1 De werkkostenregeling Waarom de werkkostenregeling? Met

1
De werkkostenregeling
Waarom de werkkostenregeling?
Met ingang van 1 januari 2011 wordt in de loonbelasting de werkkostenregeling ingevoerd.
Diverse bestaande fiscale regelingen, waaronder de bedrijfskostenregeling, komen onder een
algemeen forfait op bedrijfsniveau. Tot een maximum van 1,4% van de totale fiscale loonsom
(kolom 14 loonstaat) kan de werkgever vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen waarover geen
belasting hoeft te worden betaald. Hiervoor gelden geen verdere voorwaarden anders dan de
gebruikelijkheidstoets. De werkgever mag binnen het forfait dus zelf bepalen in hoeverre hij
zaken onbelast wil vergoeden of verstrekken aan zijn werknemers. De werkkostenregeling kent
overigens ook enkele laag- of op nihil gewaardeerde voorzieningen die in overwegende mate
gerelateerd zijn aan de werkplek. Binnen de werkkostenregeling is er een beperkt aantal gerichte
vrijstellingen. Deze gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van het forfait van 1,4%. De
gerichte vrijstellingen zijn bedoeld voor de belangrijkste zakelijke kosten, met de bijbehorende
normeringen en beperkingen. Een van de gerichte vrijstellingen betreft de vergoeding van € 0,19
per zakelijke kilometer, waaronder woon-werkverkeer, welke ook geldt ter zake van reizen
afgelegd met de fiets.
Loon uit vroegere dienstbetrekking (groene tabel) telt (soms) niet mee voor grondslag
1,4%-forfait.
Een van de belangrijkste wijzigingen in de Fiscale verzamelwet 2010 is dat indien het loon dat
door een inhoudingsplichtige wordt betaald voor meer dan 10% uit loon uit vroegere
dienstbetrekking bestaat, dat loon uit vroegere dienstbetrekking niet meetelt voor de grondslag
van het 1,4%-forfait. Hierbij valt te denken aan doorbetaald wia-uitkeringen, bijstanduitkeringen
en onrechtmatige deblokkeringen van spaarloon. Zolang deze echter minder dan 10% van de
loonsom bedragen mogen ze wel nog worden mee geteld.
Voor zover het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen het forfait van 1,4% van de
totale loonsom overschrijdt en daar geen gerichte vrijstelling voor geldt, komt de belasting over
het meerdere voor rekening van de werkgever door middel van een eindheffing van 80%. Bij de
vaststelling van dit tarief is rekening gehouden met het gegeven dat de werkgever de
loonbelasting over die belaste vergoeding voor zijn rekening neemt (in de vorm van een 80%
eindheffing).
Kort gezegd komt het erop neer dat de door de werkgever aangewezen vergoedingen en
verstrekkingen tot het forfait van 1,4% onbelast zijn en wanneer het maximum van het forfait is
bereikt, alle volgende vergoedingen, voor zover niet onder een gerichte vrijstelling vallend, belast
dienen te worden.
Tot en met 2013 bestaan de werkkostenregeling en de huidige regelingen van vrije vergoedingen
en verstrekkingen naast elkaar. Werkgevers kunnen zelf kiezen of zij tot 2014 gebruik maken van
de werkkostenregeling of dat zij nog de huidige regelingen toepassen.
1.1.
Vergoedingen en verstrekkingen
Aanvankelijk zou de werkkostenregeling per 1 januari 2011 in werking treden. Door een nota van
wijzigingen is een keuzemogelijkheid geïntroduceerd. De keuzemogelijkheid komt er op neer dat
de werkgever in 2011, 2012 en 2013 de werkkostenregeling kan toepassen. Hij kan er ook voor
kiezen om de bestaande regelgeving toe te blijven passen. Er geldt dan wel een beperking voor
personeelsfestiviteiten tot € 454 per werknemer per kalenderjaar.
1.2.
Uitgangspunten en uitzonderingen
Het belangrijkste punt uit de regeling is:
Alle vergoedingen en verstrekkingen dienen als belast loon to worden aangemerkt.
Zoals altijd zijn er ook voor de Werkkostenregeling een aantal uitzonderingen op de regel.
Globaal zijn die uitzonderingen in vier categorieën in te delen:
 Gerichte vrijstellingen.
 Nihil waarderingen.
 Intermediaire kosten.
 Algemene forfait.
Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen kunnen naast de kosten die zijn aangewezen voor het forfait onbelast
worden vergoed. Eventuele bovenmatige delen van deze categorie vergoedingen vallen wel onder
het algemeen forfait van 1,4%. Bijvoorbeeld € 0,09 bij een overeengekomen
reiskostenvergoeding van € 0,28 per kilometer, terwijl € 0,19 onder een gerichte vrijstelling valt.
