Management Workshop

advertisement
De Manager als Coach
Itasc Nederland
Coachen
De managementstijl
voor betere prestaties
van individu en team
Itasc Nederland
Definitie coachen
Coachen is iemands potentiële kwaliteiten
vrijmaken, zodat hij zo goed mogelijk
presteert. Het is geen onderwijzen, maar het
leren bevorderen
Itasc Nederland
Succesvol coachen is gebaseerd op:
Context
Bewustzijn en verantwoordelijkheid
Vaardigheid
De juiste vragen stellen
Sequentie
‘Grow’
- Doelen
- Werkelijkheid
- Opties
- Wil
Itasc Nederland
Motivatie
1. Echte motivatie komt van binnenuit
2. Dit kan door coachen sterk vergroot worden
3. En wordt door coachen omgezet in effectief handelen
Itasc Nederland
Relatie
De relatie tussen coach en gecoachte wordt
gekenmerkt door:
• Samenwerking
• Gezamenlijke inspanning
• Vertrouwen
• Veiligheid
• Minimale druk
Itasc Nederland
Eisen aan de coach

Empathie

Integriteit

Objectiviteit

Bereidheid tot fundamenteel andere benadering
van de medewerkers
Itasc Nederland
Vraag aan de medewerker
Extra persoonlijke verantwoordelijkheid
Dit kan weerstand opleveren, omdat het
afwijkt van de traditionele managementstijl
Itasc Nederland
Communicatiecontinuüm
Coach
Beiden
verantwoordelijk
Baas heeft de
macht
Commanderen
Uitvoerend werker
heeft de macht
Aanprijzen
Discussiëren
Itasc Nederland
Met rust laten
Coachen
Coachen zit tussen de uitersten van het
communicatiecontinuüm, zonder de risico’s van beide
uitersten
dit is mogelijk door


Het stimuleren van de medewerker om zelf beslissingen
te nemen
Het meer bewust laten worden en meer
verantwoordelijkheid laten nemen door de medeweker
Itasc Nederland
De rol van de manager
Zorgen voor cultuurverandering,
zodat mensen laten groeien
Itasc Nederland
Uit onderzoek blijkt dat...
Uitgelegd
Uitgelegd en
voorgedaan
Uitgelegd,
voorgedaan
en zelf ervaren
Herinnering na 3 weken
70 %
72 %
85 %
Herinnering na 3 maanden
10 %
32 %
65 %
Conclusie: de herinnering neemt drastisch af
wanneer mensen alleen maar te horen krijgen hoe
ze iets moeten doen.
Itasc Nederland
Hét kenmerk van verandering
Het groeiend bewustzijn
Dit vergt
verantwoordelijkheid
Itasc Nederland
Verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid = pro-actief

Verantwoording = reactief (impliceert een oordeel)

Verantwoordelijkheid impliceert kiezen

Verantwoordelijkheid geven aan werknemers, betekent
dat zij op hun beurt hun uiterste best zullen doen
Itasc Nederland
Centrale aspect van coachen:
Een beroep doen op de mogelijkheid
dat een medewerker
verantwoordelijkheid op zich neemt
Itasc Nederland
Het doel van coachen
Het bewustzijn vergroten
Bewustzijn is weten wat er om je heen gebeurt
Zelfbewustzijn is weten wat je ervaart
Itasc Nederland
De geest is de sleutel
Mentale instelling
Willen
winnen
Kennis
Ervaring
Verschuiving van ‘instructies geven’ naar
‘bewustzijn en verantwoordelijkheid
kweken’
Itasc Nederland
Intrinsieke motiverende factoren
1. De kans op reële verantwoordelijkheid en
keuzevrijheid
2. De kans om zelfrespect en een eigen identiteit op
te bouwen
3. De kans om het gevoel te ervaren dat men echt
een bijdrage heeft geleverd, een verlangen dat in
ieder van ons sluimert
Itasc Nederland
De goede vragen




