De Manager als Coach Itasc Nederland Coachen De managementstijl voor betere prestaties van individu en team Itasc Nederland Definitie coachen Coachen is iemands potentiële kwaliteiten vrijmaken, zodat hij zo goed mogelijk presteert. Het is geen onderwijzen, maar het leren bevorderen Itasc Nederland Succesvol coachen is gebaseerd op: Context Bewustzijn en verantwoordelijkheid Vaardigheid De juiste vragen stellen Sequentie ‘Grow’ - Doelen - Werkelijkheid - Opties - Wil Itasc Nederland Motivatie 1. Echte motivatie komt van binnenuit 2. Dit kan door coachen sterk vergroot worden 3. En wordt door coachen omgezet in effectief handelen Itasc Nederland Relatie De relatie tussen coach en gecoachte wordt gekenmerkt door: • Samenwerking • Gezamenlijke inspanning • Vertrouwen • Veiligheid • Minimale druk Itasc Nederland Eisen aan de coach Empathie Integriteit Objectiviteit Bereidheid tot fundamenteel andere benadering van de medewerkers Itasc Nederland Vraag aan de medewerker Extra persoonlijke verantwoordelijkheid Dit kan weerstand opleveren, omdat het afwijkt van de traditionele managementstijl Itasc Nederland Communicatiecontinuüm Coach Beiden verantwoordelijk Baas heeft de macht Commanderen Uitvoerend werker heeft de macht Aanprijzen Discussiëren Itasc Nederland Met rust laten Coachen Coachen zit tussen de uitersten van het communicatiecontinuüm, zonder de risico’s van beide uitersten dit is mogelijk door Het stimuleren van de medewerker om zelf beslissingen te nemen Het meer bewust laten worden en meer verantwoordelijkheid laten nemen door de medeweker Itasc Nederland De rol van de manager Zorgen voor cultuurverandering, zodat mensen laten groeien Itasc Nederland Uit onderzoek blijkt dat... Uitgelegd Uitgelegd en voorgedaan Uitgelegd, voorgedaan en zelf ervaren Herinnering na 3 weken 70 % 72 % 85 % Herinnering na 3 maanden 10 % 32 % 65 % Conclusie: de herinnering neemt drastisch af wanneer mensen alleen maar te horen krijgen hoe ze iets moeten doen. Itasc Nederland Hét kenmerk van verandering Het groeiend bewustzijn Dit vergt verantwoordelijkheid Itasc Nederland Verantwoordelijkheid Verantwoordelijkheid = pro-actief Verantwoording = reactief (impliceert een oordeel) Verantwoordelijkheid impliceert kiezen Verantwoordelijkheid geven aan werknemers, betekent dat zij op hun beurt hun uiterste best zullen doen Itasc Nederland Centrale aspect van coachen: Een beroep doen op de mogelijkheid dat een medewerker verantwoordelijkheid op zich neemt Itasc Nederland Het doel van coachen Het bewustzijn vergroten Bewustzijn is weten wat er om je heen gebeurt Zelfbewustzijn is weten wat je ervaart Itasc Nederland De geest is de sleutel Mentale instelling Willen winnen Kennis Ervaring Verschuiving van ‘instructies geven’ naar ‘bewustzijn en verantwoordelijkheid kweken’ Itasc Nederland Intrinsieke motiverende factoren 1. De kans op reële verantwoordelijkheid en keuzevrijheid 2. De kans om zelfrespect en een eigen identiteit op te bouwen 3. De kans om het gevoel te ervaren dat men echt een bijdrage heeft geleverd, een verlangen dat in ieder van ons sluimert Itasc Nederland De goede vragen Vragen, niet bevelen (niet: wees meer bewust, maar: “Hoe groot is de huidige voorraad?”) Goede vragen genereren eigen verantwoordelijkheid, maar maken ook meer bewust van nog andere factoren Vragen stellen door de coach betekent informatie verzamelen voor de medewerker Gebruik: wat, wanneer, hoeveel (kwantificerend, dus meer concrete en feitelijke antwoorden), liever niet ‘waarom’ of ‘hoe’ Itasc Nederland De goede vragen (vervolg) Concentreer op details: eerste algemene vragen stellen, daarna toespitsen op bijzonderheden Steeds dieper ‘graven’ houdt de aandacht van de medewerker vast en laat het bewustzijn groeien Gebruik open vragen Itasc Nederland Een coach... is niet… maar is juist wel.. iemand die problemen Een klankbord oplost een helper doceert een begeleider instructies geeft iemand die een deskundig is medewerker meer bewust maakt Itasc Nederland De eigenschappen van een coach Geduldig Opmerkzaam Objectief Bewust Behulpzaam Bewust van zichzelf Belangstellend Aandachtig Kan goed luisteren Goed geheugen Itasc Nederland De eigenschappen van een coach (2) Kennis als valkuil Los problemen op door de oorzaak aan te pakken in plaats van de