Bugaboo - Orbis Software

Orbis Software
Case
Study
Deze Case Study vertelt het succesverhaal
van de samenwerking tussen Orbis Software
Benelux BV en Bugaboo International.
P01
Bugaboo
meer dan een
hippe kinderwagen!
In 1994 kregen twee personen een geweldig idee dat ons
denken over mobiliteit ingrijpend zou veranderen.
Op een zolderkamer aan de Rechtboomssloot in
Amsterdam werkten ze dag en nacht aan de allereerste
Bugaboo. Nu, 18 jaar later, is Bugaboo uitgegroeid tot een
wereldmerk met een Triple A status. Het mobiliteitsmerk
is uitgegroeid tot een bedrijf met ruim 1100 medewerkers
en is verkrijgbaar in meer dan 50 landen.
Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de
samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV
en Bugaboo.
P02
We gebruiken Orbis TaskCentre voor heel veel zware logistieke processen,
vertelt Rob van Dijk, IT Manager bij Bugaboo International BV. Orbis TaskCentre
werkt op 5 servers en we hebben honderden taken binnen Orbis TaskCentre
gedefinieerd. Een proces dat hij nader toelicht is het EDI verkeer. We hebben een
nauw contact met onze externe warehouses over de hele wereld.
Alle communicaties met deze warehouses gebeurt op basis van EDI berichten.
Via een Orbis Portaal kunnen de verschillende divisies van onze organisatie
de orders verzamelen en deze vervolgens doorsturen aan de verschillende
warehouses in bijvoorbeeld Los Angeles, Sydney of Spanje. Het maken én
versturen van de verschillende EDI berichten wordt helemaal gedaan door Orbis
TaskCentre.
Wanneer het warehouse de goederen heeft uitgeleverd aan onze klant
ontvangen wij uiteraard weer een EDI bericht terug. Orbis TaskCentre verwerkt
deze berichten vervolgens weer in ons ERP systeem en controleert tevens of de
processen juist zijn afgehandeld. Eventuele fouten kunnen via een EDI monitoring
pagina bewaakt en gecorrigeerd worden. Omdat dit orderproces de hele dag
door plaatsvindt is het een zwaar logistiek proces voor onze organisatie.
Zonder Orbis TaskCentre zouden wij het EDI verkeer nooit op deze manier
hebben kunnen automatiseren en het is wellicht één van de hoofdredenen
waarom wij met Orbis TaskCentre gestart zijn.
P03
Orbis
TaskCentre
regelt onze EDI wereld
P04
Bugaboo & Order4U
Als vervanging voor de order invoer in Exact hebben wij gekozen voor Order4U
van Orbis Software. Het order systeem binnen Exact biedt te weinig mogelijkheden
voor ons. Je kunt het niet genoeg afschermen, het is een heel gedoe met
rechten en licenties. Order4U kan wel goed afgestemd worden op onze wensen
en werkwijze. Het maakt gebruik van de Exact tabellen én omdat het een webbased oplossing is kan het over de hele wereld gebruikt worden. Medewerkers
uit bijvoorbeeld Amerika, China, Spanje en Australië gebruiken Order4U om
hun orders in te voeren. Maar ook digitale EDI orders van onze retailers worden
eerst in Order4U ingelezen, gecontroleerd en goedgekeurd. Daarna zorgt Orbis
TaskCentre ervoor dat de orders in Exact Globe aangemaakt worden.
Bugaboo & Store4U
De webshop van Orbis Software, Store4U, is de B2B webshop voor Exact.
Onze retailers kunnen met Store4U en op een eenvoudige wijze snel hun orders
invoeren. Binnen Store4U is ook een soort klantenportaal beschikbaar.
Onze retailers kunnen hier de lopende en de historische orders terugvinden,
ook al zijn deze orders niet via de webshop ingevoerd. De factuurhistorie
is eveneens beschikbaar in de webshop. Ook voor Store4U geldt dat het
gemakkelijk aangepast kan worden. Zo hebben we voor onze Spaanse retailers de
webshop aangepast aan hun wensen en gaan we nu in alle webshops een online
betaalfunctie inbouwen.
P05
Web-based orderentry en
webshopportalen voor retailers en
medewerkers over de hele wereld
P06
Orbis TaskCentre koppelt onze
“online wereld” aan onze interne systemen
Op onze online wereld kunnen klanten bijvoorbeeld hun product
registreren of een servicevraag indienen. Hiervoor zijn verschillende
web-based formulieren beschikbaar. Met behulp van de Call Web-Service
tool binnen Orbis TaskCentre worden al deze verschillende aanvragen
volledig automatisch in ons Workflow systeem aangemaakt. Zo kunnen de
verschillende afdelingen hier snel op reageren.
P07
Wat zou er gebeuren wanneer
Bugaboo niet meer over
Orbis TaskCentre zou beschikken?
Dan zouden we echt een probleem hebben. Er zou heel veel tot stilstand komen
en we zouden dit dan anders moeten organiseren. Dat betekent dus gewoon
extra medewerkers. We hebben jaren geleden al geconstateerd dat wij als
organisatie te groot geworden zijn voor een softwarepakket als dat van Exact.
Dankzij Orbis TaskCentre hebben wij toch besloten om voorlopig nog met Exact
door te gaan. Zo hebben we onlangs nog de fabriek in China omgezet naar Exact.
We hebben heel veel eilandjes met heel veel divisies en het is heel lastig om alles
gesynchroniseerd te houden. Zonder Orbis TaskCentre is het onmogelijk om dit
overeind te houden. Orbis TaskCentre is eigenlijk de olie tussen alle processen en
entiteiten.
De Toekomst
We groeien sterk in Azië. Dit betekent dat de warehouses in landen als Japan,
Korea, China en Rusland binnenkort gekoppeld zullen gaan worden aan onze
EDI wereld. Ook de communicaties met onze grootste klanten zullen steeds
meer via EDI gaan gebeuren. Denk hierbij aan nieuwe en gewijzigde orders,
orderbevestigingen, leverings- en verschepingsberichten, facturen en de reeds
eerder genoemde EDI berichten met onze warehouses. Voor deze processen
zullen we steeds meer op Orbis TaskCentre gaan leunen.
P08
Meer informatie omtrent onze
producten en/of diensten?
Neem dan contact met ons op via:
Tel: +31 (0) 40 290 1640
Orbis Software Benelux BV
Fax: +31 (0) 40 290 1649
Geldropseweg 250
Email: [email protected]
5643 TR Eindhoven, Nederland
WWW: http://www.orbis-software.nl