Ethiek en gedragscode

Ethiek en gedragscode
2015
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Inhoud
Onze toewijding aan integriteit
Een bericht van onze Chief Executive Officer
Onze bedrijfsfilosofie en waarden
Gedragscode en bedrijfsdeontologie
2
3
4
5
6
Het beschermen van onze belangen en activa
7
Belangenverstrengeling
Behandelen van onze eigendom en informatie
Beheren van bedrijfsadministratie
Systemen, netwerken, elektronische communicatie
Diefstal en misbruik van eigendom
Intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie
Informatieveiligheid
Contacten met de media en de financiële gemeenschap
Fraude en foute of misleidende verklaringen
Reclame en promotieactiviteiten
Gebruik van sociale media 8
10
10
11
12
13
14
14
16
18
18
Privacybescherming
gegevensbescherming
Relaties met onze bedrijfspartner, klant, leverancier en
concurrenten
Concurrentie- en antitrustwetten
Omkoping
Aanbieden of aanvaarden van geschenken of amusement
Handelssancties
Contracten met andere partijen
Onze omgang met de overheid
Zakendoen met overheden
Het inhuren van overheidspersoneel
Politieke betrokkenheid van het bedrijf
Respect voor collega’s en gemeenschappen
Eerlijke omgang met medewerkers
De werkplek
Mensenrechten
Het milieu
Bezorgdheden melden en onderzoeken
Belang van melding
Onderzoeken
Vertrouwelijkheid
Bescherming voor vergelding
Veelgestelde vragen
19
20
21
21
22
24
25
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
36
37
38
39
39
40
41
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Onze toewijding
aan integriteit
4
Een bericht van onze Chief Executive Officer
5
Onze bedrijfsfilosofie en waarden
6
Gedragscode en bedrijfsdeontologie
3
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Een bericht van onze Chief
Executive Officer
Beste collega’s,
4
Als werknemers van RELX Group,
zijn we heel trots op de bijdragen
die we leveren en de manier
waarop we zakendoen. Het
bedrijf is een toonaangevende
informatieleverancier voor
professionele klanten in tal
van sectoren, met meer dan
28.000 personeelsleden en
bedrijfseenheden in honderden
gemeenschappen wereldwijd die we
beleven en waar we mee werken.
We helpen wetenschappers om nieuwe
ontdekkingen te doen, advocaten om zaken te
winnen, dokters om levens te redden, kaderleden
om een commerciële relatie te smeden met
hun klanten. We helpen verzekeringsgroepen
om hun klanten lagere prijzen aan te bieden
door risico’s beter te beoordelen, te zorgen dat
belastingbetalers en klanten geld besparen door
de overheid en financiële instellingen te helpen bij
het opsporen van fraude.
Onze gedragscode en bedrijfsdeontologie
vormen de normen en beleidslijnen
waaronder we werken. De Code wordt
gecombineerd met onze Waarden en onze
bedrijfsverantwoordelijkheidsverplichtingen om
het kader en de richtlijnen te bieden voor een
open, eerlijke, ethische en principiële manier.
leveranciers en contractanten zijn ook verplicht
om te voldoen aan de belangrijkste elementen van
de Code via de Gedragscode van leveranciers.
Gelieve ervoor te zorgen dat u de Code leest,
begrijpt en gebruikt om u te begeleiden in uw
werk. Dit zal ons helpen ervoor te zorgen dat al
onze acties in het beste belang van ons bedrijf en
onze klanten zijn.
Als u vragen heeft over de Code en de toepassing
ervan, kunt u praten met uw manager, human
resources, een bedrijfsjurist, een lid van onze
Corporate Compliance Group of een lid van RELX
Group of van het Business Area Compliance
Committee.
Ik verzoek u ook om bezorgdheden te uiten en
melden in geval van situaties waarvan u van
mening bent dat de Code is geschonden. De Code
legt uit hoe u dit kunt doen. Er wordt ook verklaard
dat vergelding tegen iemand die praat niet
getolereerd zal worden.
Ons gedrag bepaalt onze reputatie. Ik heb er
vertrouwen in dat we er samen voor zullen zorgen
dat we blijven voldoen aan de hoge standaarden
die verwacht worden van een leidinggevend lid van
de wereldwijde zakelijke gemeenschap.
Dank u.
Erik Engstrom
Chief Executive Officer
De Code, die geldt voor ons allemaal. Het
verklaart hoe we ons moeten gedragen
op de werkplek, de marktplaats en in de
gemeenschappen waarin we werkzaam zijn.
Het beschrijft ook hoe elk van ons verschillende
juridische en ethische problemen moet
aanpakken.
De Code erkent onze ecologische en
gemeenschapsbedrijfslijnen en de voorschriften
van het Global Compact van de Verenigde Naties
dat RELX Group ondertekend heeft. Onze
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Onze bedrijfsfilosofie en
waarden
Wij zetten ons in om uit te blinken
in het inhuren van werknemers,
het ontwikkelen van producten
en diensten, in onze relaties
met anderen en het bereiken
van zakelijke doelstellingen op
een open, eerlijke, ethische en
principiële manier.
Om ons te helpen voldoen aan deze
betrokkenheid, dient u:
n
onze Waarden van klantenfocus, Waardering
van onze mensen, Passie om te winnen,
Innovatie en grenzeloosheid te volgen;
n
alle toepasselijke wetten, waar we ook
zakendoen, na te leven;
n
te voldoen aan het Global Compact van de
Verenigde Naties, een vrijwillig initiatief inzake
zakelijke verantwoordelijkheid, om te zorgen
voor de bescherming van de mensenrechten,
eerlijke en niet-discriminerende
arbeidsomstandigheden, de zorg voor het
milieu en het uitschakelen van corruptie;
n
ernaar te streven om zaken te doen met
klanten en leveranciers met een sterk zakelijk
karakter en reputatie;
n
te vermijden om een discriminerende
organisatie te steunen; en
n
te rekenen op onze werknemers om te werken
met eerlijkheid en integriteit.
Terug naar inhoud
5
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Gedragscode en
bedrijfsdeontologie
Door de Code te lezen en volgen, vragen te stellen en alle illegale of onethische
gedragingen te melden, helpt u ons om onze hoge ethische standaarden en ons
streven om de wet na te leven aan te houden.
6
De Gedragscode en
bedrijfsdeontologie van de RELX
Group is bedoeld om de elementaire
compliance en ethische richtlijnen
die voor uw functie van toepassing
zijn te begrijpen en volgen. De
Code adviseert u ook over wanneer
en met wie u bezorgheden
kunt bespreken. De Code is van
toepassing op elke werknemer,
kaderlid en directeur die voor een
van onze bedrijfselementen werkt.
De Code weerspiegelt onze betrokkenheid om
ethisch en wettelijk te handelen. Hij beschrijft
echter niet elke wet en bedrijfslijn die voor elke
situatie van toepassing kan zijn. Zorg ervoor
dat u alle aanvullende RELX Group en zakelijke
beleidslijnen die op u van toepassing zijn volgt. Als
een van deze beleidslijnen strikter is dan de Code,
dient u de strengste beleidslijn te volgen.
U bent verantwoordelijk voor het lezen en naleven
van de Code, en om uw werk ethisch uit te voeren.
Als u de Code of andere beleidslijnen schendt, kunt
u onderworpen zijn aan herstellende of disciplinaire
handelingen, of zelfs uw job verliezen. We kunnen
ernstige zaken ook aan openbare autoriteiten
doorgeven voor mogelijke vervolging.
RELX Group en elke bedrijfsactiviteit hebben
Compliance Committees om richtlijnen en overzicht
te bieden voor compliance-gerelateerde zaken.
Leden van de Committee worden weergegeven
op de intranetsites van de RELX Group en het
bedrijf. Vragen over de Code kunt u richten aan
uw manager, human resources, een bedrijfsjurist,
een lid van de Corporate Compliance Group of
van het Compliance Committee. Vragen over
bepaalde situaties kunt u best aanhalen als ze zich
voordoen, en voordat u maatregelen neemt die de
toepasselijke wet, de Code of andere beleidslijnen
zouden kunnen schenden.
Als u getuige bent of op de hoogte komt van
onwettig of onethisch gedrag, heeft u een
verantwoordelijkheid om dit te melden. We
verbieden vergelding ten opzichte van een
werknemer die een schending meldt, die naar zijn/
haar oprechte mening is voorgevallen.
De Code is geen arbeidsovereenkomst. Hij is
onderworpen aan, en wijzigt niet de voorwaarden
van een bestaande individuele of collectieve
arbeidsovereenkomst die voor u van toepassing
is. De Raad van Bestuur van de RELX Group is
verantwoordelijk voor de eindinterpretatie van de
Code, en kan de Code wanneer dan ook herzien,
in naleving van de voorwaarden van toepasselijke
collectieve arbeidsovereenkomsten of plaatselijke
wetten.
WAT ZIJN MIJN VERANTWOORDELIJKHEDEN
MET BETREKKING TOT DE CODE?
n
n
n
n
n
?
Lees de Code en begrijp hoe die van
toepassing is op uw functie
Volg de compliance en ethische voorschriften
als beschreven in de Code
Wees op de hoogte en volg aanvullende
beleidslijnen en wetten die van toepassing
zijn op uw specifieke bedrijfsactiviteit, locatie
of functie. Als een probleem gedekt is door
zowel de Code als een andere toepasselijke
beleidslijn of wet, volg dan de strengste
richtlijn
Stel vragen als u niet zeker bent hoe de Code
van toepassing is op een bepaalde situatie of
beslissing waarmee u geconfronteerd wordt
Meld alle overtredingen of vermoedelijke
overtredingen die volgens u zijn voorgevallen,
zonder angst voor vergelding
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Het beschermen van
onze belangen en activa
8
Belangenverstrengeling
10
Behandelen van onze eigendom en informatie
Beheren van bedrijfsadministratie
Systemen, netwerken, elektronische communicatie
Diefstal en misbruik van eigendom
Intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie
Informatieveiligheid
Contacten met de media en de financiële gemeenschap
16
Fraude en foute of misleidende verklaringen
18
Reclame en promotieactiviteiten
18
Gebruik van sociale media
Terug naar inhoud
7
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Belangenverstrengeling
Vermijd activiteiten of financiële belangen die uw werkprestatie hinderen, uw
loyaliteit ten aanzien van RELX Group, of de beslissingen die u namens ons neemt.
