2011009530 - Krimpen aan den IJssel

VERGADERING BURGEMEESTER EN WETHOUDERS
afdeling
Datum:
Registratienummer WPW:
Agendanr.:
2011009530
Vertrouwelijk
Ja
Nee
Paraaf
Teamleider:
Routing
- B. en W.
A
op
L
Paraaf
Afdelingshoofd:
Medeparaaf
Paraaf
1-11-2011
Commissies
n.v.t.
Afdeling Financiën en Control
Afdeling Ruimte
- Informatieve Commissie. op
- Besluitvoorbereidende op
Afdeling Bestuurs en Managementondersteuning
Afdeling Samenleving
1-12-2011
Afdeling Informatievoorziening en Facilitaire Zaken
Commissie
Afdeling Publiekscentrum
V
- Raad
op
I
15-12-2011
Paraaf
B. en W.
Commissievergadering
Actieve persvoorlichting
Openbaar
Ja
Besloten
Nee
Portefeuillehouder:
A. Prins
Datum advies:
26102011
Ingekomen van:
S
B
W
Volgens
advies
Bespreken
Financiën en Control
Planning en Control
M.F. Vermaat
Registratienummers WPW van de ingekomen brieven:
Datum stuk:
Onderwerp:
Nota afwijkingenbeleid
Gevraagde collegebeslissing:
Te besluiten om:
1. De nota afwijkingenbeleid ter vaststelling aan de raad voor te leggen.
Beslissing:
W
W
-2-
COLLEGEVOORSTEL
Onderwerp
Nota afwijkingenbeleid
Te besluiten om
1. De nota afwijkingenbeleid ter vaststelling aan de raad voor te leggen.
Inleiding
Via de nota afwijkingenbeleid wordt vastgelegd hoe we in Krimpen aan den IJssel omgaan
met afwijkingen in budgetten en kredieten. De basis van deze nota maakte al onderdeel uit
van de budgetnota die u in december 2010 heeft vastgesteld. Het afwijkingenbeleid gaat
echter verder en betreft in belangrijke mate het budgetrecht van de raad, waardoor een
raadsbesluit nodig is. In de Financiële verordening 2012 is daarom in artikel 6 lid 3
opgenomen dat uw college een nota afwijkingenbeleid aan de raad aanbiedt.
De nota sluit aan bij het principe dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk worden
neergelegd. Gekoppeld aan begrotingsniveaus kan voor iedere wijziging worden bepaald
welk besluit daarvoor nodig is.
Voor de verdere inleiding en toelichting verwijs ik naar het bijgaand raadsvoorstel
Beoogd effect
Waarborgen begrotingsrechtmatigheid
Argumenten
1. Niet voor iedere afwijking een raadsvoorstel maken
Het is niet nodig om voor iedere afwijking op een budget of krediet een volledig raadsvoorstel
te schrijven. Wanneer er geen inhoudelijk besluit van de raad nodig is, geeft de nota aan dat
de benodigde wijziging op andere wijze plaatsvindt. Daarbij geldt als eerste uitgangspunt dat
het laagst bevoegde niveau een zelfstandig besluit kan nemen. Wanneer vanwege het
budgetrecht de raad tot wijziging moet besluiten, dan wordt gebruik gemaakt van het nieuwe
agendapunt
‘budgetautorisatie’.
Langs
deze
weg
worden
de
verzamelde
begrotingswijzigingen in iedere raadsvergadering aan de raad voorgelegd. In de nota wordt
dit verder toegelicht. Het bij de nota gevoegde stroomschema helpt om te bepalen welk type
wijziging nodig is en op welk niveau het besluit moet worden genomen.
2. Verbetering budgetbewaking
Via de nota afwijkingenbeleid wordt geregeld dat aanpassing van budgetten en kredieten
tijdig en op de juiste wijze plaatsvindt. Hierdoor kan de budget- en kredietbewaking worden
verbeterd, waarmee budgetverantwoordelijkheid verder kan worden ingevuld en
ondersteund.
