade ook tegenover
derden die met deze gemeentematerialen eventueel gebeuren, vanaf de afhaling tot en met de teruggave.
HOOFDSTUK 2. - HET VERVOER.
Artikel 4
De gemeentedienst kan uitzonderlijk instaan voor het vervoer van feestmaterialen indien hiervoor
minstens 2 weken op voorhand een schriftelijk verzoek wordt ingediend.
Artikel 5 - tarief
Het bedrag van de retributie wordt vastgesteld als volgt:
1. Werkman of chauffeur 30,00 euro/uur
2. Vrachtwagen 20,00 euro/uur
3. Bestelwagen 10,00 euro/uur
HOOFDSTUK 3 - GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN.
Artikel 6
De retributie dient contant betaald te worden.
Beschadigde, vuile of niet teruggebrachte materialen zullen door de gemeente worden hersteld, gereinigd
en/of heraangekocht en de hieraan verbonden kosten zullen worden betaald door de
aanvrager/gebruiker.
Artikel 7
In geval van geen of laattijdige betaling van de retributie, zullen alle administratie- en/of gemaakte
deurwaarderskosten worden verhaald op de aanvrager/gebruiker.
Artikel 8 - vrijstelling
De retributie is niet verschuldigd wanneer het gemeentebestuur een activiteit mede-organiseert of zijn
medewerking hieraan verleent.
4 van 4