Modelbrief voor verslag visitatie 2014

College van Gedeputeerde Staten van PROVINCIE/ Burgemeester
en Wethouders van GEMEENTE
T.a.v. …………………..,
afdelingsmanager …………..
Postbus ….
…… XX …….
BETREFT
DATUM
Kwaliteitsimpuls Bodembeheer;
resultaat visitatie 2010-2011
.. september 2010
ONS KENMERK
UW KENMERK
PRJ22_C_10_
Geachte ………………,
Uw organisatie neemt deel in het project Kwaliteitsimpuls Bodembeheer per 1 juli 2006. Dit
betekent dat u investeert in kwaliteitszorg en samenwerkt met provincies en gemeenten die
bevoegd gezag Wbb zijn, om een hoger kwaliteitsniveau bij de uitvoering van de Wbb te
realiseren.
Op basis van het project Kwaliteitsimpuls vindt in 2010-2011 voor de vierde keer een onderlinge
visitatieronde plaats waaraan veertig bevoegd gezag Wbb organisaties deelnemen. Nog meer
dan in voorgaande jaren ligt het accent daarbij op het samen verbeteren van de kwaliteitszorg
bodembeheer. Op DATUM heeft de visitatie van uw organisatie plaatsgevonden. De resultaten
zijn mondeling met uw medewerkers besproken en met deze brief koppelen wij de resultaten
schriftelijk terug.
Onderwerpen
Tijdens de visitatie van uw organisatie zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest:

Follow up 2009 en toelichting ontwikkelingen (vast onderwerp);

Toepassing van prestatie-indicatoren (vast onderwerp in 2010-2011);

……………………… (keuzeonderwerp);

……………………… (keuzeonderwerp).
Deze onderwerpen zijn geselecteerd in wisselwerking tussen de bezoekende visitoren en uw
medewerkers.
Resultaten
De kernpunten die tijdens de visitatie zijn geconstateerd voor wat betreft (de implementatie
van) het kwaliteitssysteem in uw organisatie en de toepassing van prestatie-indicatoren zijn als
volgt.
Kwaliteitssysteem
Het kwaliteitssysteem is goed op orde en functioneert naar behoren. De punten van 2009 die
nog openstonden zijn allemaal opgepakt en afgehandeld.
< ruimte voor het melden van bijzonderheden >
< hier een beoordeling toevoegen onvoldoende / voldoende / goed>
Blad 2/3
Prestatie-indicatoren
< Beschrijf hier met enkele bullits (niet op alle vragen behoeft een resultaat te komen) de
constatering op het terrein van:

Hoe regelt de organisatie systematische kwaliteitszorg?

Is er een PDCA – cyclus?

Zijn er doelen (SMART) gesteld?

Zijn er metingen (audits, controles, verbeterplan, etc….)?

Zijn er PI’s?

Is er extern (klant)onderzoek (KTO)?

Is er een procedure/werkinstructie, is duidelijk wie wat doet?

Wat (welke aspecten) beoordeelt de organisatie?

Volledigheid en kwaliteit producten

Tijdigheid van de dienstverlening

Effect van de acties

Doelmatigheid (kosten/effect) van de acties

Klantgerichtheid van de acties

Competenties (professionaliteit) van de medewerkers

Overige…...

Is de werkwijze doelmatig?

Is er een systematische aanpak?

Levert de aanpak de gewenste resultaten op?

Is de aanpak efficiënt (lean en mean)?

Leeft het onderwerp ‘prestaties verbeteren (door meten en analyseren)’ binnen
de organisatie?
< deze laatste bullits hebben deels een beoordelingsaspect en daarom kunnen kwalificaties als
voldoende, goed, in voldoende mate of in onvoldoende mate hierin zijn opgenomen. >
De volledige resultaten van de visitatie zijn opgenomen in verslagen per onderwerp. De
verslagen zijn in digitale vorm teruggekoppeld en besproken met uw kwaliteitscoördinator de
heer / mevrouw ACHTERNAAM die als aanspreekpunt heeft opgetreden voor de visitatie. Het
visitatieteam bestond uit de heer / mevrouw ACHTERNAAM van de (gemeente/provincie ……,
teamleider) en de heer / mevrouw ACHTERNAAM van de (gemeente/provincie ….). Hiermee is
nog verdere invulling gegeven aan het doel van collegiale uitwisseling.
SIKB archiveert de verslagen ten behoeve van de visitaties in de komende jaren.
Conclusie
De resultaten van de visitatie geven een positief beeld van de opzet en voorbereiding van de
visitatie en de inzet van de aan uw organisatie toegekende middelen in het kader van het
project Kwaliteitsimpuls Bodembeheer.
Vervolg
Tijdens de bijeenkomsten van het Platform Overheid & Kwaliteit Bodembeheer komen de
resultaten van de visitaties aan de orde en wisselen deelnemers bevindingen en ervaringen uit.
SIKB stelt mede op basis van de verzamelde individuele rapportages een (geanonimiseerde)
jaarrapportage op over de uitvoering van het project Kwaliteitsimpuls Bodembeheer, welke
onder meer wordt benut voor de jaarlijkse rapportage aan de Tweede Kamer en de evaluatie
van het Besluit bodemkwaliteit.
Wij gaan er van uit dat u ook de komende jaren op een stimulerende wijze zult investeren in
kwaliteitszorg en zult participeren in het project Kwaliteitsimpuls Bodembeheer.
Blad 3/3
Meer informatie over het project Kwaliteitsimpuls Bodembeheer vindt u op www.SIKB.nl/POKB.
Mocht een en ander aanleiding geven tot vragen of opmerkingen, dan horen wij dat graag van
u. U kunt ons bereiken op 0182 – 540675.
Met vriendelijke groeten,
Mr.drs. W. de Koning
Programmadirecteur SIKB
Bijlagen:
Verslag visitatie 2010-2011 – [Bestandsnaam]