CommunitySite - fauna

CommunitySite
Plan van Aanpak
Meldersnet
Computer Netwerk Vereniging
CommunitySite
1 Inhoudsopgave
1
2
3
Inhoudsopgave ................................................................................................. 2
Inleiding ........................................................................................................... 3
Projectbeschrijving ........................................................................................... 4
3.1
Inleiding .................................................................................................... 4
3.2
Opdrachtgever en opdrachtnemer.............................................................. 4
3.3
Projectomschrijving ................................................................................... 4
3.4
Doelstellingen ........................................................................................... 4
4
Fasering ........................................................................................................... 5
4.1
Initiatieffase .............................................................................................. 5
4.2
Definitiefase .............................................................................................. 5
4.3
Ontwerpfase .............................................................................................. 5
4.4
Realisatiefase............................................................................................. 5
4.5
Overdrachtsfase......................................................................................... 5
5
Beheersaspecten ............................................................................................... 6
5.1
Organisatie ................................................................................................ 6
5.2
Geld .......................................................................................................... 7
5.3
Continuïteit ............................................................................................... 9
6
Functionaliteiten ............................................................................................. 11
Pagina 2 van 11
CommunitySite
2 Inleiding
De gemeente Horst aan de maas is al enige tijd bezig met een site voor de jongeren
in de gemeente Horst aan de Maas. Nu er een budget vrij is gekomen werd het tijd
om een uitvoerende partij te zoeken. Bij deze zoektocht zijn ze uitgekomen bij
Meldersnet, een ‘Computer Netwerk Vereniging’ uit de eigen gemeente. Dit
document beschrijft hoe het project aangepakt zal worden, te beginnen met een
algemene beschrijving van het project. Daarna zal de fasering van het project
besproken worden, om tenslotte de beheersaspecten zoals Geld, Organisatie en
Continuïteit te omschrijven.
Het document is opgesteld door Meldersnet en dient als een soort contract tussen
de gemeente Horst aan de Maas en Meldersnet: op basis van dit document kan de
gemeente de goedkeuring geven om te beginnen met het project en vanaf dat
moment zal dit document ook als rode draad door het project heen gebruikt
worden.
Pagina 3 van 11
CommunitySite
3 Projectbeschrijving
3.1 Inleiding
In dit hoofdstuk beschrijven we het project: hoe is het tot stand gekomen, wat zal er
gerealiseerd gaan worden en wat is de doelstelling van dit project.
3.2 Opdrachtgever en opdrachtnemer
De opdrachtgever van dit project is de afdeling Welzijn van de gemeente Horst aan
de Maas. Binnen deze afdeling zijn Ger Keijsers en Peter-Paul Sniers
contactpersonen, zij zijn respectievelijk hoofd en beleidsmedewerker van de
afdeling.
De opdrachtnemer van het project is Computer Netwerk Vereniging Meldersnet. De
contactpersoon binnen dit project is Grad van Horck, voorzitter van de vereniging en
de projectgroep.
Een verdere beschrijving van de projectorganisatie wordt in hoofdstuk 5.1 gegeven.
3.3 Projectomschrijving
Zoals in de inleiding ook reeds is beschreven is er budget ‘vrijgekomen’ voor een
site voor de jeugd van Horst aan de Maas.
Deze site zal in zijn geheel ontworpen, gerealiseerd en geïmplementeerd worden
door de projectgroep. Daarnaast zal er ook een ‘redactie’ worden samengesteld die
ervoor zal gaan zorgen dat er regelmatig nieuwe informatie (‘content’) geplaatst zal
worden.
3.4 Doelstellingen



