Programma Management - Management in Motion

Programma Management
Insights & Essentials
Willem van Putten
Programma Kennissessie
Kort voorstellen & programma introduceren
• Ervaring met programma management en vragen
Kenmerken van een programma
• Opdracht 1 PGB casus & terugkoppeling
• Essenties 1: Programma start up
• Opdracht 2: PGB casus en terugkoppeling
3 Voorbeelden van decompositie van programma’s
• Essenties 2: Organisatie en governance
• Opdracht 3: PGB casus en terugkoppeling
• Essenties 3: planning en voortgangsbewaking
Lessons learned: top 10
Vragen
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 2
Ervaringen met Programma management
en vragen?
• Ervaringen, lessons learned van de deelnemers
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 3
Kenmerken van een Programma
• Nieuw
• Eenmalig en uniek
• Vaak groot: strategische ontwikkeling, grote
verandering, reorganisatie
• Om een (strategische) doelstelling te realiseren
• Veel activiteiten en projecten die samenhangen:
verschillende disciplines die moeten samenwerken
• Een programma is tijdelijk
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 4
Opdracht 1 van de PGB case
• Wat gaat u doen?
• Groepen van 4 personen, 15 minuten
• Korte terugkoppeling plenair van een aantal groepen
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 5
Essenties 1: Programma Start up
• Programma start-up
• Definitie, afbakening en decompositie
• Randvoorwaarden en constraints
• Leiderschap
• Het waarom van het programma: link met de
strategie/noodzaak
• Teambuilding activiteiten
• Systeemconcept/projectresultaat  hoe ziet de wereld
eruit als het programma is afgerond…. (op 1 pagina):
essentieel in de communicatie
• Wanneer is het programma een succes?
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 6
Opdracht 2 PGB case
• Een programma is een aantal projecten en
activiteiten om een eenmalig doel te bereiken:
definieer met uw team de projecten en activiteiten
op hoofdlijnen.
• Zelfde groepen van 4 personen, 15 minuten
• Korte terugkoppeling plenair van een aantal groepen
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 7
Voorbeeld van een opsplitsing: implementatie
accountmanagement bij KEMA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Segmentatie en selectie van klanten
Behandeling van de verschillende soorten klanten
Organisatie van (key) accounts
Methode voor account management
Account management skills ontwikkelen
Opleiding in totale product/dienst portfolio?
Account plan
Target en bonus structuur
Ondersteunende informatiesystemen
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 8
Voorbeeld van een opsplitsing: Integratie van
2 onderdelen binnen ING
• Strategie bepalen
• Communicatie naar medewerkers
• Communicatie naar klanten en overbrengen naar
nieuwe entiteit
• Product portfolio bepalen en opleiden medewerkers
• Selectie en implementatie Wholesale effecten pakket
• Functie beschrijvingen nieuwe organisatie
• Inrichten financiële administratie
• Administratieve organisatie en processen (incl.
procuratie)
• Organisatiestructuur en overlegstructuur inrichten
• Locatie selecteren en verhuizing
• Adviesaanvraag OR
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 9
Voorbeeld van een opsplitsing: test en
implementatie AOW systeem SVB
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Acceptatietest werkend systeem
Systeemtest
Schaduwdraaien
Conversie
Trainingen HK en DK voorbereiden en uitvoeren
AO beschrijvingen
Werkinstructies
Districtskantoren voorbereiden
Technische infrastructuur voorbereiden
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 10
Essentie 2: Organisatie en Governance
•
•
•
•
•
•
•
Kernteam: de twee toppers het eerst
Project management office inrichten
Relatie met opdrachtgever(s) staande organisatie
Stakeholder analyse en stakeholder management
Communicatie structuur
Subcontracting van ingehuurde partijen
Acceptatie van deliverables
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 11
Opdracht 3 PGB case: stakeholder
analyse
• Voer een stakeholder analyse uit
• Zelfde groepen van 4 personen, 15 minuten
• Korte terugkoppeling plenair van een aantal groepen
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 12
Essentie 3: Planning en voortgangsbewaking
Overall planning inclusief afhankelijkheden
Project management office
Rapportage structuur bepalen en invoeren
Deliverables en de (acceptatie) eisen
Gateway reviews / QA inrichten
Risk management: permanent analyseren en bewaken
van de risico’s
• Financial/budget planning
•
•
•
•
•
•
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 13
Lessons learned: top 10
• Keuze voor een programma is fundamenteel
• Leadership: programma manager moet tegen een stootje
kunnen
• Eerst denken, dan doen: belang van een goede start up
fase
• Goede decompositie  projecten portfolio +
afhankelijkheden
• Toekomstbeeld & wanneer succesvol programma
• De twee toppers in het programma team eerst
• Teambuilding activiteiten: risico analyse, stakeholder
analyse
• Overall planning: het is zo moeilijk…
• Kwaliteitsbewaking: periodieke (gateway) reviews
inbouwen
• Communicatie en stakeholdermanagement
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 14
Vragen?
Goede site voor meer informatie en templates etc:
http://www.werkenaanprogrammas.nl/
Kennissessie Programma Management
| 2-11-2015
| Pagina 15