Notitie Dorps- en wijkraden gemeente Zundert
advertisement
Dorps- en wijkraden in Zundert: geen bedreiging maar een kans! Notitie over de uitgangspunten ten aanzien van de dorps- en wijkraden in de gemeente Zundert 1. Inleiding Aanleiding De laatste jaren wordt in Nederland vaak gesproken over de toegenomen afstand tussen de burger en het openbaar bestuur. Om deze kloof tussen burger en bestuur te overbruggen wordt steeds op zoek gegaan naar mogelijkheden om de directe betrokkenheid van de burger bij het democratisch besluitvormingsproces te vergroten. Het rechtstreeks betrekken van burgers bij het beleidsproces wordt in ons land vaak aangeduid als ‘burgerparticipatie’. Onder burgerparticipatie verstaan we in deze notitie: Een manier van werken waarbij de overheid langs informele weg rechtstreeks in contact treedt met individuele burgers, om op die manier kennis te nemen van de inzichten, ervaringen, wensen en belangen van de burger. Door het betrekken van burgers in het beleidsproces wordt zorggedragen voor een transparanter en democratischer proces, en wordt een adequater, meer op de behoefte van de burger toegesneden beleid nagestreefd. Het draagvlak voor beleid wordt daarmee vergroot. 1 Burgerparticipatie vindt niet alleen plaats op basis van politiek-principiële gronden maar vormt voor de overheid ook een strategie om alle (tegenstrijdige) belangen vroegtijdig in kaart te brengen, en op grond van overleg met burgers zoveel mogelijk consensus of draagvlak te zoeken. Deze manier van beleidsvoorbereiding kan voor kwaliteitsverbetering zorgen en leidt tot een betere besluitvorming. Bij burgerparticipatie kan een onderscheid worden gemaakt tussen rechtstreekse contacten met individuele burgers en contacten die de overheid zoekt met georganiseerde groepen burgers zoals belangen- en bewonersorganisaties. De gemeente Zundert heeft de afgelopen periode steeds meer werk gemaakt van het betrekken van de burgers bij beleids- en besluitvorming. De inzet van verschillende instrumenten om participatie mogelijk te maken gebeurt nu hoofdzakelijk op incidentele basis zonder dat daaraan een gemeentelijke beleidsvisie ten grondslag ligt. Vooruitlopend op een in de toekomst te formuleren beleid inzake burgerparticipatie, richten wij ons in deze notitie op dorps- en wijkraden als één van de mogelijkheden om (indirecte) burgerparticipatie te verwezenlijken. Achtergrond Doordat een aantal gemeenten in West-Brabant vanaf 1997 meerdere kernen omvatten is met name in de dorpen buiten de hoofdplaats van de gemeente de behoefte ontstaan om nadrukkelijker aandacht te vragen voor de leefbaarheid in een bepaalde kern. Dat resulteerde in verschillende gemeenten tot het oprichten van bewonersplatforms of dorps- en wijkraden. Prioriteiten voor deze organisaties vormen vooral de instandhouding van maatschappelijke voorzieningen en woningbouw. De rol van de bewonersorganisatie bestaat uit deelname aan het maatschappelijk debat en betrokkenheid bij het politieke debat om daarmee de leefbaarheid van het dorp of wijk onder de aandacht te brengen. Ook in Zundert is deze ontwikkeling waar te nemen. Zo werd eind vorig jaar in Achtmaal de Stichting Dorpsraad Achtmaal opgericht. Deze stichting heeft de gemeente Zundert verzocht om met elkaar te praten over de rol en bevoegdheden van de dorpsraad en deze schriftelijk vast te leggen. Het college heeft begin dit jaar besloten om een conceptconvenant en -communicatieprotocol vast te stellen waarin een aantal afspraken werden opgenomen. Deze concepten zijn eveneens voorgelegd aan Stichting Wijkraad De Berk omdat het wenselijk is te streven naar uniformiteit wat betreft de afspraken tussen de gemeente en de dorps- en wijkraden. Uitgangspunt bij dit alles was dat, vanwege het ontbreken van beleidsmatige kaders ten aanzien van dorps- en wijkraden, gekozen werd voor een convenant dat nadrukkelijk als een basis moest worden gezien voor verdere ontwikkelingen. Op grond van ervaringen van de bij het convenant betrokken partijen en nog te maken beleidskeuzes, zouden in de toekomst de afspraken aangepast kunnen worden. Deze definitie is afkomstig uit het rapport ‘Burgerparticipatie: inspiratiebron voor de Europese Unie?’ van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 1 1 Meer duidelijkheid gewenst Na het opstellen van het conceptcovenant bleek er behoefte te bestaan aan meer duidelijkheid over een aantal aspecten met betrekking tot de dorps- en wijkraden in onze gemeente. Belangrijk onderwerp daarbij is de financiële ondersteuning en de positionering van de organisaties. Daarnaast is het ook wenselijk dat er een standpunt wordt ingenomen met betrekking tot wijk- en buurtgericht werken in relatie tot de dorps- en wijkraden. Met het vaststellen van een conceptconvenant heeft het college reeds een aanzet tot een invulling gegeven op welke manier de gemeente Zundert wil omgaan met dorps- en wijkraden. Deze notitie bouwt voort op de eerder geformuleerde standpunten zoals die zijn verwerkt in het conceptconvenant en beoogt een kader te scheppen dat gehanteerd wordt als basis voor verdere beleidsvorming en uitvoering. 2. Een groeimodel Door de Zundertse politiek en ambtelijke organisatie is afgelopen jaren regelmatig gesproken over de invoering van wijk- en buurtgericht werken. Verdere uitwerking hiervan is om diverse redenen niet gebeurd. Binnen het huidige programma Openbare orde en veiligheid en het gelijknamige product wordt kort ingegaan op wijk- en buurtgericht werken. Nu we beleid formuleren rondom dorps- en wijkraden herleeft de discussie of dit gekoppeld moet worden aan wijk- en buurtgericht werken. Wij stellen voor hiertoe niet over te gaan. Een succesvolle implementatie van wijk- en buurtgericht werken vergt de nodige organisatorische randvoorwaarden binnen de ambtelijke organisatie. Deze zijn in ieder geval niet op korte termijn te verwezenlijken. Het werken met dorps- en wijkraden kan een eerste stap zijn om in de richting van wijk- en buurtgericht werken te komen maar verdere uitbouw daartoe is geen noodzakelijk gevolg. Het navolgende schema geeft de in grote lijnen ontwikkelingen aan die mogelijk zijn op het gebied van wijkbeheer. I. Participatie in wijk II. Additioneel wijkbeheer Participatie, consultatie Onderkenning dat en klankbord ten aanzien problemen niet door één van ontwikkelingen