Slimmer werken met groepen

Workshop 2
Samenwerken in je team met
groepen
Mei/juni 2016
Doel Workshop 2
Bewust inzetten van beschikbare middelen Noorderportal om
slim:
• te communiceren
• samen te werken
• informatie en kennis te delen binnen je team
Afspraken maken onderling in je team over:
• via welke kanalen communiceren we binnen ons team
• de manier van samenwerken, het delen van informatie en
kennis
 structureel agendapunt van een teamoverleg
Wat gaan we doen?
Communicatie
Groepen
Samenwerken
Van teamsite
naar groep
HET PRINCIPE VAN GROEPEN
Werken in een groep
Wat is een groep?
• Eenvoudige en gebruiksvriendelijke teamsite
• Automatisch aangemaakte groep
• tot standkoming
• gebruik voor alle ‘regel, huis, tuin’ en basisfaciliteiten
• Andere groepen kan men zelf aanmaken;
• bijv. Vakgroepen voor de ontwikkeling van
lesmateriaal.
Werken binnen de portal
Samenvatting
• Andere communicatiekanalen zijn beschikbaar:
• Gesprekken in groepen
• Skype
• Meerdere plekken voor
bestandsopslag, delen en
samenwerken:
COMMUNICATIE
Communicatiekanalen
Kanaal
Kenmerken voor gebruik
1-op-1; persoonlijk/ privacy; niet delen en laag bereik, alleen de mensen die ik
mail.
1-op-1 en in een groep; hoog en laag bereik; geen NP-applicatie; Handig voor
snelle urgente informele berichten
(Werk gerelateerde, formele taakgerichte) communicatie in je groep/ met
teamgenoten; hoog bereik, relevant, delen en samenwerken (van eiland naar
wij-land)
1-op-1 en in een groep; snelle directe informele communicatie
Op afstand visueel contact 1-op-1 of in een groep, zonder fysiek bij elkaar te
zitten; snel in te plannen, samenwerken met alle documenten en informatie
door allen gelijktijdig in te zien.
Ik wil een
bericht
sturen
Vroeger
Nu
Ik open mail
Het bericht is voor
meerdere personen en
betreft een gedeeld thema
@
Voor 1 persoon
@
of voor meerdere
personen die de mail
moeten ontvangen
@
@
@
@
Is het bericht voor 1 of 2
personen? of
voor meerdere mensen
met wie ik een thema deel?
ik start een groepsgesprek
Het bericht is voor 1 2 personen
ik mail met
de persoon
En meer...
Vroeger
Nu
Of
@
@
Opdracht 1: Bekijk je laatste 5
verzonden mails
werkvorm: in groepjes van 4 personen
Categoriseer je mails en geef aan hoe je dit met de bovenstaande kennis slimmer zou kunnen doen:
Mail Informerend
(was)
1.
2.
3.
4.
5.
Vraag
Delen van
bestand/ kennis
Teamgerelateerd?
Persoonlijk?
Thema gerelateerd?
Slimmer
(wordt)
Afspraken maken:
• Hoe gaan we hier nu binnen ons team mee om?
• Welke kanalen gebruiken we binnen ons team voor wat?
SAMENWERKEN (MET
BESTANDEN)
Vroeger
Mijn eigen bestanden
Mijn werkbestanden
Bestanden delen
Nu
vertrek vanuit:
vertrek vanuit:
Opdracht 2: Bekijk je laatste 4 bestanden
werkvorm: groepjes van 4
• Wat voor documenten zijn dit (agenda, notulen,
lesmateriaal, reiskosten etc.)?
• Waar heb je die nu opgeslagen? Op welke plek?
• Als je nu vraagt aan je teamgenoten om dit document te
reviewen en voorzien van commentaar. Hoe heb je dit tot
nu toe aangepakt?
• Wat zou er met deze bestanden gebeuren als je vanaf nu,
per direct, besluit om niet meer voor NP te werken omdat je
de staatsloterij hebt gewonnen? Kan iemand jouw werk/
lessen gemakkelijk overnemen?
Afspraken maken:
• Hoe gaan we hier nu binnen ons team mee om?
• Welke documenten zettten we nu waar neer?
VAN OUDE TEAMSITE NAAR
GROEPEN
Mogelijkheden en keuzes:
voorbeelden
Mogelijke afspraken
Alles van het team in een groep: diepere gelaagdheid in de Basis informatie en documenten in een groep (huis-tuin-en
structuur, maar transparant en toegankelijk voor hele team. keuken zaken). Vervolgens op onderwerpen en thema's
Log, minder flexibel en moeilijkere vindbaarheid op
meerdere groepen maken.
onderwerpen/ thema's
Flexibel, gemakkelijk te delen (ivm rechtenstructuur), geen
overkill aan info, alleen relevante info waar jij mee bezig
bent.
Werkmap per medewerker in de groep maken. Concepten
komen daar. Def komt in een 'algemene' mappenstructuur
In de mappenstructuur staan ook conceptdocumenten en
niet alleen def. Documenten. Dmv aanduiding in
bestandsnaam weten we de status.
Notulen, agenda's en stukken plaatsen in een
mappenstructuur als word-bestand
Notulen, agenda's en stukken plaatsen we direct in
OneNote. De overleggen delen we in naar secties en
pagina's.
Voordeel: alles van 1 overleg op 1 plek.
Denk na over mogelijke workflows om bestanden te delen
met andere groepen:
•Examens in een map kan je delen met de groep van
het Examenbureau
•Ontwikkeld lesmateriaal kan je straks delen met
studenten
•Zijn er standaard/ wettelijke documenten voor
bijvoorbeeld verantwoording of auditing? Zet deze in
een map die te delen is
Advies: voor lesmateriaal inrichten op
basis van crebo en cohort. Dit is binnen NP
uniek en daarmee toekomstbestendig voor
elke toepassing en systeem.
Opdracht 3. beantwoord samen
de vragen in je team:
• Welke zelfde documenten heeft iedereen binnen ons
team? (voorbeeld 'delen is het nieuwe mailen'). Kunnen wij
deze documenten categoriseren? (bijv. Overleggen,
Verantwoording, Lesmaterialen)?
• Wat 'maken' we samen; welke onderwerpen of thema's
werken we aan binnen het team? Zijn er team
overstijgende thema's?
• Hoe ziet de structuur van onze huidige teamsite eruit? Zijn
er onderwerpen waar we gemakkelijk groepen van kunt
maken?
Afspraken maken:
• Kunnen we als team afspreken hoe we in groepen
structuur aanbrengen?
• Kunnen we in ons volgende teamoverleg hier afspraken
over maken?
Tot slot
• Nog een keer bekijken
• Voor tips en trucs
• Voorbeelden
Vragen:
• Ambassadeur
• Servicedesk
• [email protected]