jaarverslag-2015-update-19-05-16

JAARVERSLAG 2015
INHOUDSOPGAVE
PAGINA:
Voorwoord
3
Bestuurszaken
3
Activiteiten
4
Publiciteit
5
Externe contacten
5
Interne organisatie
5/6
Financiën
-
Beheer
(zie losse PDF bijlage)
-
Sporthal Hooge Wessel
(zie losse PDF bijlage)
-
Burgemeester Kruijffbad
(zie losse PDF bijlage)
Conclusies en aanbevelingen
Bijlagen:
 Gecomprimeerde verlies-en winstrekeningen en bijbehorende balansen
 Verklaring onderzoek jaarstukken door Raad van Toezicht
 Samenstelling vrijwilligersteam (organigram)
 Samenstelling stichtingsbestuur (organigram)
Vastgesteld door het bestuur
in de vergadering van 19 mei 2016.
De voorzitter,
( F.J.B. Smit)
De secretaris,
( H.F. Franck)
7/8
VOORWOORD.
Een jaarverslag is bedoeld om inzicht te verschaffen in het gevoerde beleid en de resultaten van het
afgelopen jaar.
Dit jaarverslag is bedoeld voor alle betrokkenen binnen de organisatie zoals de Raad van Toezicht;
de medewerkers, de vele vrijwilligers en bestuursleden.
Voor buiten de organisatie moet met name gedacht worden aan het gemeentebestuur van
Bronckhorst als subsidiegever voor De sporthal en een overgangsbijdrage voor het zwembad in het
kader van de gebruikersovereenkomst en voor onze donateurs en sponsoren.
Het jaarverslag (in beknopte versie) is beschikbaar voor de pers en andere geïnteresseerden.
Bovendien zal deze ook op het web van onze stichting worden gepubliceerd.
Het Burgerlijk Wetboek verplicht het bestuur van een rechtspersoon om van de vermogenstoestand
een administratie te voeren dat uitmondt in een financieel jaarverslag.
Van het resultaat van de jaarrekeningen 2015 zal een gecomprimeerde verlies-en winstrekening met
bijbehorende balans als bijlage aan dit jaarverslag worden toegevoegd.
BESTUURSZAKEN
De samenstelling van het bestuur is in het verslagjaar 2015 ongewijzigd gebleven. Zie verder het als
bijlage toegevoegde organigram.
In 2015 zijn 7 bestuursvergaderingen gehouden. Er wordt gewerkt vanuit een collectieve
verantwoordelijkheid van het bestuur en daarom zijn er geen afzonderlijke DB-vergaderingen.
Daarnaast hebben de bestuursleden op basis van hun portefeuille aan diverse andere vormen van
overleg deelgenomen.
Veel tijd is gestoken in:
 overleg met gemeente; schoolbestuur Pro8 en Steenderens Belang over de invulling en
samenwerking m.b.t. het in januari 2016 in gebruik genomen IKC- “de Pannevogel”
 overleg met de gemeente over inrichting omgeving tussen de nieuwe basisschool, het
zwembad en de sporthal; inclusief de verplaatsing van het JOP en de daarbij behorende
grondruil
 overleg met gemeente; Pro8 en AVIKO voor het leggen van een warmwaterleiding naar het
IKC en de sporthal
 in dit 2e verslagjaar is veel tijd besteed aan het verbeteren van de interne organisatie; de
personeelsbezetting en de administratieve organisatie.
 Het vroegere ACZ is opgegaan in een evenementencommmissie voor het zwembad.
 Het opstellen van een beleidsplan is een tijdrovende zaak. De uitgangspunten zijn inmiddels
besproken met de medewerkers, de vrijwilligers en de RvT. De opmerkingen worden
verwerkt in een definitieve versie waarvan de vaststelling in 2016 is te verwachten. Voor de
uitvoering zal elk jaar bij de begroting een programma worden vastgesteld.
 Besloten is de mogelijkheid van een ANBI-erkenning aan te vragen. Hiervoor dienen in
ieder geval de statuten te worden aangepast en moeten stukken via de website openbaar
worden gemaakt. Gehoopt wordt dit proces in 2016 af te ronden.
 Met de vaste gebruikers van de sporthal is overleg geweest over het beheer etc. Dit zal een
structureel karakter krijgen.
 Veel overleg was nodig om een omgevingsvergunning voor de kap van 4 bomen aan de
voorzijde van het zwembad te krijgen. Uiteindelijk gelukt met een herplantplicht van
minimaal hetzelfde aantal bomen op het terrein van het zwembad. Dit is gecombineerd met
een aanpassing van de groenvoorziening op het zwembad.