Vragen, niet bevelen (niet: wees meer bewust, maar:
“Hoe groot is de huidige voorraad?”)
Goede vragen genereren eigen verantwoordelijkheid,
maar maken ook meer bewust van nog andere factoren
Vragen stellen door de coach betekent informatie
verzamelen voor de medewerker
Gebruik: wat, wanneer, hoeveel (kwantificerend, dus
meer concrete en feitelijke antwoorden), liever niet
‘waarom’ of ‘hoe’
Itasc Nederland
De goede vragen (vervolg)

Concentreer op details: eerste algemene vragen
stellen, daarna toespitsen op bijzonderheden

Steeds dieper ‘graven’ houdt de aandacht van de
medewerker vast en laat het bewustzijn groeien

Gebruik open vragen
Itasc Nederland
Een coach...
is niet…
maar is juist wel..

iemand die problemen

Een klankbord
oplost

een helper

doceert

een begeleider

instructies geeft

iemand die een

deskundig is
medewerker meer bewust
maakt
Itasc Nederland
De eigenschappen van een coach

Geduldig

Opmerkzaam

Objectief

Bewust

Behulpzaam

Bewust van zichzelf

Belangstellend

Aandachtig

Kan goed luisteren

Goed geheugen
Itasc Nederland
De eigenschappen van een coach (2)



Kennis als valkuil
Los problemen op door de oorzaak aan te pakken in plaats
van de symptomen
De manager: deskundige of coach?
– Een suggestie geven is beter dan suggestieve vragen stellen
– Aansluiten bij de interessen van de ander
– Openstaan voor het antwoord: echt luisteren vergt concentratie en
oefening (een coach moet zijn mond kunnen houden!)
– Let op verkeerde intonatie en tegensprekend lichaamstaal
– Toch is het de moeite waard om van tijd tot tijd te spiegelen en
samen te vatten
– Wees zelfbewust
Itasc Nederland
Vragen stellen: waarover en in welke volgorde?


Coachende gesprekken kunnen formeel en
informeel zijn
Vragen in de volgorde van vier categorieën:
1. Doel
2. Werkelijkheid
3. Opties
4. Wil
Itasc Nederland
1. Doelen


Einddoel: zelden in de hand te houden
Streefdoel: grotendeels binnen eigen macht om te
bereiken
Het einddoel levert de inspiratie, maar het
streefdoel maakt de zaak concreet en is dus
essentieel
Einddoel
Streefdoel
Proces
Itasc Nederland
Doelen...

Opleggen: de baas bepaalt wat de streefcijfers
gehaald moeten worden

Afspreken: de streefcijfers van het team (in overleg)
als basis nemen en hen coachen in de richting van een
hoger cijfer door te onderzoeken welke
belemmeringen hen van hoge prestaties afhouden en
hen te helpen die te elimineren
Itasc Nederland
Kenmerken goede doelstellingen
S

Synergisch
M

Meetbaar
A

Aangepast
R

Realistisch
T

Tijdsgebonden
Itasc Nederland
Maar ook...









Positief geformuleerd (niet niet)
Begrijpelijk
Relevant
Ethisch verantwoord
Een uitdaging
Wettelijk geoorloofd
Milieuvriendelijk
Overeengekomen
Vastgelegd
Itasc Nederland
2. Werkelijkheid
Wat is de realiteit?

Wees objectief
– Afstand nemen
– Beschrijven, niet beoordelen





Een coach moet volgen
Boor emoties aan
Evalueer de attituden
Graaf niet te diep
Vraag naar de realiteit (‘wat’, ‘wanneer’, ‘waar’
in plaats van ‘hoe’ en ‘waarom’)
Itasc Nederland
3. Opties (mogelijkheden)




Doel van deze fase is niet om het ‘juiste’ antwoord te
vinden, maar om zoveel mogelijk alternatieven te
bedenken
Kwantiteit is hierbij belangrijker dan kwaliteit en
haalbaarheid
Ontkenningen en tegenwerpingen (“Dat kan niet”),
pareren met vragen als “En als je nou eens…”
Let op beperkende uitgangspunten
Itasc Nederland
Vier lijnen, negen punten
Trek vier rechte lijnen zonder uw pen van het papier te nemen,
waarbij alle punten door een lijn worden gekruist en zonder twee
maal over dezelfde lijn te gaan.
Itasc Nederland
De oplossing
1
4
3
Itasc Nederland
2
Kies het beste alternatief

