SRC reglement 2015 - Universiteit Twente

Reglement Studiereizencommissie
Overleg Studieverenigingen
Deel A. De SRC
Artikel 1. Namen
1. De commissie draagt de naam Studiereizencommissie, hierna af te
korten tot SRC. De SRC is een commissie van het Overleg
Studieverenigingen, hierna af te korten tot OS.
Artikel 2. Doel
1. Het doel van de commissie is het stimuleren van buitenlandse
studiereizen in groepsverband, die worden georganiseerd door en
voor studenten van de Universiteit Twente, onder directe
verantwoordelijkheid van een of meerdere leden van het OS, danwel
door stichtingen belast met het organiseren van studiereizen voor
leden van deze leden, met behulp van de aan de Universiteit Twente
beschikbare subsidies voor deze reizen.
Artikel 3. Middelen
1. De SRC verdeelt een jaarlijkse bijdrage vanuit de Centrale
Stimulering van de Universiteit Twente. Daarnaast bespreekt de SRC
jaarlijks een te verdelen bijdrage van het Universiteitsfonds Twente.
Artikel 4. Samenstelling van de SRC
1. Het OS benoemt de SRC uit de leden van haar leden, dan wel
buitengewone leden. De leden van de SRC handelen namens de
SRC.
2. Het lidmaatschap van de SRC eindigt
◦ ofwel door het ontslag op eigen verzoek
◦ ofwel door beëindiging van het lidmaatschap door het OS.
Artikel 5. Besluitvorming
1. De SRC is door de algemene vergadering van het OS gemandateerd
tot het nemen van besluiten omtrent de subsidiëring van
studiereizen. Hierbij worden de voorwaarden uit deel B van dit
reglement gehonoreerd.
Artikel 6. Boekhouding
1. De begroting van de SRC staat los van de begroting van het OS,
maar onder beheer en verantwoordelijkheid van de penningmeester
van het bestuur van het OS.
2. Het boekjaar van de SRC loopt van 1 januari tot en met 31
december.
3. Na afloop van elk boekjaar worden de boeken afgesloten, waarna
door de penningmeester van het OS uiterlijk in april een
jaarrekening met bijbehorende verantwoording wordt opgemaakt die
aan de algemene vergadering van het OS ter goedkeuring worden
voorgelegd.
Artikel 7. Communicatie
1. De SRC beheert geen eigen ruimte en is enkel bereikbaar op
[email protected].
Deel B. Studiereizen
Artikel 1. De studiereis
1. Een studiereis bestaat uit een bezoek aan een externe instelling of
meerdere bezoeken aan externe instellingen in het vakgebied van de
deelnemers en de reis daaromheen.
2. Alleen studiereizen met een buitenlandse bestemming worden
gesubsidieerd.
3. De studiereis dient in groepsverband met een redelijk aantal
student-deelnemers plaats te vinden, een redelijk aantal werkdagen
te beslaan en een redelijk aantal excursies te bevatten. Onder
redelijk wordt hier verstaan minimaal acht deelnemers, zeven
excursies en vijf werkdagen.
4. De studiereis dient onder directe verantwoordelijkheid van één of
meerdere leden, dan wel stichtingen belast met het organiseren van
studiereizen voor leden van deze leden, van het OS te zijn
georganiseerd.
5. Een studiereis komt slechts voor subsidiëring in aanmerking indien
de kwaliteit van een studiereis naar het oordeel van de SRC
voldoende is. De kwaliteit wordt beoordeeld op basis van de
volgende punten:
5.1. De studiereis dient academisch interessant te zijn. Dat wil
zeggen dat met deelname aan de studiereis studiepunten
verdiend kunnen worden.
5.2. De studiereis dient een doelstelling te hebben, uiteengezet in
een wetenschappelijk onderzoek binnen een thema.
5.3. Voorafgaand aan de studiereis dient een voorverslag gemaakt
te worden, waarin het wetenschappelijk onderzoek is uitgewerkt
en waarin verslag wordt gedaan van de voorbereiding.
5.4. Minimaal 2/3 van het totale aantal werkbare dagen dat de
studiereis telt, dient besteed te worden aan bezoeken aan
bedrijven, universiteiten of andere relevante instellingen of aan
andere activiteiten in het kader van het onderzoek van de
studiereis. Vakantiedagen die gelden in het bezochte land zullen
niet als werkdagen geteld worden. In principe telt een bezoek
aan één instelling slechts voor één dagdeel. Elk dagdeel
(ochtend/middag/avond) wordt geteld als een halve dag. Indien
het bezoek van één bedrijf, universiteit of andere instelling
meerdere dagdelen betreft, moet de inhoud van het programma
deze lengte rechtvaardigen.
