Verantwoordelijkheden van een externe projectleider

Praktijkcasus: Verantwoordelijkheden van een externe projectleider
Even een pilot doen
In een intervisiegroep verzuchtte laatst een van de deelnemers ‘Wat is het toch lastig om projecten
te managen, terwijl je zelf niet direct aan de knoppen kunt draaien’. Hij licht de situatie toe. De
projectleider is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een stage-applicatie op het MBO. Hiermee
kunnen de leerling/stagiaire, de begeleidende docent en de praktijkopleider van het stageverlenende
bedrijf makkelijker met elkaar communiceren over de voortgang van de stage. De applicatie wordt
getest in een pilot met de MBO-opleiding en een groep bedrijven. Hoe zorg je als externe
projectleider dat er gebeurt wat op jouw initiatief is afgesproken terwijl je zelf niet de bevoegdheid
hebt om opdrachten te geven aan de betrokkenen.
Volgens het boekje
Ter voorbereiding van de pilot heeft de projectleider ‘keurig’ afspraken gemaakt over de plannning
en aanpak van de pilot met de opleidingsmanager van de MBO-opleiding. Ook heeft hij samen met
de opleidingsmanager afspraken gemaakt met de functioneel beheerder en een ICT-er binnen de
school, twee docenten en praktijkopleiders van de betrokken bedrijven. Na de vakantie zou de pilot
van start gaan en zouden de afspraken worden uitgevoerd.
En de praktijk
Wat blijkt al snel na de zomervakantie:
 de deelnemende studenten zijn nog niet allen gekoppeld aan de bedrijven
 één van de praktijkopleiders geeft aan dat hij niet op de startbijeenkomst komt omdat zijn
vrouw een weekendje weg heeft gepland
 de functioneel beheerder kan zijn afspraken niet nakomen omdat hij van informatie van
docenten afhankelijk is, en die lopen achter op schema
 door drukte bij de start van het schooljaar krijgt de interne aansturing van het project weinig
prioriteit van de opleidingsmanager.
Wat deed de projectleider
Daar sta je dan als extern projectleider. Wat deed hij om de brandjes te blussen? Eerst de
opleidingsmanager achter zijn vodden zitten en toen dat onvoldoende resultaat opleverde is hij zelf
de aansturing van de opleidingsmanager gaan overnemen:
 afspraken maken met de docenten en andere medewerkers van het ROC,
 de afspraken op een charmante, doch stevige manier gaan bewaken,
 de opleidingsmanager laten weten dat hij een kennismakingsgesprek ging organiseren met
zijn leidinggevende, de vestigingsdirecteur
En het resultaat? Met een kleine vertraging is het project van start gegaan. De externe projectleider
kent alle spelers in het project en wordt gezien als ‘Mr. Stage-applicatie’. Iedereen komt met zijn
vragen bij hem en verantwoordt zich naar hem in plaats van richting de opleidingsmanager Maar
goed, het project draait, de steen is gaan rollen dankzij het sleuren van de projectmanager.
Risico’s van deze aanpak
De projectleider heeft taken overgenomen van de opleidingsmanager. Het risico is aanwezig dat de
andere betrokkenen van de school zich daardoor minder eigenaar voelen van het project. Tijdens de
intervisie wordt de projectleider geadviseerd tijdens de volgende pilotbijeenkomst niet alleen de
inhoudelijke voortgang van de pilot te bespreken, maar ook het proces van verantwoordelijkheid
nemen.
Slot
De projectleider verkeerde in een dilemma. Het landelijke projectbelang (de pilot moest hoe dan ook
gaan draaien) stond naast het belang van de ontwikkeling van het eigenaarschap binnen de
pilotschool. De projectleider heeft het landelijke projectbelang laten prevaleren en de consequentie
genomen van de extra tijdsinvesteringen en het overnemen van verantwoordelijkheden. Ben je het
eens met de gekozen aanpak of zou je het anders hebben gedaan?
Geert Berghuis
Discussie
Als extern projectleider dien je vaak meerdere belangen. Bijvoorbeeld je bent verantwoordelijk voor
een landelijk project Skills@school dat in een regio wordt uitgetest. Het landelijke projectbelang (de
pilot moest hoe dan ook gaan draaien) stond naast het belang van de ontwikkeling van het
eigenaarschap binnen de regionale pilotschool. De projectleider heeft het landelijke projectbelang
laten prevaleren en de consequentie genomen van de extra tijdsinvesteringen en het overnemen van
verantwoordelijkheden binnen de regionale pilotschool. Ben je het eens met de gekozen aanpak of
zou je het anders hebben gedaan?