8
Er kan een belangenconflict
ontstaan als u een activiteit uitvoert
of een financieel belang heeft, die u
afleidt van of hindert in uw volledige,
loyale en tijdige arbeidsprestatie;
of op een ongepaste manier een
invloed zou kunnen hebben op
beslissingen die u neemt in uw
functie.
Het is belangrijk om dergelijke conflicten te
vermijden. Als u ooit zou denken dat u een conflict
heeft, of als u denkt dat zou kunnen lijken dat
u er een heeft, dient u de situatie te bespreken
met uw manager en een human resources
vertegenwoordiger. Bepaalde schijnbare conflicten
kunnen eenvoudig worden opgelost door ze
openbaar te maken; andere moeten weggewerkt
worden.
Belangenconflicten kunnen op vele manieren
ontstaan. Gebruikelijke voorbeelden omvatten:
Externe jobs, verplichtingen of lidmaatschappen
Als u voor een andere firma werkt, er directeur van
bent of er adviesdiensten aan verleent, of er een
overeenkomst mee sluit, kan een belangenconflict
of een schijnbaar conflict ontstaan.
Om dit te vermijden, doe geen freelancewerk of
zwartwerk of functie die:
n
de kwaliteit of hoeveelheid van uw werk voor ons
negatief beïnvloedt;
n
in strijd is met een van onze bedrijfsactiviteiten;
n
impliceert dat wij uw externe functie of de
organisatie waarvoor u werkt sponsoren of
steunen;
n
onze reputatie schaadt; of
n
gebruik maakt van of onze tijd, faciliteiten,
bronnen of voorzieningen belast.
Marco is een werknemer van RELX Group,
die ook voedingsproducten verkoopt.
Tijdens zijn lunchtijd gebruikt Marco
zijn computer en e-mailadres van het
werk om zijn klanten te informeren over
kortingen op bepaalde producten. IS DIT
TOEGESTAAN?
?
Antwoord: Nee. Zelfs al doet hij deze
activiteit in zijn privétijd, Marco gebruikt
bedrijfseigendom (zijn computer en
e-mailadres van het werk) om zaken te doen
die geen verband houden met zijn functie.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Belangen in andere bedrijfsactiviteiten
We staan geen eigendomsbelangen toe in concurrenten, leveranciers of klanten,
behalve voor kleine beleggingen in beursgenoteerde bedrijven.
Investeren in of geld lenen aan een concurrent
is een verboden belangenconflict. Hetzelfde
geldt voor een belang in een van onze klanten
of leveranciers waarmee u of iemand die aan
u rapporteert werkt. Dergelijke economische
belangen hebben is niet toegestaan.
Deze beperkingen zijn niet van toepassing op
beleggingen via beleggingsfondsen, die toegestaan
zijn ongeacht de investeringswaarde. Als u
belangen heeft die groter zijn dan deze grenzen (of
zullen groeien), dient u uw manager onmiddellijk op
de hoogte te brengen.
De enige uitzondering op dit verbod is dat we kleine
beleggingen in beursgenoteerde effecten van
concurrenten, leveranciers en klanten toestaan.
Als uw echtgenoot/echtgenote, partner waarmee
u samenwoont of een ander direct familielid
werkt voor, overleg pleegt met of anderszins
een financieel belang heeft in een van onze
concurrenten of een klant of leverancier waarmee
we handelen, bestaat er een mogelijk conflict.
U moet dergelijke belangen meedelen aan uw
manager en human resources vertegenwoordiger.
Zorg ervoor dat er geen blijk van ongepaste
communicatie of strijdige loyaliteit bestaat.
Een belegging wordt als “klein” beschouwd als het
gaat om een bedrag dat niet:
n
uw beslissingen namens ons beïnvloedt of schijnt
te beïnvloeden, rekening houdend met uw
discretionaire bevoegdheid inzake onze omgang
met dat bedrijf, onze jaarlijkse vergoeding en
andere relevante factoren; of
n
de beslissingen van het bedrijf waarin u
geïnvesteerd heeft, beïnvloedt.
Bedrijfsopportuniteiten
In ieder geval mag u niet meer dan 1% van de
uitstaande aandelen van het beursgenoteerd bedrijf
bezitten.
U bent verplicht om onze wettelijke belangen te
bevorderen wanneer de gelegenheid zich voordoet.
Het zou ongepast zijn om persoonlijk voordeel te
halen uit opportuniteiten die ontdekt worden via uw
functie of gebruik makend van de bedrijfseigendom,
-informatie of -tijd.
Nepotisme
Er is een conflict wanneer u een familielid of iemand waarmee u een nauwe
persoonlijke relatie heeft overziet, of werkgerelateerde of contractuele
beslissingen neemt waarbij hij/zij betrokken is.
We verbieden tewerkstelling of werkbehoud van
familieleden niet, en we willen niet betrokken
worden in vrijwillige relaties tussen medewerkers.
Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat
individuen niet op een ongepaste manier beïnvloed
lijken te worden door het bestaan van een nauwe
persoonlijke relatie. Het zou kunnen dat u niet
rechtstreeks overziet, onderhandelt, goedkeurt of
anders deelneemt in beslissingen met betrekking
tot de tewerkstelling, het behoud, de promotie,
contractuele aanstelling of vergoeding van uw
echtgenoot/echtgenote, partner waarmee u
samenwoont, directe familieleden of anderen
waarmee u het soort nauwe persoonlijke relatie
heeft die redelijkerwijs uw mogelijkheid om
onafhankelijke, neutrale zakelijke beslissingen te
nemen, in gevaar zou kunnen brengen.
Terug naar inhoud
9
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Behandelen van onze eigendom
en informatie
U moet onze eigendom en
informatie verantwoord
gebruiken, zonder misbruik
of verspilling. Onze activa zijn
bestemd om u te helpen om uw
individuele werkdoelstellingen te
10
bereiken, evenals uw algemene
bedrijfsdoelen. We zullen geen
onwettig of ander ongepast gebruik
van bedrijfseigendom of -informatie
toestaan. Let er ook op dat u er
zorg voor draagt.
Beheren van bedrijfsadministratie
Administratie moet nauwkeurig, volledig en tijdig zijn, en moet bijgehouden
worden in lijn met de beleidslijnen voor het administratiebeheer van de RELX
Group en het Schema voor documentbehoud, en alle toepasselijke schorsingen
inzake administratievernietiging.
Voorbereiden van administratie
De integriteit van onze boekhouding en
administratie is belangrijk voor onze
geloofwaardigheid. We rekenen op u om een
boekhouding en administratie te houden die
correct en eerlijk alle transacties weergeven. Dit
helpt ervoor te zorgen dat we de belanghebbenden
en het publiek een volledige, nauwkeurige, tijdige
en begrijpelijke financiële informatie bezorgen.
Alle niet-financiële administratie die u creëert
moet nauwkeurig, volledig en tijdig zijn. Dit omvat,
bijvoorbeeld, de administratie van kosten, verkoop,
tijdtabellen, onkostendeclaraties, loonbrieven
en vergoedingsadministratie, regelgevende
aanmeldingen, contracten en overnames.
Tijdens de laatste week van het kwartaal
denkt Ian erover om een week te wachten
om de uitgaven voor de voorzieningen die hij
eerder deze maand ontving te boeken, zodat
hij de winst van dit kwartaal niet beïnvloedt.
MAG HIJ DAT DOEN?
?
Antwoord: Nee. Ian moet alle interne
verslagen en documentatie waarheidsgetrouw
en nauwkeurig voorbereiden. Onze
geloofwaardigheid en reputatie hangt af
van de nauwkeurigheid van onze boeken,
administratie en vertegenwoordigingen. Alle
uitgaven moeten opgenomen worden in de
periode waarin ze plaatsvonden.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Nu vele RELX Group vestigingen bijna
onbeperkte opslagruimte hebben voor
e-mail in de cloud, neemt Frieda aan dat ze
haar e-mails niet meer hoeft te verwijderen.
HEEFT ZE GELIJK?
Answer: Nee. Vele soorten dossiers moeten
niet onbeperkt worden bewaard; en de meeste
dossiers die voor lange tijd bewaard moeten
worden, moeten niet als e-maildocumenten
worden bijgehouden. Een onbeperkte
opslagruimte betekent niet dat het niet nodig
is om e-mails actief te beheren en e-mails
te verwijderen in overeenstemming met het
beleid inzake administratiebeheer en het
schema voor documentbehoud.
Bijhouden van administratie
Wettelijk gezien moeten we bepaalde zakelijke
dossiers bewaren gedurende bepaalde periodes.
Om aan deze vereisten te voldoen, en om ruimte
te bewaren en opslagkosten te beperken, dient u
dossiers te bewaren en/of uit te sluiten zoals vereist
in het beleid inzake administratiebeheer en het
schema voor documentbehoud van de RELX Group.
Dit omvat gedrukte kopieën van documenten;
e-mailberichten; elektronische gegevens die op
welke manier dan ook bewaard worden in om het
even welk medium.
Soms moet u bepaalde documenten langer dan
de normale bewaarperiode bijhouden. Dit gebeurt
wanneer u administratie heeft die relevant is voor
een werkelijke, bedreigde of redelijkerwijs te
verwachten rechtszaak, overheidsonderzoek, of
dagvaarding voor documenten of informatie.
?
Wanneer dergelijke situaties zich voordoen, moet
u alle mogelijke relevante administratie in gelijk
welke vorm bijhouden, en onmiddellijk elke gewone
verwijdering of wijziging van documenten in verband
met het onderwerp van het geschil, het onderzoek
of de dagvaarding opschorten. Een bedrijfsadvocaat
zal contact met u opnemen als we op de hoogte
komen van feitelijke of verwachte juridische of
overheidsmaatregelen waarvoor een voortgezette
bewaring van de administratie vereist is.
Systemen, netwerken, elektronische communicatie
Gebruik RELX Group systemen voor zakelijke doeleinden, en hou er rekening
mee dat uw gebruik nooit privé is.
Alle communicatie en informatie overgedragen
door, ontvangen van, gecreëerd of bewaard
op een bedrijfscomputer, telefoon of ander
informatiesysteem (gezamenlijk “systemen”
genoemd) zijn eigendom van RELX Group.