symptomen De manager: deskundige of coach? – Een suggestie geven is beter dan suggestieve vragen stellen – Aansluiten bij de interessen van de ander – Openstaan voor het antwoord: echt luisteren vergt concentratie en oefening (een coach moet zijn mond kunnen houden!) – Let op verkeerde intonatie en tegensprekend lichaamstaal – Toch is het de moeite waard om van tijd tot tijd te spiegelen en samen te vatten – Wees zelfbewust Itasc Nederland Vragen stellen: waarover en in welke volgorde? Coachende gesprekken kunnen formeel en informeel zijn Vragen in de volgorde van vier categorieën: 1. Doel 2. Werkelijkheid 3. Opties 4. Wil Itasc Nederland 1. Doelen Einddoel: zelden in de hand te houden Streefdoel: grotendeels binnen eigen macht om te bereiken Het einddoel levert de inspiratie, maar het streefdoel maakt de zaak concreet en is dus essentieel Einddoel Streefdoel Proces Itasc Nederland Doelen... Opleggen: de baas bepaalt wat de streefcijfers gehaald moeten worden Afspreken: de streefcijfers van het team (in overleg) als basis nemen en hen coachen in de richting van een hoger cijfer door te onderzoeken welke belemmeringen hen van hoge prestaties afhouden en hen te helpen die te elimineren Itasc Nederland Kenmerken goede doelstellingen S Synergisch M Meetbaar A Aangepast R Realistisch T Tijdsgebonden Itasc Nederland Maar ook... Positief geformuleerd (niet niet) Begrijpelijk Relevant Ethisch verantwoord Een uitdaging Wettelijk geoorloofd Milieuvriendelijk Overeengekomen Vastgelegd Itasc Nederland 2. Werkelijkheid Wat is de realiteit? Wees objectief – Afstand nemen – Beschrijven, niet beoordelen Een coach moet volgen Boor emoties aan Evalueer de attituden Graaf niet te diep Vraag naar de realiteit (‘wat’, ‘wanneer’, ‘waar’ in plaats van ‘hoe’ en ‘waarom’) Itasc Nederland 3. Opties (mogelijkheden) Doel van deze fase is niet om het ‘juiste’ antwoord te vinden, maar om zoveel mogelijk alternatieven te bedenken Kwantiteit is hierbij belangrijker dan kwaliteit en haalbaarheid Ontkenningen en tegenwerpingen (“Dat kan niet”), pareren met vragen als “En als je nou eens…” Let op beperkende uitgangspunten Itasc Nederland Vier lijnen, negen punten Trek vier rechte lijnen zonder uw pen van het papier te nemen, waarbij alle punten door een lijn worden gekruist en zonder twee maal over dezelfde lijn te gaan. Itasc Nederland De oplossing 1 4 3 Itasc Nederland 2 Kies het beste alternatief Kijk naar de voor- en nadelen van iedere oplossing Wanneer de mogelijkheden van de medeweker zijn uitgeput, vraag dan als coach: “Ik heb nog een paar andere mogelijkheden. Wil je die horen?” (deze mogelijkheden moeten dezelfde relevantie toegedicht krijgen als iedere andere optie) Itasc Nederland 4. Wil Discussie omzetten in een besluit Duidelijk omschreven actieplan Stel ‘wilsvragen’ (let op de manier waarop!) Itasc Nederland Voorbeelden ‘wilsvragen’ Wat ga je nu echt doen? Wanneer ga je het doen? Beantwoord deze actie aan je doel? Welke hindernissen zou je onderweg tegen kunnen tegenkomen? Wat voor hulp heb je nodig? Geef op een schaal van één tot tien aan hoe zeker je ervan bent dat je de afgesproken acties zult uitvoeren Itasc Nederland Presteren Echt presteren is gaat verder dan wat er van je verwacht wordt Het houdt in dat je de hoogste normen aanlegt, normen die verder gaan dan wat anderen van je vragen of verwachten Presteren is iets waarin je potentiële kwaliteiten tot uitdrukking komen Itasc Nederland Beoordelen en toepassen Zelfevaluatie: zelf verantwoordelijkheid nemen Eigenschappen en vaardigheden om het werk goed te doen op een rij zetten, er cijfers aan verbinden (in de kolommen ‘zoals ik nu ben’ en ‘streefdoel’) ‘Zoals ik nu ben’ refereert naar de werkelijkheid ‘Streefdoel’ refereert naar het doel Daarna de opties bekijken om tot het doel te komen Tenslotte wilsvragen stellen om actieplan bloot te leggen Itasc Nederland Een team opbouwen Itasc Nederland Een team vormen Itasc Nederland Obstakels overwinnen Itasc Nederland Voordelen van coachen Betere prestaties en productiviteit Personeelsontwikkeling Beter leren Betere relaties Betere kwaliteit van arbeid Meer tijd voor de manager Meer creatieve ideeën Beter gebruik van mensen, vaardigheden en middelen Sneller en effectiever reageren in noodsituaties Grotere flexibiliteit en