Manegementinformatie: bestaat het dan toch?

Hans Kuné / [email protected]
Manegementinformatie:
bestaat het dan toch?
Aan de universiteit lopen managers rond die informatie willen
hebben. Zonder goede informatie kunnen ze de universiteit, faculteit
of afdeling niet goed besturen.
V
oor een groot deel zou die informatie uit
Datawarehouse
interne universitaire en externe syste-
Hoe werkt zo’n managementinformatiesysteem en waarom heeft het zo
men moeten komen, bijvoorbeeld van de VSNU
lang geduurd voordat het er was? Om maar met de laatste vraag te be-
(de Vereniging van Samenwerkende Universi-
ginnen: de complexiteit van de machinerie die de data uit de registratieve
teiten) en DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs).
systemen kan omzetten in bruikbare informatie wordt vaak onderschat.
In die systemen wordt van alles en nog wat
Erik: ‘Al die systemen, zoals het financiële systeem, het personeelsinfor-
bijgehouden. Het idee is dat met behulp van al
matiesysteem, het studenteninschrijvingssysteem, het studieresultaten-
die gegevens dan nette rapportjes met kenge-
systeem, het ruimtesysteem, zijn opgezet met een bepaald doel waarvoor
tallen gemaakt kunnen worden. Bijvoorbeeld:
ze geoptimaliseerd zijn. Als je de gegevens uit die systemen haalt en
hoeveel medewerkers heeft de RUG? Of: hoeveel
simpelweg naast elkaar legt, dan kun je die gegevens niet altijd 1 op 1
studenten zijn er? Of, nog belangrijker: hoeveel
met elkaar in verband brengen. Dat is wel nodig als je managementinfor-
van die studenten komen uit het buitenland?
matie wilt produceren.
En, heel erg belangrijk: hoe staat het met de
studierendementen?
Business
Intelligence
Business Intelligence
Proces Proces
Maar ook meer vragen zouden beantwoord
kunnen worden, zoals: gebruiken wij onze
zalen wel goed? Hoeveel geld geven we op welk
project uit? Gaat er wel voldoende geld naar
onderzoek en onderwijs en niet teveel naar
overhead? En ga zo maar door. Managers willen
deze dingen absoluut weten.
Maar, waarom mag Joost weten, het is tot
nu toe nog nooit gelukt de antwoorden op
deze vragen uit de systemen te krijgen. Tot het
moment dat Erik Middelbosch aangesteld werd
bij de afdeling Administratieve Informatie Voor-
Data ontsluiting
ziening. Hij werkt daar aan iets dat de meeste
mensen bij gebrek aan een betere term maar
het ‘datawarehouse’ noemen. Mede dankzij
Erik hebben we tegenwoordig een systeem dat
Alleen al de codes die in de diverse systemen gebruikt worden verschil-
managementinformatie geeft. Grafiekjes met
len van elkaar, ook al slaan ze soms op hetzelfde soort gegevens. Codes
trendlijnen die antwoorden geven op vragen,
voor projecten, voor organisatieonderdelen, voor soorten van werkne-
die tot nu toe niet, of alleen na heel veel werk
mers: in het ene systeem zijn ze zus, in het andere zo. Daarnaast worden
eenduidig te beantwoorden waren.
gegevens met ogenschijnlijk dezelfde betekenis in het ene systeem toch
Pictogram 3/jaargang 2011 juli/augustus 9
>>
>>
vervolg van pagina 9 Managementinformatie
geheel anders gebruikt dan in het andere. Je
Bezetting personeel (fte) Rijksuniversiteit Groningen
moet dus metagegevens hebben waarmee je die
Kengetal definitie versie 2.0 (Active definitie)
codes aan elkaar relateert.
Ambitiejaar:
Begrotingsjaar:
Om die problematiek goed op te lossen,
5000,0
werken we in een soort driestapsprong. We
zetten de gegevens uit Baan, PeopleSoft, Planon,
4500,0
Operational Data Store (ODS). Daar worden ze
4000,0
iedere dag op zo’n manier ingezet dat de gege3500,0
vens van vandaag die van gisteren overschrijven.
De ODS houdt geen historie bij, maar geeft
-0
1
31 -20
02
-0
5
30 -20
-0
0
9- 2
31 20
02
-0
1
31 -20
03
-0
5
30 -20
0
-0
9- 3
31 20
03
-0
1
31 -20
04
-0
5
30 -20
-0
04
9
31 -20
04
-0
1
31 -20
05
-0
5
30 -20
0
-0
9- 5
31 20
-0
05
1
31 -20
0
-0
5- 6
30 20
-0
0
9- 6
31 20
06
-0
1
31 -20
07
-0
5
30 -20
07
-0
9
31 -20
07
-0
1
31 -20
0
-0
5- 8
30 20
-0
08
9
31 -20
08
-0
1
31 -20
09
-0
5
30 -20
09
-0
9
30 -20
-0
09
9
31 -20
1
-0
1- 0
31 20
10
-0
5
30 -20
1
-0
9- 0
20
11
warehouse noemen. Het datawarehouse is dus
3000,0
31
zijn gegevens wel door aan wat wij het datamaar een onderdeel van de hele machinerie die
managementinformatie verzorgt, maar wel een
zeer belangrijk onderdeel.