U moet onze systemen naar behoren en
in overeenstemming met de toepasselijke
beleidslijnen gebruiken.
n
seksueel expliciet, beledigend, aanstootgevend
of lasterlijk materiaal te maken, versturen,
opzettelijk te ontvangen, te openen,
downloaden of bewaren;
n
te gokken;
n
opzettelijk kwaadaardige programma’s, zoals
virussen, in te voeren in een netwerk of server
van RELX Group;
n
de auteursrechten, handelsgeheimen,
octrooien of andere intellectuele
eigendomsrechten van een andere partij te
schenden; of
n
voor andere doelen die onze beleidslijnen
schenden of kunnen leiden tot
aansprakelijkheid of schade kunnen
toebrengen aan het bedrijf.
Aanvaardbaar gebruik
Onze systemen zijn bestemd voor zakelijke
doeleinden. Hoewel u deze systemen kunt
gebruiken voor beperkte persoonlijke redenen,
mag dat gebruik niet tussenkomen in uw werk of
uw collega’s of onze algemene bedrijfsactiviteiten
verstoren. U mag bedrijfssystemen of apparatuur
nooit gebruiken om:
n
anderen lastig te vallen, te intimideren of er
discriminerende of beledigende uitspraken
over te doen;
Als u vragen heeft over het gebruik van
bedrijfssystemen of zich bewust wordt van dubieus
of verboden gebruik, moet u uw manager hier
onmiddellijk van op de hoogte brengen.
Terug naar inhoud
11
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Privacy
Als u in de Verenigde Staten werkt, moet u
geen verwachtingen hebben inzake privacy
van alles wat u maakt, bewaart, verstuurt of
ontvangt op onze systemen. Zelfs in landen
met striktere privacynormen, garanderen we
niet de vertrouwelijkheid van uw gebruik van
onze systemen. E-mail en voicemailberichten
en internetgebruik zijn onderhevig aan de
onderschepping en openbaarmaking aan anderen
12
tijdens rechtszaken of onderzoeken. Indien
wettelijk toegestaan, kunnen we uw gebruik van
onze systemen voor wettelijke zakelijke doeleinden
controleren. Dit omvat bijvoorbeeld ook dat men
verdacht onwettig gebruik of ander wangebruik
van de systemen tracht te voorkomen of ervoor
zorgt dat we op een gepaste manier reageren op
onze klanten en andere zakelijke contacten.
Diefstal of misbruik van eigendom
We verbieden werkelijke diefstal of poging tot diefstal of misbruik van
bedrijfseigendom of persoonlijke eigendom van andere werknemers. Dit omvat
ook overmatig of niet-toegestaan gebruik van bedrijfseigendommen.
Verboden diefstal of misbruik van
vennootschapsgoederen kunnen vele vormen
aannemen, waaronder:
n
het stelen van goederen, uitrusting,
documenten, geld of andere lichamelijke
zaken;
n
overmatig gebruik van telefoons, computers,
kopieerapparaten, faxtoestellen of andere
apparatuur voor niet-zakelijke doeleinden;
n
het indienen van vervalste urenstaten of
onkostendeclaraties;
n
het gebruik van onze geheime informatie,
handelsgeheimen of andere activa zonder
toestemming; en
n
het behoud van enig persoonlijk voordeel van
een klant, leverancier of anderen met wie
wij zakendoen, die op gepaste wijze aan ons
toebehoren.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie
Net als alle bedrijfseigendommen, moeten vertrouwelijke informatie en
intellectuele eigendom worden beschermd en in onze kantoren worden bewaard,
met uitzondering indien noodzakelijk voor zakelijke doeleinden.
U moet onze vertrouwelijke en geheime
informatie, handelsgeheimen en andere
intellectuele eigendomsrechten (waaronder
auteursrechten, merkrechten en octrooien)
even zorgvuldig als alle andere belangrijke
eigendommen van het bedrijf beschermen. Dit
betekent een juist gebruik en bescherming van de
vertrouwelijkheid van informatie.
Alle documenten, bestanden, administratie en
rapporten die u in de loop van uw dienstverband
verkrijgt of maakt, behoren toe tot RELX Group. U
mag originele of kopieën van dergelijke eigendom
enkel verwijderen van een van uw kantoren, indien
dit noodzakelijk is om uw werk uit te voeren. U
moet deze administratie onmiddellijk en te allen
tijde op verzoek terugbezorgen.
Voorbeelden van het soort informatie dat als
vertrouwelijk of geheim wordt beschouwd, zijn:
Als u betrokken bent bij een overname of
afstoting, kan u gevraagd worden om een
geheimhoudingsovereenkomst te ondertekenen.
n
klantrelaties;
n
prijsplannen;
n
producten en diensten in ontwikkeling;
n
financiële vooruitzichten en administratie; en
n
verwachte overnames of afstotingen.
Raadpleeg de Informatie over waardeclassificatie
procedures voor begeleiding inzake het kenmerken
en behandelen van verschillende soorten
bedrijfsinformatie.
Olivia en haar collega’s van RELX Group
ontwikkelen gepatenteerde algoritmen
om de relevantie van zoekresultaten te
verbeteren. Een van haar algoritmen was
niet geselecteerd voor implementatie,
daarom besloot zij om dat werkproduct
aan een universiteit te schenken. MAG ZIJ
DAT DOEN?
Soms hebben we intellectueel eigendom en/
of vertrouwelijke of geheime informatie van
iemand anders. Dit kan de licentie betreffen
van auteursrechtelijk beschermd materiaal of
informatie die in de loop van een voorgestelde
overname ter kennis kwam. Kopieer en gebruik
enkel intellectueel eigendom of informatie als uw
gebruik voldoet aan de toepasselijke wetten en
overeenkomsten met de eigenaar
?
Antwoord: Nee. Olivias werk is
intellectueel eigendom van het bedrijf. Ze
mag het werk niet met iemand delen, tenzij
ze de specifieke toestemming heeft om dat
te doen, zelfs indien het bedrijf momenteel
geen plannen heeft om het te gebruiken.
Terug naar inhoud
13
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Informatieveiligheid
We moeten allemaal de informatie die ons is toevertrouwd in onze functie bewaren
en beschermen. We moeten ervoor zorgen dat ongeautoriseerde toegang tot onze
systemen en gegevens voorkomen wordt.
U moet alle beleidsmaatregelen en praktijken
ontworpen om onze informatie te beschermen
kennen en volgen. Dit omvat bijvoorbeeld:
n
14
het vertrouwelijk houden en niet delen van
gebruikersnamen of wachtwoorden;
n
het juist melden van pogingen om toegang
te krijgen tot onze systemen, of om ze te
beschadigen, door middel van trucs, zoals
phishing, voorwendselen en social engineering;
n
het lezen en volgen van bedrijfscommunicatie en
begeleiding voor de bescherming van informatie;
n
het niet laden van persoonlijke of
ongeautoriseerde software op bedrijfscomputers
of door het bedrijf uitgegeven mobiele apparaten
zoals smartphones of tablets;
n
fysieke beveiliging en wachtwoordbescherming
van alle draagbare apparaten (laptops, tablets,
smartphones) en opslagapparaten;
n
het vrijwaren van bureau en werkgebieden van
gevoelige informatie; en
n
het enkel verzenden van vertrouwelijke of
beperkte informatie als u hier de toestemming
voor heeft, en met de juiste voorzorgen ter
bescherming van de informatie.
Als u in het kader van uw baan toegang heeft tot
persoonlijke informatie, openbare registers of
andere gevoelige informatie, zorg er dan voor dat u
alle van toepassing zijnde beleidslijnen en wetten
voor die informatie kent en naleeft.
Als u vragen of bezorgdheden heeft over
informatiebeveiliging, neem dan contact op met uw
manager, uw gegevensbeveiligingsmanager of een
bedrijfsjurist.
?
Een beller die zichzelf identificeert als
informatiebeveiliger vraagt Audrey om haar
aanmeldingsgegevens om te controleren
of ze de laatste antivirussoftware op haar
computer heeft. MOET AUDREY DE BELLER
DEZE INFORMATIE GEVEN?
Antwoord: Nee. U mag nooit iemand
toegang geven tot uw aanmeldingsgegevens.
Contacten met de media en de financiële gemeenschap
Enkel geautoriseerde werknemers mogen communiceren met de media of
financiële gemeenschap.
Wij handhaven een openbaarmakingsbeleid
om ervoor te zorgen dat alle meldingen en
persberichten consistent en met toestemming
worden uitgebracht. U mag geen informatie
verstrekken of reageren op vragen van de
media of de financiële gemeenschap zonder de
juiste toestemming. Reageer liever als volgt op
verzoeken:
n
n
wijs mediavragen over uw individuele
bedrijfsactiviteit door zoals vereist in
de beleidslijnen en procedures van uw
bedrijfseenheid; en
n
wijs verzoeken om informatie of bezoeken
van de vestiging van financiële instellingen,
brokers, analisten, commentatoren,
aandeelhouders of andere leden van de
financiële of beleggingsgemeenschappen door
naar de financiële afdeling van de RELX Group.
wijs mediavragen over ons moederbedrijf
- in het bijzonder over financiële of andere
vertrouwelijke zaken - door naar de
bedrijfscommunicatieafdeling van de RELX
Group.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Verzoeken om informatie door advocaten en overheidsinstellingen
Als u benaderd wordt door een advocaat die ons
niet vertegenwoordigt, door overheidsagenten,
onderzoekers of andere derden die
bedrijfsinformatie of -documenten vragen
met betrekking tot een mogelijke of feitelijke
rechtszaak of onderzoek, moet u onmiddellijk
een bedrijfsjurist op de hoogte brengen. Dit
is noodzakelijk zelfs wanneer het verzoek
geen betrekking heeft op een zaak waarbij wij
betrokken zijn. Onmiddellijke verwijzing naar
een bedrijfsjurist is van cruciaal belang als u
dagvaardingen of een ander document ontvangt,
waarvoor wettelijk vereist wordt dat men voor
een bepaalde datum verschijnt of een antwoord
bezorgt. Onze advocaat zal de situatie beoordelen,
het juiste antwoord bepalen en werknemers
die op de hoogte moeten zijn van de situatie
waarschuwen.