Voor de overige argumenten verwijs ik naar het bijgaand raadsvoorstel
-3-
Kanttekeningen
Stapeling van instrumenten?
Het kan erop lijken dat we met de nota afwijkingenbeleid en de daaruit voorvloeiende typen
begrotingswijzigingen bezig zijn met verdere stapeling van (control)instrumenten. Dit is niet
juist, want door in deze nota vast te leggen hoe we werken ontstaat juist meer duidelijkheid
over welke acties wanneer moeten worden genomen. Het aanbrengen van structuur leidt niet
alleen tot verbetering van de verwerking maar ook tot het meer gericht vragen van de
benodigde besluiten.
Financiën
Niet van toepassing
Communicatie
Niet van toepassing
Uitvoering
De nota afwijkingenbeleid treedt in werking per 1 januari 2012.
Bijlagen
Nota afwijkingenbeleid
M.F. Vermaat
Raadsvoorstel
GEMEENTERAAD
Voorstel
Agendanummer
Datum
raadsvergadering
Registratienummer
:
: 15-12-2011
:
26 oktober 2011
M.F. Vermaat
Financiën en Control
Planning en Control
Onderwerp:
Nota afwijkingenbeleid
Gevraagde
beslissing:
Te besluiten om:
1. De nota afwijkingenbeleid vast te stellen
Aan de gemeenteraad
van
Krimpen aan den IJssel
Krimpen aan den IJssel, 6 december 2011
Inleiding
De Financiële verordening 2012 bepaalt in artikel 6 lid 3 dat het college eenmaal per vier jaar een nota
afwijkingenbeleid aan de raad aanbiedt. De eerste nota afwijkingenbeleid wordt u via dit raadsvoorstel
ter vaststelling voorgelegd. Dit gebeurt tegelijkertijd met de aanbieding van de Financiële verordening
2012, zodat beiden per 1 januari 2012 kunnen ingaan.
In de nota afwijkingenbeleid worden nadere regels vastgelegd voor (dreigende) overschrijding van de
geautoriseerde budgetten en kredieten. De raad autoriseert bij het vaststellen van de begroting op
programmaniveau. Wanneer tijdens de uitvoering bijstelling van de beschikbare middelen nodig is,
geeft de nota afwijkingenbeleid aan hoe de aanpassing geregeld moet worden.
Beoogd effect
Waarborgen begrotingsrechtmatigheid
Argumenten
1. Correcte invulling van het budgetrecht
Het budgetrecht is een fundament van elke volksvertegenwoordiging. De raad bepaalt, op hoofdlijnen,
waaraan de gemeente geld uitgeeft. Wanneer de uitvoering van het afgesproken beleid niet binnen de
geautoriseerde middelen kan plaatsvinden is aanpassing nodig via de raad. In de nota
afwijkingenbeleid wordt het budgetrecht uitgewerkt en wordt de begrotingsrechtmatigheid geborgd.
2. Duidelijkheid bij afwijkingen
Door de werkwijze bij afwijkingen vast te leggen ontstaat op alle niveau’s duidelijkheid over de te
ondernemen acties. De behoefte aan duidelijkheid is verder ingevuld door het opnemen van een
overzichtstabel en als bijlage een stroomschema.
3. Completering planning en controlinstrumentarium
5
Jaarlijks wordt uw raad op diverse momenten geïnformeerd in het kader van de planning en
controlcyclus. De nota afwijkingenbeleid regelt een aanvulling op de instrumenten uit die cyclus. Voor
uw raad betekent dat u, naast de bijstelling van de begroting via voor- en najaarsnota, indien nodig in
de tussenliggende vergaderingen een agendapunt ‘budgetautorisatie’ krijgt voorgelegd. Langs deze
weg wordt u om financiële besluiten in het kader van het budgetrecht gevraagd en tevens wordt u
geïnformeerd over de stand van de begroting en de post onvoorzien.
