Value Stream Mapping – 10 redenen

Value Stream Mapping – 10 redenen
(Act-2-Vision, 23 augustus 2013)
Value Stream Mapping (VSM) is één van de methoden om processen te ontwerpen, vast te leggen en te
verbeteren. De methode is toepasbaar op allerhande bedrijfsprocessen. De kracht van de methode zit
hierin dat wordt gekeken naar alle activiteiten die al dan niet waarde toevoegen. Activiteiten die geen
waarde toevoegen en niet persé noodzakelijk zijn worden geëlimineerd. De methode wordt vaak
gerelateerd aan de LEAN filosofie en veelvuldig toegepast. Hoewel?
Veel mensen hebben wel eens iets gehoord over brown paper sessies. Een brown paper sessie is een
manier om een VSM op te stellen. Tijdens zo’n sessie komt een groep kennisdragers bij elkaar om aan de
hand van de beschikbare kennis en ervaring een bestaand proces vast te leggen; post-its, een stuk bruin
papier, plakken maar en discussiëren. Tijdens de sessie worden nog verbeteringen aangedragen en
genoteerd, maar na afloop van de sessie verword de brown paper tot een stuk behang, waar in het
voorbijgaan trots naar wordt gewezen, maar in de praktijk weinig of niets mee wordt gedaan – een
(brown) papieren (paper) exercitie.
De reden waarom VSM sessies regelmatig mislukken is een verkeerde benadering. De hierboven
benoemde benadering is een gereedschap benadering (tool). VSM is echter een methode. En achter een
methode schuilt een visie. En visie laat zich kenmerken door het kenmerk “langere termijn”. De kracht
van een VSM zit in het visueel maken van een willekeurig proces, benoemen van verbeterpunten,
oplossen van de knelpunten, nieuwe situatie in VSM vastleggen (oude VSM bijwerken). Elke sessie wordt
bijgewoond door kennisdragers en praktijkmensen. Van end-to-end wordt kennis gedeeld en inzicht in
elkaars werkzaamheden gekregen. Daarmee ontstaat een logische, efficiënte en doelmatige keten van
handelingen; de nieuwe ontstane situatie is het nieuwe fundament waarop verder wordt gebouwd naar
de toekomst – het realiseren van de visie, stap voor stap, continue verbeteren!
Niet overtuigd? 10 redenen om eens te toetsen of de VSM-methode een bijdrage kan leveren aan het
realiseren van uw visie. Herkent u meer dan vijf punten, dan is VSM een waardevolle methode:
1. Tijdens het bouwen van een huis werken we zonder tekening.
2. Het realiseren van de toekomstvisie vindt plaats op een gestructureerde manier, met duidelijke
actiepunten en mijlpalen.
3. Bij het realiseren van de toekomst zijn de benodigde disciplines vertegenwoordigd, kent zijn rol
en handelt volgens de verwachtingen.
4. Kansrijke ideeën worden uitgevoerd, zonder vastlegging van het nieuwe proces. De route
waarlangs het proces gaat worden uitgevoerd wordt niet vastgelegd, problemen komen vanzelf
boven tafel en repareren we achteraf.
5. Kansrijke ideeën ondersteunen de toekomstvisie; het bedrijfs handelt volgens de ingeslagen
weg.
6. Ad hoc ideeën worden getoetst of deze de visie ondersteunen.
7. Een bedrijfsproces bestaat uit een opeenvolging van processtappen. Iedere betrokkene in het
proces weet wat de geleverde bijdrage is, heeft kennis van de gehele keten en weet de effecten
van het eigen handelen goed in te schatten.
8. Het proces wordt exact gevolgd als het onderliggende ontwerp. De praktijk wordt regelmatig
getoetst aan de werkelijkheid.
9. Resultaten van ideeën, processen, ontwikkelingen en investeringen worden gemonitord op de
geleverde bijdrage aan het realiseren van de visie.
10. We schrijven liever een rapport, powerpoint of business case in plaats van de huidige situatie (de
praktijk) vast te leggen en hierop voort te borduren in de gewenste richting.