De site moet vóór de jeugd van Horst aan de Maas zijn.
Alle ‘content’ op de site zal dus toegespitst zijn op informatie die interessant
is voor de jeugd.
De site moet dóór de jeugd van Horst aan de Maas zijn. Het realiseren zal in
zijn geheel gedaan worden door de jeugd van Horst aan de Maas. Daarnaast
zal ook de ‘content’ op de site geplaatst worden door jongeren.
De site moet voor alle ‘bevolkingsgroepen’ zijn: de site moet interessant zijn
voor jongeren van alle ‘soorten’: van punker tot gothic, voor jongens en voor
meisjes, voor autochtonen en allochtonen, enz...
Pagina 4 van 11
CommunitySite
4 Fasering
In dit hoofdstuk beschrijven we de fases die tijdens dit project doorlopen zullen
worden.
Iedere fase zal afgesloten worden met een of meerdere documenten. Deze
documenten worden steeds met de opdrachtgever overlegd, alvorens naar de
volgende fase door wordt gegaan.
4.1 Initiatieffase
Tijdens de initiatieffase wordt er een Plan van Aanpak opgesteld.
Dit Plan van Aanpak is tevens het eindresultaat van de fase, en pas na goedkeuring
van dit plan kan er doorgegaan worden naar de volgende fase.
4.2 Definitiefase
Tijdens de definitiefase zal er onderzocht worden wát er op de site zal moeten
komen. Tijdens een brainstormsessie is er al een lijst van mogelijke onderdelen
samengesteld. Deze lijst, tevens besproken in hoofdstuk 6, zal verder uitgewerkt
worden, en er zullen prioriteiten aan toegekend worden.
Het eindresultaat van deze fase zal dan ook zijn in de vorm van een functioneel
ontwerp.
4.3 Ontwerpfase
Zodra het functioneel ontwerp is goedgekeurd kan er begonnen worden aan de
ontwerpfase. In deze fase wordt er simultaan aan zowel het grafisch ontwerp als het
(programmeer)technische ontwerp van de website gewerkt.
Dit grafisch ontwerp en technisch ontwerp zijn dan ook het eindresultaat van de
fase.
4.4 Realisatiefase
In deze fase zullen het grafisch ontwerp en het technische ontwerp omgezet worden
naar een daadwerkelijke website.
4.5 Overdrachtsfase
Als de realisatiefase is afgelopen kan het geheel ‘overgedragen’ worden aan de
redactie. De site zal daadwerkelijk in gebruik worden genomen, en vanaf dat
moment beheerd worden door de redactie.
Het kan zo zijn dat er tijdens de definitiefase besloten wordt dat niet alle
functionaliteiten direct in de eerste versie opgenomen worden. In dat geval zullen de
fasen 3 t/m 5 iteratief plaatsvinden, terwijl de website uiteraard wel al gewoon in
gebruik is.
Pagina 5 van 11
CommunitySite
5 Beheersaspecten
5.1 Organisatie
Naast het toezicht vanuit de gemeente Horst aan de Maas, en de projectleiding in de
vorm van Grad van Horck en Jory Cleven zal de projectgroep opgedeeld worden in
een vijftal teams, te weten:
HARDWARE
Dit team zal ervoor zorgen dat de benodigde hardware gekocht zal worden, en
voorzien zal worden van de benodigde software in de vorm van een
besturingssysteem en webhosting software.
Het team wordt ingevuld door leden van de Internet Commissie van Meldersnet.
Deze commissie heeft namelijk binnen Meldersnet dezelfde taak.
SOFTWARE
Het softwareteam zal de uiteindelijke website gaan ontwikkelen, en bestaat uit de
mensen met de meeste programmeerervaring binnen Meldersnet.
Pagina 6 van 11
CommunitySite
DESIGN
Het designteam zal zorgdragen voor het grafisch ontwerp van de site, en zal
daarnaast een algemene ‘huisstijl’ ontwikkelen die bij latere publicaties en/of
evenementen gebruikt kan worden.
PR
Het PR-team zal op de eerste plaats zorgen voor alle pers-contacten, en zal
daarnaast ook contacten onderhouden met verenigingen en vriendengroepen in de
gemeente Horst aan de Maas, rondom inhoud op de website.
CONTENT
Het content-team zal gaan zorgen voor de content op de website. Hierin zullen er
waarschijnlijk twee groepen ontstaan:
Een daadwerkelijke redactie, die zal zorgen voor de plaatsing van nieuwtjes en vaste
‘columns’ (te denken aan ‘mode’, ‘uitgaan’, ‘school’) op de website. Deze redactie
zal samengesteld worden uit jongeren uit de gemeente Horst aan de Maas. Bij het
samenstellen zal er veel zorg aan besteed worden dat deze redactie zo ‘breed’
mogelijk is: jongeren van alle geslachten, muziekvoorkeuren en studierichtingen
zullen vertegenwoordigd worden in de redactie. Daarnaast zal de redactie ook bij
voldoende animo min of meer ‘dynamisch’ zijn: aangezien ook ‘gewone’ bezoekers
dingen kunnen plaatsen op de site, kunnen deze bezoekers ook bij de redactie