4. Actueel, betrouwbaar en continu begrotingsbeeld
Met betrekking tot financiële informatie geldt de abc-regel: actueel, betrouwbaar en continu. De nota
afwijkingenbeleid is erop gericht dat aanpassing van budgetten en kredieten altijd zo snel mogelijk
plaatsvindt. Dit wordt bereikt door wijzigingsbesluiten zo laag mogelijk te laten nemen en door de
beschikbaarheid van voldoende wijzigingsmomenten en instrumentarium. Het gevolg is dat de
financiële management informatie op alle niveaus steeds actueel is, dat de getoonde informatie ook
betrouwbaar is door de correcte verwerking en dat het juiste begrotingsbeeld continu beschikbaar is.
Financiën
Niet van toepassing
Communicatie
Niet van toepassing
Uitvoering
De nota afwijkingenbeleid treedt in werking per 1 januari 2012.
Bijlagen
Nota afwijkingenbeleid
In de vergadering van de besluitvoorbereidende commissie van 1 december 2011 is dit voorstel aan
de orde geweest.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Krimpen aan den IJssel,
mr. A. Boele
secretaris
L.M. Huizer
burgemeester
Ontwerp-besluit
De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 6 december 2011;
besluit:
1. De nota afwijkingenbeleid vast te stellen
Aldus besloten door de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering
van 15 december 2011.
De griffier,
De voorzitter,
8
Nota Afwijkingenbeleid
Nadere uitwerking n.a.v. de budgetnota 2010 en de Financiële verordening 2012
1. Inleiding
Artikel 6 van de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (Financiële verordening) bevat regels
omtrent de autorisatie van budgetten en kredieten en wijzigingen daarop. In deze nota wordt nader
invulling gegeven aan deze begrippen en de wijze waarop we in Krimpen invulling geven aan
begrotingsrechtmatigheid.
Begrotingsrechtmatigheid speelt in het budgetbeheer een belangrijke rol. De begrote lasten en baten
mogen niet worden overschreden. Wanneer dit wel dreigt, of al het geval is, dient zo snel mogelijk een
wijziging van de begroting plaats te vinden. In feite worden anders uitgaven gedaan of inkomsten
gegenereerd waarvoor geen toestemming is en die dus onrechtmatig zijn.
Om het afwijkingenbeleid helder te kunnen formuleren wordt eerst toegelicht welke budgetvormen we
onderscheiden. Daarna wordt verder uitgewerkt hoe we omgaan met begrotingsrechtmatigheid en
afwijkingen ten opzichte van budgetten.
2. Begrotingsniveaus
De budgetten in de begroting zijn bottom-up samengesteld. Uiteindelijk leidt dit tot geraamde baten en
lasten per programma. In deze figuur is weergegeven welke niveaus van autorisatie en
verantwoording daarbij worden benut.
V
E
R
A
N
T
W
O
O
R
D
I
N
G
Raad
Programmabegroting
College
Producten
Budgethouder
Producten/kostenplaatsen
Budgetbeheerder
A
U
T
O
R
I
S
A
T
I
E
Kostenplaatsen
Uit de figuur blijkt dat er meerdere begrotingsniveaus zijn. Ieder niveau correspondeert met een
autorisatieniveau.
Programma:
De programmabegroting is het domein van de raad. De raad stelt per programma
lasten en baten vast, die taakstellend zijn voor het college bij het uitvoeren van de
begroting. De begrotingsrechtmatigheid heeft per programma zowel betrekking op de
Nota Afwijkingenbeleid
8
9
hoogte van de lasten als de hoogte van de baten en dus niet op het saldo van het
programma.