5.5. Tijdens of na afloop van de reis dient een naverslag te worden
gemaakt. Het naverslag dient, naast verslagen van de hiervoor
bedoelde bedrijfsbezoeken, ook een terugkoppeling te bevatten
naar het onderzoek.
5.6. Gedurende de studiereis wordt het gezelschap vergezeld en
begeleid door één of meer wetenschappelijk medewerkers van de
UT.
6. Een studiereis kan alleen aanspraak maken op de subsidie indien de
Stichting Universiteitsfonds Twente wordt geaccepteerd als Lead
Sponsor.
6.1. De term Lead Sponsor staat in dit licht gelijk aan hoofdsponsor
of aanduidingen van soortgelijke strekking. Alleen na
uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Stichting
Universiteitsfonds Twente kan een andere sponsor (mede) de
status van hoofdsponsor krijgen.
6.2. Het Lead Sponsorpakket omvat
▪ Advertentie Universiteitsfonds in verenigingsblad, 1/1, indien
kleur dan kleur
▪ Advertentie Universiteitsfonds in voorverslag, 1/1, indien kleur
dan kleur
▪ Advertentie Universiteitsfonds in naverslag, 1/1, indien kleur
dan kleur
▪ Groepsfoto met spandoek Universiteitsfonds op locatie
▪ Banner (welke linkt naar Universiteitsfonds homepage) op
homepage van de studiereiscommissie
6.3.Het benodigd grafisch materiaal is te vinden op de website van
het Universiteitsfonds, http://utwente.nl/ufonds.
6.4.Mocht de studiereis niet kunnen voldoen aan één of meer van de
gestelde voorwaarden, dan dienen hierover vooraf afspraken te
worden gemaakt met het Universiteitsfonds, te bereiken via
[email protected].
Artikel 2. De deelnemer
1. Student-deelnemers zijn deelnemers die gedurende de reis als
voltijdstudent ingeschreven staan bij de Universiteit Twente.
2. Studenten komen voor subsidie in aanmerking vanaf het tweede
jaar van de hiervoor bedoelde inschrijving aan de Universiteit
Twente, tot zij hun graad hebben behaald of de nominale studieduur
van hun opleiding met meer dan een jaar hebben overschreden.
3. In uitzondering op het in lid 2 gestelde kunnen HBO-doorstromers
die ingeschreven staan als bachelor in een pre-masterprogramma
geen aanspraak maken op subsidie.
4. Student-deelnemers dienen in een redelijk tempo te studeren. In
principe betekent dit dat zij in het collegejaar voorafgaand aan dat
waarin de reis vertrekt tenminste 45 ECTS aan studiepunten te
hebben behaald.
5. Een student-deelnemer kan echter slechts één keer in zijn studie
aanspraak maken op subsidie. Uitzonderingen hierop zijn:
- Organisatoren die al eens subsidie hebben ontvangen als
deelnemer kunnen éénmaal ontheffing krijgen hierop.
- Een student die al eens laagtarief heeft ontvangen heeft recht
op het verschil tussen het ontvangen laagtarief en het geldende
hoogtarief, wanneer de student deelneemt aan een reis die recht
heeft op het hoogtarief.
6. Een studiereis kan maximaal 7 deelnemers aanmerken als
organisator.
7. De opleiding waarvoor de student staat ingeschreven beslist
over uitzonderingen op het in leden 2 en 4 van dit artikel
gestelde.
Artikel 3. De subsidie
1. De totaal toe te kennen subsidie voor een studiereis is gelijk aan
de subsidie per deelnemer vermenigvuldigd met het aantal
student- deelnemers dat voor deze subsidie in aanmerking komt.
In afwijking hierop is de totale subsidie nooit hoger dan de totale
begroting van een reis en is de subsidie per persoon nooit hoger
dan de inleg van de deelnemer.
2. De hoogte van de subsidie wordt per kalenderjaar, voor aanvang
van dat jaar, door de SRC vastgesteld. Er wordt gewerkt met twee
tarieven. Het tarief waarop aanspraak gemaakt kan worden is
afhankelijk van de studiereis.
3. De verhouding tussen het hogere van de twee tarieven, het
hoogtarief, en het lagere van de twee tarieven, het
laagtarief, bedraagt drie op één.
4. Een studiereis kan in ieder geval aanspraak maken op het
hoogtarief indien:
◦ de studiereis tenminste vijftien werkdagen beslaat en
◦ de bestemming buiten Europa valt.
5. De SRC kan een studiereis die niet voldoet aan één of meer van
de in lid 4 gestelde voorwaarden toch het hoogtarief toekennen
als voldaan wordt aan één van de volgende voorwaarden:
◦ De meest interessante bestemming in het (deel)vakgebied
dat de studiereis onderzoekt valt binnen Europa. Deze
inschatting ligt bij de SRC, die zich hierbij kan laten
adviseren door derden.
