De zorg wordt steeds gespeciali- seerder en het aantal patiënten dat

ict zorg mei 2 010
Auteurs: Patrick van Eekeren en Marco Zoetekouw
Foto: Rijnmondnet
Succesvolle regionale
zorgcommunicatie
in 5 stappen
De zorg wordt steeds gespecialiseerder en het aantal patiënten dat
een multidisciplinaire behandeling
vereist neemt toe. De zorg wordt
derhalve steeds meer in ketens van
zorgaanbieders geleverd. Goede
elektronische communicatie is een
conditio sine qua non.
Van de huidige elektronische zorgcommunicatie is nog geen 20 procent gestructureerde,
synchrone communicatie, de rest is ongestructureerd en asynchroon. Denk bij dit
laatste aan het Edifact-berichtenverkeer al
dan niet met een bovenliggende Ozis-ring.
Deze communicatie kent veel vrije tekst bijvoorbeeld voor een ontslagbrief, waardoor
de zorgverlener die dan ook integraal moet
doorlezen - en wordt niet direct in systemen
verwerkt.
De gestructureerde communicatie - onder
meer op basis van HL7-berichten - gaat uit
van een synchrone applicatiekoppeling. In
geval van de ontslagbrief zijn de relevante
ontslaggegevens daarbij online (in een landelijke ‘index’) en met een eenduidig formaat
beschikbaar, waardoor ze ook direct – zonder menselijke tussenkomst - in applicaties
verwerkt kunnen worden.
Het gestructureerde berichtenverkeer is
groeiende en dat moet ook. Immers naast de
toenemende ketenzorg willen we ook dat de
patiënt meer in regie komt, omdat hij zelf
zijn zorgaanbod het meest efficiënt kan
inrichten. Daarvoor is juiste, volledige en tijdige online informatie noodzakelijk.
Veel van de zorg speelt zich af binnen de
regiogrenzen en daarom vormt de regio een
goed aangrijpingspunt voor verbetering van
de zorgcommunicatie. Daarbij kan prima
gebruik worden gemaakt van landelijke standaarden en ontwikkelingen vanuit Nictiz. Zo
zullen de landelijke en regionale insteek
elkaar over en weer versterken.
Hierna beschrijven we een 5-stappenplan om
regionale zorgcommunicatie vorm te geven.
Het stappenplan is gebaseerd op onze ervaringen in de regio Rijnmond en wordt
inmiddels ook elders in Nederland ingezet.
Stap 1: Formuleer een gezamenlijke visie op
regionale zorgcommunicatie
Uiteraard start het met één of meerdere
partijen die het initiatief nemen om te
komen tot verbetering van de regionale
zorgcommunicatie. In een ideale situatie
worden achtereenvolgens de volgende partijen betrokken: huisartsen, ziekenhuizen,
extramurale instellingen, intramurale
instellingen, GGZ, apothekers, laboratoria,
paramedici en overige zorgverleners. Vaak
zal een initiatief met een kerngroep starten
die open staat voor toetreding door andere
belanghebbenden.
Het eindproduct van deze stap is de gezamenlijke visie op regionale zorgcommunicatie. De visie gaat onder meer in op de
doelstellingen van de samenwerking in de
regio (zoals bijvoorbeeld betere ketenzorg en
het bedienen van doelgroepen), bedrijfseconomische uitgangspunten (waaronder de
verdeelsleutel voor de kosten) en de geldende
randvoorwaarden (bijvoorbeeld het feit dat
patiënt-gegevens niet worden gebruikt in de
onderlinge concurrentie). De visie geeft richting aan de projecten die worden gestart en
creëert een gemeenschappelijk referentiekader met daarbij gehanteerde taal.
De visie wordt tot stand gebracht door met
uiteenlopende stakeholders (bestuurders,
medici, ict-verantwoordelijkheden en
patiëntvertegenwoordigers) van uiteenlopende zorgaanbieders in de regio te spreken.
Dit leidt tot een visie op hoofdlijnen die
wordt teruggekoppeld en getoetst op
bestaande regionale overleggen. In een aantal slagen ontstaat zo een gedragen visie, die
vervolgens actief wordt uitgedragen. Deze
stap vraagt twee tot drie maanden.