Product:
De producten zijn een onderverdeling van de programma’s en beleidsthema’s. De
programma’s zijn financieel vertaald naar kleinere eenheden, die aan een afdeling zijn
toebedeeld. Het college stelt de budgetten (lasten en baten) vast per product. Dit
niveau kan worden benut voor het opstellen van afdelingsplannen waarin naast de
benoeming van activiteiten en budgetten ook ruimte is voor de ontwikkeling van de
Kostenplaats:
afdeling en de invulling van afdelingsspecifieke plannen.
De producten worden onderverdeeld in kostenplaatsen. Per kostenplaats is een
budgetbeheerder
verantwoordelijk
voor
de
lasten
en
baten.
De
ambtelijke
eindverantwoordelijkheid ligt bij het afdelingshoofd.
Aansluitend op deze drie begrotingsniveaus is ook sprake van drie autorisatieniveaus. Dit speelt een
belangrijke rol in het afwijkingenbeleid. Uitgangspunt is dat op ieder niveau de verantwoordelijke laag
het budget vrij mag inzetten om tot het realiseren van de gemaakte afspraken te komen. Wanneer een
verschuiving nodig is die het niveau overstijgt, dan dient de bovenliggende laag deze goed te keuren.
Afhankelijk van het hoogste niveau waarop de wijziging plaats moet vinden wordt bepaald wie het
besluit daartoe neemt. Hoofdlijn is dat besluiten op een zo laag mogelijk niveau worden genomen. Dit
komt ook tot uitdrukking in de verschillende soorten begrotingswijzigingen.
Investeringen
Bij het vaststellen van de begroting worden ook investeringen benoemd (paragraaf H – Nieuw beleid
en intensiveringen) en kredieten daarvoor door de raad beschikbaar gesteld. Deze worden op
dezelfde wijze doorgemandateerd aan de ambtelijke organisatie als hiervoor beschreven. Het college
krijgt van de raad opdracht om deze taken uit te voeren, waarbij de middelen beschikbaar worden
gesteld. Dit geldt ook voor investeringskredieten waarover de raad tussentijds besluiten neemt.
Voorzieningen
Uitgaven ten laste van voorzieningen worden via de paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen en indien
van toepassing andere paragrafen in de begroting toegelicht. Via het vaststellen van de begroting
autoriseert de raad het college om de benodigde uitgaven te doen.
Grondexploitaties
De budgetten en kredieten voor grondexploitaties nemen een bijzondere plek in in de
gemeentefinanciën. Vanaf 2012 wordt jaarlijks in het voorjaar een meerjarenperspectief
grondexploitaties aan de raad aangeboden. Via het vaststellen van deze rapportage worden tevens
middelen beschikbaar gesteld. Afhankelijk van de fase waarin een grondexploitatie zich bevind
worden middelen beschikbaar gesteld voor haalbaarheid en voorbereiding of voor uitvoering van de
gehele grondexploitatie. Dit gaat gepaard met een verbetering van de informatievoorziening en
sturingsmogelijkheden voor het bestuur. De jaargebonden budgetten voor grondexploitaties komen
daarmee te vervallen.
3. Begrotingsaanpassingen
Budgetten dienen toereikend te zijn voor de lasten en baten die erop verantwoord moeten worden. Dit
betekent dat tussentijds aanpassingen nodig kunnen zijn. Hiervoor zijn diverse redenen te bedenken
Nota Afwijkingenbeleid
9
10
en dit resulteert in verschillende soorten begrotingswijzigingen. Deze zijn hierna benoemd en
vervolgens in een overzicht opgenomen, waarin ook de begrotingsniveaus zijn verwerkt.
3.1 Beleidswijzigingen
Beleidswijzigingen betreffen nieuw beleid, aanpassing of intensivering van bestaand beleid, nieuwe
investeringen of projecten. De behandeling van de kadernota en de begroting zijn de momenten in het
jaar waarop het college en de raad met elkaar in debat gaan over het te voeren beleid. Daarbij is altijd
veel aandacht voor nieuw beleid en intensiveringen. In de begroting krijgen deze onderwerpen een
aparte plek (paragraaf H) zodat duidelijk is waar het beleid in ontwikkeling is. Door de behandeling op
deze twee momenten (kadernota en begroting) te concentreren vindt een integrale afweging plaats
van het nieuwe beleid, waarbij ook het bestaande beleid wordt betrokken.