Kijk naar de voor- en nadelen van iedere oplossing

Wanneer de mogelijkheden van de medeweker zijn
uitgeput, vraag dan als coach: “Ik heb nog een paar
andere mogelijkheden. Wil je die horen?”
(deze mogelijkheden moeten dezelfde relevantie
toegedicht krijgen als iedere andere optie)
Itasc Nederland
4. Wil

Discussie omzetten in een besluit

Duidelijk omschreven actieplan

Stel ‘wilsvragen’ (let op de manier waarop!)
Itasc Nederland
Voorbeelden ‘wilsvragen’






Wat ga je nu echt doen?
Wanneer ga je het doen?
Beantwoord deze actie aan je doel?
Welke hindernissen zou je onderweg tegen
kunnen tegenkomen?
Wat voor hulp heb je nodig?
Geef op een schaal van één tot tien aan hoe zeker
je ervan bent dat je de afgesproken acties zult
uitvoeren
Itasc Nederland
Presteren



Echt presteren is gaat verder dan wat er van je
verwacht wordt
Het houdt in dat je de hoogste normen aanlegt,
normen die verder gaan dan wat anderen van je
vragen of verwachten
Presteren is iets waarin je potentiële kwaliteiten
tot uitdrukking komen
Itasc Nederland
Beoordelen en toepassen






Zelfevaluatie: zelf verantwoordelijkheid nemen
Eigenschappen en vaardigheden om het werk goed te
doen op een rij zetten, er cijfers aan verbinden (in de
kolommen ‘zoals ik nu ben’ en ‘streefdoel’)
‘Zoals ik nu ben’ refereert naar de werkelijkheid
‘Streefdoel’ refereert naar het doel
Daarna de opties bekijken om tot het doel te komen
Tenslotte wilsvragen stellen om actieplan bloot te leggen
Itasc Nederland
Een team opbouwen
Itasc Nederland
Een team vormen
Itasc Nederland
Obstakels overwinnen
Itasc Nederland
Voordelen van coachen










Betere prestaties en productiviteit
Personeelsontwikkeling
Beter leren
Betere relaties
Betere kwaliteit van arbeid
Meer tijd voor de manager
Meer creatieve ideeën
Beter gebruik van mensen, vaardigheden en middelen
Sneller en effectiever reageren in noodsituaties
Grotere flexibiliteit en betere aanpassing aan veranderingen
Itasc Nederland
Vaardigheden en houdingen van goede coaches (1)



Zij hebben een duidelijk beeld van wat ze willen met hun
organisatie. Zij kunnen hun gedachten daaromtrent goed
onder woorden brengen en zijn ook niet bang om dat te
doen
Zij hebben het gevoel greep te hebben op hun toekomst en
hebben plezier in het oplossen van problemen en het aan
gaan van uitdagingen
Zij weten dat ze alle uitdagingen niet alleen aankunnen,
zij waarderen teamwerk
Itasc Nederland
Vaardigheden en houdingen van goede coaches (2)



Zij zijn bereid gecalculeerde risico’s te nemen en ze
experimenteren met nieuwe benaderingen. Zij
waarderen creativiteit
Zij zitten hun medewerkers niet al te dicht op de hielen.
Zij staan anderen toe om dingen uit te proberen, nieuwe
ideeën toe te passen en hun mogelijkheden te
ontwikkelen
Zij delen informatie en communiceren één-op-één
Itasc Nederland
Vaardigheden en houdingen van goede coaches (3)