betere aanpassing aan veranderingen Itasc Nederland Vaardigheden en houdingen van goede coaches (1) Zij hebben een duidelijk beeld van wat ze willen met hun organisatie. Zij kunnen hun gedachten daaromtrent goed onder woorden brengen en zijn ook niet bang om dat te doen Zij hebben het gevoel greep te hebben op hun toekomst en hebben plezier in het oplossen van problemen en het aan gaan van uitdagingen Zij weten dat ze alle uitdagingen niet alleen aankunnen, zij waarderen teamwerk Itasc Nederland Vaardigheden en houdingen van goede coaches (2) Zij zijn bereid gecalculeerde risico’s te nemen en ze experimenteren met nieuwe benaderingen. Zij waarderen creativiteit Zij zitten hun medewerkers niet al te dicht op de hielen. Zij staan anderen toe om dingen uit te proberen, nieuwe ideeën toe te passen en hun mogelijkheden te ontwikkelen Zij delen informatie en communiceren één-op-één Itasc Nederland Vaardigheden en houdingen van goede coaches (3) Zij accepteren verantwoordelijkheid voor de werkcondities in de groep, zij waarderen samenwerking en hebben respect voor ideeën van anderen Zij kunnen de uitdagingen beschrijven en concretiseren voor hun groep, verwachtingen met betrekking tot de bijdragen van groepsleden schetsen en hun bijdragen aanmoedigen Itasc Nederland Pijlers van commitment De pijlers waar commitment van een medewerker op is gebouwd: 1. Duidelijkheid over doelstellingen en normen 2. Voldoende vaardigheid 3. Invloed op de gebeurtenissen 4. Waardering voor hun bijdrage Itasc Nederland Confronterend Coachen De moeilijkste vaardigheid van een coach Itasc Nederland Van belang bij confronteren Verduidelijken van verwachtingen Vaststellen van prestatietekorten Acceptatie van moeilijkere taken Strategieën om prestaties te verbeteren Wens voor voortdurende verbetering Itasc Nederland Verschil confronteren - bekritiseren Confronteren Bekritiseren Probleem Persoon Specifiek Algemeen Verandering Beschuldiging Relatie Zelf stoom afblazen Itasc Nederland Valkuilen bij confronteren Vermijden van confronteren Geen duidelijke prestatiecriteria Geen tijdige en onvoldoende feedback Onvoldoende waardering Itasc Nederland Reacties op confronteren Passief worden en zich terugtrekken Uitvluchten, excuses en rationalisaties verzinnen Zelf in de aanval gaan en terugslaan Itasc Nederland Onvoldoende feedback Feedback Verwachting Prestatie Itasc Nederland Gespreksmodel confronteren Itasc Nederland Gespreksmodel confronteren Fase 1: Confronteren/presenteren Fase 2: Informatie verkrijgen Fase 3: Oplossen Itasc Nederland Fase 1: Confronteren / presenteren Gespreksmodel Beperk weerstand en negatieve emoties Specifiek zijn Beperk onderwerp Eén probleem tegelijk Leg nadruk op verandering Toekomstgericht zijn Itasc Nederland Fase 2: Informatie verkrijgen Gespreksmodel Los weerstand op De eigen agenda laten vallen Verzamel informatie (non) verbaal gedrag Eens worden over probleem Bevestigen Itasc Nederland Fase 3: Oplossen Gespreksmodel Eigenaar van probleem Volgende stappen } Plannen Reviewen Positieve relatie Commitment } Itasc Nederland Bekrachtigen Kenmerken gespreksmodel Gespreksmodel Manager heeft probleem Confrontatie begint met weerstand Einde gesprek: – ‘Eigenaar’ van probleem is duidelijk zodat – Verantwoordelijkheid voor uitvoering vastligt Itasc Nederland Doelen fase 1 Gespreksmodel Negatieve emoties en weerstanden minimaliseren Onderwerp beperken Aandacht op verandering richten Itasc Nederland Vaardigheden fase 1 Gespreksmodel Specifiek zijn Beperken van omvang van probleem Toekomstgericht zijn Itasc Nederland Doelen fase 2 Gespreksmodel “Ga niet in op de reactie van de medewerker, maar los het probleem op” Weerstand oplossen Informatie verzamelen Overeenstemming bereiken Itasc Nederland Vaardigheden fase 2 Gespreksmodel Laten vallen van de eigen agenda Verzamelen van informatie Bevestigen Itasc Nederland Verzamelen van informatie Gespreksmodel door: Non-verbaal aandacht geven Erkennen Doorvragen Reflecteren en samenvatten Respecteren Itasc Nederland Doelen fase 3 Gespreksmodel Het vinden van een oplossing voor het probleem Vaststellen probleem-eigenaar Bepalen volgende stappen Positieve relatie bouwen Stimuleren commitment Itasc Nederland Vaardigheden fase 3 Gespreksmodel Plannen Reviewen Bekrachtigen Itasc Nederland