Vragenlijst QicsMilestones Implementatie

Vragenlijst Implementatie
QicsMilestones
Versie
Datum
:
:
1.7
17 maart 2017
1
Inhoudsopgave
1.
Introductie ............................................................................................................................................ 3
2.
Werken met meerder bedrijven ........................................................................................................... 3
3.
Koppeling met uw financiële pakket ..................................................................................................... 3
4.
Tariefbepaling ....................................................................................................................................... 4
5.
Facturatie methoden ............................................................................................................................ 6
6.
Factuurlay-out ....................................................................................................................................... 6
7.
Medewerkers, gebruikers, klanten en artikelen aanmaken ................................................................. 8
8.
Projecten aanmaken ............................................................................................................................. 9
9.
Aanvullen bedrijfsgegevens .................................................................................................................. 9
10.
Nog vragen? .................................................................................................................................... 11
2
1. Introductie
Binnenkort starten we bij u met het implementeren van QicsMilestones. Om deze implementatie zo
soepel en efficiënt mogelijk te laten verlopen, hebben wij op voorhand wat informatie van u nodig.
Aan de hand van deze informatie kunnen wij QicsMilestones koppelen aan uw financiële pakket en kan
de consultant zich een beeld vormen van de gewenste inrichting van het pakket.
Wij willen u dan ook vragen deze vragenlijst zo goed mogelijk in te vullen en aan ons te mailen
voordat de consultant bij u op bezoek komt.
Op ons service center vindt u over ieder onderdeel een toelichting. Het is aan te raden om die te
lezen, zodat u voorbereid bent op de vragen die de consultant u zal gaan stellen. Via de blauwe
hyperlinks (onder de titels van de hoofdstukken) komt u direct op de juiste webpagina terecht.
U kunt natuurlijk ook andere artikelen, of video’s, op ons service center bekijken. Een goede
voorbereiding komt de implementatie zeker ten goede! Klik hier om het service center voor
QicsMilestones te bekijken.
2. Werken met meerder bedrijven
Klik hier voor een uitleg op ons help center
Met een bedrijf wordt een zelfstandig juridische entiteit (zoals een BV) bedoeld. Een bedrijf in
QicsMilestones kan gegevens uitwisselen met één financiële administratie. Wanneer u dus vanuit
meerdere financiële administraties wilt facturen, dienen er meerdere bedrijven aangemaakt te
worden. We verzoeken u dan ook dit formulier per bedrijf in te vullen.
Aantal bedrijven
3. Koppeling met uw financiële pakket
Klik hier voor een uitleg op ons help center
Om vanuit QicsMilestones connectie te kunnen maken met uw financiële pakket, hebben wij de
volgende gegevens nodig:
Vraag
Antwoord
Gebruikersnaam
Wachtwoord
Omgeving (alleen van toepassing indien u met Twinfield
werkt)
3
Administratiecode en -naam
Verkoopdagboek
Debiteurenrekening
Bij het ophalen van de gegevens uit uw financiële
pakket worden ook btw codes opgehaald. Om fouten te
voorkomen willen we de btw codes die niet van
toepassing zijn (inkoop) en die niet meer gebruikt
worden uitsluiten van import. Kunt u hier aangeven
welke codes niet geïmporteerd hoeven te worden.
4. Tariefbepaling
Klik hier voor een uitleg op ons service center
QicsMilestones kan op vele manier het tarief bepalen bij het boeken van uren. Het tarief kan
bijvoorbeeld afhankelijk zijn van de medewerker, of het kan zijn dat er één tarief geldt voor alle uren
die er op het project worden geboekt. Geef in onderstaande tabel middels kruisjes aan op welke
manier er binnen uw organisatie bepaald wordt welk tarief er gehanteerd wordt. Graag aangeven op
hoeveel procent van de projecten de tariefbepaling ongeveer voorkomt.
Tariefbepaling
%
Ja
Nee
Tarief per medewerker
Tarief per project
Tarief per artikel
Tarief per klant
Tarief per medewerker, per artikel
Tarief per klant, per artikel
Tarief per project, per medewerker
4
Tarief per project, per artikel
Tarief per project, per medewerker, per artikel
5
5. Facturatie methoden
Klik hier voor een uitleg op ons service center
Waarschijnlijk factureert u uw diensten niet alleen op basis van uren maal tarief. Geef in onderstaande
tabel aan welke facturatie vormen er door uw organisatie worden gebruikt. Graag aangeven hoeveel
procent van de facturen er per facturatievorm gefactureerd worden.
