Productbeschrijving Equens Corporate Payment

 Productbeschrijving
Equens Corporate Payment Services
(CPS)
Rabobank Nederland
1
Inhoudsopgave
Equens Corporate Payment Services
Belangrijkste kenmerken
Voor- en nadelen
Goed om te weten
Werking directe aanlevering
Stap 1 en 2 - Aanleveren van betaalopdrachten en/of incasso’s
Stap 3 en 4 - Opdrachtbrief
Volmacht
Stap 5 en 6 - Autoriseren en verwerken van betaalopdrachten
Stap 7 t/m 9 - Verantwoording en reconciliatie
Beschikbare status en verantwoordingsinformatie
Verzenden status en verantwoordingsinformatie
Stappenplan gebruik CPS
Stap 1 - Connectie servicebureau met Equens CPS
Stap 2 - Overeenkomst voor gebruik Equens CPS
Stap 3 – Afspraken aanlevering en opdrachtbrief
Stap 4 - Overeenkomst Euro-incasso
Stap 5 – Afspraken correcties en reconciliatie
Stap 6 - Mogelijke systeemaanpassingen
Kosten
3
3
3
4
4
5
5
5
5
5
5
6
6
7
7
7
7
7
7
8
2
Equens Corporate Payment Services
Rabobank biedt het gebruik van het Equens Corporate Payment Services (CPS) kanaal alleen aan servicebureaus
aanDeze kunnen namens hun klanten via Equens CPS Eurobetalingen en Euro-incasso’s aanbieden. Equens zorgt
daarbij voor de correcte uitsplitsing van de betaalopdrachten en/of incasso’s naar de bank(en). Bij gebruik van
Equens CPS zijn de volgende partijen betrokken:
Belangrijkste kenmerken
Equens CPS is een kanaal dat door meerdere banken wordt ondersteund. De belangrijkste kenmerken van de
inrichting van Equens CPS bij Rabobank:
alleen servicebureaus kunnen Equens CPS gebruiken voor (directe) aanlevering van Eurobetalingen en Euroincasso-opdrachten
–– autorisatie van Eurobetalingen vindt plaats via een opdrachtbrief bij de aangesloten bank of een volmacht aan
uw servicebureau
–– voor incasso’s wordt geen opdrachtbrief gebruikt
–– Equens CPS ondersteunt agendering van opdrachten (early delivery)
–– er is beperkte ondersteuning van de module payment management van Equens CPS (voor het wijzigen of intrekken van transacties)
–– binnen de Rabobank is verantwoordingsinformatie beschikbaar via dagafschriften
Voor- en nadelen
De directe aanlevering van betaalopdrachten en incasso’s via Equens CPS heeft voor- en nadelen voor u en uw
servicebureau. In onderstaande tabel vindt u een overzicht op hoofdlijnen. Deze kunnen per situatie verschillen.
Voordelen
Nadelen
Klant
–– Eén kanaal voor multibank aanleveren via
servicebureau.
–– Alleen toepasbaar voor betalingsverkeer
dat via een servicebureau loopt.
–– Verschillende werkwijze van autorisatie van
betaalopdrachten en incasso’s per bank.
Servicebureau
–– Eén multibankkanaal voor aanlevering voor
meerdere klanten.
–– Verschillende werkwijze van autorisatie van
betaalopdrachten en incasso’s per bank.
–– Verschillende processen tussen banken.
3
Goed om te weten
Meer informatie over Equens CPS vindt u op http://www.equens.com/cps. Meer informatie over de eventuele
verschillen in de inrichting van Equens CPS tussen banken staat op link.
Samenwerking tussen diverse partijen
Bij directe aanlevering via Equens CPS zijn diverse partijen betrokken die onderling afspraken moeten maken over
het gebruik. U heeft als onderdeel van de diensten die u afneemt van uw servicebureau een serviceovereenkomst,
waarin de aanlevering bij Equens waarschijnlijk benoemd is. Verifieer bij uw servicebureau of deze gebruikt maakt
van Equens CPS, of dat deze de aanlevering via een andere oplossing faciliteert. Als uw servicebureau Equens CPS
gebruikt, heeft deze een overeenkomst met Equens voor het aanleveren via Equens CPS voor haar klanten. Om
Equens CPS te gebruiken, moet u een (nieuw) contract tekenen met de Rabobank.
Figuur 1 Schematische weergave contractueel model.
Werking directe aanlevering
Voordat u gebruik kan maken van Equens CPS, moet uw servicebureau aangesloten zijn op Equens CPS. Het
aansluiten verzorgt Equens zelf, in overleg met uw servicebureau. De koppeling tussen het servicebureau
en Equens wordt eenmalig gelegd en faciliteert vervolgens het betalingsverkeer van alle klanten van het
servicebureau die Equens CPS gebruiken.
4
Het onderstaande schema geeft inzicht in de werking van Equens CPS
Figuur 2 Proces directe aanlevering via Equens CPS.