De bedrijfseenheid van Francis kondigde net aan dat
een acquisitie een positieve impact zou kunnen hebben
op de plaatselijke gemeenschap. Een zakelijke blogger
stuurde Francis een tekstje waarin hij vroeg wat hij
vindt van de acquisitie. WAT MOET FRANCIS DOEN?
Antwoord: Francis moet op een beleefde manier de
vraag afwijzen en de blogger doorverwijzen naar de
communicatieafdeling van zijn bedrijf. Enkel personen
die de toestemming hebben om te spreken namens het
bedrijf, mogen antwoorden op een vraag van iemand
in de media. Ongeautoriseerde of onnauwkeurige
antwoorden kunnen schadelijke of andere ongewenste
gevolgen hebben voor het bedrijf.
Terug naar inhoud
?
15
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Fraude en foute of
misleidende verklaringen
Alle verslagen en schriftelijke of mondelinge verklaringen over ons bedrijf
moeten nauwkeurig en niet misleidend zijn.
16
Onze geloofwaardigheid en
reputatie hangt af van de
nauwkeurigheid van onze
boeken, administratie en
vertegenwoordigingen.
of misleidende mondelinge of schriftelijke
verklaringen of weglatingen over onze producten,
diensten, financiële toestand, beleidslijnen,
beveiliging, privacy of compliance praktijken.
We verbieden uitdrukkelijk iedere poging om
een klant, leverancier, aandeelhouder, auditor of
andere persoon waarmee we communiceren of
zaken mee doen te frauderen. Dit omvat ook het
maken van opzettelijke of roekeloze verkeerde
Als u communiceert met onze interne of externe
auditoren, moet u alle noodzakelijke informatie in
verband met de voorbereiding van auditverslagen
bezorgen, en elke schijnbare verkeerde
interpretatie van die informatie corrigeren vóór
de publicatie van de verbonden verslagen. U
moet ook alle interne verslagen en documentatie
waarheidsgetrouw en nauwkeurig voorbereiden.
Tasha geeft een presentatie aan een mogelijke klant, die
verschillende vragen stelt over onze producten. Tasha is
niet zeker van de antwoorden, maar wil een goede indruk
maken en verzint een redelijk klinkend antwoord. WAS DIT
DE JUISTE BENADERING?
?
Antwoord: Nee. Het is altijd beter om nauwkeurig te zijn en
om onze reputatie en geloofwaardigheid aan te houden, in
plaats van feiten te omzeilen en mogelijk onjuiste informatie
voor te leggen. Tasha zou RELX Group en de mogelijke klant
beter van dienst geweest zijn door aan te bieden om de vraag
op te zoeken en spoedig nauwkeurige antwoorden te geven.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Effectenfraude
Het is illegaal om iemand te frauderen of te pogen
te frauderen in verband met de effecten van een
beursgenoteerd bedrijf, inclusief de aandelen van
RELX Group en van ieder ander bedrijf waar u
belangrijke, niet-openbare informatie van hoort in
de loop van uw werk bij RELX Group.
Het is bijvoorbeeld onwettig om:
n
het publiek verkeerde of misleidende
belangrijke informatie te geven over ons of een
ander openbaar bedrijf;
n
het publiek geen belangrijke informatie te
geven, waarvan het op de hoogte zou moeten
zijn (onderhevig aan de vereisten van onze
beleidslijnen met betrekking tot contacten met
de media en de financiële gemeenschap, zoals
hierboven beschreven);
n
effecten te kopen of verkopen op basis van
belangrijke niet-openbare informatie; of
n
dergelijke informatie te bezorgen aan anderen
die ze zouden kunnen gebruiken om effecten te
kopen of verkopen.
Belangrijke, niet-openbare informatie wordt
benoemd als “voorkennis”. Informatie is
“belangrijk” als ze van invloed zou kunnen zijn
op de prijs van de effecten of als een redelijke
belegger die belangrijk zou vinden in zijn
beslissing om de effecten al dan niet te kopen of
verkopen. Informatie is “niet-openbaar” als ze
niet is vrijgegeven in een jaarlijks of periodiek
verslag aan aandeelhouders, een persbericht of
in openbare dossiers aan regelgevende instanties.
Als u twijfelt, moet u ervan uitgaan dat de
informatie die u te weten komt als werknemer van
RELX Group belangrijk en niet-openbaar is.
Als u vragen heeft over de aankoop of verkoop
van effecten of er sprake zou kunnen zijn van
voorkennis (of dit zou kunnen uitschijnen), moet u
een bedrijfsjurist vragen voordat u deze effecten
aan- of verkoopt. Indien van toepassing, moet
u voldoen aan onze Code voor het handelen in
aandelen, voordat u effecten van onze bedrijven
verhandelt.
Jorge komt te weten dat zijn bedrijf
een concurrent zal kopen, wat zou
kunnen leiden tot een verhoging van de
aandelenprijs van de concurrent. Hij
besluit om een aantal aandelen van
de concurrent te kopen, en stelt zijn
zus voor om hetzelfde te doen. IS DIT
TOEGESTAAN?
?
Antwoord: Nee. Jorge mag zelf niet
handelen met voorkennis, en ook geen
informatie delen met anderen zodat zij
dat kunnen doen. Dit geldt voor handel in
aandelen van RELX Group of van gelijk welk
ander bedrijf. “Voorkennis” is belangrijke,
niet-openbare informatie met betrekking
tot de prijs van de effecten, of die een
redelijke belegger belangrijk zou vinden in
zijn beslissing om de effecten al dan niet te
kopen of verkopen.
Terug naar inhoud
17
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Reclame en
promotieactiviteiten
Eerlijke en nauwkeurige publiciteit
en verkooppraktijken zijn wettelijk
vereist. Ze helpen ook onze
goodwill en reputatie behouden.
Alle reclameclaims en andere
vertegenwoordigingen in welke print dan ook, in
een elektronisch of ander niet-geprint medium,
moeten waarheidsgetrouw zijn en een redelijke
basis hebben. Ze moeten ook voor publicatie
of verspreiding onderbouwd zijn. Dit geldt ook
voor mondelinge presentaties of zelfs informele
gesprekken, waar u objectieve, feitelijke of
meetbare opmerkingen over onze producten of
diensten of die van andere ondernemingen maakt.
18
Gebruik van sociale media
Sociale-mediaplatforms en
-diensten zijn instrumenten die
helpen onze merken te laten
groeien, het bewustzijn van onze
producten en diensten te bevorderen
en relaties op te bouwen met onze
klanten en aspirantkopers.
Maar als u gebruikmaakt van de sociale media,
moet u:
n
persoonlijke integriteit, professionaliteit en
verantwoordelijkheid uitoefenen;
n
onze intellectuele eigendomsrechten en die van
externe partijen naleven;
n
enkel vertegenwoordigen of spreken namens
RELX Group als u de toestemming hiertoe
heeft; en
n
geen vertrouwelijke informatie of andere
beschermde informatie delen.
Deze voorzorgsmaatregelen gelden voor door
het bedrijf gesanctioneerde of gesponsorde
activiteiten in de sociale media. Ze zijn ook van
toepassing op uw persoonlijk gebruik van sociale
media, als u:
n
zich identificeert als werknemer van een bedrijf
van RELX Group;
n
post over onze bedrijfsactiviteiten, producten,
diensten of concurrenten; of
n
praat of zich verbindt met andere werknemers
of onze auteurs, uitgevers, klanten, agenten,
leveranciers of andere partners.
Raadpleeg het Sociale-mediabeleid voor
aanvullende informatie.
Jon is werknemer van RELX Group en deelt
graag informatie en opinies op basis van zijn
werkervaringen aan groepsdiscussies op
LinkedIn. Een collega vertelde Jon dat zijn
handelingen het voorwerp waren van het
Sociale-mediabeleid van het bedrijf. Jon is
het niet eens met zijn collega omdat hij dit in
zijn vrije tijd doet en op zijn eigen LinkedIn
account. WIE HEEFT GELIJK?
Antwoord: Jons collega heeft gelijk. Het
is Jon niet verboden om deze activiteiten te
doen, maar hij is onderworpen aan het beleid
omdat hij mogelijk identificeerbaar is als
werknemer van RELX Group en daarom kan
dit opgevat worden alsof hij namens het bedrijf
spreekt. Als hij post over producten, diensten,
concurrenten van RELX Group of verbonden
is met andere werkgerelateerde contacten, is
hij onderworpen aan het beleid. Hij moet dus
het Sociale-mediabeleid van de RELX Group
en alle aanvullende beleidslijnen en richtlijnen
van zijn bedrijfsactiviteit kennen en volgen.
Terug naar inhoud
?
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Privacybescherming
20
gegevensbescherming
19
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
gegevensbescherming
We zetten ons in om de privacy en veiligheid van persoonsgegevens in verband
met onze klanten, werknemers, klanten en andere te beschermen, en om alle
wetten die regelen hoe we dergelijke informatie moeten behandelen na te leven.
20
We kunnen in de loop van onze
bedrijfsactiviteiten persoonlijke
informatie van onze klanten,
leveranciers, werknemers,
sollicitanten en aandeelhouders
bijhouden, in deze hoedanigheid.
Persoonlijke informatie zijn gegevens die gebruikt
kunnen worden om iemand te identificeren. Dit
kan persoonsinformatie bevatten zoals de naam,
het adres of telefoonnummer en zijn of haar
identificatienummer van de overheid.
We willen een omgeving van geloofwaardigheid en
vertrouwen creëren, die mensen aanmoedigt om
hun persoonsgegevens te delen met RELX Group,
zoals gepast voor onze zakelijke behoeften. Op die
manier kunnen we hun behoeften beter begrijpen
en hen hoogwaardige informatie, diensten en
producten aanbieden.
Daarom moet u:
n
voldoen aan de geldende wetten en het
beleid van de onderneming met betrekking
tot de bescherming en het gebruik van
persoonsgegevens;
n
geen persoonsgegevens verzamelen,
verwerken, gebruiken, openbaar maken
of opslaan, tenzij u een legitiem zakelijk
doel heeft om dit te doen, en de nodige
mededelingen verstrekt werden aan de
relevante personen; en
n
nauwkeurig de bedrijfsbeleidslijnen en
andere beschermingen in verband met het
juist classificeren, verzamelen, verwerken,
gebruiken, vrijgeven, bewaren, overbrengen
en verwijderen van persoonsgegevens
volgen. Ernaar streven om deze informatie te
beschermen alsof het over u ging.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Relaties met onze
bedrijfspartner, klant,
leverancier en
concurrenten
21
22
Concurrentie- en antitrustwetten
24
Omkoping
25
Aanbieden of aanvaarden van geschenken of amusement
27
Handelssancties
28
Contracten met andere partijen
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Concurrentie- en antitrustwetten
We zijn sterke maar eerlijke concurrenten. We verbieden onwettige afspraken
met concurrenten, klanten en leveranciers, en monopolistische of oneerlijke
handelspraktijken.