 Met de Raad van Toezicht is 2 maal vergaderd conform de hiervoor geldende afspraak.
ACTIVITEITEN
Onder “bestuur” zijn al veel activiteiten genoemd. Er zijn ook specifieke activiteiten geweest om
het gebruik van de voorzieningen te bevorderen. De medewerkers en vrijwilligers zijn daarbij veelal
de trekkers geweest.
Algemeen:
 Januari: bijeenkomst presentatie plannen IKC “de Pannevogel”
 30 mei: deelname Tribadlon Lionsclub met zwembad Hengelo en Vorden en sponsort
daarmee onder andere een nieuwe loopmat.
 6 september: afsluitingsfeest vrijwilligers in het sportcafé.
 16-28 november: realisatie warmte aansluiting Aviko naar het IKC en sporthal met
vrijwilligers en sponsoren.
Zwembad:
 Januari-maart: bouw nieuwe bergruimte (35m2) met vrijwilligers.
 22 februari: snoeien terrein met medewerking HSL
 11 april: opening zwemseizoen met ruim aandacht van radio en TV
 23 mei en 3 augustus: disco-zwemmen “Dokkie Disco”
 Mei-juni: sponsorzwemmen door de bassischolen (opbrengst € 5500,--)
 15 juni: oud ontmoet jong in het zwembad
 24 juni: spetterdag met de bassischolen uit Bronckhorst-West
 23-27 juni: de jaarlijkse zwemvierdaagse
 13 augustus: bommetjes wedstijd.
 5 september: diploma zwemmen
Sporthal:
 april: bedrijvencontactdag en internationale kattenshow
 mei: start Bronckhorst Roll-Over
 juli: onthulling naam sportcafe “'t Wesseltje”
 november: Bikkelrun voor Atjeh
 november: uitgebreide controle op drank- en horecawet; deze is glansrijk doorstaan !
 december: facelift door vrijwilligers van kleedkamers en entree
 overname van speeltoestellen uit gesloten basisscholen.
PUBLICITEIT
Voor de noodzakelijke publiciteit zijn websites www.zwembadsteenderen.nl en
www.sporthalsteenderen.nl alsmede de sociale media intensief ingezet.
Daarnaast zijn veelvuldig “free publicity” artikelen aangeleverd aan o.a. Contact; de Achtste Steen
en de Zwembadkrant. De Gelderlander heeft ook regelmatig aandacht besteed aan onze
voorzieningen.
Ook het verspreiden van flyers in de omgeving heeft een goede respons gegeven. Bovendien zijn er
enkele publiciteitsacties geweest zoals: opname voor het tv-programma RTL lifestyle Experience;
live uitzending van Piets Weerbericht aan de rand van het zwembad en de opname voor de film
Ventoux.
Verder wordt kortheidshalve verwezen naar de nieuwspagina op genoemde websites.
EXTERNE CONTACTEN
Structurele en regelmatige contacten zijn er met:
 Portefeuillehouders namens het college van B&W van de gemeente Bronckhorst.
 Medewerkers van de gemeente Bronckhorst
 De gebiedsambtenaren van de gemeente Bronckhorst-West
 Directie van de scholenstichting Pro8 inzake beheer IKC “de Pannevogel”
 Steenderens Belang
 Besturen van andere zwembaden binnen gemeente Bronckhorst.
 Aviko b.v. voor m.n.de levering van warmwater voor zwembad, sporthal en IKC
 Collega organisaties in de omgeving.
 ARBO-dienst
INTERNE ORGANISATIE:
De stichting is formeel/juridisch gevestigd op het adres: Helmichstraat 34, 7223LE – Baak.
De interne organisatie bestaat uit:
 Bestuur van 6 personen. Statutair dienen er minimaal 3 bestuursleden te zijn
 Raad van Toezicht; bestaande uit ten minste 3 natuurlijke personen afkomstig uit die
verenigingen die direct betrokken zijn bij sportpark “Het Hooge Wessel” in Steenderen
 Vaste-/tijdelijke- en oproepkrachten. De kosten hiervan zijn ondergebracht in een “Beheer
b.v.” en worden doorbelast naar de huidige voorzieningen sporthal en zwembad.
 De vele vrijwilligers:
Stichting SCE kan haar doelstellingen niet realiseren zonder de inzet van circa 150 personen die
zich in welke vorm dan ook actief verbinden.
