Checklist overheidsopdrachten

Checklist overheidsopdrachten
Voor het aanvragen van een overheidsopdracht moeten verschillende stappen ondernomen
worden. De eerste stap hierin is het invullen van onderstaande checklist. De 2 de stap is het
aanmelden en inschrijven op het juiste dossier in Trello (https://trello.com/b/MsYrBq9a). Onder het
tabblad ‘Nuttige informatie’ kan u de uitleg vinden over het verdere verloop van de procedure en
de werking van de aankoopkalender. Als bijlage stuur ik ook een overzicht mee van de
verantwoordelijkheden binnen het aankoopproces.
Als er vragen zijn: contact me!
Projectnaam – omschrijving
Dienst + afdeling
Contactpersoon (leidend
ambtenaar)
1. Goedkeuring bevoegd orgaan/ persoon?
Is het bevoegde beslissingsorgaan op de hoogte van deze aanvraag en de desbetreffende opdracht? Als er
een college- of gemeenteraadsbeslissing is genomen, gelieve deze dan toe te voegen als bijlage.
Ja / Nee
2. Raming van de opdracht
Wees correct en volledig. De raming kan namelijk een verschil uitmaken van de te volgen procedure en
kan gevolgen hebben als deze niet correct gevolgd wordt. Als het contract afgesloten moet worden voor
meer dan 1 jaar, gelieve dit dan ook te melden en hou hiermee rekening in de raming. Eventuele percelen
en opties moeten mee opgenomen worden in de raming (zie verder). Als de raming gebaseerd is op
aangevraagde offertes, gelieve deze ook toe te voegen als bijlage. De raming moet opgeven worden in
euro, exclusief BTW. Het toe te passen btw % moet ook opgegeven worden
Raming (in euro, excl. BTW)
BTW %
3. Krediet
Is er voldoende krediet aanwezig? Moet het krediet nog ingeschreven worden? Moet het voorziene budget
verhoogd worden bij de volgende budgetwijziging? Gelieve hier de juiste financiële informatie op te geven.
Algemene Rekening
Beleidscode
Actie
Voorziene krediet (incl. btw)
4. Omschrijving van de opdracht, de technische bepalingen, de noden en de aantallen
U geeft een duidelijke omschrijving van de technische specificaties. Het moet een algemene beschrijving
zijn, dus zeker geen merken vermelden of te specifieke eisen stellen waar slechts 1 inschrijver aan kan
voldoen. Wees zeker dat het gevraagde materiaal geschikt is voor het bestemde gebruik. Vraag hiervoor
desnoods advies aan het IOK. Als bijlage kan u de informatie die u reeds opgevraagd heeft toevoegen.
Omschrijving van de opdracht
Technische bepalingen
Noden (en aantallen)
a.
Percelen (niet verplicht)
Als de opdracht ingedeeld moet worden in percelen dan moet u per perceel een aparte technische
beschrijving toevoegen en een aparte raming exclusief btw. Gelieve stap 4 dan voor de verschillende
percelen te kopiëren en in te vullen.
Het voordeel om een opdracht in te delen in percelen is de mogelijkheid om elk perceel apart te gunnen
(of niet te gunnen). Als een inschrijver alle percelen kan aanbieden is het ook mogelijk dat hij een extra
korting kan geven als hij alle percelen mag leveren. Een nadeel kan zijn dat de deelopdrachten gegund
worden aan verschillende inschrijvers.
Perceel 1
Perceel 2
b.
Opties (niet verplicht)
U moet per optie een aparte technische beschrijving en een aparte raming exclusief btw toevoegen. Is de
optie vrijblijvend door de inschrijver toe te voegen of is deze verplicht? Moet de leverancier m.a.w. deze
optie zeker kunnen aanbieden of is het niet noodzakelijk?
Opties zullen ook meegenomen worden in de inventaris en dus mee beoordeeld worden.