Stap 2: Identificeer ‘laaghangend’ fruit
De bedoeling is om in deze stap te komen tot
een concrete projectenkalender voor de eerste één tot anderhalf jaar. Als basis wordt
een long list van lopende en mogelijke projecten opgesteld. Van elke project wordt een
korte beschrijving gemaakt waarbij in geval
helder is: businesscase (zowel kwantitatief
als kwalitatief) met de kosten en baten op
14
ICTZorg_0310.indd.indd Sec3:14
5/3/2010 5:59:05 PM
ZORGCOMMUNICATIE
hoofdlijnen, betrokken partijen, complexiteit
realisatie en doorlooptijd.
De long list wordt geprioriteerd waarbij de
uitdaging is om díe projecten te kiezen die
zoveel mogelijk impact hebben, die zoveel
mogelijk partijen betreffen en die een
beperkte complexiteit en relatief korte doorlooptijd kennen. Immers het samenwerkingsverband is nog broos en eerste
successen dienen om elkaar beter te leren
kennen en vervolgens stevigere, gezamenlijke stappen te zetten.
Mogelijke voorbeelden van projecten die te
kwalificeren zijn als ‘laaghangend fruit’:
verwijzing van de eerste lijn naar de tweede
lijn, verwijzing van ziekenhuis naar verpleging en verzorging en beveiligde e-mail. Deze
stap vraagt één tot twee maanden.
Stap 3: Creëer een organisatie voor
realisatie
Deze stap moet resulteren in een organisatie
waarin projecten kunnen worden ondergebracht, die nieuwe initiatieven kan initiëren
en waar de stakeholders een gevoel van
‘eigen’ bij hebben. Het hoeft weliswaar geen
grote organisatie te zijn, maar deze is wel
zelfstandig en zelfsturend. Zorgorganisaties
RijnmondNet
• Stichting RijnmondNet is vanaf midden jaren ’90 actief rond zorgcommunicatie in de regio Rijnmond. In 2005 is
een eigen (gehuurd) breedbandig netwerk aangelegd dat de grootste zorginstellingen in de regio met elkaar
verbindt. Ook is toen gestart met de uitbreiding van het Edifact-berichtenverkeer en de introductie van online
gestructureerde zorgcommunicatie.
• Van de stichting zijn lid: circa 500 huisartsen, 9 ziekenhuizen, 5 grote VVT-instellingen, twee grote
GGZ-instellingen, circa 120 apothekers en een aantal laboratoria.
• Op jaarbasis verzorgt RijnmondNet circa 3 miljoen Edifact-berichten.
• In de loop van dit jaar gaat zorgportaalrijnmond.nl live, een regionale zorgportaal voor cliënten en patiënten die
dit jaar onder meer de mogelijkheid biedt voor het maken van afspraken via internet en de ontsluiting van
bepaalde patiëntgegevens voor zorgaanbieders.
• Het bureau van de stichting staat onder leiding van een parttime interim directeur en heeft 3 fte personeel.
Stap 4: Probeer bestaande
zorgcommunicatie te binden
In elke regio in Nederland vindt al regionale
zorgcommunicatie plaats. Koester deze
bestaande afspraken en onderdruk de moge-
ict zorg mei 2 010
Marco Zoetekouw is parttime interim directeur van RijnmondNet.
zijn immers altijd druk met hun eigen prioriteiten en op deze wijze voorkomen we dat
het ‘gezamenlijke’ altijd op de tweede plaats
komt.
Feitelijk moeten alle COPAFIJTH-aspecten
(Commercie/dienstverlening, Organisatie,
Personeel, Administratie, Informatie,
Juridisch, Technologie, Huisvesting) geregeld worden. En wel zodanig dat projecten
geïnitieerd en gerealiseerd kunnen worden
en dat de resultaten beheerd en doorontwikkeld worden. Naarmate de tijd verstrijkt
bouwt de organisatie kennis en kennissen op
die bij de verdere ontwikkeling kunnen worden gebruikt.
Op juridische vlak ligt de keuze voor een
passende rechtsvorm voor. Bijvoorbeeld een
stichting, vereniging, coöperatie of BV. Men
zet een organisatie op met een (parttime)
eindverantwoordelijke met eigen personeel,
dan wel ingehuurd of vanuit de zorgaanbieders gedetacheerd personeel. Op financieel
gebied maakt men een meerjarenbegroting
en zijn er afspraken over de wijze waarop de
structurele exploitatiekosten worden gedekt.
