2016_ORGANIEK_reglement_instrumentaal

WEDSTRIJDREGLEMENT VOOR HET PROVINCIAAL MUZIEKFESTIVAL
Artikel 1 – Algemeen
De Provincie West-Vlaanderen organiseert bij besluit van de deputatie cyclus voor
instrumentale ensembles.
De resultaten van de selectieprocedure tijdens de cyclus dienen als basis voor de
toekenning van de provinciale subsidies aan liefhebbersverenigingen voor instrumentale
muziek.
Artikel 2 - Voorwaarden
Het Provinciaal Muziekfestival staat open voor alle instrumentale ensembles, ongeacht de
samenstelling die voldoen aan volgende 5 voorwaarden:
1. het ensemble is een feitelijke vereniging of een vzw, gevestigd en hoofdzakelijk
werkzaam in West-Vlaanderen, met als doel de amateuristische beoefening van
instrumentale muziek;
2. het ensemble kent een continue werking met reguliere onbezoldigde leden;
3. het ensemble telt minimaal twaalf leden exclusief dirigent en begeleider(s);
4. het ensemble bestaat op het ogenblik van inschrijving ten minste één jaar in zijn
huidige bezetting;
5. het ensemble voert een boekhouding en aanvaardt de administratieve en
financiële controle van de Provincie.
Ensembles komen
- het dossier
- het dossier
werking;
- het dossier
niet in aanmerking voor selectie indien:
te laat werd ingediend;
onjuiste gegevens bevat of blijk geeft van een niet correcte zakelijke
niet voldoet aan de bepalingen van dit reglement.
Artikel 3 – Cyclus
De cyclus 2016-2017 van het Provinciaal Muziekfestival ziet er als volgt uit:
1e jaar: schriftelijke selectie
Indiendatum: 15 december 2016
2e jaar: selectiewedstrijden
Bekendmaking schriftelijke selectie en richtlijnen: 15 maart 2017
Selectiewedstrijden: september-oktober 2017
Artikel 4- Jury
De deputatie stelt de jury samen.
De jury (schriftelijke dossiers en selectiewedstrijd) bestaat uit ten minste drie niet-WestVlaamse deskundigen. De jury wordt bijgestaan door een secretariaat (dienst cultuur).
De deputatie bekrachtigt de uitspraken van de jury. Tegen de uitspraak van de deputatie
is geen beroep mogelijk.
Artikel 5 – Inschrijvingsdossier
De schriftelijke selectie gebeurt op basis van een inschrijvingsdossier. Het dossier bestaat
uit volgende documenten:
1. het ingevulde inschrijvingsformulier;
2. een ledenlijst van het ensemble met vermelding van naam, voornaam, gemeente,
geboortedatum, instrument en datum van aansluiting bij het ensemble per lid;
3. de samenstelling van het bestuur van de vereniging;
4. een recente foto van het ensemble;
5. een CV van het ensemble en een werkingsverslag van het afgelopen jaar;
6. de programmatie van minstens het eerstvolgende jaar;
7. een programmavoorstel voor de selectiewedstrijd dat zou worden uitgevoerd bij
eventuele selectie (minimaal 30 en maximaal 40 minuten); inclusief minimum 3
exemplaren van de directiepartituren (full scores);
De ensembles zijn zelf verantwoordelijk voor de correcte naleving van de verdere
regelgeving met betrekking tot de auteurs- en reproductierechten.
8. een financieel verslag (afrekening) van het voorbije werkingsjaar (i.c. 2015)
9. de begroting voor het jaar 2016/2017.
Artikel 6 – Indiendatum
De inschrijving dient uiterlijk op 15 december 2016 op de daartoe bestemde formulieren
gericht te worden aan Provincie West-Vlaanderen, Dienst Cultuur - Sectie Muziek,
Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41, 8200 Brugge.
Artikel 7 – Schriftelijke selectie
De ingediende dossiers worden beoordeeld door de jury voor wat betreft punten 5 tot en
met 7. De overige punten worden door de Dienst Cultuur gecontroleerd. Op het vlak van
deelnemerslijsten zal hieromtrent een strikte controle gebeuren. Uiterlijk op 15 maart
2017 worden de geselecteerde ensembles bekendgemaakt en worden de concrete
richtlijnen i.v.m. de selectiewedstrijden bezorgd.