Zij accepteren verantwoordelijkheid voor de
werkcondities in de groep, zij waarderen samenwerking
en hebben respect voor ideeën van anderen
Zij kunnen de uitdagingen beschrijven en concretiseren
voor hun groep, verwachtingen met betrekking tot de
bijdragen van groepsleden schetsen en hun bijdragen
aanmoedigen
Itasc Nederland
Pijlers van commitment
De pijlers waar commitment van een medewerker op
is gebouwd:
1. Duidelijkheid over doelstellingen en normen
2. Voldoende vaardigheid
3. Invloed op de gebeurtenissen
4. Waardering voor hun bijdrage
Itasc Nederland
Confronterend Coachen
De moeilijkste vaardigheid van een coach
Itasc Nederland
Van belang bij confronteren

Verduidelijken van verwachtingen

Vaststellen van prestatietekorten

Acceptatie van moeilijkere taken

Strategieën om prestaties te verbeteren

Wens voor voortdurende verbetering
Itasc Nederland
Verschil confronteren - bekritiseren
Confronteren
Bekritiseren
Probleem
Persoon
Specifiek
Algemeen
Verandering
Beschuldiging
Relatie
Zelf stoom afblazen
Itasc Nederland
Valkuilen bij confronteren

Vermijden van confronteren

Geen duidelijke prestatiecriteria

Geen tijdige en onvoldoende feedback

Onvoldoende waardering
Itasc Nederland
Reacties op confronteren

Passief worden en zich terugtrekken

Uitvluchten, excuses en rationalisaties verzinnen

Zelf in de aanval gaan en terugslaan
Itasc Nederland
Onvoldoende feedback
Feedback
Verwachting
Prestatie
Itasc Nederland
Gespreksmodel confronteren
Itasc Nederland
Gespreksmodel confronteren
Fase 1: Confronteren/presenteren
Fase 2: Informatie verkrijgen
Fase 3: Oplossen
Itasc Nederland
Fase 1: Confronteren / presenteren
Gespreksmodel
Beperk weerstand en
negatieve emoties
Specifiek zijn
Beperk onderwerp
Eén probleem tegelijk
Leg nadruk op verandering
Toekomstgericht zijn
Itasc Nederland
Fase 2: Informatie verkrijgen
Gespreksmodel
Los weerstand op
De eigen agenda
laten vallen
Verzamel informatie
(non) verbaal
gedrag
Eens worden over probleem
Bevestigen
Itasc Nederland
Fase 3: Oplossen
Gespreksmodel
Eigenaar van probleem
Volgende stappen
}
Plannen
Reviewen
Positieve relatie
Commitment
}
Itasc Nederland
Bekrachtigen
Kenmerken gespreksmodel
Gespreksmodel

Manager heeft probleem

Confrontatie begint met weerstand

Einde gesprek:
– ‘Eigenaar’ van probleem is duidelijk zodat
– Verantwoordelijkheid voor uitvoering vastligt
Itasc Nederland
Doelen fase 1
Gespreksmodel

Negatieve emoties en weerstanden
minimaliseren

Onderwerp beperken

Aandacht op verandering richten
Itasc Nederland
Vaardigheden fase 1
Gespreksmodel

Specifiek zijn

Beperken van omvang van probleem

Toekomstgericht zijn
Itasc Nederland
Doelen fase 2
Gespreksmodel
“Ga niet in op de reactie van de medewerker,
maar los het probleem op”



Weerstand oplossen
Informatie verzamelen
Overeenstemming bereiken
Itasc Nederland
Vaardigheden fase 2
Gespreksmodel

Laten vallen van de eigen agenda

Verzamelen van informatie

Bevestigen
Itasc Nederland
Verzamelen van informatie
Gespreksmodel
door:





Non-verbaal aandacht geven
Erkennen
Doorvragen
Reflecteren en samenvatten
Respecteren
Itasc Nederland
Doelen fase 3
Gespreksmodel
Het vinden van een oplossing voor het probleem




Vaststellen probleem-eigenaar
Bepalen volgende stappen
Positieve relatie bouwen
Stimuleren commitment
Itasc Nederland
Vaardigheden fase 3
Gespreksmodel

Plannen

Reviewen

Bekrachtigen
Itasc Nederland
Related documents
Download