De gerichte vrijstellingen zijn:
 Reiskosten openbaar vervoer (abonnementen en losse kaartjes).
 Reiskosten zakelijke kilometers inclusief woon-werkverkeer (€ 0,19 per km).
 Opleiding en studie (outplacement kosten inbegrepen).
 Verblijfskosten zakelijke reizen (maaltijden, overnachtingen).
 Extraterritoriale kosten vanuit het buitenlang afkomstige werknemers (de 30% regeling).
 Zakelijke verhuizingen.
 Rentevoordelen van door de werkgever verstrekte hypothecaire leningen.
Nihil waarderingen
Nihil waarderingen zijn vergoedingen en verstrekkingen die formeel wel onder de
Werkkostenregeling vallen, maar waarvan de wetgever de waarde op ‘nihil’ heeft gesteld. De
nihil waarderingen zijn:
 Voorzieningen op de werkplek (computer, kopieerapparaat, vaste telefoon).
 Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (koffie, thee).
 Mobiele telefoons in diverse vormen, mits het zakelijk gebruik meer dan 10% bedraagt.
 Laptops, mits het zakelijk gebruik meer dan 90% bedraagt.
 Uniformen en werkkleding.
 OV jaarkaart of voordeelurenkaart, mits ook gebruikt voor het werk.
 Arbo-voorzieningen.
Intermediaire kosten
Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer maakt of voorschiet ten behoeve van de
werkgever:
 Brandstofkosten voor een leaseauto die de werknemer voorschiet.
 Kosten die betrekking hebben op de klantenrelatie (etentje, fles wijn).
 Aankoop van goederen die eigendom worden van de werkgever (kantoorartikelen, laptop).
Algemeen forfait 1,4% van de fiscale loonsom
Door u aangewezen kosten ten behoeve van uw personeel:
 Alleen van toepassing op werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en
voor vroegere dienstbetrekkingen als het “groene” loon minder dan 10% van de fiscale
loonsom is.
 Als het totaal van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen boven het algemeen
forfait uitkomt, dan wordt over het bedrag boven het forfait 80% eindheffing berekend.
 Deze eindheffing komt voor rekening van de werkgever.
 De vergoedingen en verstrekkingen worden gewaardeerd op factuurbedrag inclusief BTW
of de waarde in het economisch verkeer.
 Let op de gebruikelijkheidstoets, de vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan
30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
1.3.
Samenwerken
De financiële Administratie, de Salarisadministratie en de Personeelsadministratie dienen bij het
toekennen of verwerken van een vergoeding of verstrekking telkens een keuze te maken of de
vergoeding / verstrekking aan een werknemer moet worden belast als bruto loonbestanddeel van
het salaris of onder het algemeen forfait valt. De wetgever schrijft voor dat de vergoeding of
verstrekking die wordt aangewezen als vallend onder het algemeen forfait apart geadministreerd
moeten worden. Dit heeft gevolgen voor het rekeningschema van het grootboek en de
looncomponenten binnen uw organisatie.
Een paar voorbeelden die aandacht vragen:
 Hoe gaat u om met de fietsregeling uit het arbeidsvoorwaardenpakket?
 Welke arbeidsvoorwaarden staan er in de CAO die voor uw organisatie van kracht is en
die tot aan de datum waarop de CAO geldt ongewijzigd van kracht blijven?
 Handhaaft u de collectieve werkgeversbijdrage ziektekosten die u aan uw medewerkers
vergoedt of vervalt deze?
 Is de netto onkostenvergoeding voor buitendienst medewerkers voldoende onderbouwd
om deze blijvend netto te kunnen verstrekken?
Waar moet u aan denken?



Vergoedingen en verstrekkingen die vallen onder het algemeen forfait dienen apart te
worden geadministreerd. Dit kan door het aanmaken van nieuwe (extra)
grootboekrekeningen en / of looncomponenten.
Onder het forfait valt de factuurwaarde inclusief BTW.
Indien er geen factuur aanwezig is, geldt de waarde in het economisch verkeer.
Welke methode van eindheffing gaat u hanteren?
Indien u voor uw organisatie eindheffing afdraagt conform de nieuwe werkkostenregeling, dient u
een keuze te maken welke methode u hanteert. De keuze geldt voor het gehele fiscale loonjaar. U
kunt kiezen uit:
 Volloopmethode
 Voorschotmethode
 Tijdvakmethode (Actuele loonsom)