in partij zijn op te lossen wijk en dorp Gezamenlijke inventarisatie van problemen Iedere organisatie tracht zelf aan de problemen te werken Inwoners kunnen inspreken maar hebben geen verdere rol in het proces III. Integraal wijkbeheer Bewoners worden betrokken bij constateren en analyseren van problemen Er wordt gewerkt aan een gezamenlijke aanpak (wijkplan) Er is regelmatig wijkoverleg met alle betrokkenen en een coördinator bewaakt de voortgang en spreekt partijen aan op hun verantwoordelijkheid IV. Zelfbeheer Er is een wijkbeheersorganisatie Het bestuur wordt gevormd door de bewoners en beheerorganisaties De wijkbeheersorganisatie krijgt een aantal taken, verantwoordelijkheden en een eigen budget Wij kiezen vooralsnog een benadering waarbij het accent op burgerparticipatie ligt (fase I). Dit betekent dat de te hanteren participatieprocessen ten aanzien van ontwikkelingen in wijk of dorp het karakter hebben van consultatie of raadpleging (beïnvloeding van het beleid). De verwachting is dat we een ontwikkeling richting fase II doormaken. Om miscommunicatie te voorkomen moet de term ‘wijk- en buurtgericht werken’ (fase III en IV) niet meer worden gebruikt. Uitgangspunt 1 Ten aanzien van het werken met dorps- en wijkraden kiezen we voor een groeimodel waarbij het accent op burgerparticipatie ligt Wanneer de gemeente nadrukkelijker gaat samenwerken met de bestaande dorps- en wijkraden is het niet onwaarschijnlijk dat er binnen andere kernen of wijken in de gemeente Zundert op enig moment behoefte bestaat om ook tot oprichting van een dorps- of wijkraad over te gaan. Wij staan hier positief tegenover maar laten initiatieven daartoe aan de bewoners over. Dat deze raden in omvang kunnen verschillen accepteren wij omdat de omvang van de leefomgeving waarmee mensen zich identificeren per dorp of wijk kan verschillen. Daarom zullen wij zelf niet tot een gebiedsindeling overgaan. Overigens moet naar onze mening het aantal dorps- en wijkraden beperkt blijven tot ongeveer zes of zeven organisaties. Dit aantal lijkt ons, gezien de omvang van de gemeente Zundert en de behoefte aan een werkzame situatie, een redelijk aantal. De bepalingen in het convenant kunnen hierin een 2 sturende werking hebben doordat alleen die organisaties erkend worden als dorps- of wijkraad waarmee de gemeente een convenant afsluit. Uitgangspunt 2 De gemeente staat positief tegenover de oprichting van nieuwe dorps- en wijkraden maar laat initiatieven daartoe over aan de bevolking. Het aantal dorps- of wijkraden moet beperkt blijven tot zes of zeven organisaties 3. Functie en bevoegdheden Goed functionerende dorps- en wijkraden zijn een schakel tussen de eigen bewoners, de gemeente en de politiek; enerzijds als spreekbuis voor de collectieve belangen van de wijk of het dorp en anderzijds als klankbord voor de gemeente. De adviezen van de wijk- en dorpsraden kunnen niet per definitie gezien worden als de mening van ‘de bevolking’, maar als een indicatie ervan. Samenwerking met dorps- en wijkraden sluit andere gesprekspartners vanuit de bevolking dan ook niet uit. De dorps- en wijkraden behartigen, namens en in overleg met de bewoners van hun dorp of wijk, de gemeenschappelijke belangen van de bewoners op het gebied van inrichting en leefbaarheid van dorp of wijk. Zij bevorderen daarmee de betrokkenheid bij, en dragen daardoor, in procesmatige en uitvoerende zin, medeverantwoordelijkheid vóór, het belang van een goede leefbaarheid en een goede woonomgeving. Opkomen voor het belang van een goede woonomgeving kan zich zowel richten op medeburgers als op de gemeente maar ook op andere instellingen en organisaties, zoals de woningstichting, de politie, de thuiszorg, het schoolbestuur, enz. Zowel gemeente als dorps- en wijkraden hebben de taak om zoveel mogelijk de ene aanpak met de andere te verbinden. Om de belangenorganisaties een adequate rol te kunnen laten spelen, is het wenselijk dat er duidelijkheid bestaat over de belangen die de dorps- en wijkraden behartigen en dat er enige uniformiteit is in de vormgeving van deze raden. Daarbij moeten we ons overigens wel realiseren dat dorps- en wijkraden vrijwilligers zijn die zelf het initiatief nemen om een raad op te richten en dat er enig verschil in dorps- en wijkraden kan en mag zijn. Het afsluiten van hetzelfde convenant tussen gemeente en alle raden zal echter de nodige duidelijkheid geven over de rol van betrokken partijen. Om een dorps- of wijkraad als aanspreekpunt voor bewoners te kunnen beschouwen zijn, is het belangrijk dat de achterban voldoende invloed kan uitoefenen op de standpunten van de organisatie. In het convenant zijn daartoe een aantal bepalingen opgenomen (zie voor het conceptconvenant bijlage 2). Een goede communicatie tussen gemeente en dorps- en wijkraden en tussen deze organisaties en hun achterban, is belangrijk en vormt een basis voor een goede samenwerking en draagvlak. Voor de praktische uitvoering is een communicatieprotocol opgesteld waarin wordt vastgelegd op welke wijze aan de communicatie invulling wordt gegeven. Ook dit protocol moet gezien worden als een eerste aanzet en zal jaarlijks geëvalueerd worden (zie voor het conceptprotocol bijlage 3). Uitgangspunt 3 In een convenant tussen gemeente en iedere afzonderlijke dorps- en wijkraad worden afspraken vastgelegd over de rol van betrokken partijen en bevoegdheden. In een communicatieprotocol wordt aangegeven op welke wijze communicatie tussen gemeente en raden vorm krijgt. Het convenant en het communicatieprotocol moeten worden gezien als groeimodellen die op basis ervaringen in de toekomst steeds kunnen worden bijgesteld 4. De wijk en dorpsraden als gesprekspartners Dorps- en wijkraden kunnen een sterk middel zijn om buurtbetrokkenheid te organiseren en als zodanig een belangrijke gesprekspartner zijn voor raad en college. Zo kan, door het college en raadscommissies, ‘voeling’ worden gehouden met wat er speelt in een bepaald gebied, of over een bepaald onderwerp. Voor burgers zijn er echter nog veel andere manieren om zich te organiseren en een mening of wens richting het gemeentebestuur kenbaar te maken. Als intermediair of spreekbuis in het besluitvormingsproces kunnen dorps- en wijkraden dus wel een rol vervullen maar geen exclusieve rol. Hoewel het college in de meeste gevallen een voorzet doet voor nieuw of gewijzigd beleid en om die reden in overleg treedt met dorps- en wijkraden, kan uiteraard ook de raad of een raadscommissie als discussiepartner fungeren bij totstandkoming van (nieuw) beleid. De raad of commissie kan dan op eigen initiatief in overleg treden met een dorps- of wijkraad. 