22
We concurreren krachtig, maar
ook eerlijk, met integriteit,
en in overeenstemming met
antitrust- en concurrentiewetten
Die wetten bevorderen vrije en
eerlijke concurrentie wereldwijd,
zodat klanten profiteren van
open concurrentie tussen hun
leveranciers; en verkopers
profiteren op dezelfde manier van
de concurrentie tussen kopers.
Antitrust en concurrentiewetten verbieden
“handelsbeperkingen”, met inbegrip van bepaalde
soorten overeenkomsten of gedragingen waar
concurrenten, klanten of leveranciers, of zelfs
een enkele onderneming met een dominante
marktpositie, bij betrokken zijn.
Hier volgen voorbeelden van mogelijk onwettig
gedrag:
n
n
Het is concurrenten ten strengste verboden
om overeenkomsten te sluiten of gezamenlijke
acties te ondernemen met betrekking tot:
q
prijzen, termijnen of
offertes;
q
toewijzingen of verdelingen
van producten of gebieden;
q
de selectie van klanten of
leveranciers; of
q
beperkingen op productie,
inventaris of onderzoek en
ontwikkeling.
n
n
Individuele bedrijven met een “monopolie” of
“dominante” macht mogen geen acties nemen
die inspanningen lijken te zijn om een markt
te controleren. Dergelijke acties omvatten
algemeen:
q
koppelverkoop of vereiste bundeling van
afzonderlijke producten;
q
oneerlijke opzegging van dealers,
distributeurs of leveranciers;
q
prijsdiscriminatie;
q
afbraakprijzen (onder de kostprijs
verkopen); en
q
te beperkende exclusieve handelsafspraken.
Oneerlijke of misleidende handelspraktijken of
concurrentiemethoden, bijvoorbeeld:
q
misleidende reclame;
q
het kleineren van producten van een
concurrent;
q
een concurrent lastig vallen; en
q
het stelen van bedrijfsgeheimen of andere
vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
Leveranciers en hun klanten
of licentiegevers hebben
algemeen niet de toestemming
om een akkoord te maken over
de prijzen waartegen goederen
of diensten zullen worden
doorverkocht.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Er zijn wettige redenen en gelegenheden voor
interactie met concurrenten, op voorwaarde dat u
zich niet bezighoudt met illegale samenspanning
door middel van deze activiteiten. Dergelijke
activiteiten omvatten betrokkenheid bij
handelsassociaties, benchmarking, joint ventures,
het verzamelen van informatie over concurrenten
en bepaalde gezamenlijke activiteiten zoals lobbying
en wetshandhaving.
Schendingen van de antitrust en concurrentiewetten
worden vaak behandeld als strafbare feiten die
kunnen leiden tot veroordelingen van zowel
bedrijven als particulieren, met inbegrip van hoge
boetes en gevangenisstraffen. De kosten, boetes en
burgerlijke aansprakelijkheid in dergelijke zaken
liggen vaak veel hoger dan de winst uit of monetaire
schade veroorzaakt door de onrechtmatige
gedraging of overeenkomst. De mogelijke boetes en
straffen zijn bijzonder hoog omdat wij, als bedrijf en
als individu, onderworpen zijn aan de concurrentieen antitrustwetten van een land waarin ons gedrag
een economisch gevolg heeft.
Thomas babbelde met een
groep concurrenten tijdens een
handelsconferentie, toen ze begonnen te
praten over de noodzaak om de prijzen
te laten stijgen. Thomas wist dat hij
aspecten als kosten en prijzen niet mag
bespreken met zijn concurrenten, dus
ging hij onmiddellijk weg. GING HIJ OP DE
JUISTE MANIER OM MET DE SITUATIE?
In de Europese Unie hebben de Europese
Commissie (EC) en de lokale overheden de
bevoegdheid om onaangekondigde inspecties
(bekend als invalbeleid) uit te voeren wanneer zij
vermoeden dat concurrentiewetten geschonden
worden. De EC kan onze kantoren, of zelfs uw
woning, binnenkomen om zakelijke administratie
te onderzoeken en er kopieën van te nemen; om
onze kantoren en administratie te verzegelen; om
werknemers te ondervragen; om aantekeningen
te nemen over feiten of documenten die verband
houden met het voorwerp en het doel van de
inspectie. U moet vertrouwd worden met het
invalbeleid en de procedures voor uw bedrijf
en vestiging, en vragen hierover stellen aan uw
manager of een bedrijfsjurist.
Voor meer informatie over de concurrentie- en
antitrustwetten, kunt u de RELX Groep Antitrust
en concurrentiewetten compliancevoorschriften en
alle relevante zakelijke beleidslijnen, richtlijnen en
procedures raadplegen.
?
Antwoord: Gedeeltelijk correct. Thomas
had gelijk om de conversatie te verlaten
omdat zelfs informele gesprekken
tussen concurrenten kunnen leiden tot
schendingen van de antitrustwetgeving.
Maar Thomas had meer moeten doen dan
gewoon weggaan. Hij had duidelijk en
nadrukkelijk moeten verklaren dat hij geen
deel wenste uit te maken van het gesprek.
Daarna had hij dit moeten opvolgen door
contact op te nemen met een bedrijfsjurist
om de situatie met hem te bespreken
en te bepalen of actie gerechtvaardigd
was, om elke schijn dat hij of het bedrijf
betrokken waren bij het ongepaste gedrag
te voorkomen.
Terug naar inhoud
23
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Omkoping
Bied, geef of ontvang van een andere partij niets van waarde, of een financieel
of ander voordeel, in ruil voor een gunstige behandeling of om te proberen de
beslissing van de ontvanger te beïnvloeden.
24
Omkoperij ontstaat als iemand iets
van waarde, of een financieel of
ander voordeel toestaat, aanbiedt,
aanvraagt, geeft, ontvangt of
aanvaardt, in ruil voor de gunstige
behandeling door een bedrijf,
overheidsinstantie, -ambtenaar of
-functionaris. Omkoperij omvat
cash betalingen, geschenken,
gunsten, alle items of diensten van
waarde, of ieder ander financieel
voordeel.
De meeste landen, alle Amerikaanse staten, en
vele plaatselijke overheden handhaven wetten
die omkoperij en corruptie verbieden. Vele van
deze wetten zijn van toepassing zelfs wanneer het
verkeerde gedrag is uitgevoerd buiten de grenzen
van het land en/of door burgers van andere
landen, zoals de UK Bribery Act en de US Foreign
Corrupt Practices Act. Schendingen van deze
wetten worden vaak behandeld als strafbare feiten
die kunnen leiden tot veroordelingen van zowel
bedrijven als particulieren, met inbegrip van hoge
boetes en gevangenisstraffen.
Om te kunnen voldoen aan de omkopingswetten,
moet u vermijden om onjuiste betalingen te maken
of ontvangen aan of van een andere commerciële
partij, klant, vertegenwoordiger van een klant of
een overheidsfunctionaris of -ambtenaar. U mag
dergelijke betalingen ook niet onrechtstreeks
maken via een consultant, agent of andere partij
die diensten namens ons uitvoert. U moet ook een
nauwkeurige boekhouding bijhouden, zodat alle
betalingen eerlijk zijn beschreven en niet gebruikt
worden voor onwettige doeleinden.
De omkopingswetten beperken ook het aanbieden
of geven van geschenken, entertainment of fooien,
in het bijzonder aan overheidsfunctionarissen
en -ambtenaren, zoals de volgende paragraaf
over Aanbieden of geven van geschenken of
entertainment uitlegt.
Greg onwikkelt bedrijfscontacten in
een land dat nieuw is voor het bedrijf.
Een plaatselijke agent vertelt Greg dat
hij $ 5.000 nodig heeft om introducties
te bevorderen met belangrijke
overheidsambtenaren. MOET GREG HET
GELD BEZORGEN?
Antwoord: Nee. Greg moet heel
duidelijk maken aan de verkoopsagent
dat hij geen vergoedingen zal betalen
om toegang of invloed te krijgen bij
overheidsambtenaren, en hij moet dit
verzoek melden aan zijn manager en een
bedrijfsjurist. Geld aan iemand betalen
om overheidsambtenaren te beïnvloeden
is een schending van de wetten van vele
landen, in het bijzonder de UK Bribery
Act en de U.S. Foreign Corrupt Practices
Act. Schendingen van deze wetten kunnen
leiden tot strenge boetes voor het bedrijf
en individuele overtreders, inclusief
onbeperkte geldboetes en mogelijke
gevangenisstraffen.
Terug naar inhoud
?
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Aanbieden of aanvaarden van
geschenken of entertainment
Vraag, aanvaard, bied of geef geen geschenk of entertainment dat een invloed
kan hebben of schijnen te hebben op de mogelijkheid om objectieve zakelijke
beslissingen te nemen.
Waardevolle geschenken, frequente
geschenken of entertainment,
of entertainment dat meer is
dan een routineuze sociale
voorziening, kunnen lijken op een
poging om u of de andere partij te
beïnvloeden. Ons beleid is bedoeld
om de realiteit en de schijn van
ongepaste relaties met lopende of
prospectieve klanten, verkopers,
consultants, leveranciers en andere
zakelijke vennoten te vermijden.
In aanvulling op dit beleid, moet
u de strengere normen van uw
individuele bedrijfsactiviteit of
afdeling volgen.
Geschenken
Bij het omgaan met niet-gouvernementele
medewerkers, beperk uw aanbod of aanvaarding
van geschenken, waaronder producten,
persoonlijke diensten of gunsten, tot een waarde
van minder dan £ 100 of het equivalent in uw lokale
munteenheid. Voor overheidsfunctionarissen
en -ambtenaren leggen lokale wetten zelfs nog
strengere wettelijke beperkingen inzake het
geven van geschenken op, zoals uiteengezet in
de Compliance voorschriften ter voorkoming van
omkoping en corruptie van RELX Group.
