Roll out plan

Roll Out Plan <KLANTNAAM>
Dit Roll Out Plan is onderdeel van het Implementatie Programma van Nmbrs® Accountant.
Naast dit Roll Out Plan zijn tevens de volgende tools / checklists / documenten beschikbaar:



Accountant Inventarisatie Checklist
Converter Tool Nmbrs®
Implementatie kosten schatting
1
Inhoudsopgave Roll Out Plan <KLANTNAAM>
Inhoudsopgave Roll Out Plan <KLANTNAAM> ........................................................................................ 2
Management informatie ......................................................................................................................... 3
Doel ......................................................................................................................................................... 4
Scope ....................................................................................................................................................... 5
Overzicht aantallen bedrijven / medewerkers (selectie van <BEDRIJFAANTAL> bedrijven) .............. 6
Projectinrichting Roll Out Plan ................................................................................................................ 7
Aanpak Roll Out ....................................................................................................................................... 8
Stap 1 Doelstelling en planning ........................................................................................................... 8
Stap 2 Training ..................................................................................................................................... 8
Stap 3 Voorbereiding en inrichting Nmbrs® ........................................................................................ 8
Stap 4 Conversie .................................................................................................................................. 9
Stap 5 Go Live .................................................................................................................................... 10
Stap 6 Evaluatie ................................................................................................................................. 11
Activiteitenplanning Roll Out .................................................................... Error! Bookmark not defined.
Kwaliteitsborging Roll Out ..................................................................................................................... 12
Kosten & Resources............................................................................................................................... 13
2
Management informatie
De salarispraktijk in <HUIDIGJAAR> vraagt om een nieuwe dimensie, de “salarispraktijk 3.0”.
Gedurende <HUIDIGJAAR> is <KLANTNAAM> gestart met het selecteren van een nieuwe oplossing voor haar
(online) dienstverlening in de salarispraktijk. In zowel de presentaties als de demonstraties van de praktijkcase
aan directie en belanghebbenden is getoond wat de meerwaarde is van Nmbrs® Accountant voor
<KLANTNAAM>.
Niet alleen is Nmbrs® Accountant technologisch met voorsprong de meest geavanceerde applicatie en
daardoor schaalbaar en uiterst gebruiksvriendelijk, ook biedt Nmbrs® Accountant belangrijke efficiency
voordelen én tegelijk de mogelijkheid om de dienstverlening naar klanten uit te breiden en hierdoor het
rendement voor <KLANTNAAM> te verhogen.
Dit heeft geresulteerd in het starten van dit Roll Out Plan. Dit plan is gebaseerd op de bevindingen en
voorbesprekingen die de afgelopen maanden zijn gevoerd tussen <KLANTNAAM> en Nmbrs®.
Met de realisatie van dit Roll Out Plan bereikt <KLANTNAAM> dat:
•
•
•
Het in de toekomst over een online HRM- en Salarisapplicatie beschikt die beter aansluit bij de
ontwikkelingen van salarissoftware in de markt (Fit for the future);
Het efficiency in tijd en kostenbesparingen in geld realiseert;
Het een online HRM- en Salarisapplicatie heeft, wat zich in de praktijk reeds heeft bewezen (solid,
proven en SRA en ISAE3402 type II gecertificeerd).
Dit Roll Out Plan beschrijft de scope (het aantal bedrijven / medewerkers), de activiteiten, de kosten, de
risico’s en randvoorwaarden en de verschillende fasen die nodig zijn voor een succesvolle implementatie van
Nmbrs® bij <KLANTNAAM>.
3
Doel
Het doel van dit Roll Out Plan is om per <STARTDATUM> de in de scope genoemde bedrijven te kunnen
verlonen in onze nieuwe online HRM- / salarisapplicatie Nmbrs®. Voorafgaand dient hiervoor vanuit
<VORIGSALARISPAKKET> naar Nmbrs® een definitieve conversie plaatsgevonden te hebben van de
(salaris)stamgegevens voor een groep bedrijven en medewerkers. Dit dient zodanig te zijn uitgevoerd dat de
salarisadministrateurs van <KLANTNAAM> deze geselecteerde bedrijven / medewerkers in de maand januari
<STARTJAAR> kunnen verwerken zonder (veel) aanvullende controles en / of aanpassingen.
4
Scope
De scope van het project bevat de volgende processen, aantallen en activiteiten:
5
Overzicht aantallen reguliere bedrijven / medewerkers (selectie van
<BEDRIJFAANTAL> bedrijven)
Groep
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Klanten
DGA’s
Geen CAO
Voorbeeld branche
Voorbeeld branche
Voorbeeld branche
Voorbeeld branche
Voorbeeld branche
Voorbeeld branche
Voorbeeld branche
Voorbeeld branche
Totaal
Aantal bedrijven
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
Aantal
Aantal medewerkers
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
Aantal
Aantallen gebaseerd op verstrekte informatie <KLANTNAAM> export vanuit <VORIGSALARISPAKKET>.
Wat is onderdeel van het Roll Out project:
•
Conversie van <VORIGSALARISPAKKET> naar Nmbrs®, en inrichting Nmbrs® voor de verloning van
januari <STARTJAAR> van bovengenoemde bedrijven
Wat hoort niet tot het Roll Out project:
•
•
•
•
Groep
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Converteren van de “speciale” bedrijven (groter dan 50 medewerkers, wijken af van CAO, veel
wensen/eisen), dit leidt tot vertraging in het project, deze bedrijven dienen een apart conversietraject te hebben met een eigen Roll Out plan;
Converteren van (historische) HR gegevens;
Converteren van het documentenarchief;
Implementeren van afwijkende grootboekrekeningen;
Specials
Totaal
Aantal bedrijven
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
Aantal
Aantal medewerkers
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
Aantal
6
Projectinrichting Roll Out Plan
Projectgroep
Naam
Rol
Opdrachtgever
Projectleider
Salarisspecialist
Converteerder (junior)
IT ondersteuner
Marketing (communicatie)
Organisatie
<KLANTNAAM>
<KLANTNAAM>
<KLANTNAAM>
<KLANTNAAM>
<KLANTNAAM>
<KLANTNAAM>
De Opdrachtgever <KLANTNAAM> draagt de verantwoordelijkheid voor het beschikbaar stellen van benodigde
resources, het bewaken van het interne draagvlak en de communicatie met interne- en externe klanten:



Het beschikbaar stellen van de resources.
Het oplossen van problemen welk worden aangedragen door de projectleider.
De communicatie over het project naar Interne klanten en Externe klanten.
De Projectleider krijgt van de Opdrachtgever (<KLANTNAAM>) de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor
de dagelijkse gang van zaken in het project. De Projectleider is:



Verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en het uiteindelijke projectresultaat.
Verantwoordelijk voor de aansturing van de overige projectleden.
Verantwoordelijk voor de communicatie over het project naar de Opdrachtgever.
De Salarisspecialist draagt de verantwoordelijkheid voor een juiste en correcte inrichting van de
Salarisadministratie(s) van de <KLANTNAAM>;





Verantwoordelijk voor aanmaken en onderhouden loonmodellen, aanmaken en onderhouden
rekeningschema’s en journaalposten, inrichten servicelevels en debiteurenlevels en inrichten
facturatie.
Verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste en volledige informatie van het huidige
salarissysteem.
Verantwoordelijk voor het testen en accorderen van het nieuw ingerichte salarissysteem Nmbrs®.
Draagt zorg voor de interne communicatie richting de salarisadministrateurs (eerste aanspreekpunt).
Vraagbaak voor de converteerder.
De Converteerder draagt de verantwoordelijkheid voor een juiste en correcte conversie van het oude
salarissysteem naar Nmbrs®;


Verantwoordelijk voor het importeren van de werkgever- en werknemer salarisgegevens.
Verantwoordelijke voor het controleren van de werkgever- en werknemer salarisgegevens.
De IT ondersteuner draagt de verantwoordelijkheid voor een juiste en correcte conversie van het oude
salarissysteem naar Nmbrs®;



Verantwoordelijk voor de installatie van de conversie tool.
Verantwoordelijk voor het exporteren van de benodigde van de salarisgegevens met behulp van de
conversietool.
Verantwoordelijk voor het organiseren van voldoende toegang tot de oude salarisbestanden en
rapporten t.b.v. de controles.
7
Aanpak Roll Out
Stap 1 Doelstelling en planning
Na de introductie van Nmbrs® is het erg belangrijk om de doelstelling en planning van de conversie te
beneoemen. Dit gebeurt door middel van een inventarisatie (document) van de gehele payroll- en HRinrichting, de doelstelling en planning wordt benoemd in het Roll Out plan. Ook is het mogelijk om een
inschatting van de kosten van de implementatie te maken.
Voorbereiding Projectleider

Invullen/controleren Accountant inventarisatie lijst i.om. Nmbrs®.