betrokken worden.
Daarnaast is er een zogenaamd groep ‘moderators’ die de integriteit van de site
kunnen bewaken, zodat er snel en effectief ingegrepen kan worden bij bijvoorbeeld
kwetsende reacties op de website. De groep moderators zal in eerste instantie
bestaan uit de mensen uit de bovenstaande teams.
5.2 Expertise
Aangezien dit een redelijk omvangrijk project is, waar bijna alles vanaf de grond af
opgebouwd moet worden zonder externe inhoudelijke begeleiding door
bijvoorbeeld de projectleider, wordt er van de projectgroep geacht dat er voldoende
expertise aanwezig is.
Deze expertise is aanwezig doordat Meldersnet als vereniging zich juist richt op alle
facetten van computergebruik, en binnen de vereniging zijn er dan ook genoeg
mensen die verstand hebben van zaken als webdesign, hosting en content
management. Door het gebruik van teams worden de verschillende expertisevlakken optimaal verdeeld, en kan ieder team zich perfect richten op haar eigen
kundigheid.
5.3 Tijd
In het vorige hoofdstuk werd al beschreven in welke fases dit project uitgevoerd zal
gaan worden. Op deze fasering echter iets concreter te maken, staan hieronder de
voorgestelde deadlines per fase:
Initiatieffase:
Definitiefase:
Ontwerpfase:
Realisatiefase:
Overdrachtsfase:
31
28
26
28
25
maart 2006
april 2006
mei 2006
juli 2006
augustus 2006
Pagina 7 van 11
CommunitySite
Deze deadlines zullen ook gebruikt worden bij het vaststellen van de prioriteiten van
de verschillende functionaliteiten, zodat er in eerste instantie ook niet teveel hooi
op de vork wordt genomen.
Door de iteratieve ontwerp- en realisatiefase kunnen er later dan ook nog altijd
functionaliteiten worden toegevoegd.
5.4 Financiën
Een voorlopige raming van de kosten wordt beschreven in deze paragraaf. De
kosten zijn gesplitst in eenmalige kosten en jaarlijke kosten.
EENMALIGE KOSTEN
Server
DELL PowerEdge 2850: 2x Intel® Xeon™ processor at 3.0GHz with 2MB
L2 cache + 1GB DDR2 SDRAM Memory (2x512MB 400MHz single rank DIMMs)
Windows 2003 Web edition
€ 2.957
Software
€ 150
Virusscanner
Synthese
Voor het samenstellen van de redactie.
€ 1.500
PR
Posters/flyers om te verdelen in de gemeente.
€ 500
Totaal
Inclusief BTW:
€ 5.052
€ 6.011,88
Pagina 8 van 11
CommunitySite
JAARLIJKSE KOSTEN
Hosting
Voor het onderbrengen van de server in een datacentrum in Amsterdam
€ 35 x 12
€ 420
Domeinnaam
€ ??
Onderhoud
Reservering voor de kosten voor het onderhoud van de server.
€ 150
Vergaderkosten
€ 200
Bankkosten
€ 50
Totaal
Inclusief BTW:
€ 820
€ 975,80
(Al deze bedragen zijn exclusief BTW)
5.5 Kwaliteit
Wat betreft de kwaliteit van het gehele eindresultaat wordt er in eerste instantie
door de projectleiding gecontroleerd of de richtlijnen bewaakt worden.
Daarnaast zullen op z’n minst alle faseresultaten met de opdrachtgever overlegd
worden. Pas na goedkeuring van deze documenten kan er door worden gegaan naar
de volgende fase.
Daarnaast kan er ook tussentijds contact op de opdrachtgever plaatsvinden, om
eventuele problemen op tijd op te lossen.
Via de opdrachtgever is er ook beschikking over een jeugdpanel van ongeveer 150
jongeren. Hiermee kunnen er op een enquête-manier bepaalde meningen vanuit de
doelgroep onttrokken worden.
5.6 Continuïteit
Uiteraard zal het hele project zo opgezet worden dat er ook als mensen van de
huidige projectgroep om welke reden dan ook stoppen met het project er toch nog
doorgegaan kan worden.
Wat betreft het technische verhaal doen we dit door zoveel mogelijk mensen te
betrekken binnen de verschillende realisatie-aspecten. Door bijvoorbeeld mensen bij
het programmeren te betrekken, hebben ook meer mensen verstand van de
programmacode, en is men niet meer van één persoon afhankelijk.
Pagina 9 van 11
CommunitySite
De redactie kan dynamisch blijven door op basis van stukjes die gebruikers
schrijven, gebruikers uit te nodigen tot de redactie. Daarnaast zal de site ook zo
transparant mogelijk gemaakt worden, zodat het betrekkelijk makkelijk is voor
nieuwe mensen om redactielid te worden.
Pagina 10 van 11
CommunitySite
6 Functionaliteiten
Tijdens de intiële brainstormsessie is er alvast een lijst gemaakt van
functionaliteiten die de website zou moeten bevatten. Hoe ze verder uitgewerkt
worden, welke onderdelen een grotere prioriteit hebben en welke dingen onhaalbaar
zijn zal tijdens de tweede fase (definitie fase) onderzocht en beschreven worden.