3 Het college is in principe verantwoordelijk voor verstrekking van informatie over lopende gemeentelijke projecten. Dit kan gebeuren via zowel de reguliere inspraak- en informatiebijeenkomsten als door het verstrekken van informatie specifiek gericht op de dorps- en wijkraden. Het college kan de dorps- en wijkraden vragen advies te geven, maar het kan ook een wijk- en dorpsraad zijn die het initiatief neemt tot het uitbrengen van een advies over een gemeentelijke ontwikkeling. Veranderingen in bestaand beleid groeien in samenspraak tussen het college en de raad, het politieke debat. Het politieke debat zal in veel gevallen een logisch vervolg vormen op het maatschappelijk debat. Het ligt voor de hand om dorps- en wijkraden in staat te stellen om op enigerlei wijze in dit debat te participeren en het belang van de leefbaarheid in hun wijk of dorp onder de aandacht te brengen. Daarmee is het niet de bedoeling gemeentelijke taken en bevoegdheden aan de dorps- en wijkraden over te dragen of te delegeren. College en raad behouden hun beslissingsbevoegdheden. Belangrijk daarbij is dat degenen die verantwoordelijk zijn voor het veranderen of vormgeven van gemeentelijk beleid dat een raakvlak heeft met de woonomgeving van een wijk of dorp, daarover advies inwinnen bij de betrokken dorps- of wijkraad. Immers, bewoners hebben vaak een gedetailleerde kennis van de plek en problematiek. Door gebruik te maken van deze kennis zal dit een meerwaarde hebben in het eindresultaat. Door bewoners reeds in een vroeg stadium te betrekken bij agendering, planontwikkeling en planvorming zal het eindresultaat breed gedragen worden. Het is goed voor het saamhorigheidsgevoel in een dorp of wijk, als er een beroep gedaan wordt op de gemeenschapszin. Uitgangspunt 4 De adviserende functie van de dorps- of wijkraad strekt tot consultatie, participatie en klankbord. Beslissingsbevoegdheid is voorbehouden aan het college en de gemeenteraad. De dorps- en wijkraden vormen geen afzonderlijke bestuurslaag in de gemeente 5. Samenwerken en samenspraak met de dorps- en wijkraden Vooraf Op een goede manier omgaan met dorps- en wijkraden, bewerkstelligen dat samenwerken met deze organisaties een meerwaarde heeft, vraagt inspanning, niet alleen van de politiek maar ook van de ambtelijke organisatie. Dorps- en wijkraden worden vanuit een negatieve benadering als ‘lastig’ voor uitvoerders en beleidsmakers gezien, als een bedreiging voor bestaande werkstructuren, als een nieuwe bestuurslaag of als een potentiële speelbal voor het politieke debat. Wij zijn van mening dat het werken met dorps- en wijkraden in de gemeente Zundert juist extra kansen biedt. In deze paragraaf worden ten aanzien van een aantal onderwerpen de kansen beschreven. Kansen voor burgerparticipatie Wij beschouwen dorps- en wijkraden als autonome organisaties die vrij zijn om op eigen wijze te functioneren. Maar voor elke raad geldt dat men moet openstaan voor iedereen in het dorp of wijk en voor alle stromingen. Daarbij wordt een afweging gemaakt tussen het eigenbelang van een individuele bewoner tegenover het belang van de bewoners gezamenlijk. Dorps- en wijkraden behartigen de belangen van een eigen dorp of wijk, in tegenstelling tot raadsleden, die de belangen op gemeentebreed niveau, het algemeen belang, behartigen. Dorps- en wijkraadsleden kunnen, net als andere inwoners van Zundert, als adviseur in gemeentelijke projecten, commissies of werkgroepen zitting hebben. Dorps- en wijkraden zijn geen afzonderlijke bestuurslaag in een gemeente, maar vormen een communicatiepunt met adviesrecht tussen gemeente en burgers. Door de contacten tussen dorps- en wijkraden met de gemeente, zowel op ambtelijk, bestuurlijk als politiek niveau, kan informatie (zaken van algemeen belang op gebied van leefbaarheid in wijk of dorp) via die vertegenwoordigers worden doorgespeeld naar de eigen achterban en signalen vanuit de achterban worden via de dorps- en wijkraden doorgespeeld naar de gemeente. Op deze manier ontstaat een wisselwerking tussen gemeente en bevolking. Door de versterking van de samenwerking tussen burgers en de overheid maar ook tussen genoemden en andere spelers zoals aangegeven in paragraaf 3, zal het sociaal vertrouwen van bewoners in elkaar en in hun bestuurders toenemen. Daardoor kan het vertrouwen in de politiek en het democratisch functioneren op termijn toenemen. 2 2 Door de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) wordt een buurtgericht beleid bepleit in het rapport ‘Vertrouwen in de buurt’. 4 Zoals al eerder aangeven, vallen onderwerpen die voor de gehele gemeente van toepassing zijn, niet onder de bevoegdheid van de individuele dorps- en wijkraden. Uiteraard gelden hier wel de algemene inspraakrechten zoals die van toepassing zijn voor alle burgers. Van die rechten kunnen natuurlijk ook dorps- en wijkraden gebruik maken. In de inleiding gaven wij al aan dat het werken met dorps- en wijkraden goed past binnen het streven van de gemeente Zundert om burgerparticipatie te bevorderen. Wel is daarbij van belang dat, wanneer we andere instrumenten in het kader van burgerparticipatie hanteren, de positie van dorpsen wijkraden steeds in ogenschouw nemen. Met andere woorden: een balans zoeken tussen de mogelijkheden om burgers ook direct te laten participeren en het feit dat we als gemeente belang hechten aan organisaties die als spreekbuis voor dorps- en wijkbewoners fungeren.3 Kansen voor leefbaarheid In de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) die sinds 1 januari 2007 van kracht is, zijn een aantal prestatievelden aangegeven waaraan de gemeente invulling moet geven. Prestatieveld 1 betreft het bevorderen van de sociale samenhang in en leefbaarheid van dorpen, wijken en buurten. De gemeente Zundert heeft ten behoeve van de invoering van de WMO de Kadernota ‘Zorgen voor samenhang’ vastgesteld waarin aangegeven is hoe dit prestatieveld ingevuld kan worden: “Er zijn vele manieren waarop gemeenten de sociale samenhang kunnen bevorderen. Zorgen voor aantrekkelijke plekken