Stap 1 en 2 - Aanleveren van betaalopdrachten en/of incasso’s
U levert de instructies voor de betalingen en/of incasso’s aan bij uw servicebureau. Uw servicebureau maakt
op basis van deze informatie de betaalopdrachten en/of incasso’s aan en levert de bestanden aan bij Equens.
Equens verzorgt vervolgens de eventuele opsplitsing van de betaalopdrachten en/of incasso’s naar batches
voor verschillende banken en/of stelt het bestand beschikbaar aan de betreffende bank binnen Equens CPS. De
betaalopdrachten en incassobestanden moeten op de juiste aanlevermomenten klaargezet worden bij Equens
CPS, zodat de bank deze tijdig kan verwerken. Voor de betaalopdrachten (inclusief opdrachtbrief ) geldt dat deze
uiterlijk voor 11:00 uur op de uiterste dag van aanlevering beschikbaar moeten zijn voor autorisatie door de
Rabobank binnen Equens CPS. De Rabobank faciliteert via early delivery het klaarzetten van batches tot 99 dagen
voor daadwerkelijke uitvoering. Hierbij gelden de SEPA-standaarden voor het aanleveren van Eurobetalingen en
incasso’s. Meer informatie over verwerkingstijden van betaalopdrachten en incasso’s vindt u op onze website.
Stap 3 en 4 - Opdrachtbrief
Betaalopdrachten (Eurobetalingen) autoriseert u via een getekende opdrachtbrief. Uw servicebureau stelt deze
opdrachtbrief voor u op. U stuurt de getekende opdrachtbrief vervolgens conform de verwerkingstijden naar de
Rabobank ter verificatie. Voor incasso’s is een opdrachtbrief niet nodig. Uw servicebureau kan volstaan met het
aanleveren van de incasso-opdrachten aan Equens CPS.
Volmacht
Wanneer u besluit de autorisatie van betaalopdrachten via de opdrachtbrief uit te besteden aan uw servicebureau,
is het noodzakelijk dat u hiervoor aan uw servicebureau eenmalig een volmacht verstrekt. Neem voor het afgeven
van deze volmacht contact op met uw lokale Rabobank.
Stap 5 en 6 - Autoriseren en verwerken van betaalopdrachten
De Rabobank autoriseert de betaalopdrachten na controle van de getekende opdrachtbrief en de door uw
servicebureau aangeleverde batch(es) binnen Equens CPS. Vervolgens worden de batch(es) vanuit Equens CPS
naar de Rabobank verstuurd voor verwerking.
Stap 7 t/m 9 - Verantwoording en reconciliatie
Beschikbare status en verantwoordingsinformatie
De Rabobank meldt afkeuringen van een complete batch voor de daadwerkelijke verwerking terug via
5
statusberichten (PAIN.002) aan de partij die de batches aanlevert. Individuele afkeuringen (en/of storneringen) van
betaalopdrachten en/of incasso’s na verwerking bij de Rabobank worden verantwoord via het dagafschrift. Deze
verantwoordingsinformatie is te exporteren binnen Rabo Internetbankieren (RIB Pro) of Rabo Cash Management
(RCM) voor verdere verwerking in uw financiële administratie. Hieronder vind u een aantal voorbeelden van
informatie die wordt teruggekoppeld:
Betaalopdrachten en incasso’s (batchaanlevering)
–– Afkeuring hele batch vóór verwerking. Statusinformatie via PAIN.002 van de Rabobank naar Equens:
–– voor incasso en betaalopdrachten (aantal syntactische fouten 1000 of meer per batch);
–– bij incasso (overschrijding contractlimiet);
–– bij betaalopdrachten (onvoldoende beschikkingsruimte op rekening of een geblokkeerde debetrekening).
–– Is het aantal syntactische fouten lager dan 1000 per batch, dan wordt de batch verwerkt en vind de verantwoording plaats via brutoboeken op het dagafschrift van de klant.
–– R-messages (zowel pre- als post-settlement) van individuele posten worden teruggekoppeld via brutoboeken op het dagafschrift van de klant.
Equens CPS biedt de mogelijkheid Reversals (pain.007) en Request for Cancellation (camt.055) aan te leveren.
De Rabobank ondersteunt deze berichttypen niet. Als deze berichttypen toch worden aangeleverd, keurt de
Rabobank ze af. Moet een opdracht of transactie geannuleerd worden, neem dan contact op met uw lokale
Rabobank.
Verzenden status en verantwoordingsinformatie
De Rabobank meldt de afkeuring van complete batches terug aan de partij die de batches aanlevert. In het geval
van Equens CPS wordt deze informatie dus teruggekoppeld aan Equens. Equens levert deze informatie vervolgens
aan uw servicebureau, die u vervolgens informeert.
Voert uw servicebureau de verwerking of correcties van betaalopdrachten en incasso’s voor u uit (reconciliatie)?
Dan is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat uw servicebureau ook de beschikking heeft over de benodigde
verantwoordingsinformatie. Op basis hiervan kan uw servicebureau de reconciliatie of correcties uitvoeren. De
specificaties van de verantwoordingsformaten die de Rabobank aanbiedt vindt u op de website van de Rabobank.