Het vraagt veel tact, stuurkunst en geduld om zaken op te tuigen. Ieder is van goed wil; niet
iedereen kan “communiceren” en het personeel moet leren “loslaten”. Voor de bestuursleden,
eveneens vrijwilligers, is het een hele opgave zwembad en sporthal te runnen en daarvoor een
effectieve vrijwilligersorganisatie op te zetten. Het is van wezenlijk belang dat de relatie tussen
vrijwilligers, medewerkers en bestuur goed blijft.
Op basis van de ervaringen uit 2014 en 2015 is het de bedoeling in 2016 tot een min of meer
vastgesteld vrijwilligersbeleid te komen.
De teams gekoppeld aan taken hebben zo goed als allemaal een vast aanspreekpunt in het bestuur
dan wel bij personeel.
De volgende taken worden met name genoemd:
 Toezicht aan het zwembad: Voor het structureel verminderen van personeelskosten en
verlengen van openingstijden is een oplossing gevonden. Vastgehouden wordt aan het
principe dat er altijd 1 personeelslid aan het bad moet staan en daar kan dan een opgeleide
vrijwilliger bij.
Er zijn momenteel 11 vrijwilligers geschoold in reddend zwemmen; hoe volg je publiek; hoe
te handelen bij calamiteiten etc. Zij hebben ook 60 uur praktijkervaring en zijn nu
inzetbaar. Dit alles is goed bevallen en hopelijk lukt het in 2016 het aantal toezichthouders
verder uit te breiden.
 Technisch onderhoud: Betreft installaties etc. Een kernploeg van technisch opgeleide
mensen voeren het noodzakelijke onderhoud en waar mogelijk verbeteringen uit, onder
leiding van de chef-badmeester.
 Huisvestingsonderhoud: Een groep vrijwillige schilders, timmerlieden etc. verrichten
onderhoudswerkzaamheden aan sporthal en zwembad en dit onder leiding van één
aanspreekpunt.






Terreinonderhoud: Hier gaat het om groen, straatwerk etc. bij sporthal en zwembad. Dit
gebeurt wekelijks door een enthousiaste groep vrijwilligers.
Beheer kiosk zwembad: Deze wordt bij mooi weer door een groepje jongeren bezet; terwijl
de organisatie bij een personeelslid ligt. Bij patatbakken komt daar altijd een volwassen
vrijwilliger bij die het proces beheerst. Deze groep wordt bij evenementen ook in de kantine
van de sporthal ingezet.
Schoonmaken: Douches en toiletten worden uiteraard elke avond schoongespoten door
personeel en de vrijwillige toezichthouder. De overige- en intensievere schoonmaak van de
diverse ruimtes gebeurt wekelijks door een groepje vrijwilligers. Deze groep helpt ook in de
sporthal.
Activiteiten: Reeds eerder in dit verslag is een opsomming gegeven van de activiteiten in
2015. In 2016 zullen de activiteiten grotendeels door een evenementencommissie worden
georganiseerd. Deze bestaat deels uit het voormalige bestuur van de A.C.Z. zoals reeds
eerder gememoreerd. Een bestuurslid is nu aan deze commissie toegevoegd. Voor de
sporthal is het moeilijker evenementen te organiseren i.v.m. beperkingen door wetgeving en
verzekeringen. De bezetting in de weekends door de sportverenigingen vormt ook een
belemmering.
Beheer kassa: Dit belangrijke werk wordt door circa 25 kassahulpen gedaan. Het
inroosteren is een klus op zich gebleken. Voor 2016 zal dit proces worden verbeterd door de
aanschaf van een digitaal en door iedereen benaderbaar roosterprogramma.
Communicatie: Voor sporthal en zwembad is een communicatiegroep actief bestaande uit
een mediaspecialiste, een vaste medewerkster, bedrijfsleider en SCE-voorzitter. De
mediaspecialiste (vrijwilliger) plaatst meldingen en nieuws op de beide websites en sociale
media. Zij krijgt ook spontaan meldingen, met veel door vrijwilligers gemaakte foto's.
FINANCIEN
Om redenen van continuïteit en risicospreiding is gekozen voor een stichtingsvorm met drie
afzonderlijke entiteiten.
In dat kader is ook gekozen voor een Raad van Toezicht. Bij de interne organisatie is daar al
melding van gemaakt.
Minimaal tweemaal per jaar vindt er overleg plaats met de RvT. De belangrijkste punten zijn de
jaarlijkse begrotingen en jaarrekeningen en de verslaglegging via dit jaarverslag.
In principe zijn alle punten bespreekbaar die bijdragen aan een goed beheer van sporthal en
zwembad; gericht op behoud voor de toekomst.