Invullen/controleren Roll Out Plan i.o.m. Nmbrs®.
Samenstellen van implementatie-team.
Inventarisatie van klantenbestand.
Inplannen sessie’s i.o.m. Nmbrs®
Stap 2 Training
Het succes van de conversie hangt voor een groot gedeelte af van de tijd die het conversie- en implementatieteam kan besteden aan de conversie (worden ze inderdaad vrijgemaakt) en de opleiding die zij hebben
genoten. Alle leden van het Roll Out Plan team hebben tenminste Basis kennisniveau nodig in de vorm van de
Nmbrs® Accountant introductie*.
Daarnaast dienen de volgende trainingen te worden gevolgd.
Naam
Rol
Projectleider
Salarisspecialist
Converteerder (junior)
IT ondersteuner
Training
Nmbrs® Accountant voor gevorderden*
Nmbrs® Accountant conversie.
Nmbrs® Accountant voor beginners*
Nmbrs® Accountant voor gevorderden*
Nmbrs® Accountant conversie.
Nmbrs® Accountant voor beginners*
Nmbrs® Accountant voor gevorderden*
Nmbrs® Accountant voor gevorderden
Nmbrs® Accountant conversie.
* eventueel beschikbaar als e-Learning
Stap 3 Inrichting Nmbrs® en voorbereiding conversie
Voorbereiding
Voorbereiding Projectleider


Check of de voorbeeld bedrijven zijn aangemaakt.
Check of de (laatste versie) van de Nmbrs® Converter is geïnstalleerd en de data geëxporteerd kan
worden
Voorbereiding IT Ondersteuner




Downloaden / Installeren van de Nmbrs® Converter.
Eventueel opvragen / kopiëren van externe database van huidige systeem.
Verbinding testen van de Nmbrs® Converter en de huidige database.
Controleren of de data vanuit de Converter correct geëxporteerd wordt.
8
Voorbereiding Salarisspecialist



Aanmaken eigen omgeving, met daarin testbedrijven.
Aanmaken (kern)gebruikers in eigen omgeving.
Aanmaken en inrichten van 1 DGA bedrijf en 1 voorbeeldbedrijf.
Inrichting Nmbrs®
De salarisspecialist is verantwoordelijk voor de basis inrichting Nmbrs®. Onder de basis inrichting accountants
wordt door Nmbrs® verstaan de:








Master Loonmodellen op Accountantsniveau
Master Urenmodellen op Accountantsniveau
Master Grootboekrekeningschema(s) op Accountantsniveau
Tags op Accountantsniveau
Master Workflow instellingen op Accountantsniveau
Master mutatieformulieren instellingen op Accountantsniveau
Default medewerker instellingen op Accountantsniveau
Default bedrijf instellingen op Accountantsniveau
Gedurende de migratie werkzaamheden kun je naar deze instellingen verwijzen waarmee je een snelle,
efficiënte en gestandaardiseerde inrichting van de klanten waarborgt.
Deze fase wordt afgesloten met Kick Off Sessie dag 1 verzorgd door Nmbrs®. (afhankelijk van het programma)
Stap 4 Conversie
De Nmbrs® convertertool is reeds geïnstalleerd en gebruikt, er is reeds een export gemaakt van alle klanten.
Hierbij is, afhankelijk van de situatie (nabouwen of schaduw draaien) het nodig op bedrijfsniveau in het
importsheet als Startdatum de huidige import periode (schaduw draaien) of eerste import periode (nabouwen)
en het <HUIDIGJAAR> te zetten. Dit om tijdens de volgende test fase de controle salarisverwerking van
desbetreffende periode te kunnen uitvoeren.
Tevens dient men de klanten een Tag (<naam tag>) mee te geven. Op basis van deze Tag kan Nmbrs® deze
groep klanten herkennen in de database van <KLANTNAAM>.
Middels het uitvoeren van proefconversies in de Sandbox omgeving van Nmbrs® raakt <KLANTNAAM> bekend
met het conversieproces. Tenslotte, na het controleren en verrijken van de importsheets is <KLANTNAAM>
klaar om de gegevens zelf in te lezen in de omgeving van Nmbrs.
Tijdens het conversie proces worden de volgende support werkzaamheden geleverd aan het implementatieteam:


Wekelijks contact om de status te checken en te adviseren over de huidige situatie en voortgang.
Bezoek op locatie tijdens de belangrijke momenten van de implementatie.
Door de uitgevoerde werkzaamheden en de ervaringen opgedaan tijdens de Pilot- en / of vorige fase beheerst
en overziet men het gehele proces van converteren.
Deze stappen zijn er als volgt uit:
1.
2.
3.
4.
Verzamelen van de gecontroleerde Nmbrs® importsheet.
Definitief inlezen van de importsheet in de Nmbrs® omgeving.
Uitvoeren en controleren van de runcontrole.
Uitvoeren en controleren van de “interactieve” (loonstroken) resultaten in Nmbrs®.
9
5.
6.
Aanzetten “testbedrijf” bij de Bedrijfsinstellingen via Start-up wizard
Invoeren salaris mutaties, uitvoeren en controleren salarisverwerking.
Indien <KLANTNAAM> gereed is met het uitvoeren van de salarisverwerkingen van het jaar <HUIDIGJAAR> is
men in principe klaar voor het uitvoeren van de jaarwisseling naar <STARTJAAR>. Uiteraard dient dit te
gebeuren in overleg met Nmbrs® omdat in deze fase activiteiten stapsgewijs door <KLANTNAAM> en Nmbrs®
uitgevoerd dienen te worden.
Deze fase wordt afgesloten met Sessie dag 2 verzorgd door Nmbrs®. (afhankelijk van het programma)
Stap 5 Go Live
In deze fase vinden alle voorbereidingen plaats voor het definitief in gebruik nemen van Nmbrs® voor de eerste
groep klanten.
Men dient de klanten tijdig te informeren en toegang te geven tot Nmbrs®. Hierbij dient <KLANTNAAM>
rekening te houden met onderstaande zaken:







Heeft men voor alle klanten gebruikerslogins aangemaakt.
Heeft men alle e-mail adressen al gevuld en gecontroleerd.
Heeft men al een inventarisatie gemaakt van de klanten waar de documentenviewer geactiveerd dient
te worden.
Heeft men al een inventarisatie gemaakt van de klanten die de loonstrookviewer / ESS / MSS willen
gaan gebruiken.
Heeft men intern met de IT afdeling van <KLANTNAAM> afspraken gemaakt ter ondersteuning van de
live-gang fase.
Heeft men in samenspraak met de Communicatie-afdeling een welkomst mail opgesteld.
Heeft men al contact opgenomen met Pensioenfondsen en / of Externe partijen in verband met het
veranderen van HRM- en Salaris leverancier.
In feite is <KLANTNAAM> met het uitvoeren van de jaarwissels <HUIDIGJAAR> daadwerkelijk live gegaan in
Nmbrs®. De Salarisafdeling van <KLANTNAAM> kan nu starten met het invoeren, controleren en verwerken van
de eerste salarisverwerkingen in Nmbrs® van <STARTJAAR>. Deze stappen zien er als volgt uit:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Uitvoeren jaarwissels <HUIDIGJAAR> <STARTJAAR>.
Checken bedrijfsinstellingen, actief jaar <STARTJAAR>, begin facturatieperiode, reserveringen.
Invoeren salaris mutaties januari <STARTJAAR>.
Uitvoeren runchecker en controleren totdat er géén fouten meer zijn geconstateerd.
Uitvoeren van de januari <STARTJAAR> salarisverwerking in Nmbrs®.
Controleren salaris output januari <STARTJAAR> verwerking.
Beschikbaar stellen salarisoutput in de documentenviewer.
Beschikbaar stellen salarisstroken in de loonstrookviewer.
Deze fase wordt afgesloten met Sessie dag 3 verzorgd door Nmbrs®. (afhankelijk van het programma)
10
Stap 6 Evaluatie
Nadat de salarisverwerkingen van januari <STARTJAAR> hebben plaatsgevonden, volgt er een evaluatie
meeting (via Skype). Tijdens deze meeting wordt het Roll Out project geëvalueerd en eventuele aanbevelingen
en/of Lessons Learned benoemd.
Tenslotte kunnen nieuwe afspraken worden gemaakt inzake het converteren van de volgende batch (Next
Wave) klanten van <KLANTNAAM>.
11
Kwaliteitsborging Roll Out
Om te zorgen voor een goed verloop van het Roll Out project worden de onderstaande risico’s benoemd en
haar maatregelen hierop mocht een risico optreden;
Nr
Omschrijving risico
Gevolg
Maatregel
1
Onvoldoende
prioriteitsstelling
Kans op uitloop van het Roll
Out Project
Vanuit management voldoende
belang en prioriteit hechten aan het
project en de projectleden voldoende
tijd geven om de werkzaamheden
voor het project te kunnen uitvoeren.
2
Onvoldoende draagvlak
Project verzandt en Nmbrs
wordt niet in gebruik
genomen
Commitment vragen over een breed
vlak binnen de organisatie van
directie tot management. Ev. quick
wins bepalen en/of meer fasering
aanbrengen.
3
Onvoldoende kennis van de
Nmbrs® filosofie
4
Beschikbaarheid interne
partijen (bijv. ICT)
Kans dat men de
mogelijkheden binnen
Nmbrs® niet volledig benut
Kans op uitloop van het Roll
Out Project
Nogmaals de Nmbrs® filosofie
uitleggen aan de directie /
projectgroep.
Tijdige afstemming inzake claimen
capaciteit
5
Beschikbaarheid externe
partijen (bijv. Nmbrs®)
Kans op uitloop van het Roll
Out Project
Tijdige afstemming inzake claimen
capaciteit
6
Onvoldoende snelheid in
besluitvorming
Kans op uitloop van het Roll
Out Project, verzanden
project
Met Directie en management (ev.
Stuurgroep) afspraken maken over
snelheid besluitvorming.
12
Kosten & Resources
Kosten
uurtarief *)
uren
totaal
Converter
€ ..
..
€ ..
Projectleider
€ ..
..
€ ..
Salarisexpert
€ ..
..
€ ..
IT ondersteuning
€ ..
..
€ ..
..
€ ..
Personeelskosten
Training
Bedrag
Aantal
Bedrag
Training Nmbrs® Accountant Beginners
€ ..
..
€ ..
Training Nmbrs® Accountant Gevorderden
€ ..
..
€ ..
Training InCompany Marktpropositie Nmbrs®
€ ..
..
€ ..
Training InCompany Werken met Nmbrs®
€ ..
..
€ ..
Bedrag
Aantal
Bedrag
Kick Off sessie 1 dag
€ ..
..
€ ..
Conversie Meeting 1 dag december
€ ..
..
€ ..
Live-Gang Meeting 1 dag (januari)
€ ..
..
€ ..
Evaluatie Meeting 1 dag (februari)
€ ..
..
€ ..
Up & Go sessie
Optionele trainingen
Bedrag
Aantal
Bedrag
Animatie Gebruikers Nmbrs®
€ ..
..
€ ..
Animatie Nmbrs® Marktpropositie
€ ..
..
€ ..
Totaal Kosten ondersteuning Nmbrs
€ ..
Totaal kosten Roll Out Programma
€ ..
bedrijven werknemers
klaarzetten januari <JJJJ>
..
..
Training
Inrichting
Voorbereiding
Controle
Verrijken
Totaal
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
..
Inrichting
Voorbereiding
Controle
Verrijken
Totaal
..
..
..
..
Minuten
Uren
Dagen
Tijd besteding (in dagen)
Training
Converter(s)
..
Projectleider
..
..
..
..
..
..
Salarisexpert
..
..
..
..
..
..
IT ondersteuning
..
..
..
..
Tijd besteding (in uren)
..
..
..
..
..
..
Training
Inrichting
Voorbereiding
Controle
verrijken
Totaal
Converter(s)
..
-
..
..
..
..
Projectleider
..
..
..
..
..
..
Salarisexpert
..
..
..
..
..
..
IT ondersteuning
..
-
-
..
..
..
..
..
..
..
..
..
13