5.5.2. Maatregelen tegen niet criminele derving

Periode 3
Verzorgen van de winkel en/of
opslagruimte
Kerntaak: verzorgen ontvangst en verwerking van
goederen
Hoofdstuk: Schoonmaak
Par: 5.5.2: Maatregelen tegen “niet-criminele
derving”
Blz. 204 t/m 205
Preventieve maatregelen
Zijn dingen die je doet om iets te
voorkomen! Eerst moet je:
- Vaststellen wat de oorzaken
van de derving zijn
- Daarna kunnen pas
maatregelen genomen worden
Oorzaak? Vaak het slordig, onachtzaam en nonchalant uitvoeren van de
procedures
Niet-criminele derving: vaak door
slecht uitgevoerd beheer
Regels en voorschriften
Worden niet zomaar gemaakt!
Taak leidinggevende: toezien dat ze worden nageleefd!
Is een onderdeel van jouw dagelijkse controlerende werkzaamheden.
Procedures
Is een manier van werken die ook is vastgelegd op papier (in huishoudelijk
reglement, taakbeschrijvingen van het personeel of in de werkinstructie)!
Soorten procedures:
- Goederenontvangst
- Magazijnopslag
- Verkoopklaar maken van de afdeling / winkel
- Het aanvullen van de schappen / vakken
- Geldbehandeling
Taak leidinggevende
Maatregelen op stellen om de (criminele en niet-criminele) derving te
registreren, met als doel deze ook terug te dringen of te minimaliseren!
Het bestrijden van “niet-criminele derving” betekent het nemen van
organisatorische maatregelen met betrekking tot de:
- Goederenontvangst
- Goederenopslag
- Goederen die in de winkel liggen
- En de administratie van de goederen
Goederenontvangst en -opslag
Preventieve maatregelen:
- Alle geleiden documenten moeten geregistreerd worden!
- Retourgoederen mogen niet op de inkoopfactuur staan
- Controleren of de creditnota verzonden word bij de geretourneerde
goederen
- Controleren of de creditnota verzonden
word bij niet geleverde goederen
(manco)
Bij de registratie van afboekingen:
- Maak gebruik van een (afschrijvings) schrift (noteer prijsverschil, welk
artikel en of het misschien is weggegooid en de reden van de afschrijving)
Door registratie krijg je inzicht in de redenen waarom er afschreven
wordt.
Belangrijk omdat:
- De totale afboekingen een gedeelte van het verschil tussen de
administratieve en de werkelijke voorraad verklaren
- De informatie van de verlieslijst een belangrijk hulpmiddel is bij het
plaatsen van bestellingen
- Een analyse van de verlieslijst informatie kan opleveren over de kwaliteit
van: - winkelpersoneel en de leveranciers!
Derving in het magazijn
Voorkomen door procedures vast te leggen voor:
- Sleutelbeheer
- Opslagmethode
- Containerbeheer
- Gebruik van de interne transportmiddelen
- Netheid van het magazijn
Containerbeheer
Een persoon is verantwoordelijk voor het “dumpen” van afval in de
Container! Belangrijk:
- Container moet afgesloten worden
- Vaak ook maar 1 persoon verantwoordelijk
voor deze werkzaamheden
Sleutelbeheer
• Procedures voor het openen van de bijvoorbeeld de achterdeur voor
de ontvangst van de goederen (deurbeleid)
Winkelruimte: assortiment (product)
Wat je moeten weten om preventieve maatregelen te nemen over het
assortiment:
- Welk artikel loopt de grootste kant op kwaliteitsverlies
- Hoe groot is de omzetsnelheid van de verschillende artikelen
Maatregelen hebben betrekking op:
- Manier van inrichting van de voorraadadministratie met de daarbij
behorende besteladministratie (automatisering heeft ervoor gezorgd dat
de derving is teruggedrongen)
Verliesposten bij te grote voorraden:
- Renteverlies op het in de voorraden geinvesteerde vermogen (dood
kapitaal)
- Ruimteverlies in de winkel / magazijn
- Tijd verlies: voorraden moeten worden geteld en verzorgd
- Kwaliteitsverlies of demodageverliezen
- Winkeldochters die met flinke kortingen
verkocht moeten worden
(kort gezegd de 3 r’s, rente, ruimte en
risicokosten)
Maatregelen die je kunt nemen voor het registreren van de derving
betrekking hebbend op het assortiment:
- Duidelijke bestelprocedures
- Duidelijk richtlijnen hanteren over de manier van inrichten van de
voorraadadministratie
- Wekelijkse controle van voorraadlijsten (geautomatiseerde pakketten)
- Bijhouden van verlieslijsten waar de artikelen op afgeboekt worden of
worden afgeschreven.
Winkelruimte: commerciele presentatie
Afhankelijk van de branche maatregelen treffen rekening houden met:
- Ruimte verdeling (waar welke artikelen presenteren en waar juist niet)
- Winkelinrichting (zorgen voor gladde vloeren, kwaliteit koeling moet
goed zijn, goede verlichting)
- Routing in de winkel (brede looppaden, klanten tijdens aanvullen zo
min mogelijk hinderen)
- Vaste – (schapmeters voldoende, stevige stellingen)
- en tijdelijke -artikelpresentaties (etalege makkelijk herordenen,
stevigedisplays, klanten niet tegen displays aanlopen)
Om de derving tot het minimum te kunnen beperken!
Personeel
Om niet-criminele derving te veel mogelijk te voorkomen moet de
leidinggevende aandacht besteden aan:
- Maken van functiebeschrijvingen (wie is waar verantwoordelijk voor)
- Leren omgaan met alle bedrijfmiddelen
- Vaststellen van de procedures voor onder andere het gebruik van:
- gebruik van de sociale ruimtes
magazijnbeheer
retourneren van goederen / emballages
investariseren
Huishoudelijk reglement
Zaken die hierin vastgelegd behoren te worden:
- Wat te doen bij storingen (stroomtoevoer), wie moet er
gewaarschuwd worden (namen, adressen, telefoonnummers)
- Gedrag en houding van het winkelpersoneel (overeenkomstig met de
als normaal geldende fatsoensregels)
Het verlies van klanten door onfatsoenlijk gedrag (tijdens klanchten
afhandelijk, roken, kauwgom, niet coorect teruggeven van gekochte
artikelen) door personeel is een vorm van niet-criminele derving!
Winkelruimte: Detaillistenpromotie
Hierbij wordt niet-criminele derving bijna altijd veroorzaakt door
verkeerde consumentenprijzen. Maatregelen:
- Dat bij de start van de promotieactiviteit er weinig oude voorraad
aanwezig is
- Bij start de winkelvoorraad omgeprijsd is
- Bij einde van de promotie de promotiematerialen verwijderd is!
- Artiken moet weer normaal geprijsd
worden!
Winkelruimte: Prijs
Contreleer regelmatig of de artikelprijs klopt met de prijs die in de
kassa staat. Zeker bij PLU artikelen of EAN code!
In de supermarkt moet het schapetiket kloppen met de prijs in de
kassa!
Let ook op het juist aanslaan van de prijs
in de kassa!
Administratie
Administraite is alleen goed uitgevoerd (verband houdende met
derving) als aan het einde van de periode waarover geadministreerd
wordt het verschil tussen de theoretische brutowinst en de werkelijk
gerealiseerde brutowinst zichtbaat wordt! Hieruit blijkt de derving!
Belangrijk: eigen winkelstempel (die niet gemakkelijk na te maken is)
Voor goede preventieve maatregelen tegen derving is een goede
voorraadadministratie zeer belangrijk!