Een korte samenvatting van de jaarrekeningen 2015:
 SCE Beheer b.v. met als directeur de vice-voorzitter van SCE. Betreft in feite een
kostenplaats voor m.n. personeelskosten, die worden doorbelast naar de exploitatie van
sporthal en zwembad. Door detachering van personeel kon een klein batig saldo worden
gerealiseerd van ruim € 2.000,-. In 2014 was het saldo circa € 700,-.
Voor het jaar 2016 wordt geen detachering meer verwacht.
 Sporthal het Hooge Wessel met als directeur de voorzitter SCE. De exploitatie sluit met
een batig saldo van ruim € 26.000,- t.o.v. € 17.000,-- in 2014; met de aantekening dat 2014
geen vol kalenderjaar was. Per saldo dus een evenwichtige exploitatie zonder
noemenswaardige feiten. Het beschikbare vermogen – incl. de vereiste voorzieningenbedraagt rond € 60.000, Burgm. Kruijffbad met als directeur de vice-voorzitter van SCE. Ondanks de inzet van de
vele vrijwilligers kon slechts een bescheiden positief resultaat worden bereikt van rond
€ 1.400,-. Over 2014 was het resultaat € 700,- positief. De baten zijn met bijna 3%
gestegen; maar de personeelslasten eveneens door de ruimere openstelling.
In dit resultaat zit nog de bijdrage van de gemeente ad. € 37.000,- voor overname van
personeel. Deze bijdrage vervalt vanaf 2019 en daarvoor moet nog compensatie worden
gevonden.
De verplichte amoveringsreserve bedraagt € 84.500,De voorziening voor “groot onderhoud” is € 40.000,- en het vrije eigen vermogen slechts
€ 2.000,-.
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN.
De doelstelling van de stichting luidt: het bevorderen van de leefbaarheid in de voormalige
gemeente Steenderen en het stimuleren en faciliteren van het verenigingsleven en voorzieningen op
het terrein van sport, cultuur en educatie en het verrichten van alle verdere handelingen, die met het
vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
De conclusie mag zijn dat de stichting SCE een eind op weg is met de structurering en
professionalisering van de organisatie maar ook dat er nog het nodige moet gebeuren om de
combinatie van zwembad en sporthal voor de langere termijn veilig te stellen.
De door de gemeenteraad bij het besluit tot privatisering van het zwembad en het sluiten van een
beheersovereenkomst voor de sporthal toegestane integrale benadering van de toekomstige
bestendigheid van de stichting SCE is van cruciaal belang.
Er zal nog meer geappelleerd moeten worden aan het feit dat het zwembad geen eigendom van het
bestuur is maar van de bevolking zelve. Het lot van het zwembad ligt dan ook voor een groot deel in
hun eigen handen.
Het opleiden van vrijwilligers voor specifieke taken en het meer effectief en efficiënt maken van de
gehele personele organisatie heeft prioriteit bij het bestuur.
Verder zal het bestuur blijven zoeken naar mogelijkheden om de exploitatiekosten (grootste zijn de
loonkosten) en m.n. die van energie verder omlaag te brengen.
De inzet van reserves voor de financiering van de daarvoor noodzakelijke investeringen heeft de
goedkeuring van de gemeente gekregen.
Bijlagen:
Organigram Stichting Sport, Cultuur en Educatie (SCE)
Bronckhorst-West met 3 exploitatie BV’s + RvT
Samenstelling SCE Bestuur
Voorzitter
Vicevoorzitter
Secretaris
Penningmeester
Bestuurslid
Bestuurslid
Indeling
Teams
Vrijwilligers
Frans J B Smit
Jaap van de Vosse
Harry Franck
Marti Bulten
Marijke Melsert
Nicole Koekkoek
Naam Team
Coördinator
Contactpers. SCE
Bestuur
1.
Toezichthouders zwembad
Bert Jan (werknemer)
Jaap
2.
Groen
Gerard Dokman
Jaap
3.
Techniek
Joop Obbink
Jaap
4.
Timmerploeg
Cor Slakhorst
Jaap
5.
Schilderen
Henny Menger
Jaap
6.
Kiosk
Simone (werknemer)
Marti
7.
Kassa
Marieke Menger
8.
Evenementen
Andre Buiting
Frans
9.
Schoonmaak
Simone Cremers
Jaap
10
Communicatie
Marjan Lijftogt
Frans
11.
Bestuur
FS
Frans
12.
Sponsoring
Bert Jan
Marti
Marijke