Deze monetaire beperkingen zijn bedoeld als een
maximum, aangezien een geschenk van meer dan
de nominale waarde verdacht kan lijken naargelang
de omstandigheden.
Vraag geen geschenken van welk bedrag dan
ook aan. Bied of aanvaard ook niet de volgende
geschenken:
n
geldmiddelen, kasequivalenten (bijvoorbeeld
American Express of Visa cadeaubonnen) of
effecten;
n
aangeboden in ruil voor een tegenprestatie
(“quid pro quo”);
n
gegeven op een moment dat u en de andere
partijen onderhandelen over een contract of
zich in een verbonden verkoperselectieprodure
bevinden;
n
een deel van wat op een patroon van het
aanbieden van frequente geschenken lijkt, zelfs
indien dit de nominale waarde heeft;
n
geschenken die onfatsoenlijk of seksueel
georiënteerd zijn;
n
geschenken die onwettig of in strijd met onze
beleidslijnen zijn;
n
onze reputatie mogelijk negatief beïnvloeden; of
n
bestemd zijn of schijnen te zijn om de zakelijke
beslissingen van de ontvanger te beïnvloeden.
Als u een geschenk ter waarde van meer dan £100
of het equivalent ervan ontvangt of wenst te geven,
of dat anderszins een conflict lijkt te creëren,
dient u uw manager te raadplegen alvorens het
geschenk te aanvaarden; en bekijk samen met
uw complianceverantwoordelijke of de Corporate
Compliance Group van RELX Group of dergelijke
geschenken geschikt zijn. Er kan u gevraagd
worden om hoger gewaardeerde geschenken
terug te geven, of dat het bedrijf het geschenk
bijhoudt voor bedrijfsgebruik of om het aan een
liefdadigheidsdoel te geven, in plaats van u de
toestemming te geven om het bij te houden en het
risico te lopen dat het partijdig lijkt.
Hou er rekening mee dat zelfs geschenken van
lagere waarde ongepast zijn als ze herhaaldelijk
plaatsvinden of bestemd zijn om de ontvanger op
een ongepaste manier te beïnvloeden (of als dat zo
lijkt).
Terug naar inhoud
25
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Entertainment
Het aanvaarden of aanbieden van zakelijk
entertainment zoals een routineuze lunch, diner,
theater of sportgebeurtenis is toegestaan als dit
redelijk is, niet frequent en in de loop van een bona
fide zakelijke bijeenkomst of gebeurtenis is om
zakelijke aangelegenheden te bespreken of om
betere zakelijke relaties te smeden.
26
Als richtlijn, “normaal” en “redelijk” zakelijk
entertainment omvat in het algemeen hetgeen
gewaardeerd wordt aan dezelfde bedragen als
voor geschenken. Het is ook onderworpen aan
dezelfde beperkingen als hierboven weergegeven
voor geschenken, ongeacht de kost of waarde.
Buitengewone gebeurtenissen of entertainment
met overnachting (bijvoorbeeld kaartjes voor
de World Cup of een weekendje weg) worden
in het algemeen niet geschikt bevonden.
Ander ongepast persoonlijk voordeel
Breng uw manager op de hoogte als u ooit
een persoonlijk voordeel wordt aangeboden of
ontvangt als gevolg van uw functie bij RELX Group.
Uw manager zal - eventueel met de hulp van een
bedrijfsjurist - bepalen of het voordeel ongepast
lijkt.
Bovendien moet men er bij het entertainen van
overheidsfunctionarissen of -ambtenaren zeker
van zijn dat men voldoet aan de strikte plaatselijke
wettelijke grenzen zoals bepaald in ons Beleid over
het aanbieden en geven van geschenken of fooien
aan overheidsfunctionarissen.
Voordat u entertainment dat overmatig zou kunnen
lijken aanbiedt of aanvaardt, vraag de goedkeuring
van uw manager. Vraag nooit entertainment van
enige waarde aan. Zelfs entertainment met een
lagere waarde is ongeschikt als die bedoeld is (of
daar de schijn maar van wekt) om de ontvanger te
beïnvloeden.
Marie beoordeelt software voor het
beheer van activiteiten, dat moet worden
aangekocht namens het bedrijf. Tijdens
een bezoek aan het hoofdkantoor in Las
Vegas van een prospectieve verkoper,
biedt de verkoper aan om haar mee uit te
nemen in de stad voor een etentje en een
show. WAT MOET MARIE DOEN?
?
Antwoord: Marie moet de uitnodiging
beleefd afwijzen. Het aanvaarden van duur
entertainment terwijl men midden in het
beslissingsprocedure om aan te kopen zit,
zou Marie ongepast kunnen beïnvloeden,
of dit zou zo kunnen lijken. De verkoper
vergezellen op een zakenlunch om de
zakelijke activiteiten te bespreken tijdens
onderhandelingen kan geschikt zijn.
Maar zelfs dan zou Marie haar maaltijd
zelf moeten betalen om iedere schijn van
mogelijke ongepastheid te vermijden.
Zodra de onderhandelingen zijn afgesloten
en Marie met een verkoper samenwerkt,
is het wettelijk toegestaan voor haar
om een maaltijd of entertainment te
aanvaarden, die redelijk van waarde is,
in samenspraak met de wettige zakelijke
doeleinden, en wanneer het niet meer een
poging lijkt om haar op een ongepaste
manier te beïnvloeden.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Handelssancties
Internationale wetten inzake
handelssancties leggen
beperkingen op voor onze
mogelijkheid om zaken te doen met
bepaalde personen, entiteiten en
mogelijk hele landen.
Deze wetten helpen overheidsdoelstellingen
inzake buitenlands beleid te ondersteunen,
waaronder prioriteiten als de bevordering van
nationale veiligheidsbelangen, de bestrijding van
terrorisme, het voorkomen van de verspreiding
van massavernietigingswapens en het bevorderen
van de mensenrechten en de rechtsstaat. We
zetten ons in om te voldoen aan alle toepasselijke
handelssanctiewetten. Deze niet naleven kan
de reputatie van de RELX Group schaden en
kan ertoe leiden dat ernstige strafrechtelijke en
civielrechtelijke sancties aan het bedrijf en onze
medewerkers worden opgelegd.
Onze inspanningen om sancties na te leven
betreft in de eerste plaats vertegenwoordigers
van elke bedrijfsactiviteit, die transacties
beoordelen met behulp van juridische en
compliance vertegenwoordigers, in tegenstelling
tot het vereisen van de actieve betrokkenheid van
de meeste werknemers. Het is echter belangrijk
voor alle werknemers om vertrouwd te zijn met
ons Handelssanctiesbeleid en de verbonden
procedures, en om vragen of bezorgdheden die
zouden kunnen ontstaan aan te halen.
Terug naar inhoud
27
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Contracten met andere partijen
28
In de meeste omstandigheden is
ons beleid om alle overeenkomsten
schriftelijk te formaliseren. U mag
enkel overeenkomsten sluiten
in overeenstemming met het
autorisatieniveau dat uw manager
aan u heeft meegedeeld. Als u geen
autorisatieniveau gegeven is, mag
u geen overeenkomst namens ons
sluiten zonder de goedkeuring van
uw manager.
U moet ook de toestemming van uw manager
en bedrijfsjurist krijgen als u overweegt om
een overeenkomst te beëindigen vóór de
vervaldatum. Dit is omdat een overeenkomst
met zelfs een klein geldbedrag ongepaste
vergoedingsverplichtingen of andere contractuele
lasten kan bevatten, of lastige competitie- of
andere bezorgdheden kan opbrengen.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Onze omgang met
de overheid
30
Zakendoen met overheden
31
Het inhuren van overheidspersoneel
32
Politieke betrokkenheid van het bedrijf
29
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Zakendoen met overheden
Strikte regels zijn van toepassing op onze onderhandelingen,
contractvoorwaarden en zakelijke relaties met overheidsagentschappen en hun
ambtenaren en bedienden.
30
We werken vaak samen met
overheidsinstanties, ambtenaren
en bedienden als klanten,
auteurs, uitgevers en in andere
hoedanigheden.
Er zijn strikte regels van toepassing op onze
zakelijke relaties, contractuele onderhandelingen
contractvoorwaarden met overheidsinstanties en
hun functionarissen. Deze verschillen soms van de
richtlijnen die van toepassing zijn in onze omgang
met commerciële of private klanten en andere.
Als u zakendoet met een overheidsorgaan,
instantie, ambtenaar of bediende, moet u deze
richtlijnen kennen en volgen. Schendingen van
deze richtlijnen kunnen leiden tot strenge straffen,
schorsing of ontzetting uit het meedingen naar
overheidscontracten, en zelfs tot strafrechtelijke
vervolging. Om ervoor te zorgen dat wij aan deze
richtlijnen voldoen, dient u iedere vermoedelijke
schending van de wet in verband met een
overheidscontract te melden.
In ons Beleid over het zakendoen met
overheidsinstanties en -ambtenaren in de Verenigde
Staten staat meer informatie over de vereisten
waaraan u moet voldoen als u werkt met een
overheid in de Verenigde Staten.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Het inhuren van overheidspersoneel
Alvorens te praten met een huidige of recente overheidsfunctionaris over het werken
voor RELX Group, controleer of het wel wettelijk is om ze in dienst te nemen.
Vele wetten beperken bedrijven
die zakendoen met de overheid
om een huidige of vorige
overheidsfunctionaris die geen
secretariële, administratieve of
andere medewerker van soortgelijke
graad had, in te huren als een
werknemer of consultant, adviseur,
uitgever of andere contractant.
Deze beperkingen dekken ook informele
regelingen voor prospectieve tewerkstelling onder
bepaalde omstandigheden. Raadpleeg daarom
een bedrijfsjurist voordat u een voorgestelde
tewerkstelling of werkbehoud bespreekt met
een huidige overheidsfunctionaris of een
vroegere overheidsfunctionaris die de overheid
verliet binnen de twee jaar voor de voorgestelde
tewerkstelling of werkbehoud.
Terug naar inhoud
31
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Politieke betrokkenheid
van het bedrijf
Politieke bijdragen zijn verboden, tenzij voor bepaalde vooraf goedgekeurde
bijdragen in de Verenigde Staten.