waar burgers elkaar kunnen ontmoeten is daar een voorbeeld van. Een wijkcentrum waar verschillende zorg- en welzijnsfuncties worden gecombineerd, maakt het mogelijk dat verschillende groepen elkaar regelmatig tegenkomen. Ook sport kan een belangrijke rol spelen bij het bereiken van de doelstellingen op dit beleidsterrein en door de gemeente bevorderd en ondersteund worden. Het bevorderen van sociale samenhang en leefbaarheid raakt ook andere sectoren als wonen, ruimtelijke ordening, integratiebeleid, veiligheid en economie. Leefbaarheid laat zich definiëren als: het wonen in een prettige en veilige omgeving, met de mogelijkheid om (thuis of in de buurt) gebruik te kunnen maken van (eenvoudige) zorg-, welzijnsen gemaksdiensten. Het klinkt misschien simpel, maar het vereist een omslag in de aanpak: van aanbodgericht naar vraaggericht en van specifiek naar gebiedsgericht.” De verdere invulling van het prestatieveld, ook wel het vormgeven aan de ‘civil society’ 4 genoemd, wordt verwerkt in een vierjarig beleidsplan dat nog vóór 2008 wordt ontwikkeld. Wij constateren dat het werken met dorps- en wijkraden past in de taak de gemeente heeft op basis van prestatieveld 1. Uitgangspunt 5 Bij verdere invulling van prestatieveld 1 van de WMO nadrukkelijk de mogelijkheden nagaan die de dorps- en wijkraden daarin kunnen spelen Kansen voor integrale veiligheid De gemeenteraad heeft vorig jaar de Kadernota Integrale Veiligheid vastgesteld. De nota geeft de uitgangspunten aan voor de manier waarop het veiligheidsbeleid in onze gemeente zal worden aangepakt en uitgevoerd. Het centrale uitgangspunt is het principe van een integrale aanpak van de veiligheidsproblemen. Dit betekent onder andere meer samenwerking met de betrokken partners en meer samenhang. De gemeente heeft daarbij de regisseursrol en zij moet de burgers en maatschappelijke instellingen bewust en betrokken maken als ‘medeproducenten van veiligheid’. In de nota wordt aangegeven dat het voorgestane integrale veiligheidsbeleid geldt voor de gehele gemeente maar “dat het daarnaast mogelijk blijft om bij specifieke problemen maatwerk per kern te maken. Wanneer het wijk- en buurtgericht werken in onze gemeente feitelijk wordt gerealiseerd zullen de leefbaarheidsproblemen daarin worden betrokken.” Zoals we in de inleiding reeds aangaven heeft wijk- en buurtgericht werken binnen de gemeente Zundert op dit moment geen prioriteit. Niettemin kan het werken met dorps- en wijkraden wel een toegevoegde waarde vormen voor uitvoering van het integrale veiligheidsbeleid. Met name twee van de speerpunten die in de nota zijn aangegeven komen daarvoor in aanmerking: 3 De vraag welk instrument wanneer het beste kan worden ingezet is een onderwerp dat verder uitgewerkt zou moeten worden in een beleidsvisie over burgerparticipatie in Zundert. 4 Civil society is een systeem van verbanden waar mensen vrijwillig deel van uitmaken. De verbanden in een civil society vallen buiten de sfeer van ‘gevestigde’ verbanden, zoals overheid, de markt en de verbanden van familie en vrienden. De civil society gaat uit van betrokkenheid van burgers bij de publieke zaak, vergroting van maatschappelijk zelfbestuur, minder overheidsbemoeienis, beperking van commerciële invloeden en versterking van gemeenschapszin en tolerantie. 5 Betrokkenheid burgers Als doelstelling wordt dit in de nota als volgt verwoord: “Het verzorgen van de veiligheid in onze gemeente is lange tijd gezien als bij uitstek de taak van de politie. Bedrijven, burgers, instellingen en organisaties en verenigingen hebben nog onvoldoende besef dat zij hierbij ook een eigen verantwoordelijkheid hebben. Om een breed maatschappelijk draagvlak te krijgen voor het te voeren veiligheidsbeleid moet de betrokkenheid van de burgers bij het veiligheidsbeleid worden vergroot.” Daarbij wordt aangegeven dat het wijk- en buurt gerichtwerken niet is ingevoerd (zie eerder in deze notitie) en dat burgers onvoldoende betrokken bij de aanpak en uitvoering van het veiligheidsbeleid. Als oplossingsrichting wordt in de nota aangegeven dat daartoe een communicatieplan moet worden opgesteld waarin de manier wordt aangegeven waarop burgers bij de beleidsontwikkeling en -uitvoering betrokken worden. De dorps- en wijkraden kunnen hierin meerwaarde betekenen omdat deze organisaties een ingang bieden naar de burgers in de wijken en dorpen. Daarnaast zal in het communicatieplan ingegaan worden op de wijze waarop de eigen verantwoordelijkheid van de burgers kan worden gestimuleerd. Uitgangspunt 6 Bij het opstellen van het communicatieplan als uitwerking van de Kadernota Integrale Veiligheid nagaan welke rol dorps- en wijkraden kunnen spelen bij het betrekken van burgers bij beleidsontwikkeling en uitvoering Fysieke woonomgeving Ten aanzien van deze doelstelling wordt in de nota het volgende opmerkt: “De burgers van Zundert ervaren onveiligheidsgevoelens bij onveilige plekken zoals brandgangen en plekken met onvoldoende straatverlichting. De Molenstraat wordt als onveilig ervaren, zowel door het drukke verkeer in de straat als door de beperkte ruimte op de trottoirs. Er is onvoldoende toezicht op een afwijkend gebruik van openbare ruimtes, zoals de ingebruikname van parkeerplaatsen en het gebruiken van groenstroken voor opslag en langdurig parkeren van caravans.” Als knelpunt ten aanzien van deze doelstelling wordt onder meer aangegeven dat er geen zicht is op onveilige plekken en dat er geen plan van aanpak is. Op hiervoor een oplossing te vinden wordt voorgesteld om in overleg met de diverse partners zicht krijgen op onveilige plekken en oplossingen hiervoor aandragen. Wij gaven al eerder aan dat bewoners van een wijk of dorp bij uitstek kenners zijn van hun eigen buurt. Een inventarisatie van onveilige plekken via dorps- en wijkraden kan een effectieve werkwijze zijn om inzicht te verkrijgen. Een dergelijke inventarisatie zou bijvoorbeeld ook meegenomen kunnen worden in een jaarlijkse ‘schouw’5 van dorp of wijk. Uitgangspunt 7 De dorps- en wijkraden betrekken bij het inventariseren van onveilige plekken in Zundert Kansen voor projectmatig en integraal werken Binnen de ambtelijke organisatie van de gemeente Zundert wordt al geruime tijd de wens uitgesproken, zowel op managementniveau als op het niveau van de individuele medewerkers, om tot een betere afstemming van werkzaamheden te komen. Het komt nu nog regelmatig voor dat individuele medewerkers en verschillende afdelingen niet of onvoldoende op de hoogte zijn van bepaalde beleidsontwikkelingen en activiteiten. Een vroegtijdig afstemmen van werkzaamheden vanuit verschillende beleidsvelden kan onnodige communicatiestoornissen voorkomen en een meerwaarde opleveren ten aanzien van bepaalde vragen vanuit de dorpen en wijken. Door de aanwezigheid van dorps- en wijkraden en de intentie om hiermee eenduidig te communiceren, zal het belang van projectmatig en integraal werken toenemen en dit ook kunnen bevorderen. 