Nieuws
Bezoekers en redactie kunnen nieuws en nieuwtjes plaatsen op de website.
’Voorstellen’ door gebruikers zullen eerst geredigeerd worden door de
redactie voor plaatsing. Daarnaast kunnen bezoekers ook ‘commentaar’
geven op deze nieuwtjes.

Agenda
Bezoekers en redactie kunnen ‘evenementen’ (in de ruimste zin van het
woord) in de agenda zetten. Bezoekers kunnen daarna aangeven dat ze naar
een dergelijk evenement willen gaan, zodat er ook een lijst ontstaat van
gebruikers die zullen komen.
Na afloop van een evenement kunnen er ook foto’s geupload worden, en
zowel voor als na het evenement kunnen er ook nog reacties geplaatst
worden door bezoekers.

Fotoalbums
Foto’s (en wellicht ook filmpjes) van bijvoorbeeld evenementen in de
gemeente kunnen op de site geplaatst worden.

Informatiepagina’s
’Statische’ pagina’s met daarop bijvoorbeeld de geschiedenis van de site en
de ‘crew’ van de site.

Gebruikerpagina’s
Iedere bezoeker kan zich aanmelden op de site. Vanaf dat moment krijgt hij
ook een eigen ‘gebruikerspagina’.

Verenigingspagina’s
(Jeugd-)verenigingen kunnen een pagina krijgen waarop ze zichzelf kunnen
beschrijven. Aan verenigingen kunnen dan bijvoorbeeld ook weer
evenementen gekoppeld worden.

Vriendengroeppagina’s
Iedere vriendengroep in Horst (waaronder ook bijv. keten) kan een pagina
krijgen waarop ze zichzelf beknopt kunnen beschrijven, en een link kunnen
plaatsen naar hun eigen website. Hierdoor ontstaat er een soort index van
alle vriendengroepen in Horst.
Dit is echter nog maar een voorlopige lijst van functies, zoals gezegd zal deze lijst
nog verder uitgebreid en uitgewerkt worden.
Pagina 11 van 11