Het ontwerpproces versus de exploitatie

ve rbouw e n/of n ieu w bouw
Serie over verbouw/nieuwbouw (deel 3):
Het ontwerpproces
versus de exploitatie
Bij verbouw- of nieuwbouwprojecten speelt de facility manager een belangrijke
rol. In deel 3 van deze serie aandacht voor het ontwerpproces en de invloed hiervan op de exploitatie. Hoe komt u tot een functioneel en ‘exploitatie vriendelijk’
ontwerp? Welke zaken kunnen hierbij een rol spelen? En welke afwegingen kunnen daarbij de revue passeren?
R.G. BRUINS MFM*
D
e facility manager kent als
geen ander het gebouw waarin
hij werkt, de gebruiker en het
proces dat daarin plaatsvindt. In het
vorige artikel in het meinummer van
Facto Magazine is daarom stil gestaan
bij het fundament van het ontwerpproces en is onder andere het programma van eisen, de keuze van de
architect en de rol van de facility
manager hierin aan de orde geweest.
Functionaliteit
Het is een veel gehoorde ergernis van
de facility manager: een gebouw dat
moeilijk te onderhouden is, omdat
vooraf niet voldoende over het gebruik
en onderhoud van het gebouw is nagedacht. Niet zelden heeft dit forse exploitatiekosten tot gevolg. Denk aan de
kosten van glasbewassing of het vervangen van een lamp in een vide, die
zodanig ontworpen is dat men er zelfs
met een hoogwerker niet bij kan komen.
Nog steeds komen wij met enige regelmaat gebouwen tegen die op de dag
van oplevering prachtig zijn, maar al
snel hun aantrekkelijkheid verliezen in
de jaren erna.
Tegelijkertijd is het niet alleen het
functionele dat telt. Het is de kunst
een goede balans te vinden en de vele
afwegingen weloverwogen te maken.
48
Facto Magazine nummer 6 juni 2007
Lastig hierbij is dat er bijzonder weinig
theorie te vinden is over de vele facilitaire of exploitatie verhogende aandachtspunten tijdens het ontwerpproces.
Voor de kantooromgeving heeft Facilicom met de bouw van hun eigen
hoofdkantoor vele exploitatiegerelateerde afwegingen weloverwogen gemaakt en deze grotendeels in boekvorm vastgelegd. De komende jaren zal
blijken wat hiervan de resultante is.
Serie
Facto Magazine bevat sinds het
aprilnummer een serie artikelen over
de rol van de facility manager bij
bouw- en verbouwprojecten. In dit
artikel het ontwerpproces versus
exploitatie.
Hierbij moet gezegd worden dat in dit
geval de directie niet zozeer overtuigd
hoefde te worden van het belang om
ve rbouw en/of ni euw bouw
met een ‘facilitaire blik’ naar het ontwerp of de inrichting van een gebouw
te kijken. Gezien hun core business
werd al snel de bereidheid gevonden
extra investeringen te plegen, die zich
in de jaren daarna door een lage exploitatie laten terug verdienen. Een situatie die bij onze opdrachtgevers niet
vaak voorkomt.
Esthetiek
Nog steeds is het de architect die binnen de wensen van de klant een fraai
ontwerp tracht te creëren. Een soms
lastige rol, omdat opdrachtgevers niet
altijd de ervaring hebben met ver- en/
of nieuwbouw en eventueel ingeschakelde bouwmanagementbureaus de organisatie van opdrachtgever niet goed
kennen.
Het vinden van een juiste ‘fit’ tussen
esthetiek en gevraagde functionaliteit
is voor een architect dan ook niet altijd
even makkelijk. Daar komt bij dat
bouwmanagementbureaus zelden het
bouwproces aansturen vanuit ‘een facilitaire blik’. Zij worden in het algemeen immers afgerekend op het binnen budget en planning realiseren van
het bouwproces en niet op de kwaliteit
van het gerealiseerde werk, de consequenties voor de exploitatie of de aansluiting met de wensen vanuit de te
huisvesten organisatie.
Materiaalkeuze
Daarom is het van groot belang dat gedurende het ontwerpproces de facility
manager betrokken is en de specifieke
kennis vanuit de te huisvesten organisatie inbrengt. Zeker in het definitief
ontwerp en de bouwvoorbereidingsfase, waarin de materialisering wordt
vastgesteld. Deze elementen zijn van
grote invloed op het gebruik van het
gebouw en het onderhoud dat dit de
jaren daarna met zich zal meebrengen.
Dit is ook het moment waarbij het
goed mogelijk is, dat (onbewust) wordt
bezuinigd op de verkeerde zaken. Niet
zelden leidt dat later in het proces tot
meerwerk of, erger nog, worden direct
na oplevering diverse zaken alsnog gerealiseerd. De keerzijde (dat extra geld
wordt uitgetrokken) is vaak een uitzondering. Toch zijn er in elk bouwproces momenten, waarbij een extra
investering zich in de jaren daarna vele
malen laat terugverdienen. Helaas blij-
TIPS!
» Betrek ook facilitaire kennis bij het ontwerpproces. Beoordeel het bouwontwerp
mede op de consequenties voor de exploitatie. Schakel hiervoor eventueel een
externe partij in.
» Houdt altijd rekening met de mogelijkheid dat een extra investering in het
ontwerpproces zich in de jaren daarna laat terugverdienen. Reserveer hiervoor
eventueel extra geld.
» Zorg dat het bouwmanagement verder kijkt dan de dag van oplevering. Laat de
exploitatie en vooral de functionaliteit een minstens zo belangrijk aandachtspunt
zijn.
ken dergelijke afwegingen slechts zelden te worden gemaakt of is hier geen
geld voor gereserveerd. Zeker in de situaties waarbij de eigenaar van vastgoed ook opdrachtgever is, is dit een
gemiste kans. De total cost of ownership kan hiermee immers omlaag worden gebracht.
Doel PPS-constructies
Laat dit nu precies de achterliggende
gedachte zijn voor publiek-private samenwerkingen, PPS-constructies. Aanbestedingen die van overheidswege
voor een lange termijn worden aangegaan, zodat niet alleen het bouwproces,
maar ook het onderhoud in de jaren
erna onder eenzelfde contract worden
aanbesteed. Dit stimuleert het zoeken
naar een ‘slim’ ontwerp, waarbij het
ontwerp en de consequenties voor de
exploitatie continue worden afgewogen. Maar de praktijk staat nog in de
kinderschoenen. De lange contract-
duur brengt tevens zoveel onzekerheden met zich mee, dat relatief veel
risicopremie wordt ingebouwd.
Vooralsnog is het dan ook de vraag of
PPS-constructies wel de juiste manier
is om de total costs of ownership zo
laag mogelijk te laten zijn. Een ‘slim’
ontwerp is immers ook te realiseren
door een bouwmanager, die mede
stuurt op de exploitatie en die voldoende de wensen van de opdrachtgever (en facility manager!) bij het ontwerp betrekt. «
In de volgende editie van Facto Magazine
wordt ingegaan op de keuze tussen directievoering of bouwen vanuit een bouwteam, de voor- en nadelen en de rol van
de architect en de facility manager.
* Richard Bruins is directeur FGB Facility Management, een bureau voor facilitaire consultancy en project/interimmanagement (www.
fgb-fm.nl)
Facto Magazine nummer 6 juni 2007
49