5 Een dorps- of wijkschouw is een hulpmiddel om de wijk van straat tot straat ‘te schouwen’ op de onderwerpen schoon, mooi, functioneel en veilig. Door een wandeling of fietstocht door dorp op wijk kunnen inwoners, knelpunten laten zien aan vertegenwoordigers van professionals omtrent de kwaliteit en onderhoud van de buitenruimte, verkeersmaatregelen, de veiligheid en de sociale leefbaarheid. Ervaring bij andere gemeenten leert dat het instrument succesvol is indien de procedure voor de wijkschouw duidelijk en eenduidig is. De wijkschouw moet in alle dorpen en wijken op dezelfde manier plaatsvinden. Daarnaast moet helder zijn wat er met de resultaten wordt gedaan. Wat kan op korte termijn en wat op de langere termijn? 6 Uitgangspunt 8 Betrek het werken met dorps- en wijkraden bij de invulling van projectmatig en integraal werken 6. Financiële ondersteuning dorps- en wijkraden Een belangrijk aspect dat aandacht vraagt is de financiële ondersteuning van dorps- en wijkraden. Een goed functionerende dorps- of wijkraad zal regelmatig bijeenkomsten organiseren en op diverse manieren communiceren met de achterban. Om deze activiteiten te bekostigen is geld nodig. Om een zo groot mogelijke onafhankelijkheid te bewerkstelligen is het wenselijk dat een dorps- of wijkraad niet afhankelijk is van commerciële organisaties. Dat argument in achtnemend en het feit dat we als gemeente ook concreet moeten laten zien dat we dorps- en wijkraden serieus nemen, is het niet meer dan logisch dat er vanuit de gemeente financiële ondersteuning plaats vindt. Op dit moment biedt de gemeentelijke subsidieverordening nagenoeg geen mogelijkheden tot een wezenlijke financiële ondersteuning. Een structurele financieringsmethodiek kan dan ook pas ingaan na wijziging van de verordening. Deze aanpassing is voorzien voor dit jaar waarna de gewijzigde verordening vanaf 1 januari 2008 in werking kan treden. Op basis van een inventarisatie bij gemeenten die bewonersorganisaties ondersteunen, stellen wij voor om in principe tot de volgende financiële ondersteuning te komen: Een vast bedrag van € 2.000,- per jaar voor iedere dorps- of wijkraad; Een bedrag van € 0,27 per jaar per inwoner van het gebied dat de dorps- of wijkraad bestrijkt Wij menen hiermee recht te doen aan het feit dat iedere raad vaste organisatiekosten heeft, ongeacht of deze organisatie de belangen behartigt van een groter of kleiner aantal inwoners in een bepaald dorp of wijk. Door daarbovenop nog een toeslag te geven per inwoner van een bepaald gebied komen we tegemoet aan het feit dat sommige raden meer kosten zullen hebben voor bijvoorbeeld communicatie (zoals het aantal te vervaardigen nieuwsbrieven) dan andere. Bovenstaande subsidiesystematiek zien wij als ondersteuning voor de ‘basistaken’ van een dorps- of wijkraad. Voor activiteiten die deze organisaties eventueel aanvullend organiseren (‘plustaken’) zal bekeken moeten worden welke grondslagen de overige bepalingen in de gemeentelijke subsidieverordening bieden. Waar de scheidslijn tussen ‘basis’- of ‘plustaken’ precies ligt zal zich in praktijk verder moeten ontwikkelen. Het aanvragen en ontvangen van financiële ondersteuning betekent ook dat hieraan verplichtingen worden gekoppeld. In hoeverre deze specifiek moeten worden opgenomen voor dorps- en wijkraden bekijken wij bij het opstellen van een nieuwe subsidieverordening. Uitgangspunt 9 Bij de wijziging van de gemeentelijke subsidieverordening de mogelijkheid opnemen voor een speciale subsidiegrondslag voor dorps- en wijkraden met inachtneming van de geformuleerde berekeningssystematiek. Daarbij tevens de eisen aan een onderbouwing van het subsidieverzoek en verantwoording achteraf bezien 7. De gemeentelijke organisatie en dorps- en wijkraden Rol van contactpersoon Voor de dorps- en wijkraden wordt één ambtelijk aanspreekpunt aangewezen. Daarmee wordt overbelasting van ambtenaren voorkomen en is er één persoon verantwoordelijk om toezicht te houden op het al dan niet tijdig afhandelen van vragen en adviezen van de dorps- en wijkraden. Bovendien worden de raden niet van het kastje naar de muur gestuurd. Dit voorkomt dat deze organisaties verstrikt raken in procedures en daarmee hun motivatie verliezen. Tegelijkertijd wordt met één aanspreekpunt voorkomen dat dorps- en wijkraden binnen het gemeentelijk apparaat gaan ‘shoppen’. Gezien de rol van de stafdeling Bestuurszaken binnen de ambtelijke organisatie is al eerder besloten om een medewerker van deze afdeling aan te wijzen als contactpersoon. Door deze positionering is er enerzijds een zekere onafhankelijkheid van de vakafdelingen en anderzijds maakt dit aansturing door de verantwoordelijke portefeuillehouder gemakkelijker. Verzoeken en vragen van de dorps- en 7 wijkraden komen bij de contactpersoon binnen en de betrokken ambtenaar zorgt ervoor dat deze bij het college of in de organisatie komen. Voor de behandeling van de verzoeken en vragen wordt dezelfde termijn aangehouden als die voor inwoners geldt. Overigens dienen verzoeken die als individuele klachten gezien kunnen worden (zoals over zwerfvuil, openbare verlichting, geluidsoverlast, enz.) via de reguliere weg gemeld te worden. De contactambtenaar heeft overleg met de dorps- en wijkraden en met de betrokken contactwethouders voor de verschillende gebieden. De medewerker houdt tevens een voortgangsoverzicht bij van de tijdens de werkbezoeken en bijeenkomsten gemaakte afspraken. Hij heeft tevens een ‘zeeffunctie’ voor binnenkomende vragen en opmerkingen van de dorps- of wijkraad en leidt deze zonodig naar de juiste plek in de organisatie of naar het juiste politieke orgaan. Afhandeling van vragen vindt vervolgens plaats via de afdeling waar de vraag terecht is