Facturatievorm
%
Ja
Nee
Nacalculatie (uren maal tarief)
Vaste prijzen (producten, fixed fee projecten)
Voorschotten (u factureert vooruit, maar rekent op nacalculatie af)
Terugkerende bedragen (contracten, abonnementen)
Hoeveel facturen verstuurt u ongeveer per maand?
Zijn er nog verdere bijzonderheden met betrekking tot de facturatie? Denk hierbij aan alle informatie
die voor ons relevant kan zijn bij het inrichten van de projecten. Bijvoorbeeld bij een aantal klanten
hebben we een bijzondere afspraak m.b.t. tot kortingen.
6. Factuurlay-out
Klik hier voor een uitleg op ons service center
6
Uw factuur is uw visitekaartje. De standaard factuurlay-out van QicsMilestones ziet er al prachtig uit
en is direct te gebruiken. Nadat u uw bedrijfsgegevens heeft gevuld en het logo is geüpload, is de
factuurlay-out klaar voor gebruik. De horizontale positie en afmeting van het logo wordt naar wens
aangepast. Wellicht wilt u de lay-out nog verder naar eigen smaak aanpassen. U kunt hier aangeven
welke wijzigingen u graag zou willen doorvoeren ten opzichte van de standaard factuur lay-out. Aan
de hand daarvan kan onze consultant bepalen hoeveel tijd er nodig is. Deze werkzaamheden zullen op
basis van nacalculatie worden doorberekend.
Factuurlay-out
Welke aanpassingen aan de standaard lay-out zijn voor u nodig?
7
7. Medewerkers, gebruikers, klanten en artikelen aanmaken
Om uren te kunnen boeken hebben we de volgende stamgegevens nodig:




Medewerkers / gebruikers
Artikelen
Klanten
Projecten
De klanten worden gesynchroniseerd vanuit uw financiële pakket. Deze koppeling brengen wij voor u
tot stand zodra wij van u de inloggegevens hebben ontvangen (zie hoofdstuk 3).
Artikelen, Medewerkers, Gebruikers, Klanten en Projecten dient u zelf aan te maken in QicsMilestones.
U kunt dit handmatig doen, maar u kunt ze ook (behalve gebruikers) importeren vanuit MS Excel.
Soms is starten met een nieuw systeem een handig moment om gegevens op te schonen. Als dit in
uw organisatie het geval is, dan kunt u dit het beste voorbereiden voor aanvang van de
implementatie. Het opschonen van bestanden valt niet binnen scope van de implementatie en zorgt
anders voor onnodige vertraging.
Klik
hier om te leren hoe u deze gegevens vanuit MS Excel kunt importeren.
Aanmaken stamgegevens
Ja
Nee
Heeft u de gebruikers aangemaakt in QicsMilestones? Lees hier hoe dat in zijn
werk gaat.
Heeft u medewerkers aangemaakt in QicsMilestones? (Middels import of door ze
handmatig aan te maken)
Heeft u artikelen aangemaakt in QicsMilestones? (Middels import of door ze
handmatig aan te maken)
8
8. Projecten aanmaken
Klik hier voor een uitleg op ons service center
Het project is een van de belangrijkste gegevens in QicsMilestones. Hier wordt bepaald wat de
tarieven zijn, hoe er gefactureerd gaat worden en wie, waar tijd op mag registreren. Tijdens de eerste
afspraak zullen we hier uitgebreid aandacht aan besteden. We hebben in uw omgeving al een aantal
voorbeeld projecten aangemaakt. Deze projecten kunt u naar eigen inzicht aanpassen via
instellingen/projecten. Lees alvast de artikelen op ons service center om vertrouwd te raken met de
manier waarop projecten worden ingericht.
Projecten
Heeft u naar aanleiding van de documentatie al vragen over het aanmaken van projecten?
9. Aanvullen bedrijfsgegevens
Klik hier voor een uitleg op ons service center
9
Wij verzoeken u via de menuoptie ‘Instellingen/bedrijven’ uw bedrijfsgegevens verder in te vullen.
Hier kunt u gegevens invoeren zoals Kvk nummer, BTW nummer, bankrekeningnummer etc.
Bedrijfsgegevens
Heeft u naar aanleiding van de documentatie al vragen over aanvullen van de bedrijfsgegevens?
10
10.
Nog vragen?
Wellicht heeft u na het bekijken van de software en de documentatie nu al vragen die u graag met de
consultant wilt bespreken. Wij vernemen dat graag van u.
Vragen
Heeft u op dit moment nog andere vragen?
Bedankt voor het invullen van de vragenlijst. Wilt u deze mailen naar
uw consultant voor aanvang van
de eerst afspraak. Alvast bedankt!
11