Toch is niet te vermijden dat zich op andere momenten in het begrotingsjaar situaties voordoen die tot
aanpassing van het bestaande beleid leiden. Beleidswijzigingen worden altijd aan de raad voorgelegd,
ongeacht het niveau waarop de budgettaire gevolgen al dan niet kunnen worden opgevangen. Dit
geldt dus ook voor nieuwe investeringen en projecten. Met het doen van dergelijke voorstellen dient
zeer terughoudend te worden omgegaan, vooral wanneer het verzwaring van structurele lasten
betreft, te meer daar in dergelijke individuele gevallen de integrale afweging van nieuw beleid en
intensiveringen ontbreekt.
3.2 Overige ontwikkelingen
Gedurende het begrotingsjaar doen zich allerlei ontwikkelingen voor die leiden tot tekorten of
overschotten op budgetten, zonder dat de beleidsdoelen worden gewijzigd. Aanpassing van de
budgetten die nodig zijn om de opgedragen taken uit te voeren is dan aan de orde. Bij tekorten wordt
in eerste instantie binnen de afdeling gezocht naar compensatiemogelijkheden. De wijziging maakt
deel uit van de voor- of najaarsnota wanneer deze invloed heeft op het programmaniveau, tenzij
separate advisering plaatsvindt. In die gevallen wordt gelijktijdig de aanpassing van het budget aan de
raad voorgesteld.
3.3 Administratieve wijzigingen
Wijzigingen waartoe door het college of de budgethouder kan worden besloten noemen we
administratieve wijzigingen. Deze wijzigingen hebben in ieder geval geen invloed op het lasten en
batenniveau van het programma, maar betreffen budgetneutrale verschuivingen tussen producten
(college) of kostenplaatsen (budgethouder). Aanleiding voor dergelijke wijzigingen kan zijn dat een
andere indeling van de budgetten gewenst is, of dat een tekort op een onderdeel gedekt kan worden
met een voordeel op een ander onderdeel. Dat laatste kan uiteraard alleen wanneer de vastgestelde
doelen worden behaald.
3.4 Afwijkingen in inkomsten
Evenals de lasten dienen ook baten op het juiste niveau te worden geraamd. Dit houdt in dat zowel
hoger als lager uitvallende baten vertaald moeten worden in de budgetten. Belangrijk is dat er geen
automatisch verband bestaat tussen het niveau van de inkomsten en bijbehorende uitgaven. Een
inkomstenverhoging betekent niet automatisch dat de uitgaven mogen worden verhoogd. De
noodzaak daartoe dient apart te worden afgewogen.
3.5 Mutaties in reserves
De raad heeft als enige orgaan de bevoegdheid om over mutaties in de reserves te beslissen. In de
begroting worden daarover besluiten genomen. Wanneer in de loop van het jaar een niet geraamde
Nota Afwijkingenbeleid
10
11
storting of onttrekking nodig lijkt, is vooraf instemming van de raad nodig. In de nota reserves en
voorzieningen zijn verdere regels opgenomen met betrekking tot de aanwending van reserves.
3.6 Inzet van voorzieningen
Bij het vaststellen van de begroting krijgt het college de opdracht voorzieningen in te zetten voor de
doelen waarvoor ze gevormd zijn. Meerjarige berekeningen van de toereikendheid van de
voorzieningen vormen de basis voor de in de begroting opgenomen informatie (paragraaf C –
Onderhoud Kapitaalgoederen). Aan de inzet van voorzieningen gaat altijd een besluit van het college
vooraf. Wanneer in de loop van het begrotingsjaar de beschikbaar gestelde bedragen ten laste van de
voorzieningen ontoereikend zijn gaat het college daarmee terug naar de raad. Aangezien het
aanwenden van voorzieningen altijd bestaand beleid betreft en de uitvoering van een beheers/onderhoudsplan betreft kan ermee worden volstaan de raad hierover achteraf te informeren.
