Reglement theaterfestival 2014-2016 - Provincie West

WEDSTRIJDREGLEMENT VOOR HET PROVINCIAAL THEATERFESTIVAL
Artikel 1 - Algemeen
De Provincie West-Vlaanderen organiseert bij besluit van de deputatie een driejaarlijkse
festivalcyclus voor het vrijetijdstheater.
De resultaten van de selectieprocedure tijdens de festivalcyclus dienen als basis voor de
toekenning van de provinciale subsidies aan gezelschappen in het vrijetijdstheater.
Artikel 2 - Voorwaarden
Het Provinciaal Theaterfestival staat open voor alle gezelschappen die voldoen aan volgende
4 voorwaarden:
1. het gezelschap is een feitelijke vereniging of een vzw, gevestigd en hoofdzakelijk
werkzaam in West-Vlaanderen, met als doel de beoefening van het
vrijetijdstheater;
2. het gezelschap heeft een continue werking met reguliere onbezoldigde leden;
3. het gezelschap bestaat op het ogenblik van inschrijving ten minste één jaar in haar
huidige samenstelling;
4. het gezelschap voert een boekhouding en aanvaardt de administratieve en
financiële controle van de Provincie.
Gezelschappen komen niet in aanmerking voor selectie indien:
- het dossier te laat werd ingediend;
- het dossier onjuiste gegevens bevat of blijk geeft van een niet correcte zakelijke werking;
- het dossier niet voldoet aan de bepalingen van dit reglement.
Artikel 3 – Cyclus
De driejarige cyclus van het Festival ziet er als volgt uit:
1e jaar: schriftelijke selectie
Indiendatum: 15 maart 2014
Bekendmaking schriftelijke selectie: 15 juli 2014
2e jaar: selectie via auditievoorstellingen
Auditievoorstellingen tussen 15 september 2014 en 15 mei 2015
Bekendmaking finalisten: 15 juli 2015
Indienen programmavoorstel: 15 oktober 2015
Bekendmaking finaleprogramma: 15 december 2015
3e jaar: Finaleweekend Provinciaal Theaterfestival (tussen 15 mei 2016 en 15 juli 2016)
Artikel 4 - Jury
De deputatie stelt de jury (schriftelijke selectie + auditievoorstellingen) samen, bestaande uit
ten minste 3 deskundige leden uit de podiumkunstensector, die bij voorkeur geen WestVlamingen zijn. Per auditievoorstelling zijn telkens 3 juryleden en een secretaris (namens de
dienst Cultuur) aanwezig. De jury van de Finale van het Festival, bestaat uit minstens 4 niet
West-Vlaamse deskundigen. De jury voor de selectie en de Finale kan dezelfde zijn. De jury
wordt bijgestaan door een secretariaat (dienst Cultuur).
De deputatie bekrachtigt de uitspraken van de jury. Tegen de uitspraak van de deputatie is
geen beroep mogelijk.
Artikel 5 – Schriftelijke selectie
De schriftelijke selectie gebeurt op basis van een inschrijvingsdossier. Dit dossier bestaat uit
volgende documenten:
1. het ingevulde inschrijvingsformulier;
2. een spelerslijst van het gezelschap met vermelding van naam, voornaam, gemeente,
geboortedatum en datum van aansluiting bij het gezelschap;
3. de samenstelling van het bestuur van de vereniging;
4. een CV van het gezelschap en een kort werkingsverslag van het afgelopen jaar;
5. de programmatie van minstens het eerstvolgende jaar;
6. ca. 15 minuten durende recente opname uit een theaterstuk, gebracht door de acteurs
van het deelnemende theatergezelschap, aan te leveren op DVD.
7. het financieel verslag (afrekening) van het voorbije werkingsjaar;
8. de begroting voor het komende werkingsjaar.
1
De ingediende dossiers worden voor de punten 2 tot en met 6 van artikel 5 beoordeeld door
de jury. De administratieve beoordeling (punten 1, 7 en 8 van artikel 5) gebeurt door de
dienst Cultuur.
Artikel 6 – Indiendatum
Het inschrijvingsdossier dient uiterlijk op 15 maart 2014 op de daartoe bestemde formulieren
gericht te worden aan Provincie West-Vlaanderen, Dienst Cultuur, Sectie Podiumkunsten,
Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41, 8200 Brugge.
Artikel 7 – Selectie via auditievoorstellingen.
In de schriftelijke selectieronde worden maximaal 12 gezelschappen geselecteerd voor
deelname aan de auditievoorstellingen. Uiterlijk op 15 juli 2014 worden de resultaten met een
korte motivering bekendgemaakt aan alle gezelschappen die hebben deelgenomen aan de
schriftelijke selectie. De maximum 12 geselecteerde gezelschappen krijgen de titel
“Provinciaal geselecteerd gezelschap”. Samen met de bekendmaking van de schriftelijke
selecties bezorgt de dienst eveneens de concrete richtlijnen over de auditievoorstellingen aan
de betreffende gezelschappen.
De auditievoorstellingen moeten plaatsvinden tussen 15 september 2014 en 15 mei 2015. De
auditievoorstellingen worden door de jury ter plaatse beoordeeld. Er worden, na afspraak met
de dienst Cultuur, minstens 4 gratis kaarten voorzien voor de jury.