Gelieve in dit geval stap 4 voor de verschillende opties te kopiëren en in te vullen.
Optie 1
Optie 2
5. Aan te schrijven leveranciers (min. 3)
Er moet aan minimum 3 leveranciers een prijsofferte gevraagd worden. De aankoopdienst kan in overleg
nog andere firma's toevoegen aan deze lijst. Gelieve de firmanaam, het adres en e-mail op te geven, de
andere gegevens voeg ik zelf toe.
Firmanaam
Adres
e-mailadres
6. Gewenste timing en planning
Gelieve de gewenste timing en/of planning op te geven. Hou er rekening mee dat een opdracht een
minimum doorlooptijd heeft van 60 kalenderdagen vooraleer deze van start kan gaan (voor kleine
opdrachten en uitgezonderd feestdagen en vakanties).Een goede planning en het tijdig doorgeven van
opdrachten is dus de boodschap. Voor zeer dringende dossiers kan de planning in overleg opgemaakt
worden.
Checklist ingevuld tegen
Contract moet afgesloten zijn tegen
Informatie over de planning
De 1ste kolom bevat de stappen die doorlopen moeten worden. In de 2de kolom staan de minimum
doorlooptijden die gerespecteerd moeten worden. Deze zijn afhankelijk van de aard van de opdracht en
zijn dus niet bindend! De 3de kolom geeft uitleg over de verschillende stappen.
Checklist ingevuld
Opmaak bestek
Controle bestek
Goedkeuring bestek
Uitsturen offertes
Indienen offertes
Vergelijken offertes
14
5
1
1
14
5
Best and final offer
Verlag van nazicht
10
5
De looptijd start als de checklist is ingevuld
De nodige tijd om een degelijk bestek op te maken
De dienst moet het bestek controleren en goedkeuren
Het beslissingsorgaan keurt het bestek goed
Offertes moeten uitgestuurd worden
Redelijke termijn voor het indienen van offertes (kleine opdrachten
Dit is de minimumtijd die nodig is om de offertes degelijk te
bekijken en vergelijken.
Onderhandelen en verbeteringen vragen is aangewezen
Een duidelijk en goed gemotiveerd verslag van nazicht is
Goedkeuring gunning
Uitsturen (niet)gunning(en)
Stand-still periode*
Sluiten contract
1
1
15
1
Plaatsen van bestellingen*
noodzakelijk
Het beslissingsorgaan keurt het advies goed
Uitsturen van voorgaande beslissing
Enkel voor complexe of gevoelige dossiers
Sluiten van het contract (kan eventueel samen met het uitsturen
van de gunning
Enkel van toepassing bij een raamcontract (via bestelbonnen)
7. Selectiecriteria
Aan welke voorwaarden moet een inschrijver minimum voldoen om te kunnen deelnemen aan de
opdracht? Bv. minimum omzet van het bedrijf of de gevraagde producten/diensten, gelijkaardige
referenties, technische capaciteiten, kwaliteit van het tewerkgestelde personeel, maatregelen om kwaliteit
te waarborgen (bv. Normen) …
Deze criteria moeten betrekking hebben op de inschrijver (firma) zelf en niet op de opdracht.
Selectiecriterium
Omschrijving
8. Gunningscriteria
Waarop moeten de ingediende offertes beoordeeld worden? Denk er aan dat al deze criteria door u (mee)
beoordeeld moeten worden, incl. de motivering voor de toegekende score. Enkele voorbeelden van
gunningscriteria zijn: prijs, kwaliteit, levertermijn, technische waarde, esthetische en functionele
kenmerken (eventueel te beoordelen via een demo), milieukenmerken, sociale overwegingen,
gebruikerskosten, …
Gunningscriterium (+ omschrijving)
Alvast bedankt voor de vlotte samenwerking!
Met vriendelijke groeten
Wouter Cools
Verantwoordelijke overheidsopdrachten
014 62 27 74
[email protected]
Quotering
(totaal op 100)