Ultimo
Kerngetal (Naam)
Begroting (RUG)
Ambitie RUG
Structuur en historie
Ultimo
Progress en al die andere systemen eerst in de
Waarde
2002200320042005200620072008200920102011
4438,64524,44552,64399,94253,53455,33503,43648,43839,23829,4
Percentage 72,7%72,8%72,1%72,5%72,9%72,4%70,9%70,6%69,5%72,8%
Bezetting personeel (fte)
Gemiddeld 4374,94485,14535,44530,64294,13439,33424,43546,93704,53831,3
Marktaandeel10,4%10,9% 11%10,9%10,4% 8,5% 8,5% 8,5% 100& 100%
In het datawarehouse brengen we al die verschillende gegevens met elkaar in verband op
grond van kennis van de structuur die in de data
OK. En de managers, die kunnen dus in dat
zit te kijken. Zelfs bij zoiets simpels als het aantal
zit. Gebouwen halen we bijvoorbeeld uit Planon
datawarehouse winkelen?
studenten hangt het al af van de definitie die je
aan het begrip student geeft.
en faculteiten uit PeopleSoft. En met de metagegevens die we in het datawarehouse bijhouden,
Erik: ‘Nou nee, dat leek ons geen goed idee. Dat
En met een begrip als OBP-ratio is dat nog
kunnen we dan die twee gegevens koppelen,
zou net zoiets zijn als Albert Heijn die zijn klan-
belangrijker. Dan bekijk je de verhouding van
zodat we kunnen zeggen: die en die gebouwen
ten door het magazijn laat lopen. Er moet ook
het ondersteunend en beheerspersoneel ten
horen bij die en die faculteit.
nog een winkelier zijn, die er voor zorgt dat de
opzichte van iets anders, bijvoorbeeld het geheel
gevraagde informatie netjes op de goede plank-
van je formatie. Voor al die begrippen bestaan
op. Je kunt dus door de tijd heen zien welke
jes wordt neergezet, met bordjes erbij waarop
definities die vaak op nationaal niveau zijn vast-
gebouwen bij welke faculteit horen of hoeveel
uitgelegd staat wat je nu precies gepresenteerd
gesteld en die presenteren we ook.
medewerkers OBP-er respectievelijk WP-er zijn.
krijgt. Die winkelier noemen wij de ‘datamart’.
Welke opleidingen onder welke faculteiten val-
Er zijn verschillende datamarts, die de klus voor
Soms worden definities veranderd. Dat is
len en hoeveel docenten daarbij betrokken zijn,
verschillende brokken informatie klaren.
ook erg lastig, dan krijg je trendbreuken in je
In het datawarehouse bouwen we ook historie
grafieken. Tot op een bepaald moment stijgt
enzovoort. Kortom, het datawarehouse brengt
de structuur en de historie aan in de dagelijkse
Trendbreuk
je trendlijn dan wellicht en vervolgens valt hij
bak met losse data die in het ODS arriveert.’
Toen we twee jaar geleden begonnen, hadden
omlaag of springt hij omhoog. Dat komt omdat
we het idee dat de managementinformatie
vanaf een bepaalde datum een nieuwe definitie
Juist. Maar wordt dat datawarehouse dan
goed gepresenteerd zou kunnen worden door
gebruikt wordt. Daar hebben we ook rekening
niet afschuwelijk groot?
dashboardklokjes, zoals in een auto. Hoe hard
mee gehouden. We geven de gebruikers van
rij ik? Dat kun je dan aan het wijzertje zien en de
het systeem de mogelijkheid om te zien hoe
getallen op het klokje.
de trend geweest zou zijn als de oude definitie
Erik: ‘Reken maar. Gelukkig is schijfruimte
tegenwoordig geen echt probleem meer. We
Het nadeel daarvan is dat je alleen ziet hoe
gehandhaafd zou zijn gebleven.’
moeten wel goed nadenken over de architectuur
hard je nu rijdt, niet hoe de historische ontwik-
van het systeem. Als je wilt dat de responsetij-
keling van je rijsnelheid is. Voor een automo-
Is het project Managementinformatie nu
den goed blijven – en dat willen we natuurlijk –
bilist is dat niet belangrijk om te weten, maar
klaar?
zullen we in de toekomst extra aandacht moeten
voor zo ongeveer alle gegevens die managers
besteden aan de vraag hoe je met zulke grote
gebruiken, is dat wel erg belangrijk. Het is goed
Erik: ‘Als je het formeel bekijkt wel, maar het
databestanden om moet springen.
te weten hoeveel studenten een bepaalde oplei-
werk aan dit systeem is naar mijn idee nog lang
Dat is een probleem dat we in een vervolg-
ding nu heeft, maar het is nog belangrijker om
niet afgerond. Voor de komende tijd worden
project gaan aanpakken. Voorlopig hebben we
te weten of daar een opgaande of neergaande
nieuwe projecten geïnitieerd die de informatie
ons voornamelijk met de inhoudelijke proble-
trend in zit en of deze trend afdoende is om de
van het datawarehouse zullen gebruiken en
men beziggehouden: hoe ziet de structuurlaag
gestelde ambitie te bereiken.
uitbreiden. Ik denk ook niet dat het ooit af is. Je
eruit op basis waarvan het datawarehouse de
We presenteren de gegevens daarom nu in de
gegevens uit het ODS kan ordenen en van zijn
vorm van grafieken die trendlijnen laten zien. En
historische dimensie kan voorzien.’
tegelijk zetten we erbij waarnaar je nu precies
10 Pictogram 3/jaargang 2011 juli/augustus
kunt het voor tal van toepassingen gebruiken en
daar zal ook vraag naar zijn’. <