Op het einde van de auditieperiode, uiterlijk op 15 juli 2015, wordt de selectie voor de Finale
aan de betreffende gezelschappen bekendgemaakt. Er worden maximaal 3 gezelschappen
genomineerd voor deelname aan de Finale van het Provinciaal Theaterfestival. Zij krijgen de
titel “Provinciaal genomineerd gezelschap”. Tegelijk worden ook de juryrapporten van de
auditievoorstellingen bezorgd aan de deelnemende gezelschappen.
Artikel 8 – De Finale van het festival
De 3 Provinciaal genomineerde gezelschappen nemen deel aan de Finale van het Provinciaal
Theaterfestival.
Gedurende een weekend in het laatste jaar van de cyclus brengen deze 3 genomineerde
gezelschappen een nieuwe voorstelling. Zij zullen in een professioneel uitgeruste
accommodatie hun voorstellingen kunnen spelen.
De uiteindelijke planning van het festivalweekend wordt door loting bepaald.
De finalisten dienen uiterlijk op 15 oktober 2015 een programmavoorstel voor de finale in.
Van de voorgestelde festivalproductie wordt verwacht dat het de kwaliteit van de
auditievoorstelling in zich draagt en de opgedane ervaring heeft uitgediept. De voorstelling
mag geen herneming zijn van de productie waarmee het gezelschap genomineerd is.
Het definitieve finaleprogramma wordt uiterlijk op 15 december 2015 bekendgemaakt.
Het finaleweekend met één voorstelling per genomineerd gezelschap, vindt plaats tussen
15 mei 2016 en 15 juli 2016.
De jury zal de voorstellingen tijdens het Finaleweekend bijwonen en gaat na of aan de
gestelde voorwaarden werd voldaan. Ook beoordelen zij de gezelschappen op de kwaliteit van
het gebrachte stuk. De uitslag wordt tijdens de afsluitende proclamatie van het finaleweekend
bekend gemaakt door de jury, onder voorbehoud van goedkeuring door de deputatie.
Aan de finalisten wordt een geldprijs toegekend naargelang hun rangschikking. Het bedrag
van de prijzen voor de laureaten wordt bepaald door de deputatie. Na afloop van het festival
ontvangen de drie finalisten een schriftelijk juryrapport.
Artikel 9 - Kosten
Alle rechtstreekse kosten en baten die voortkomen uit het indienen van een dossier voor de
schriftelijke selectie en de organisatie van de auditievoorstellingen, zijn voor rekening van de
gezelschappen. De kosten voor de organisatie van de Finale van het festival zijn voor
rekening van de Provincie.
2
Artikel 10 – Werkingssubsidie
De werkingssubsidies worden enkel toegekend aan de maximaal 12 gezelschappen die
geselecteerd werden uit de schriftelijke selectieronde en deelnemen aan de
auditievoorstellingen. Maximum 12 geselecteerde gezelschappen krijgen gedurende 3 jaar een
werkingssubsidie. Het bedrag, per jaar, is 2.000 euro en is voor de 12 geselecteerde
gezelschappen gelijk. De subsidie wordt elk jaar op basis van het ingediende dossier
toegekend door de deputatie
Artikel 11 – Aanvraag werkingssubsidie
De subsidieaanvragen voor het verkrijgen van de werkingssubsidie moeten gericht worden
aan de Provincie West-Vlaanderen, Dienst Cultuur - Sectie Podiumkunsten, Provinciehuis
Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41, 8200 Brugge. De uiterlijke indiendata voor de
subsidieaanvragen zijn:
- Voor 2014: 15 september 2014
- Voor 2015: 15 mei 2015
- Voor 2016: 15 mei 2016
De subsidieaanvraag bestaat uit volgende documenten:
- het ingevulde aanvraagformulier
- de afrekening van het afgelopen werkingsjaar
- de begroting voor het komende werkingsjaar
- een werkingsverslag met bewijsmateriaal
- het programma voor het volgende jaar
- een herkenbaarheidsverslag (gebruik provinciale logo)
Artikel 12 – Finalepremie
De finalepremie wordt automatisch toegekend aan de maximaal 3 genomineerde
gezelschappen die geselecteerd werden voor en optreden tijdens de Finale van het Provinciaal
Theaterfestival. De finalepremie bedraagt 1.000 euro en is gelijk voor alle deelnemende
gezelschappen. De in aanmerking komende gezelschappen dienen geen extra formaliteiten te
vervullen voor het verkrijgen van deze premie.
Artikel 13 – Provinciale herkenbaarheid
Het gesubsidieerde gezelschap verbindt zich ertoe de Provincie expliciet te vermelden in al
zijn communicatie met derden en met het publiek. De wijze waarop dit dient te gebeuren
wordt bepaald door de deputatie conform het Provinciaal reglement betreffende de provinciale
herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie d.d. 12 mei 2005 en latere wijzigingen.
Artikel 14 - Discussie
De deputatie beslist in alle gevallen die niet vermeld zijn in dit reglement.
Artikel 15 – Aansprakelijkheid
De Provincie West-Vlaanderen neemt geen verantwoordelijkheid op zich inzake
aansprakelijkheid, risico’s en eventuele schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het
deelnemen aan de auditievoorstellingen/finale.
Artikel 16 – Instemming
Door hun inschrijving aanvaarden de deelnemers dit reglement.
Gedaan te Brugge in zitting van
De Provinciegriffier
De Voorzitter
Geert Anthierens
Carl Decaluwé
Gouverneur
(get.)
(get.)
3