32
In de meeste landen is het
verboden om bedrijfsgelden,
-activa, -diensten of -voorzieningen
ten behoeve van een politieke partij
of kandidaat te gebruiken.
Maar in sommige Amerikaanse staten zijn
dergelijke bijdragen en activiteiten toegestaan
als zij voldoen aan strikte rapportage- en
bekendmakingsvoorschriften. Ook wij staan niet
toe dat bedrijfsmiddelen gebruikt worden voor
politieke bijdragen, tenzij in de VS, en dan enkel
in naleving van de strikte richtlijnen om dergelijke
bijdragen te doen, zoals uiteengezet in ons Beleid
over het maken van politieke bijdragen.
Als u deelneemt aan politieke procedures, uw
inzichten over wettige of politieke kwesties
uitdrukt, zich bezighoudt met politieke activiteiten
en/of persoonlijke politieke bijdragen maakt,
moet u deze activiteiten in uw eigen tijd en op
eigen kosten doen. Tenzij u vooraf de goedkeuring
kreeg van het hoofd van uw regio/land inzake
Overheidszaken en een bedrijfsjurist, moet u
iedere verwijzing naar uw connectie met RELX
Group of een van onze bijhuizen vermijden en
duidelijk maken dat u persoonlijk optreedt en niet
voor het bedrijf.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Respect voor collega’s
en gemeenschappen
34
Eerlijke omgang met medewerkers
35
De werkplek
36
Mensenrechten
36
Het milieu
33
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Eerlijke omgang met medewerkers
Wij ondersteunen diversiteit en integratie, verbieden intimidatie en discriminatie
en we zetten ons in voor de veilige en eerlijke behandeling van werknemers.
We zetten ons in voor het
bevorderen van werkplekken waar
teamwerk, diversiteit, integratie en
vertrouwen bevorderd wordt.
34
Onze beleidslijnen en praktijken inzake
tewerkstelling zijn consistent met en zijn bedoeld
om te voldoen aan de beginselen van het Global
Compact van de Verenigde Naties inzake eerlijke
en niet-discriminerende tewerkstellingspraktijken.
Discriminatie
Intimidatie
We zijn een werkgever die gelijke kansen biedt. We
zetten ons in om alle werknemers en sollicitanten
met respect en waardigheid te behandelen en we
verbieden discriminatie. We werven aan, huren in,
bevorderen, straffen en bieden arbeidsvoorwaarden
ongeacht het ras, de huidskleur, godsdienst,
nationaliteit, geslacht, seksuele geaardheid,
burgerlijke staat, leeftijd, handicap of een andere
door de wet beschermde categorie.
We zullen geen enkele vorm van intimidatie
toestaan, ook geen seksuele intimidatie of
intimidatie van enigerlei aard op basis van de
bovenstaande beschermde eigenschappen.
Intimidatie kan verbaal, fysiek of visueel gedrag
zijn dat een offensieve, vijandige of intimiderende
omgeving creëert. We verbieden ook raciale,
etnische, religieuze, leeftijdsgerelateerde of
seksuele grappen of beledigingen; het verspreiden
of tonen van aanstootgevende foto’s of cartoons;
en het gebruik van voicemail, e-mail of andere
elektronische apparaten om denigrerende of
discriminerende informatie te communiceren.
Er kan extra bescherming zijn voor werknemers,
op basis van plaatselijke wetten en weergegeven in
toepasselijke extra tewerkstellingsbeleidslijnen. In
de Verenigde Staten is bijvoorbeeld discriminatie
op basis van bepaalde militaire veteranenstatuut
verboden.
?
Nadat Juliette haar manager op de
hoogte bracht dat ze drie maanden zwanger
was, verklaarde hij haar dat hij haar niet
in aanmerking kon nemen, omdat ze
“misschien zou beslissen om thuisblijvende
moeder te worden” en niet zou terugkomen
naar haar werk. Juliette is bezorgd dat
het hier om discriminatie gaat. IS HAAR
BEZORGDHEID GERECHTVAARDIGD?
Antwoord: Ja. De manager ontzegt
Juliette werkopportuniteiten vanwege haar
zwangerschap en een speculatie dat ze niet
zou terugkeren naar haar werk. Dit zijn
geen gepaste gronden om haar de promotie
te ontzeggen
Arbeidsvoorwaarden
We voldoen aan alle toepasselijke wetten inzake
de tewerkstelling en arbeidsvoorwaarden. Wij
respecteren uw recht op vertegenwoordiging, hetzij
door middel van vakbonden, ondernemingsraden of
enig ander passend forum.
Arbeidsnormen
We zijn actief in verschillende landen met
verschillende arbeidsnormen en voorwaarden.
Waar we ook zakendoen, we proberen ervoor te
zorgen dat wij en onze leveranciers voldoen aan
alle toepasselijke arbeidswetten en werknemers
wereldwijd bevredigende arbeidsomstandigheden
en lonen geven (rekening houdend met de lokale
economie).
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Net voor de wekelijkse teamvergadering
begint, vertelt een van de teamleden een
vernederende grap over een teamgenoot die
op die dag afwezig was. De meeste mensen
lachen met de grap en de manager van het
team probeert om het terzijde te schuiven,
maar Nathan voelt zich er ongemakkelijk bij.
Nathan vraagt zijn collega om niet dergelijke
grappen te maken, maar het gaat gewoon
door. Moet Nathan zich bezorgd maken? WAT
MOET HIJ DOEN?
Antwoord: Nathan moet bezorgd zijn dat
zijn collega’s grappen maken ten kosten
van een afwezig teamlid. Beledigende,
discriminerende, aanstootgevende of obscene
opmerkingen of grappen kunnen
intimiderend zijn, of op zijn minst beledigend,
kwetsend en storend. Vernederende
uitdrukkingen of opmerkingen over
iemands uiterlijk of over hun geslacht, ras,
etniciteit, religie, leeftijd, handicap, seksuele
geaardheid of ander kenmerk zijn ook
ongepast. Dergelijke opmerkingen, grappen
en opmerkingen zijn misplaatst op het werk.
?
Zoals Nathan al bezwaarde, en ervan
uitgaande dat de manager van het team
de situatie niet behandeld heeft, rekening
houdend met haar nonchalante antwoord op
de grappen, moet hij zijn bezorgdheid melden
bij de personeelsafdeling.
35
De werkplek
We zetten ons in om een veilige
werkplek te verstrekken en om
te voldoen aan de wettelijke
vereisten om de veiligheids- en
gezondheidsgevaren te vermijden.
We verwachten van onze
werknemers dat ze zich zodanig
gedragen dat het bevorderend
is voor een gezonde, veilige en
productieve werkomgeving.
Gezondheid en veiligheid
We beheren onze faciliteiten in overeenstemming
met alle toepasselijke gezondheids- en
veiligheidsregelingen. Hiervoor moet iedereen in
onze vestigingen al onze veiligheidsinstructies en
-procedures volgen, ook degene die uiteengezet
zijn in het Gezondheids- en veiligheidsbeleid
van RELX Group. Breng uw manager en human
resources onmiddellijk op de hoogte als u vragen
of opmerkingen heeft over mogelijke gezondheidsen veiligheidsgevaren in een van onze faciliteiten.
Drugsvrije werkomgeving
Het gebruik van drugs en alcohol kan een
bedreiging vormen voor de veiligheid en hoort niet
thuis in onze werkomgeving. Wij verbieden het
gebruik, het bezit, de verkoop, de productie, de
levering, de distributie of de aankoop van alcohol
of drugs (tenzij op grond van een recent, geldig
voorschrift van een arts) terwijl u op het werk of
onze eigendom bent. We verbieden werknemers
ook om namens RELX Group werk uit te voeren
als u onder invloed bent. Alcoholische dranken
kunnen in bepaalde omstandigheden in onze
gebouwen worden gebruikt, met de goedkeuring
van het senior management. Werknemers die
dergelijke functies bijwonen, worden verwacht
zich op een gepaste en professionele manier te
gedragen.
Zorg er ook voor dat u voldoet aan elk toepasselijk
drugs- en alcoholbeleid dat door uw bedrijf wordt
afgedwongen.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Mensenrechten
Als ondertekenaar van het Global
Compact van de Verenigde
Naties, zetten we ons in om de
mensenrechten te beschermen.
We ondersteunen en respecteren
de internationale mensenrechten
binnen onze invloedssfeer. We
trachten er ook voor te zorgen
dat wij niet medeplichtig zijn in
mensenrechtenschendingen.
Het milieu
36
We streven ernaar om de initiatieven voor het verbeteren van het milieu te
steunen en om onze negatieve invloed op het milieu te beperken.
Onze bedrijven hebben een impact
op het milieu, voornamelijk
door het gebruik van energie en
papier, het gebruik van print- en
productietechnologieën en het
recycleren van afval.
We zetten ons in om deze impact zoveel we
kunnen te beperken, en om ons te houden aan de
drie ecologische beginselen die bepaald worden in
de Global Compact van de Verenigde Naties, met
name:
n
ondersteuning van een
preventieve aanpak betreffende
milieuveranderingen;
n
het nemen van initiatieven
om groter milieubesef te
bevorderen; en
n
het stimuleren van de
ontwikkeling en verspreiding
van milieuvriendelijke
technologieën.
Om aan deze verplichting te voldoen, willen we
gebruik maken van:
n
duurzame en recycleerbare bronnen en
materialen met een minimum aan afval;
n
technologieën, materialen en processen met
een minimale impact op het milieu, indien
mogelijk; en leveranciers en contractanten die
dezelfde doelstellingen hebben.
We stellen maatregelen en doelstellingen vast,
zoals weergegeven in het Milieubeheerssysteem
van de RELX Group.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Bezorgdheden melden
en onderzoeken
38
Belang van melding
39
Onderzoeken
39
Vertrouwelijkheid
40
Bescherming voor vergelding
37
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Belang van melding
Meld uw bezorgdheden over vermoedelijke schendingen van de Code, de wet of
het beleid aan een of verschillende punten, zonder angst voor vergelding.
38
We onderzoeken vermoedelijke
schendingen van de Code
onmiddellijk en nemen de juiste
corrigerende maatregelen als
schendingen ontdekt worden. Dit
is belangrijk om werknemers te
beschermen, om onze reputatie
te behouden en om juridische
blootstelling te vermijden. Wij
hebben uw hulp nodig bij het
voltooien van deze inspanning.