gekomen. Aan de contactpersoon dorps- en wijkraden wordt medegedeeld dat en hoe de vraag is afgehandeld. Uitgangspunt 10 Aanspreekpunt voor de dorps- en wijkraden is een contactambtenaar, gepositioneerd bij de stafafdeling Bestuurszaken. Deze contactambtenaar fungeert als eerste aanspreekpunt, leidt vragen en opmerkingen door en bewaakt toezeggingen en afspraken Rol van MT Willen we van het werken met dorps- en wijkraden een succes maken, dan is het belangrijk dat er voldoende draagvlak binnen de ambtelijke organisatie aanwezig is. De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het creëren en behouden van dit draagvlak. Elk afdelingshoofd afzonderlijk, en het managementteam (MT) als geheel zijn gezamenlijk (mede)verantwoordelijk voor het signaleren en aanreiken van onderwerpen aan college en raad, die besproken zouden moeten worden met de wijken dorpsraden. Daarnaast wordt het MT periodiek geïnformeerd over de voortgang van gemaakte afspraken met de dorps- en wijkraden en ontvangen zij verslagen van gesprekken. Op deze manier vindt borging plaats van het werken met dorps- en wijkraden in de gemeentelijke organisatie. Uitgangspunt 11 Elk afdelingshoofd afzonderlijk, en het MT als geheel zijn (mede)verantwoordelijk voor het signaleren en aanreiken van onderwerpen aan college en raad, die besproken zouden moeten worden met de wijk- en dorpsraden. Het MT ontvangt periodiek informatie over de voortgang van gemaakte afspraken en daarnaast worden verslagen van gesprekken onder het MT verspreid Rol van college Voor een goede bestuurlijke borging is het wenselijk dat er binnen het college een portefeuillehouder wordt aangewezen voor de dorps- en wijkraden. Daarnaast fungeren wethouders als bestuurlijk contactpersoon voor de verschillende raden. Voor een goed contact tussen college en de dorps- en wijkraden stellen wij voor dat er minimaal één keer per jaar overleg plaats vindt tussen beide partijen. In hoeverre dat daarbij naast de contactwethouder, de portefeuillehouder dorps- en wijkraden en/of andere leden van het college aanwezig moeten zijn, zal nog verder besproken worden. Per jaar worden het convenant en de werkrelatie geëvalueerd. Uitgangspunt 12 Binnen het college wordt een lid aangewezen als portefeuillehouder dorps- en wijkraden. Daarnaast fungeren wethouders als bestuurlijk contactpersoon voor de verschillende raden. Minimaal één keer per jaar vindt overleg plaats tussen de contactwethouder en eventueel de portefeuillehouder en/of andere leden van het college met een dorps- of wijkraad 8. En hoe verder? Deze notitie beoogt meer helderheid te verschaffen over het belang dat de gemeente Zundert hecht aan dorps- en wijkraden en op welke wijze wij hiermee willen omgaan. In het begin van deze notitie stelden wij al dat het werken met dorps- en wijkraden in Zundert zich nog maar in een beginfase bevindt. Op basis van ervaringen van betrokken partijen zal periodiek nagegaan moeten worden welke aspecten goed gaan en waar mogelijkheden tot verbetering aanwezig zijn. Ook zal in de toekomst moeten blijken of er voldoende politiek en ambtelijk draagvlak bestaat om verder door te groeien naar wijk- en buurtbeheer en eventueel wijk- en buurtgericht werken. 8 Voor de begeleiding van dit proces gaat onze voorkeur uit naar het instellen van een projectgroep die enkele malen per jaar ontwikkelingen en problemen in relatie tot de dorps- en wijkraden met elkaar bespreekt. Deze projectgroep bestaat uit de portefeuillehouder dorps- en wijkraden, de contactpersoon dorps- en wijkraden, een vertegenwoordiger van de afdeling Ruimte vanwege ruimtelijke ontwikkelingen in dorpen en wijken alsook een vertegenwoordiger van de afdeling Maatschappij doordat daar taken in verband met leefbaarheid en maatschappelijke voorzieningen zijn ondergebracht. Afhankelijk van ontwikkelingen op het gebied van integrale veiligheid kan in de toekomst deelname van de coördinator integrale veiligheid aan de projectgroep wenselijk zijn alsmede, wanneer accenten worden gelegd op wijk- en buurtbeheer, een vertegenwoordiger van de afdeling Openbare Werken. Op deze manier proberen we om de kansen die het werken met dorps- en wijkraden biedt, zo goed mogelijk te benutten. Uitgangspunt 13 Er wordt een projectgroep ingesteld die enkele malen per jaar ontwikkelingen en problemen in relatie tot de dorps- en wijkraden met elkaar bespreekt. Deze projectgroep bestaat uit de portefeuillehouder dorps- en wijkraden, de contactambtenaar dorps- en wijkraden, een vertegenwoordiger van de afdeling Ruimte en een vertegenwoordiger van de afdeling Maatschappij. Bekeken zal moeten worden of op termijn deelname van de coördinator integrale veiligheid en een vertegenwoordiger van de afdeling Openbare Werken een meerwaarde kan betekenen 9 Bijlage 1 Samenvatting uitgangspunten Uitgangspunt 1 Ten aanzien van het werken met dorps- en wijkraden kiezen we voor een groeimodel waarbij het accent op burgerparticipatie ligt Uitgangspunt 2 De gemeente staat positief tegenover de oprichting van nieuwe dorps- en wijkraden maar laat initiatieven daartoe over aan de bevolking. Het aantal dorps- of wijkraden moet beperkt blijven tot zes of zeven organisaties Uitgangspunt 3 In een convenant tussen gemeente en iedere afzonderlijke dorps- en wijkraad worden afspraken vastgelegd over de rol van betrokken partijen en bevoegdheden. In een communicatieprotocol wordt aangegeven op welke wijze communicatie tussen gemeente en raden vorm krijgt. Het convenant en het communicatieprotocol moeten worden gezien als groeimodellen die op basis ervaringen in de toekomst steeds kunnen worden bijgesteld Uitgangspunt 4 De adviserende functie van de dorpsraad strekt tot consultatie, participatie en klankbord. Beslissingsbevoegdheid is voorbehouden aan het college en de gemeenteraad. De dorps- en wijkraden vormen geen afzonderlijke bestuurslaag in de gemeente Uitgangspunt 5 Bij verdere invulling van prestatieveld 1 van de WMO nadrukkelijk de mogelijkheden nagaan die de dorps- en wijkraden daarin kunnen spelen Uitgangspunt 6 Bij het opstellen van het communicatieplan als uitwerking van de Kadernota Integrale Veiligheid nagaan welke rol dorps- en wijkraden kunnen spelen bij het betrekken van burgers bij beleidsontwikkeling en uitvoering Uitgangspunt 7 De dorps- en wijkraden betrekken bij het inventariseren van