Voorwaarde is dat de uitvoering binnen de gestelde kaders en beleidslijnen van de voorziening blijft
en dat de voorziening door het besluit niet negatief wordt. Eenmaal per jaar, ter voorbereiding van de
begroting, worden de berekeningen van de voorzieningen herzien.
3.7 Grondexploitatie
Bij de vaststelling van de grondexploitaties in het voorjaar worden de bijbehorende middelen
beschikbaar gesteld. De werkwijze wordt bij de presentatie van het eerste meerjarenperspectief in het
voorjaar 2012 verder uitgewerkt. In het algemeen worden grondexploitaties behandeld op dezelfde
wijze als investeringen. Daarbij moet worden opgemerkt dat een grondexploitatie uit een groot aantal
deelkredieten bestaat. In de uitvoering kan het college besluiten binnen een grondexploitatie
tegenvallers op te vangen zonder specifieke voorafgaande toestemming van de raad. De raad wordt
daarover regelmatig geïnformeerd via de planning en controldocumenten.
4. Uitzonderingen
Alle regels ten spijt kan het voorkomen dat het college dermate snel moet handelen dat er
onvoldoende tijd is om de raad een akkoord te vragen (bijvoorbeeld bij de aankoop van onroerend
goed). In deze gevallen is het mogelijk dat het college een besluit neemt en de raad achteraf wordt
geïnformeerd en om akkoord wordt gevraagd. Daarmee wordt de rechtmatigheid van de besluiten
alsnog achteraf geregeld. Via een raadsinformatiebrief wordt de raad zo spoedig mogelijk op de
hoogte gebracht, bij voorkeur vooraf. Het nemen van dergelijke ad hoc beslissingen dient zoveel
mogelijk te worden vermeden en de noodzaak daartoe dient te worden beargumenteerd en
vastgesteld.
Stelposten
Wanneer sprake is van een stelpost volgt, ongeacht het niveau, op zeker ogenblik altijd een
begrotingswijziging, omdat op stelposten geen verantwoording van werkelijke lasten of baten mag
plaatsvinden. Voor dergelijke wijzigingen is minimaal een besluit van het college nodig. Bij de stelpost
Onvoorzien en wanneer de raad dat vooraf heeft aangegeven geldt dat de raad een besluit neemt
over de aanwending of wijziging van een stelpost.
5. Overzicht begrotingswijzigingen
In de onderstaande tabel zijn de verschillende wijzigingen, begrotingsniveaus en autorisatierollen
schematisch weergegeven.
Nota Afwijkingenbeleid
11
12
Tabel wijzigingen begroting
Soort wijziging
Beleidswijziging
Niveau
Verwerkingswijze
Besluit door:
Programma
Begrotingswijziging
Raad
Beleidsthema/product
Begrotingswijziging
Raad
Kostenplaats
Begrotingswijziging
Raad
Begrotingswijziging
Raad
Tussentijdse
rapportage
Raad
Investeringswijziging
Programma
Overige
ontwikkelingen
(beleidsarm)
Product
Adm. Wijziging
Toelichting
Lasten of baten op
programmaniveau
wijzigen
College
Verschuiving tussen
producten binnen
programma
(budgetneutraal)
Verschuiving tussen
Kostenplaats
Inzet onvoorzien
Adm. Wijziging
Budgethouder
Begrotingswijziging
Raad
Stelposten (o.a.
ombuigingen en nieuw
beleid/intensiveringen)
Mutatie reserve
n.v.t.
