Criteria `verbetering van fietspaden` - Bestuurszaken

HR – beleid: Radar – platform tijdelijke mobiliteit
Vlaamse overheid – afsprakenkader AWV
Directieraad d.d. 13 februari 2014
Ingediend door Katrien Haegeman en An Lekens, team
HRM en Anne-Séverine Poupeleer, afdelingshoofd PCO
Statuut: ter goedkeuring
Kenniscluster:
7.3 Loopbaan
1. Situering / probleemschets
Om tijdelijke mobiliteit te faciliteren binnen de Vlaamse Overheid (VO), werd het platform
Radar ontwikkeld door het departement Bestuurszaken. Radar is de uitleendienst voor talent
binnen de Vlaamse overheid. Radar koppelt vraag en aanbod van talent aan elkaar. Het
platform is voor alle personeelsleden van de Vlaamse overheid toegankelijk en eenvoudig te
gebruiken.
Elk personeelslid kan op dit platform een eigen account aanmaken en dit profiel aanvullen
met zijn of haar talenten. Daarna kan men op zoek gaan naar een opdracht om die talenten
in te zetten of men kan worden uitgenodigd voor een bepaalde opdracht.
Omgekeerd kan iedereen die een specifiek talent zoekt voor een bepaalde opdracht of
tijdelijk extra hulp nodig heeft, een opdracht op Radar plaatsen.
Sinds eind januari 2014 wordt Radar bekend gemaakt aan alle personeelsleden van de
Vlaamse overheid aan de hand van een affichecampagne, een koepelbericht en een
roadshow in de verschillende gebouwen in Brussel (Ellipsgebouw, Hendrik
Consciencegebouw) en in enkele provincies (Anna Bijnsgebouw, Dirk Boutsgebouw).
Daarnaast worden ook alle personeelsleden aangespoord om Radar extra bekend te maken
binnen de eigen entiteit.
Gezien de publiciteit die rond dit nieuwe platform wordt gemaakt en de
vragen/verwachtingen van medewerkers die hierdoor misschien worden gecreëerd, dringt
een AWV–brede visie en een afsprakenkader omtrent de praktische toepassing van dit VO
initiatief zich op.
2. Discussiepunten / aandachtspunten
2.1 Wat verstaan we onder tijdelijke mobiliteit?

Iets anders: om het even welke vorm van tijdelijke functiewijziging kan beschouwd
worden als mobiliteit. Dat betekent dat ook tijdelijke job verruiming mee in de scope
wordt opgenomen.
Radar: visie & afsprakenkader
Directieraad d.d. 13/02/2014
1


Ergens anders: kan betekenen, in een andere organisatie, maar evengoed binnen
AWV maar op een ‘fysiek andere locatie’ of in een andere afdeling.
Vorm: er is een breed scala aan mogelijkheden om aan tijdelijke mobiliteit te doen.
o Tijdelijke mobiliteit kan gaan over een medewerker die een paar uur een
informatiesessie geeft, zich als moderator opgeeft of zich engageert om
enkele keren per jaar deel te nemen aan een denktank;
o Een medewerker kan ook een bepaald percentage van zijn of haar tijd ergens
anders werken en de dossiers in de eigen afdeling verder blijven opvolgen;
o Een veel voorkomende vorm van tijdelijke mobiliteit gebeurt door
projectwerking. Wanneer een medewerker in een andere entiteit een
bepaald project opneemt, is dat per definitie tijdelijk;
o Enkele maanden of enkele weken voltijds ergens anders werken.
2.2 Meerwaarde van tijdelijke mobiliteit voor de medewerker en voor de organisatie
-
-
-
-
-
Er kan op een laagdrempelige manier beroep worden gedaan op de kennis en
expertise die binnen de Vlaamse Overheid aanwezig is. Ook kunnen interessante
profielen zo gemakkelijk kennis maken met AWV als potentiële werkgever.
In tijden van besparingen kan tijdelijke mobiliteit helpen om tijdelijke afwezigheden
op te vangen zonder daarvoor aanwervingsprocedures te moeten opstarten. Bv.
vervanging van zwangerschapsverlof, ziekteverlof… Dit kan zowel door het tijdelijk
aantrekken van personeelsleden van buiten AWV als door het tijdelijk verschuiven
van personeelsleden binnen AWV.
Door iets nieuws uit te proberen, krijgen medewerkers de kans om zich te
ontwikkelen, hun kennis te verruimen en hun netwerk uit te bouwen. Dat is zowel
voor de medewerker als voor de organisatie een voordeel. De organisatie krijgt een
medewerker terug met nieuwe kennis en inspiratie, wat niet alleen een positieve
impact heeft op de inzetbaarheid en de retentie van medewerkers. Het stimuleert
bovendien het innovatief denken1 in de eigen werkomgeving. .
Tijdelijke mobiliteit kan de samenwerking bevorderen tussen entiteiten of binnen
AWV tussen afdelingen onderling. Bv. een bijdrage leveren aan VO-projecten laat
eigen personeelsleden toe om nieuwe initiatieven vanop de eerste rij te kunnen
opvolgen.
Het platform is tevens een hulpmiddel om de talenten van de eigen personeelsleden
boven de radar te krijgen. Zo kunnen deze “verborgen” talenten ook binnen de
eigen organisatie worden opgemerkt en ingezet. Talenten komen vaak pas naar
boven als door de juiste context een medewerker dat talent ook kán tonen.
Ondanks de (terechte) bezorgdheid over de hoge werkdruk van onze personeelsleden en
van de collega’s die “achterblijven” om in een dergelijk uitleensysteem mee te stappen,
lijken bovenstaande voordelen van tijdelijke mobiliteit voldoende tegengewicht te bieden.
Het is wel aangewezen om enkele praktische afspraken te maken.
Eric Schmidt, CEO van Google, introduceerde in 2005 de 70/20/10-regel met het oog op het
stimuleren van innovatie: 70% van de tijd gaat naar kerntaken, 20% naar gerelateerde taken
en 10% gaat naar innovatieve/niet gerelateerde projecten.
1
Radar: visie & afsprakenkader
Directieraad d.d. 13/02/2014
2
2.3 Praktische afspraken
2.3.1 Afsprakennota
Via de website www.bestuurszaken.be/radar wordt een voorbeeld-afsprakennota ter
beschikking gesteld. Hierin komen de items aan bod waarover voor de aanvang van een
tijdelijke mobiliteit best duidelijke afspraken worden gemaakt:







Duur: de aanvangsdatum en de einddatum van tijdelijke mobiliteit. De
personeelsleden en leidinggevenden kunnen in onderling akkoord de tijdelijke
mobiliteit vroegtijdig afbreken.
Vorm: de tijdelijke mobiliteit gebeurt voltijds (100%), deeltijds (een bepaald %),
projectmatig, voor X aantal uur.
Verloning: door wie wordt het loon van het personeelslid betaald? Om tijdelijk iets bij
te leren kan de eigen entiteit het loon blijven betalen. Wanneer een medewerker
tijdelijk 100% aan de slag gaat bij een andere entiteit kan beslist worden dat het loon
door de ontvangende entiteit wordt betaald.
Arbeidsvoorwaarden (prikklok, stam- en glijtijden, …): wanneer de
arbeidsvoorwaarden per entiteit verschillen of wanneer het personeelslid een ander
soort functie opneemt, moeten afspraken gemaakt worden over de
arbeidsvoorwaarden.
Verzekering: binnen dezelfde rechtspersoon is er geen probleem voor de
verzekering. Indien tijdelijke mobiliteit buiten de rechtspersoon plaatsvindt, moet dat
per geval worden bekeken. Ook als er geen formele overeenkomst is, zijn er
mogelijkheden om toch zekerheid te bieden aan de medewerker, bijvoorbeeld in de
vorm van een nota door de uitsturende leidinggevende waarin bevestigd wordt dat
aan tijdelijke mobiliteit wordt gedaan bij een bepaalde entiteit.
Functioneel gezag PLOEG (plannen, opvolgen, evalueren, gewaardeerd
worden) en verlof: er moeten afspraken worden gemaakt over wie het functioneel
gezag uitoefent over het personeelslid voor de periode van de tijdelijke mobiliteit.
Werkmiddelen: ICT middelen, mailbox, toegang documentmanagementsystemen…
2.3.2 Wie keurt de tijdelijke mobiliteit goed?
Personeelsleden kunnen zich via het Radar-platform onmiddellijk kandidaat stellen voor een
oproep. Hierbij wordt kort vermeld dat medewerkers dit met hun leidinggevende moeten
overleggen of dit past in de planning.
Om op AWV-niveau een zicht te krijgen op de inzet van de AWV-talenten en om de impact
van de tijdelijke mobiliteit op de werklast te kunnen monitoren, verloopt de goedkeuringsflow
best op AWV-niveau, zij het via een getrapt systeem. Het is immers aangewezen om ook de
directe leidinggevenden te betrekken.
Radar: visie & afsprakenkader
Directieraad d.d. 13/02/2014
3
1) De eerste evaluator, die het beste zicht heeft op zowel het functioneren van de
medewerker als op de werkdruk binnen het team, geeft een advies aan het
afdelingshoofd.
2) Het afdelingshoofd neemt zelf een beslissing voor opdrachten van maximum 10%
van het gewerkte arbeidspercentage. (= halve dag per week voor een voltijdse
prestatie) Om een goed zicht te hebben op de tijdelijke mobiliteit, verloopt de
aanvraag via de personeelsverantwoordelijke, die deze ook registreert. Afspraken
hierover worden gemaakt in de stuurgroep P&O
3) Om op AWV-niveau, over de verschillende afdelingen heen, eenzelfde talentenbeleid
te kunnen voeren, ligt de beslissingsbevoegdheid voor opdrachten van meer dan
10% bij de administrateur-generaal, na advies van het afdelingshoofd.
Personeelsverantwoordelijken mailen daartoe de aanvraag en/of afsprakennota (zie
2.3.1) naar de mailbox: [email protected].
Deze principes gelden ook voor het plaatsen van opdrachten op RADAR.
2.4 Evaluatie
Aangezien het hier een nieuw, VO-breed initiatief betreft waarvan het succes moeilijk te
voorspellen is, zal na 12 maanden geëvalueerd worden wat de impact is van RADAR op
AWV en of de voorgestelde goedkeuringsflow eventueel moet worden bijgesteld.
3. Voorstel van beslissing directieraad
Beslispunt Directieraad:
De Directieraad beslist om:
- in te zetten op talentuitwisseling en tijdelijke mobiliteit en akkoord te gaan met het onder
2.3.2 beschreven (getrapte) systeem van goedkeuring;
- de stuurgroep Personeel en Organisatie de opdracht te geven praktische afspraken te
maken mbt de afsprakennota (zie 2.3.1) en de registratie;
- het team HR beleid de opdracht te geven RADAR te evalueren na een periode van 12
maanden.
Radar: visie & afsprakenkader
Directieraad d.d. 13/02/2014
4