onveilige plekken in Zundert Uitgangspunt 8 Betrek het werken met dorps- en wijkraden bij de invulling van projectmatig en integraal werken Uitgangspunt 9 Bij de wijziging van de gemeentelijke subsidieverordening de mogelijkheid opnemen voor een speciale subsidiegrondslag voor dorps- en wijkraden met inachtneming van de geformuleerde berekeningssystematiek. Daarbij tevens de eisen aan een onderbouwing van het subsidieverzoek en verantwoording achteraf bezien Uitgangspunt 10 Aanspreekpunt voor de dorps- en wijkraden is een contactambtenaar, gepositioneerd bij de stafafdeling Bestuurszaken. Deze contactambtenaar fungeert als eerste aanspreekpunt, leidt vragen en opmerkingen door en bewaakt toezeggingen en afspraken Uitgangspunt 11 Elk afdelingshoofd afzonderlijk, en het MT als geheel zijn (mede)verantwoordelijk voor het signaleren en aanreiken van onderwerpen aan college en raad, die besproken zouden moeten worden met de wijk- en dorpsraden. Het MT ontvangt periodiek informatie over de voortgang van gemaakte afspraken en daarnaast worden verslagen van gesprekken onder het MT verspreid 10 Uitgangspunt 12 Binnen het college wordt een lid aangewezen als portefeuillehouder dorps- en wijkraden. Daarnaast fungeren wethouders als bestuurlijk contactpersoon voor de verschillende raden. Minimaal één keer per jaar vindt overleg plaats tussen de contactwethouder en eventueel de portefeuillehouder en/of andere leden van het college met een dorps- of wijkraad Uitgangspunt 13 Er wordt een projectgroep ingesteld die enkele malen per jaar ontwikkelingen en problemen in relatie tot de dorps- en wijkraden met elkaar bespreekt. Deze projectgroep bestaat uit de portefeuillehouder dorps- en wijkraden, de contactambtenaar dorps- en wijkraden, een vertegenwoordiger van de afdeling Ruimte en een vertegenwoordiger van de afdeling Maatschappij. Bekeken zal moeten worden of op termijn deelname van de coördinator integrale veiligheid en een vertegenwoordiger van de afdeling Openbare Werken een meerwaarde kan betekenen 11 Bijlage 2 Convenant Het convenant dat in deze bijlage is genomen is in overleg met de dorps- en wijkraden totstandgekomen en op 19 juni 2007 vastgesteld door het college van Zundert. Met elke dorpsen wijkraad wordt een afzonderlijk convenant gesloten. Convenant tussen gemeente Zundert en dorps- en wijkraden De ondergetekenden: de gemeente Zundert, ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet, vertegenwoordigd door mevrouw L.C. Poppe-de Looff, in haar hoedanigheid van burgemeester, en de dorps/wijkraad ……, vertegenwoordigd door de heer/mevrouw …… en de heer/mevrouw … bij deze handelend in de hoedanigheid van voorzitter respectievelijk secretaris, besluiten het volgende vast te stellen: Artikel 1. Inleiding De gemeente Zundert streeft na: 1. De communicatie tussen burgers en de gemeente te verbeteren; 2. De kwaliteit van de leefomgeving van burgers in stand te houden of te verbeteren en daar ook zorg voor te dragen; 3. Burgers directer verantwoordelijk te laten zijn voor hun leefomgeving en de inrichting van het publiek domein; 4. Burgers middelen te verschaffen om als klankbord te functioneren voor de beleidsvorming over onderwerpen die direct of indirect hun woon- en leefomgeving betreffen. Artikel 2. Rol en overlegfrequentie 1. Om inhoud en vorm te geven aan het onder 1 genoemde, erkent de gemeente Zundert dorps- en wijkraden; 2. De rol van de dorpsraad is deelname aan het maatschappelijk debat, betrokkenheid bij het politieke debat en zo de leefbaarheid van het dorp of kern onder de aandacht te brengen; 3. De gemeente onderkent en onderschrijft het belang van overleg en samenwerking met de dorps/wijkraad; 4. Het college overlegt minimaal één keer per jaar met de dorps/wijkraad; Artikel 3. Adviesbevoegdheid 1. De dorps/wijkraad heeft het recht om gevraagd en ongevraagd betrokkenheid te tonen bij dat deel van het gemeentelijk beleid - in voorbereidende en uitvoerende zin - dat gevolgen heeft voor de leefbaarheid in het eigen dorp of wijk; 2. De adviserende functie van de dorps/wijkraad strekt tot consultatie, participatie en klankbord. Artikel 4. Leidraad voor het handelen van dorps- en wijkraden 1. Dorps- en wijkraden moeten qua samenstelling een afspiegeling zijn van bewoners van het dorp of de wijk zodat ze ook echt als representatieve belangenvertegenwoordiger kunnen optreden; 2. Vergaderingen van dorps- en wijkraden zijn voor bewoners vrij toegankelijk; 3. Bewoners mogen tijdens vergaderingen van de dorps- of wijkraad het woord voeren; 4. Dorps- en wijkraden moeten een aanspreekpunt hebben. Vanuit de gemeente is dat de stafafdeling Bestuurszaken; 5. Dorps- en wijkraden zorgen voor een goede terugkoppeling naar bewoners; 6. Dorps- en wijkraden leggen jaarlijks verantwoording af aan de bewoners in een openbare vergadering; 7. De bevoegdheden van dorps- en wijkraden moeten voor iedereen duidelijk zijn. 12 Artikel 5. Subsidie De dorps/wijkraad ontvangt subsidie met in achtneming van de algemene subsidieverordening van de gemeente. Om daarvoor in aanmerking te komen dient de dorps/wijkraad jaarlijks een verzoek in. Artikel 6. Communicatie Ter verzekering van een wederzijdse goede en juiste communicatie worden afspraken gemaakt die worden vastgelegd in een protocol. Dit protocol maakt deel uit van dit convenant. Artikel 7. Duur convenant en werkafspraken 1. Het functioneren van het convenant wordt jaarlijks geëvalueerd. Hiervan wordt door één van beide partijen een verslag gemaakt. Bij een positieve evaluatie wordt het convenant stilzwijgend voor een jaar verlengd. 