Als u te weten komt of vermoedt dat iemand de
Code geschonden heeft of anderszins onethisch of
onwettig is opgetreden, is het belangrijk dat u uw
bezorgdheid onmiddellijk meldt aan uw manager,
human resources, een bedrijfsjurist of een lid van
het Compliance Committee.
www.ReedElsevierConfidentialLine.com of
telefonisch via het telefoonnummer van uw land,
zoals weergegeven op onze intranetsites. Meldingen
via de vertrouwelijke lijn van of betreffende
activiteiten in uitsluitend continentaal Europa
zijn toegestaan in verband met vermoedelijke
omkoping, corruptie of ernstige boekhoudkundige
of financiële onregelmatigheden.
Het is belangrijk om schendingen te melden,
ongeacht de identiteit of positie van de verdachte
overtreder. In vele landen wordt het niet melden
van een criminele activiteit zelf beschouwd als een
misdaad.
We hebben liefst dat u zich identificeert als u een
verdachte schending meldt. Maar we erkennen dat
u het in sommige gevallen nodig vindt om anoniem
te blijven. Rekening houdend met de beperkingen
in continentaal Europa, kunt u meldingen doen via
de vertrouwelijke lijn, ofwel open ofwel anoniem.
Meldingen over twijfelachtige boekhouding- of
auditingzaken kunnen rechtstreeks aan het
Auditcomité gedaan worden
U kan schendingen ook melden via de
vertrouwelijke lijn van RELX Group op
Paul ziet dat zijn manager een geschenk van een
leverancier aanvaardt. Paul weet dat dit in strijd is met
het bedrijfsbeleid, maar hij wil geen problemen met zijn
manager. WAT MOET PAUL DOEN?
Antwoord: Hij moet de zaak melden. Wie er ook bij
betrokken is, het is uw verantwoordelijkheid om mogelijke
overtredingen van onze Code te melden. We hebben
verschillende kanalen om te melden en om een strikt
anti-vergeldingsbeleid af te dwingen. U moet nooit bang
zijn om een schending die naar uw mening is voorgevallen,
te melden. Meldingen moeten gebeuren bij human
resources, een bedrijfsjurist, een lid van het Compliance
Committee, uw manager (als hij of zijn niet betrokken is bij
de gedraging) of via de vertrouwelijke lijn. Als u gebruik
maakt van de vertrouwelijke lijn, heeft u in de meeste
gevallen de optie om anoniem te melden.
Terug naar inhoud
?
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Onderzoeken
We zullen alle meldingen van
verdachte schendingen van de
wet of de Code melden, inclusief
anonieme.
Hiervoor dient u samen te werken
aan het onderzoek van gemelde
schendingen.
Vertrouwelijkheid
We zullen niet de identiteit
vrijgeven van iemand die een
verdachte schending meldt of die
deelneemt aan een verbonden
onderzoek, tenzij de werknemer
die de melding indient dit toestaat;
tenzij vrijgave vereist is bij wet,
regelgeving of wettelijk onderzoek;
of, na melding van de betreffende
werknemer, vrijgave noodzakelijk
is om de zaak naar behoren te
onderzoeken.
Terug naar inhoud
39
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Bescherming voor vergelding
Vergelding in elke vorm tegen een
individu die eerlijk gelooft dat een
overtreding van de Code of wet zou
kunnen hebben plaatsgevonden
en dit meldt, zelfs als de melding
verkeerd is, of die bijstaat in
het onderzoek of een gemelde
schending, is op zich een schending
van de Code en de wet. Een
werknemer die verantwoordelijk is
voor dergelijke vergelding, zal aan
disciplinaire maatregelen worden
onderworpen, tot en inclusief
beëindiging.
40
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Veelgestelde vragen
41
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
Veelgestelde vragen
V
Waar staat de Code voor?
A
De Code verzamelt de belangrijkste
algemene beleidslijnen en voorschriften
die van toepassing zijn op RELX Group, de
werknemers van al onze bedrijfsactiviteiten
en de leden van onze raad van bestuur.
V
Zijn er andere beleidslijnen die
op mij van toepassing zijn? Welke
beleidslijnen krijgen voorrang?
A
In aanvulling op de beleidslijnen in
de Code, dwingen RELX Group en
haar bedrijven beleidslijnen af die in
verband staan met alle of een deel van
onze bedrijfsactiviteiten. In sommige
gevallen hebben RELX Group of haar
bedrijfsactiviteiten gedetailleerdere
beleidslijnen over onderwerpen die zijn
opgenomen in de Code. Als dat het geval
is, zijn de gedetailleerdere beleidslijnen
ook van toepassing, voor zover ze
overeenstemmen met de Code.
De Code is bedoeld om een wettige, eerlijke
en ethische omgeving in al onze bedrijven
te behouden.
42
V
Op wie is de Code van toepassing?
A
De Code is van toepassing op iedereen,
inclusief alle werknemers van de
wereldwijde familie van RELX Group
bedrijven. Wanneer de code verwijst naar
“het bedrijf” of RELX Group, betekent
dit alle RELX Group plc entiteiten,
dochterondernemingen, divisies, filialen en
bedrijfsactiviteiten.
V
A
Wat is de basis voor alle
beleidslijnen in de Code?
In geval van een conflict tussen de Code
en een aanvullende beleidslijn, gelieve
uw manager, human resources of een
bedrijfsjurist te raadplegen.
V
Wat als ik vragen heb over de
Code?
A
Zelfs nadat u de Code gelezen heeft en een
opleiding over de Code en/of individuele
beleidsleidslijnen inzake de Code gekregen
heeft, kunt u toch nog vragen hebben.
Uiteindelijk zijn vele van de beleidslijnen
gebaseerd op complexe wetten en
regelgevingen. Voldoen aan elk beleid is
belangrijk, want zelfs een onbedoelde
inbreuk kan ernstige gevolgen hebben voor
betrokken individuen en voor RELX Group.
Gelieve daarom alle vragen te stellen aan
uw manager, human resources of een
bedrijfsjurist.
V
Wat moet ik doen als ik op de hoogte
raak van een schending van de Code?
A
Het is uw verantwoordelijkheid om een
schending van een beleidslijn of wet waarvan
u op de hoogte komt te melden. U kunt
schendingen melden aan uw manager, human
resources, een bedrijfsjurist, een lid van het
Compliance Committee van de RELX Group of
de juiste bedrijfseenheid of via de vertrouwelijke
lijn van RELX Group.
Vele van de beleidslijnen in de
Code zijn gebaseerd op wetten en
overheidsvoorschriften en regelgevingen
die van toepassing zijn op RELX Group en
onze werknemers, waar ook ter wereld we
zakendoen. Andere beleidslijnen in deze
Code weerspiegelen onze vastberadenheid
om een respectvolle en ethische werkplek
te behouden, die bevorderlijk is voor ons
bedrijf en vrij van discriminatie, intimidatie
of ander ongewenst gedrag.
Omdat RELX Group een wereldwijd bedrijf
is, zijn er ook lokale wetten in elk land waar
we actief zijn, die van toepassing zijn op
onze activiteiten in deze landen. U wordt
geacht te voldoen aan alle geldende wetten,
regels en voorschriften, ook al worden ze
niet specifiek in de Code besproken.
In aanvulling op de Code, zijn er
afzonderlijke beleidslijnen die worden
afgedwongen voor RELX Group en elk
bedrijf, land of groep waarvan u deel
uitmaakt. Ook u wordt verwacht om te
leren van en te voldoen aan dit beleid.
Terug naar inhoud
RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie
V
A
Kan de melding van een
schending van een regel of
beleidslijn mijn job in gevaar
brengen?
V
Wat zijn de Compliance
Committees?
A
De Compliance Committees zijn groepen
van senior managers die benoemd zijn om
de compliance te helpen verzorgen voor
het bedrijf dat ze vertegenwoordigen en
zijn werknemers. Er is een comité voor
iedereen van RELX Group, samengesteld
uit senior managers en vertegenwoordigers
van onze bedrijven. Er zijn ook comités
voor elk van de grote bedrijven. De
contactinformatie voor de Compliance
Committee leden is beschikbaar op onze
intranetsites.
De beleidslijnen van RELX Group zijn
ontworpen om iedereen die oprecht gelooft
dat de Code geschonden zou kunnen zijn en
dit meldt, te beschermen. Iedere poging tot
vergelding zou niet alleen een schending
zijn van het beleid van RELX Group, maar
zou ook onwettig kunnen zijn, en zal als
dusdanig behandeld worden.
V
Hoe meld ik via de
vertrouwelijke lijn?
A
De vertrouwelijke lijn is een uitlaatklep
om meldingen te doen als u zich niet
gemakkelijk voelt om een gekende of
vermoedelijke schending te melden
aan uw manager, human resources,
een bedrijfsjurist of een lid van het
juiste Compliance Committee. Het
is een dienst die 24 uur per dag, 7
dagen per week, 365 dagen per jaar
beschikbaar is. U kunt online melden
op www.ReedElsevierConfidentialLine.
com of telefonisch. Telefonische
toegangsinformatie voor elk land en elke
taal is beschikbaar op de website en op
onze intranetten.
V
Kan ik melden zonder mezelf
te identificeren?
A
U kan aan de vertrouwelijke lijn melden op
een anonieme manier, als u dat wenst. Als
u dat doet, zorg er dan voor dat u zoveel
mogelijk details geeft, opdat we de zaak
beter kunnen onderzoeken. Anonieme
melders krijgen een meldingsnummer
toegekend, en worden verzocht om het
meldingsverslag op een bepaalde datum
te bekijken. Dit moet u doen omdat dit
ons ook in staat stelt om verdere vragen
te stellen als we meer informatie nodig
hebben om een volledig onderzoek te
voltooien.
V
Wat moet ik doen als mij
gevraagd wordt om iets te
doen waarvan ik denk dat het
in strijd is met de Code?
A
U moet uw bezorgdheden bespreken met uw
manager. Als u zich daar niet gemakkelijk bij
voelt, moet u contact opnemen met human
resources, een bedrijfsjurist of een lid van
het Compliance Committee van de RELX
Group of uw bedrijfseenheid.
Terug naar inhoud
43
Code of Ethics
and Business Conduct
2015