Artikel 8 - Selectiewedstrijden
De ensembles die mogen deelnemen aan de selectiewedstrijd worden beoordeeld door de
jury en gerangschikt op basis van hun prestaties. Maximum 15 ensembles krijgen de titel
“provinciaal geselecteerd ensemble”.
Op het einde van de laatste selectiewedstrijd maakt de jury de selectie aan het publiek
bekend, onder voorbehoud van goedkeuring door de deputatie. Na goedkeuring door de
deputatie ontvangen alle deelnemende ensembles een schriftelijk juryrapport.
Artikel 9 – Kosten
Alle kosten i.v.m. het opstellen en inzenden van de dossiers zijn voor rekening van de
deelnemende ensembles.
De Provincie stelt enkel een piano ter beschikking aan de deelnemende ensembles op
uitdrukkelijke aanvraag. Voor alle andere instrumenten zorgen de deelnemende
ensembles zelf.
De reiskosten van de deelnemende ensembles zijn ten laste van de provincie WestVlaanderen. De terugbetaling gebeurt als volgt: na de selectiewedstrijden ontvangt elk
ensemble een schuldvordering en een verantwoordingsstaat. Is de reis gebeurd met een
bus dan dient de schuldvordering teruggestuurd, samen met de gekweten factuur.
Gebeurde de reis met eigen wagens, dan dient de verantwoordingsstaat teruggestuurd.
De terugbetaling mag het bedrag niet overschrijden dat de reis zou kosten berekend
volgens de tarieven van het openbaar vervoer.
De vereiste documenten moeten de administratie bereiken binnen de maand na de
laatste selectiewedstrijd.
Artikel 10 – Deelnemingspremie
De deelnemingspremies worden enkel toegekend aan de ensembles die deelnemen aan
de selectiewedstrijd van het festival. Een premie bedraagt 500 euro en is gelijk voor alle
deelnemende ensembles. De deelnemingspremie wordt automatisch toegekend naar
aanleiding van de deelname. De in aanmerking komende ensembles dienen geen extra
formaliteiten te vervullen voor het verkrijgen van deze premie.
Artikel 11 – Werkingssubsidie
De werkingssubsidies worden enkel toegekend aan de maximaal 15 ensembles die
geselecteerd werden naar aanleiding van hun deelname aan de selectiewedstrijd.
Maximum 15 geselecteerde ensembles krijgen in 2017 na de selectiewedstrijden een
werkingssubsidie. Het bedrag is 2.000 euro en is voor de 15 geselecteerde ensembles
gelijk.
Artikel 12 - Subsidieaanvragen
De subsidieaanvragen moeten gericht worden aan de Provincie West-Vlaanderen, dienst
Cultuur – sectie Muziek, Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41, 8200 SintAndries. Uiterlijke indiendatum voor de subsidieaanvraag is 15 oktober 2017.
De subsidieaanvraag bestaat uit volgende documenten:
- het ingevulde aanvraagformulier
- de afrekening van het afgelopen werkingsjaar (i.c. 2016)
- een begroting voor 2017
- een werkingsverslag 2016
- de programmatie voor 2017
- een herkenbaarheidsverslag (gebruik provinciale logo).
Artikel 13 – Provinciale herkenbaarheid
De gesubsidieerde verbindt zich ertoe de Provincie expliciet te vermelden in al zijn
communicatie met derden en met het publiek. De wijze waarop dit dient te gebeuren
wordt bepaald door de deputatie conform het Provinciaal reglement betreffende de
provinciale herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie d.d. 12 mei 2005 en
latere wijzigingen.
Artikel 14 - Discussie
De deputatie beslist in alle gevallen die niet bepaald zijn in dit reglement.
Artikel 15 - Aansprakelijkheid
De Provincie West-Vlaanderen, neemt geen verantwoordelijkheid op zich inzake
aansprakelijkheid, risico’s en eventuele schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit
het deelnemen aan de selectiewedstrijd, overkomen aan hetzij de deelnemende groepen,
hetzij aan de leden, instrumenten of ander materiaal.
Artikel 16 - Instemming
Door hun inschrijving aanvaarden de deelnemers dit reglement.
Brugge,
De Provinciegriffier
Geert ANTHIERENS
De Voorzitter-Gouverneur
Carl DECALUWE