Handleiding voor het geven van een toolboxmeeting

Handleiding voor het geven van een toolboxmeeting
Gedragsmatige oplossing
Dienst: Arbo coördinator , leidinggevenden, preventiemedewerkers
Omschrijving
Deze handleiding is bedoeld voor leidinggevenden en
preventiemedewerkers die binnen hun eigen organisatie toolbox-meetings
willen organiseren en uitvoeren. Doel van een toolbox-meeting is het
voorlichten en motiveren van de medewerkers om gezond te werken en
zware handelingen te voorkomen.
Activiteiten
Een toolbox-meeting is een korte bijeenkomst van 15 tot 20 minuten in
informele sfeer waarbij een onderwerp over veilig en gezond werken
centraal staat.
Afbeelding
Gegevens
Kies voor een positieve benadering.
Persoonlijke insteek.
Geef de medewerkers individuele aandacht, zo worden zij beter bereikt.
Positieve feedback.
Bij gedragsverandering werkt belonen een stuk sterker dan straffen. Wees
dus scheutig met complimenten in de richting van medewerkers die het
goede voorbeeld geven.
Luchtig.
De toolbox-meeting mag ook leuk zijn. Arbo kan een serieus onderwerp
zijn, maar hoeft niet op een te serieuze wijze gecommuniceerd te worden.
Een beetje humor doet wonderen.
Minder is meer.
Tijdens elke toolbox-meeting moet het verhaal zich toespitsen op de
kernpunten van de boodschap. De ervaring leert dat informatie het beste
blijft hangen als drie of vier punten sterk en duidelijk benadrukt worden (top
3 tips).
Gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Benadruk in de toolkboxmeeting de gezamenlijke verantwoordelijkheid van
de werkgever en de werknemers voor een veilige en gezonde werkwijze.
De werkgever schept de juiste randvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld het
verstrekken van PBM’s, en draagt zorg voor voorlichting en instructie. De
werknemers dienen vervolgens de voorgeschreven PBM’s te dragen en
veilig te werken met de beschikbare arbeidsmiddelen.
Randvoorwaarden Voorbereiden en uitvoeren van de toolbox-meeting
voor gebruik
Het is meestal niet de dagelijkse bezigheid van de leidinggevende of
preventiemedewerker om een toolbox-meeting voor te bereiden en uit te
voeren. Het houden van een presentatie is een vak apart. Alleen een goed
verhaal vertellen is echter niet genoeg. Als de medewerkers actief bij de
presentatie worden betrokken zal de presentatie veel meer effect hebben.
Gelukkig zijn er methodes die de leidinggevende begeleiden bij het
organiseren en uitvoeren van een toolbox-meeting. Eén methode is de
zogenaamde 5-V-methode. De methoden bestaat uit: Voorbereiden,
Vereenvoudigen, Verpersoonlijken, Vertonen en Voorschijven.
Voorbereiden
 Kies een toolbox onderwerp.
 Bekijk wat voor materiaal er beschikbaar is voor het behandelen
van dit onderwerp.
 Bekijk of je gebruik wil maken van een power point presentatie.
 Lees de (achtergrond)informatie die beschikbaar is.
 Bepaal de doelgroep. Voor welke medewerkers (functiegroepen) is
het onderwerp relevant.
 Betrek bij de voorbereiding eigen ervaringen met het onderwerp.
 Maak zo mogelijk goed-fout foto's van situaties in het eigen bedrijf.
 Wees je bewust van het opleidingsniveau en de voorkennis van de
deelnemers.
 Zorg dat jezelf voldoende kennis hebt van het onderwerp.
 Weet wat er leeft onder de medewerkers over het onderwerp.
 Kies een goed tijdstip.
 Nodig de medewerkers ruim op tijd uit voor de toolboxmeeting.
Vereenvoudigen
Vereenvoudigen
Het is vaak moeilijk om een bespreking of presentatie kort en bondig te
houden. Er zijn altijd vele kanten van een onderwerp die belicht kunnen
worden, waardoor de bespreking rommelig en onoverzichtelijk wordt.
 Beperk de toolbox-meeting tot één aspect (kernonderwerp).
 Hou de toolbox-meeting kort (ongeveer 15 tot 20 minuten)
 Stem de inhoud voortdurend af op het niveau van de groep.
 Geef duidelijk aan dat bepaalde vragen niet of in een andere
meeting aan de orde zullen komen.
Ver
Verpersoonlijken
Verpersoonlijking betekent : maak het onderwerp herkenbaar voor de
medewerkers.
 Ga steeds uit van de eigen bedrijfssituatie en praat niet over het
onderwerp 'in het algemeen'.
 Zorg voor herkenbaarheid door het geven van voorbeelden uit de
praktijk.
 Laat foto’s zien van specifieke situaties in het bedrijf en vraag om
commentaar.
 Inventariseer de behoefte aan onderwerpen onder de
medewerkers.
Voorschrijven
Vertonen
De presentatie krijgt het beste resultaat als de medewerkers actief “bij de
les” blijven. Er zijn enkele tips die het slagen van de bespreking kunnen
bevorderen.
 Breng het onderwerp kundig en enthousiast.
 Zorg voor afwisseling in de presentatie: d.m.v. beeldmateriaal, stel
vragen.
 Geef een (groeps)opdracht toegespitst op de eigen ervaring van de
medewerkers.
 Geef de medewerkers een actieve rol.
 Blijf in contact met de groep (zorg dat de presentatie geen
spreekbeurt wordt).
Voorschrijven
Het is belangrijk dat de medewerkers ook daadwerkelijk het nut van de
toolbox-meeting zien. Dit is te bereiken door:
 Aan het eind van de presentatie een aantal concrete afspraken te
maken.
 Deze afspraken vast te leggen in het verslag van de toolboxmeeting.
 Zorg ervoor dat de afspraken ook daadwerkelijk nagekomen
worden!
 Bijvoorbeeld: Een toolbox-meeting over fysieke belasting wordt
gevolgd door een korte controleronde, waarbij de huidige situatie
wordt bekeken en verbeteracties worden genoteerd.
Invoeringstermijn

Mogelijke
fabrikant of
leverancier(s)
Met behulp van deze handleiding uit te voeren door (interne)
leidinggevenden en preventiemedewerkers.
Prijsindicatie

Interne kosten
Arbo effecten

Door bewustwording en gedragsverandering de medewerkers zelf laten
bijdragen aan het verbeteren van de arbo-omstandigheden. De
gezamenlijke verantwoordelijkheid van werknemer en werkgever wordt
benadrukt. Het uiteindelijke doel is het verbeteren van arboomstandigheden door gezond werken en zware handelingen te
voorkomen.
Voordelen voor
bedrijf en/of
werknemers

Gezamenlijk werken aan verbeterde arbeidsomstandigheden, daarbij
de gezamenlijke verantwoordelijkheid van zowel werknemer als
werkgever te benadrukken.
De mogelijkheid scheppen om op een informele manier elkaar te
informeren over mogelijke verbeteringen tot gezond werken en het
voorkomen van zware handelingen.
Korte termijn
Effecten

Nadelen voor
bedrijf en/of
werknemers
-