Adm. wijziging
College
Begrotingswijziging
Raad
kostenplaatsen binnen
product
(budgetneutraal)
Tenzij de raad vooraf
aangeeft zelf een
nader besluit te willen
nemen.
Binnen jaarbudget en
bestemming
Voorzieningen
Adm. Wijziging
College
Investeringswijziging
Begrotingswijziging
Raad
Projectmutatie
Adm. wijziging
College
Bouwgrondexploitatie
voorziening, anders ter
kennisname aan de
raad.
Verschuiving tussen
projecten, binnen
jaarbudget.
Samengevat:

Besluiten over wijzigingen worden zo laag mogelijk genomen. Budgethouders beslissen over
verschuivingen tussen kostenplaatsen binnen een product; het college beslist over verschuivingen
tussen producten binnen een programma; de raad beslist over mutaties op programmaniveau.

De raad neemt alleen besluiten wanneer sprake is van beleidswijzigingen, investeringswijzigingen,
mutaties in de reserve en wijziging van het lasten en/of batenniveau van een programma.
Nota Afwijkingenbeleid
12
13
6. Werkwijze budgetwijzigingen
In het voorgaande is per geval uiteengezet wie de wijzigingen kan accorderen. In dit hoofdstuk wordt
ingegaan op de vraag langs welke weg en op welk moment wijzigingen worden voorgelegd.
In de inleiding is al aangegeven dat rechtmatigheid een belangrijke rol speelt in het afwijkingenbeleid.
Uitgaven en inkomsten dienen steeds rechtmatig te worden verantwoord. Daarvoor is het noodzakelijk
dat budgetten en kredieten tijdig worden aangepast. Immers, als het aanpassingsbesluit wordt
genomen wanneer de uitgaven al zijn gedaan, dan waren de uitgaven op het moment dat ze werden
gedaan onrechtmatig. Een tweede belangrijke reden om besluiten tot wijzigingen zo snel mogelijk te
nemen en te verwerken is dat de budgetinformatie dan actueel blijft. Het is alleen mogelijk de juiste
info beschikbaar te stellen als het besluit ook echt genomen is. Van budgetbeheerders en –houders
kan niet worden verwacht dat zij hun budgetverantwoordelijkheid naar behoren invullen als actuele en
betrouwbare informatie niet beschikbaar is. Overigens geldt in dit hoofdstuk steeds dat voor uitgaven
ook inkomsten kan worden gelezen.
Wijzigingen via de Raad
De raad kan op drie manieren besluiten de begroting te wijzigen:
1. begrotingswijziging
Regelmatig doen zich ontwikkelingen voor die niet passen binnen de door de raad geautoriseerde
ramingen. Het college heeft in die gevallen toestemming van de raad nodig om extra uitgaven te
mogen doen. Dat kan zijn door een krediet te verhogen, onvoorzien aan te spreken, middelen te
verschuiven tussen programma’s, een reserve aan te wenden, enzovoort. Als er een raadsvoorstel
wordt voorgelegd kan daarin meteen ook de aanpassing van de raming worden meegenomen.
2. budgetautorisatie
Soms is er wel extra geld nodig, maar is er geen inhoudelijke aanleiding om de raad een besluit te
vragen. Dit is met name het geval wanneer de aanpassingen beleidsarm zijn. Eventueel wordt de raad
via een raadsinformatiebrief op de hoogte gebracht. Omdat langs die weg geen raadsbesluit wordt
genomen vindt geen aanpassing van de raming plaats. Het is echter met name vanuit control oogpunt
van belang om de benodigde financiële besluiten zo snel mogelijk te nemen. Hiermee wordt
ondermeer voorkomen dat onrechtmatige uitgaven plaatsvinden en dat budgetinformatie lange tijd niet
volledig is. Dit geldt eveneens wanneer slechts een collegebesluit wordt gevraagd en ook geen
raadsinformatiebrief wordt opgesteld.
