document - Intendance

Intendance
www.intendance-pm-support.nl
postbanknummer: 8243931
KVK-nr 141178850000
BTW-nummer: NL179350341B01
[email protected]
Datum10 april 2013
Bijlage – onderdeel van het boek “PMO als serviceafdeling”, een integrale benadering via
het definiëren van kennisvelden. ISBN 9 7890870537272
Het boek “PMO als serviceafdeling”, een integrale benadering via het definiëren van
kennisvelden, beschrijft een nieuwe kijk op het fenomeen Project Management Offices
(PMO). Deze nieuwe kijk gaat uit van het idee dat een PMO gezien kan worden als een
service afdeling binnen een organisatie. Net zoals Personeelszaken en Financiën dat is.
De activiteiten binnen het PMO worden ingedeeld en georganiseerd middels
“kennisvelden”. Door zelf deze activiteiten onder de loep te nemen, wordt veel inzicht
verkregen in het eigen Project Management Office.
Deze bijlage kunt u gebruiken om u projectmanagementondersteuning binnen uw
organisatie te inventariseren. Welke ondersteunende taken zijn al in de organisatie
aanwezig en op welk niveau opereren deze? In de tweede kolom kunt u aangeven
welke ondersteuning eigenlijk nodig is (nieuwe inzichten naar aanleiding van het lezen
van dit boek en in de derde kolom kunt u aangegeven wat op termijn interessant kan
zijn. Dit kunnen ondersteunende activiteiten zijn waar de organisatie nog niet klaar
voor is.
De invullijst is opgezet gelijk aan de kennisvelden zoals die zijn genoemd in hoofdstuk
6 van het boek. Het percentage dat aan het einde van elk kennisveld ingevuld kan
worden, is een eigen schatting. Het percentage kan gebruikt worden voor het opzetten
van een spaakdiagram.
Kennisveld
Voorbeelden
Portfoliomanagement
Portfolio beheerder
Portfolio Board
Al
aanwezig
Noodzaak
Definiëren portfolio’s
Portfolio rapportages
Portfolioproces
Portfoliodrivers
Portfolio applicaties
Prioriteit methoden
% percentage geregeld
in het PMO.
Projectmanagement
Projectmanagement
proces
Beheer van documenten
Risico’s beheer
Toepassen WBS
INTENDANCE
Introduceren, optimaliseren en professionaliseren van
Project Management Ondersteuning
1 van 4
‘nice to
have’
Beheer templates
Project evaluaties
Lessons learned
% percentage geregeld
in het PMO.
Resourcemanagement
% percentage geregeld
in het PMO.
Programmamanagement
% percentage geregeld
in het PMO.
Procesmanagement
% percentage geregeld
in het PMO.
Performancemanagement
% percentage geregeld
in het PMO.
Batenmanagement
% percentage geregeld
in het PMO.
Tools en technieken
Resource allocatie
proces
Resource management
proces
Definiëren resources
Capaciteitsberekeningen
Resourcemanager
Scenarioanalyses
Resource rapportages
Poolmanager
Programmamanagement
proces
Programma rapportages
Financiële systemen
ingericht voor
programma’s
Procesmanager
Afstemmen processen
m.b.t.
projectmanagement
Informatieloops
Definiëren KPI’s
Proceseigenaren bekend
Onderhoud processen
geregeld
Rootcause analyse
Audits
Scorecards
Best Practices
Baten beschreven en
vast gelegd
Baten management
proces
Officiële
vertegenwoordiger voor
alle baten
Baten na oplevering
project ge(her-)
definieerd.
Inventarisatie tools en
technieken.
Uitspraak over keuze
welke tools gebruikt
INTENDANCE
Introduceren, optimaliseren en professionaliseren van
Project Management Ondersteuning
2 van 4
(mogen) worden
Werkwijzen aanwezig
en/of trainingen
beschikbaar
PPM-software
Rapportage software
tools
1,2 en 3 lijns applicatie
ondersteuning
Apparatuur voor video
conferenties
WBS techniek aanwezig
Risico analyse
technieken aanwezig
% percentage geregeld
in het PMO.
Informatie en databases
% percentage geregeld
in het PMO.
Managementrapportages
% percentage geregeld
in het PMO.
Personeelszaken
% percentage geregeld
in het PMO.
Opleiding en training
Beheer informatieloops
door procesmanager
Onderhouden databases
(integriteit controles)
Interfacing met andere
databases (bv SAP, etc)
Rapportage beleid
Publiceren van
rapportages
Eigenaren bekend van
rapportages
Functie omschrijvingen
PM en PM-officers
aanwezig
Opleidingsplannen voor
PM en PM-officers
aanwezig
Beoordelings criteria
eenduidig
Beleid certificering
Beleid aanname
tijdelijke
projectmedewerkers.
Aanname beleid PM en
PM-officers eenduidig
Lidmaatschap
vakverenigingen
Abonnementen
vakliteratuur
Project Management
community in het bedrijf
Eenmaal per jaar een
projectmanagement
“dag”
Trainingen voor tools en
technieken beschikbaar
INTENDANCE
Introduceren, optimaliseren en professionaliseren van
Project Management Ondersteuning
3 van 4
Trainingen beschikbaar
voor “project-personeel”
Trainingen beschikbaar
voor “niet-projectpersoneel”
% percentage geregeld
in het PMO.
Project- en programma
ondersteuning
% percentage geregeld
in het PMO.
Generieke ondersteuning
% percentage geregeld
in het PMO.
Subsidies (Indien van
toepassing)
% percentage geregeld
in het PMO.
Communicatie
Vaste of tijdelijke
projectondersteuners
voor PM
Inrichting van een PSO
Eigen pool van
specialisten ten behoeve
van project
ondersteuning
Opleiding van
projectondersteuners.
Opleiding plannen voor
PMO’ers
Notuleren mijlpaal
vergaderingen
Zaken reizen, visa’s
Organiseren
vergaderingen
Regelen van
videoconferenties
Projectnummering
Documentennummering
Project Subsidie
aanvraag proces
(afgestemd op PM
proces)
Specifieke rapportages
Communicatie
medewerkers aanwezig
Communicatie proces
afgestemd op PM-proces
% percentage geregeld
in het PMO.
INTENDANCE
Introduceren, optimaliseren en professionaliseren van
Project Management Ondersteuning
4 van 4