◦ Namens het OS-lid waaronder de reis valt zijn de drie
voorgaande boekjaren geen studiereizen
georganiseerd.
◦ Het organiseren van een reis die voldoet aan de in lid 4
gestelde voorwaarden is om een andere reden bijzonder
moeilijk. Deze inschatting ligt bij de SRC, die zich hierbij
kan laten adviseren door derden.
Artikel 4. Inventarisatie
1. Iedere studiereis dient vóór 1 november van het jaar voorafgaand
aan het boekjaar waarin deze zou vertrekken schriftelijk te worden
aangekondigd bij de SRC. Hierbij dienen de bestemming, de
periode, de organisatoren en het verwachte aantal studentdeelnemers van de voorgenomen reis te worden vermeld.
2. Indien een studiereis gebruik wenst te maken van de
uitzonderingsregeling beschreven in artikel 3 lid 5 dient dit in de
aankondiging vermeld en onderbouwd te worden.
3. De SRC dient de inventarisatie tenminste aan te kondigen via een
mededeling op een algemene vergadering van het OS.
Artikel 5. Subsidie-aanvraag
1. De subsidie-aanvraag van de reis dient minimaal twee weken voor
vertrek van de reis te zijn ingediend bij de SRC.
2. De subsidie-aanvraag dient digitaal, dus per e-mail of file-sharingsysteem, te worden ingediend bij de SRC met bijgevoegd
• een voorlopig programma, waarop duidelijk te zien is welke
dagdelen zich lenen voor bedrijfsbezoeken, en welke
daadwerkelijk zijn ingevuld,
• een begroting,
• een deelnemerslijst, met bij elke deelnemer vermeld
◦ naam + voorletters,
◦ studentnummer, indien van toepassing,
◦ of hij/zij student-deelnemer is,
◦ of hij/zij al eerder subsidie heeft ontvangen en
◦ of hij/zij als organisator wordt aangemerkt,
• een bewijsstuk waarin vanuit de opleidingen waarvoor de
deelnemers staan ingeschreven het volgende wordt
aangegeven:
◦ welke deelnemers subsidiegerechtigd zijn volgens het
in artikel 2 gestelde,
◦ aan welke deelnemers een uitzondering wordt
toegekend en
◦ welke deelnemers niet subsidiabel zijn,
• het onderzoeksvoorstel met thema-uitwerking en
• het voorverslag.
3. Wijzigingen in een reeds goedgekeurde subsidieaanvraag dienen
terstond gemeld te worden aan de SRC.
4. Ten tijde van het indienen van de subsidie-aanvraag mag ook een
voorschot op de subsidie worden aangevraagd. Bij de aanvraag
moet daarvoor een factuur worden ingediend voor de helft van de
totale subsidie.
Artikel 6. Groepsfoto
1. Uiterlijk twee weken na het einde van de studiereis dient de op
locatie genomen groepsfoto met UFonds-vlag digitaal te worden
aangeleverd bij het Universiteitsfonds op
[email protected] en de SRC. De foto dient duidelijk
niet in Nederland genomen te zijn en bij voorkeur elementen te
bevatten die typisch zijn voor het land waar de groepsfoto
genomen is.
Artikel 7. Eindafrekening
1. Binnen zes maanden na afloop van de studiereis dient de aanvrager
een eindafrekening te overleggen aan de SRC. Indien (een deel
van) de periode tussen 15 juli t/m 15 augustus binnen de gestelde
zes maanden valt, worden deze dagen niet meegeteld in de gestelde
zes maanden.
2. De eindafrekening dient digitaal, dus per e-mail of file-sharingsysteem, te worden ingediend bij de SRC en te bestaan uit
• de financiële afrekening,
• een deelnemerslijst, met bij elke deelnemer vermeld
◦ naam + voorletters,
◦ studentnummer, indien van toepassing,
◦ of hij/zij student-deelnemer is,
◦ of hij/zij al eerder subsidie heeft ontvangen en
◦ of hij/zij als organisator wordt aangemerkt,
• een bewijsstuk waarin vanuit de opleidingen waarvoor de
deelenemers staan ingeschreven wordt bevestigd dat de
deelnemers voldoen aan de in artikel 2 gestelde eisen,
• een definitief programma, waarop duidelijk te zien is welke
dagdelen geschikt waren voor bedrijfsbezoeken, en welke
daadwerkelijk zijn benut,
• het naverslag,
• een duidelijke referentie naar de editie van het verenigingsblad
waarin de UFonds-advertentie is opgenomen en
• een factuur voor de nog uit te keren subsidie.
3. Aan de hand van de eindafrekening wordt de definitieve subsidie
toegekend. Dit toegekende bedrag wordt verrekend met een
eventueel reeds uitgekeerd voorschot.
Artikel 8. Onvoorziene gevallen
1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de SRC.