Stappenplan gebruik Equens CPS
De implementatie van Equens CPS is een samenspel tussen u, uw servicebureau en de bank. Hieronder staan
de verschillende activiteiten waarin interactie is met de bank. Bovendien is aangegeven wie actie dient te
ondernemen. Deze opsomming fungeert als startpunt voor de afstemming tussen u en uw servicebureau. Het zal
verder aangevuld of aangepast moeten worden met overige activiteiten die voor uw implementatie van belang
zijn.
Nr
Beschrijving activiteit
U
1
Afsluiten Equens CPS-contract en realiseren connectie met Equens.
2
Afsluiten Equens CPS-overeenkomst met de Rabobank.
X
3
Gezamenlijke afspraken maken omtrent aanlevering en tijdslijnen
opdrachtbrief.
X
Servicebureau
X
X
6
3a
4
5
5a
6
In geval van uitbesteden autorisatie, verstrekken volmacht via de
Rabobank.
Afsluiten van Euro-incassocontract (indien van toepassing).
Afspraken maken m.b.t. uitval posten en reconciliatie.
In geval van uitbesteding correcties en reconciliatie, verstrekken
van volmacht via de Rabobank.
(Mogelijke) systeemaanpassingen t.a.v. diverse formaten.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Stap 1 - Connectie servicebureau met Equens CPS
Om gebruik te maken van Equens CPS moet uw servicebureau een contract afsluiten met Equens. Dit contract
verzorgt het recht van gebruik van het Equens CPS-kanaal door uw servicebureau voor de aanlevering van uw
betaalopdrachten en/of incasso’s. U bent hierin geen directe partij en hoeft hiervoor geen actie te ondernemen.
De technische koppeling met Equens CPS voor het aanleveren van de betaalopdrachten en/of incasso’s zal uw
servicebureau regelen.
Stap 2 - Overeenkomst voor gebruik Equens CPS
Om uw servicebureau gebruik te kunnen laten maken van Equens CPS voor de aanlevering van uw betalingen en/
of incasso’s, moet u beschikken over een rekeningcourantovereenkomst en/ of een incassocontract (afhankelijk
van de producten die u gebruikt) bij de Rabobank. Aanvullend op deze contracten sluit u een overeenkomst
’Equens CPS’ af met de Rabobank. Met deze overeenkomst geeft u het servicebureau toestemming om namens u
betaalopdrachten en/of incasso’s via Equens CPS bij de Rabobank aan te leveren. Neem voor het afsluiten van deze
overeenkomst contact op met uw Rabobank.
Stap 3 – Afspraken aanlevering en opdrachtbrief
Het is belangrijk om heldere afspraken te maken over wanneer de (concept) opdrachtbrief door uw servicebureau
voor ondertekening naar u wordt verstuurd. Zo bent u er zeker van dat de getekende opdrachtbrief en de batches
tijdig beschikbaar zijn voor verwerking binnen Equens CPS. Als u besluit de autorisatie van betaalopdrachten uit te
besteden aan uw servicebureau, dan moet u uw servicebureau een volmacht verstrekken. Neem hiervoor contact
op met uw lokale Rabobank.
Stap 4 - Overeenkomst Euro-incasso
Wanneer u ook incasso’s door het servicebureau wilt laten verwerken, moet u beschikken over een Euroincassocontract met de Rabobank. Heeft u nog geen incassocontract, vraag deze dan aan bij uw lokale Rabobank.
Stap 5 – Afspraken correcties en reconciliatie
Als uw servicebureau ook de correcties en reconciliatie verzorgt, zullen afspraken gemaakt moeten worden
over het beschikbaar stellen van de verantwoordingsinformatie. Dit kan door uw servicebureau een volmacht
te verstrekken voor toegang tot de verantwoordingsinformatie via Rabo Internetbankieren of Rabo Cash
Management. U kunt er ook voor kiezen zelf de ontvangen verantwoordingsinformatie te verstrekken aan uw
servicebureau.
Stap 6 - Mogelijke systeemaanpassingen
De aanlevering van de betaalopdrachten en incasso’s verloopt via de standaard SEPA-formaten PAIN.001
(betaalopdrachten) en PAIN.008 (incasso’s). Wellicht is het noodzakelijk dat uw servicebureau de IT-systemen
aanpast om deze formaten te ondersteunen.
7
Ook de reconciliatie verandert. Dit zal gebeuren op basis van andere formaten waarin de
verantwoordingsinformatie beschikbaar komt. Wellicht dat dit ook aanpassingen aan de financiële software
betekent. Meer informatie over de diverse formaten kunt u vinden in het formatenboek van de Rabobank.
Kosten
De kosten voor de aanlevering van betaalopdrachten en incasso’s via Equens CPS, de verwerking van de
betaalopdrachten en/of incasso’s en het verschaffen van verantwoordingsinformatie door de Rabobank staan op
onze website onder tarieven voor zakelijk betalingsverkeer .
8