2. Het convenant kan worden aangevuld met een bijlage waarin concrete werkafspraken worden vermeld. Deze werkafspraken kunnen in onderling overleg periodiek worden bijgesteld. Zundert, …… De gemeente, De dorps/wijkraad L.C. Poppe-de Looff, burgemeester , voorzitter , secretaris Toelichting bij conceptconvenant tussen gemeente Zundert en dorps- en wijkraden Algemeen De gemeente Zundert vindt het belangrijk dat burgers kunnen deelnemen aan het maatschappelijk en politieke debat en is van mening dat in het kader van burgerparticipatie dorps- en wijkraden een van de instrumenten zijn die daaraan kunnen bijdragen. Om de belangenorganisaties een adequate rol te kunnen laten spelen, is het wenselijk dat er duidelijkheid bestaat over de belangen die de dorps- en wijkraden behartigen en dat er enige uniformiteit is in de vormgeving van deze raden. Daarbij moeten we ons overigens wel realiseren dat dorps- en wijkraden vrijwilligers zijn die zelf het initiatief nemen om een raad op te richten en dat er enig verschil in dorps- en wijkraden kan en mag zijn. Het afsluiten van hetzelfde convenant tussen gemeente en alle raden zal echter de nodige duidelijkheid geven over de rol van betrokken partijen. Artikel 1. Inleiding In dit artikel staan de beweegredenen genoemd op grond waarvan dit convenant wordt afgesloten. Artikel 2. Rol en overlegfrequentie Er is bewust voor gekozen om nu nog geen verdere invulling aan de taakvelden van een raad te geven en bijvoorbeeld het opstellen van een werkplan. Vooralsnog kiezen we voor een ‘groeimodel’ op basis van de afspraken in dit convenant. Dat laat onverlet dat het altijd mogelijk is dat de dorps/wijkraad ook over andere actuele vraagstukken, problemen of signalen met de gemeente kan overleggen. Voor een goed contact tussen college en de dorps- en wijkraden stellen wij voor dat er minimaal één keer per jaar overleg plaats vindt tussen beide partijen. Per jaar worden het convenant en de werkrelatie geëvalueerd. 13 Artikel 3. Adviesbevoegdheid De adviserende functie van de dorpsraad strekt tot consultatie, participatie en klankbord. Beslissingsbevoegdheid is voorbehouden aan het college en de gemeenteraad. De dorps- en wijkraden vormen geen afzonderlijke bestuurslaag in de gemeente. Artikel 4. Leidraad voor het handelen van dorps- en wijkraden Om de dorps/wijkraad als aanspreekpunt voor bewoners te kunnen beschouwen zijn, is het belangrijk dat de achterban voldoende invloed kan uitoefenen op de standpunten van de dorps/wijkraad. In dit artikel zijn daartoe een aantal bepalingen opgenomen. Voor de dagelijkse contacten tussen gemeente en dorps/wijkraad is een medewerker van de stafafdeling Bestuurszaken het aanspreekpunt. Verzoeken en vragen van de dorps- en wijkraden komen daar binnen en die afdeling zorgt ervoor dat die verzoeken en vragen bij het college of in de organisatie komen. Voor de behandeling van de verzoeken en vragen wordt dezelfde termijn aangehouden als die voor inwoners geldt. Overigens dienen verzoeken die als individuele klachten gezien kunnen worden (zoals over zwerfvuil, openbare verlichting, geluidsoverlast, enz.) via de reguliere weg gemeld te worden. Artikel 5. Subsidie Voor een goede functionering van de dorps- en wijkraden is het noodzakelijk dat zij over de nodige middelen beschikken om bijvoorbeeld organisatiekosten en communicatiemiddelen te kunnen financieren. Met artikel wordt aan gegeven op welke wijze financiële ondersteuning door de gemeente plaats vindt. De verdere invulling ten aanzien van het subsidiebedrag en -voorwaarden wordt verwerkt in de toepasselijke subsidieverordening. Uitgangspunt daarbij is dat er een speciale grondslag wordt gecreëerd voor de ‘basisactiviteiten’ (zoals organisatie- en communicatiekosten) en dat aanvullende subsidie kan worden aangevraagd voor ‘plusactiviteiten’. Artikel 6. Communicatie Een goede communicatie tussen gemeente en dorps- en wijkraden en tussen deze organisaties en hun achterban, is belangrijk en vormt een basis voor een goede samenwerking en draagvlak. Voor de praktische uitvoering wordt een communicatieprotocol opgesteld waarin wordt vastgelegd op welke wijze aan de communicatie invulling wordt gegeven. Ook dit protocol moet gezien worden als een eerste aanzet en zal jaarlijks geëvalueerd worden. Artikel 7. Duur convenant en werkafspraken Het convenant legt afspraken op hoofdlijnen vast. Dit zijn afspraken die voor alle dorps- en wijkraden in de gemeente Zundert gelden. Het is denkbaar dat er behoefte is aan enkele specifieke werkafspraken per dorps- of wijkraad. Lid 2 van dit artikel biedt hiertoe de mogelijkheid. 14 Bijlage 3 Concept communicatieprotocol Het communicatieprotocol dat in deze bijlage is opgenomen, is in overleg met de dorps- en wijkraden totstandgekomen en op 19 juni 2007 vastgesteld door het college van Zundert. Het protocol maakt deel uit van het convenant Communicatieprotocol In het convenant dat is afgesloten tussen gemeente en de dorps- en wijkraden wordt gesproken over het opstellen van een communicatieprotocol. In dit protocol staan praktische afspraken over onder andere de overlegstructuur en de informatie en omgaan met de media. De basis voor dit protocol vormt het convenant. Het protocol is geen statisch document en wordt aangepast als daar behoefte aan is. Ook wordt het protocol gelijktijdig met het convenant geëvalueerd. Aanspreekpunten Bestuurlijk: wethouder Meulman voor Stichting Dorpsraad Achtmaal wethouder Vermeulen voor Stichting Wijkraad De Berk Ambtelijk Stafafdeling Bestuurszaken (C. Uijtdewilligen) Frequentie en structuur van overleg Minimaal één keer per jaar vindt overleg plaats tussen het college en de dorps- en wijkraden. Op de agenda staan onder meer de de voortgang van uitgezette acties en actuele zaken die het dorp of de wijk aangaan. Dagelijkse contacten Vragen van de dorps- en wijkraden raad, die telefonisch of schriftelijk binnenkomen, worden gericht aan de contactambtenaar van de stafafdeling Bestuurszaken. Hij zorgt voor het in gang zetten van een actie en koppelt het vervolg of antwoord aan de dorps- en wijkraad terug. Informatie De dorps/wijkraad ontvangt: agenda van de raad- en commissievergaderingen en daarbij behorende stukken en notulen, voor zover deze openbaar zijn; burgerjaarverslag na vaststelling. Website Voor de dorps- en wijkraden die een eigen site hebben, wordt een link aangemaakt binnen de gemeentelijke website. Terugkoppeling Via de stafafdeling Bestuurszaken vindt terugkoppeling plaats over vragen die de dorps- en wijkraden aan de gemeente stellen. De termijn van terugkoppeling is gelijk aan die van individuele inwoners en de gebruikelijke richtlijnen van zes weken (ontvangstbevestiging en afhandelingstermijn). Als het mogelijk is worden antwoorden en informatie via de e-mail zo snel mogelijk verstrekt. Samenstelling bestuur dorps- en wijkraden De gemeente wil graag aan relatiebeheer doen en heeft hiervoor de medewerking van de dorps- en wijkdraden nodig. Zodra er mutaties of wijzigingen zijn in het bestuur, stellen de betreffende dorpswijkraden de gemeente daarvan in kennis. 15