In deze situaties worden de benodigde begrotingswijzigingen via een verzamelwijziging aan de raad
voorgelegd. Op de agenda van de raad krijgt dit punt de benaming “budgetautorisatie”, waarmee
wordt aangesloten bij de terminologie in de begroting en het budgetrecht van de raad. De raad wordt
langs deze weg gevraagd de benodigde aanpassingen van de begroting op grond van
raadsinformatiebrieven en collegebesluiten te accorderen. Iedere gevraagde wijziging wordt in het
voorstel toegelicht, zodat duidelijk is waarom aanpassing van het budget nodig is. Tevens bevat deze
wijziging een actuele stand van de post onvoorzien en de meerjarenraming.
3. tussentijdse rapportages
Tweemaal per jaar vindt integrale doorlichting van de budgetten plaats. Ook de kredieten worden
daarbij doorgenomen. De noodzakelijke (beleidsarme) aanpassingen die daaruit voortkomen worden
verwerkt in de voor- en najaarsnota.
Nota Afwijkingenbeleid
13
14
Resumerend: aanpassing van ramingen door de raad gebeurd op drie manieren
1. In het betreffende raadsvoorstel wordt de begrotingswijziging opgenomen;
2. Het college neemt een besluit en de bijbehorende financiële verwerking vind in de eerstvolgende
raadsvergadering plaats via het agendapunt budgetautorisatie;
3. Er is geen aanleiding om het bestuur te informeren en de aanpassing vindt plaats via de voor- of
najaarsnota.
Aanvullend wordt opgemerkt dat bij de behandeling van de voor- en najaarsnota de budgetautorisatie
in deze documenten wordt verwerkt, om een integraal begrotingsbeeld te kunnen tonen.
Wijzigingen via het College
Wanneer de benodigde aanpassing binnen de door de raad geautoriseerde budgetten en kredieten
blijft, dan kan het college daartoe een besluit nemen. Dit kan worden gekoppeld aan een
collegevoorstel waarin dit als beslispunt wordt opgenomen. Indien geen inhoudelijk voorstel naar het
college gaat komt de aanpassing terecht in een administratieve wijziging die eenmaal in de maand in
het college wordt behandeld.
Ambtelijke wijzigingen
De budgethouders mogen binnen hun kostenplaatsen wijzigingen aanbrengen zolang die niet tot
overschrijdingen en verschuivingen op hogere niveau’s (producten/programma’s) leiden.
Stroomschema
Als bijlage bij deze nota is een stroomschema opgesteld waaruit kan worden afgelezen welke
aanpassingswijze van toepassing is.
Tenslotte wordt nog opgemerkt dat wanneer zich financiële ontwikkelingen voordoen waarin deze nota
niet voorziet, het college op advies van de afdeling Financiën en Control een besluit neemt.
Nota Afwijkingenbeleid
14
Nota Afwijkingenbeleid
Bijlage 1: Stroomschema
Toepassen
budgetregels
Binnen meerjarenplan?
Ja
Administratieve
wijziging via College
Nee
Reservemutatie?
Nee
Aanwending
voorziening?
Nee
Ja
Verzamelwijziging
maken [eerstvolgende
Raad]
Nee
Ja
Nee
Wijziging investering/
nieuwe investering?
Beleidsinhoudelijk
Raadsvoorstel nodig?
Ja
Ja
Raadsvoorstel +
begrotingswijziging
Ja
Ja
Wijziging
programmabegroting?
Nee
Ja
Feit met financieel
gevolg
Binnen bestaand
budget/krediet?
Ja
Programma
overstijgend?
Nee
Toepassen
budgetregels
Ambtelijke
administratieve
wijziging [maandelijks]
Nee
Advies aan
College?
Nee
Voorjaarsnota /
Najaarsnota
Nee
Productoverstijgend?
Ja
Ja
Raadsinfobrief?
Nee
Administratieve
wijziging via College
[maandelijks]