Daarnaast zijn spelregels afgesproken over
de financiering van nieuwe projecten.
Afhankelijk van de beleidskeuze kan de
technologiecomponent meer of minder
zwaar wegen. De meeste technologie kan
men als dienst inkopen, waardoor zaken
flexibeler georganiseerd kunnen worden. Er
kunnen echter ook overwegingen zijn om
een deel van de techniek ‘in huis’ te organiseren. Voor de communicatiediensten die
aan de zorgaanbieders in de regio worden
aangeboden, zijn heldere dienstbeschrijvingen en service levels beschikbaar.
Deze stap vraagt één tot twee maanden. Er
kan voor worden gekozen om na de tweede
stap met de ‘laaghangend fruit’ projecten
van start te gaan om parallel daaraan aan de
organisatie te bouwen. Er kunnen ook
motieven zijn om juist eerst de organisatie
‘neer te zetten’ om daarna met de eerste projecten te beginnen. Start van de realisatie
van een eerste project ligt dus ergens tussen
de drie tot zeven maanden na de start van
een initiatief tot verbetering van de regionale
zorgcommunicatie.
15
ICTZorg_0310.indd.indd Sec3:15
5/3/2010 5:59:05 PM
ZORGCOMMUNICATIE
lijke neiging om deze communicatie direct te
willen integreren in het nieuwe initiatief. Als
het goed werkt en het organisatorisch, technisch en financieel goed is geregeld, is daar
ook geen enkele aanleiding toe. In stap 2 is al
een overzicht van bestaande initiatieven
gemaakt. Kijk per initiatief wat op welke termijn aan de orde is: zelfstandig laten werken,
samenwerken, samenwerken en versterken of
(toch) overnemen en integreren.
Communicatie die vaak al is geregeld heeft
betrekking op Edifactberichtenverkeer, Ozisring, verwijzing van eerste lijn naar de
tweede lijn en vormen van communicatie
tussen ziekenhuizen in een regio.
Neem voor het contact en de waardering van
de bestaande zorgcommunicatie voldoende
tijd. Ondertussen is het nieuwe initiatief al
druk bezig met uitvoering van eigen projecten. De waardering van de bestaande zorgcommunicatie vraagt een maand of vier tot
zes.
Stap 5: Evalueer en acteer!
ict zorg mei 2 010
Eén tot anderhalf jaar na de start van het
initiatief vindt een eerste evaluatie plaats.
De lessen die daaruit worden getrokken,
worden meegenomen in een update van het
visiedocument. Het visiedocument gaat in
een bijlage in op de projectenkalender voor
de komende anderhalf tot twee jaar inclusief de afspraken die daarvoor nodig zijn.
Het visiedocument is daarbij leidend voor
het handelen. Het is echter goed om tijdens
de realisatie van de projectenkalender open
oog te hebben voor kansen die voorbijkomen.
‘Zorgen’ en ’communiceren’ zijn beide
werkwoorden. Het inrichten van regionale
zorgcommunica-tie vergt een gezonde combinatie van enthousiasme, overtuigingskracht, inzet en doorzettingsvermogen.
Zowel aan de kant van de regionale partners als bij de regionale zorgcommunicatieorganisatie. Zorg voor een enthousiast team
en besteed verder aandacht aan de onderlinge relatie tussen partijen, inspireer elkaar
met goede voorbeelden uit binnen- en buitenland en vooral: steek de handen uit de
mouwen! <
Patrick van Eekeren is partner bij M&I/Partners
en . Marco Zoetekouw is principal adviseur
bij M&I/Partners en interim directeur van
RijnmondNet.
Wonder how we care
Wie luistert
naar úw
vragen...?
CIBER laat u graag kennis maken met
oplossingen die zij hebben ontwikkeld voor
de zorgsector, zoals DBC Management,
Business Intelligence en Datawarehousing,
DBC validatie en inkoop.
www.ciber.nl
16
ICTZorg_0310.indd.indd Sec3:16
5/3/2010 5:59:06 PM