Informatiestromen Openbaar Lichaam Bonaire

Openbaar Lichaam Bonaire
maakt stappen naar de ‘next level’
Inhoud
• Laatste ontwikkelingen Bonaire
• Probleemstelling
• Knelpunten en gevolgen
• Gewenste situatie
• Aanbevelingen
• Resultaat
• Vragen
Laatste ontwikkelingen van Bonaire
Laatste ontwikkelingen van Bonaire
• Aansturing
Organisatie
• Versterking
beleid
• Concentratie
functies
• Bundeling
taken
Probleemstelling
• Informatieverstrekking
• Doorlooptijden verzoeken
• Organisatie niet voldoende
transparant
Knelpunten en gevolgen
Procedures en werkprocessen
• Overgang naar directiemodel
• Niet beschreven procedures
en werkprocessen
-Lange doorlooptijden
-Willekeurig werken
-Stagnatie
Knelpunten en gevolgen
P&A en registratiesystemen
..O ja!.. mag ik alle
stukken inzake ABV
voor de vergadering
van drie uur ?
Natuurlijk
Knelpunten en gevolgen
Informatieverstrekking & -verspreiding
Social Media
Publicatie wetten en regelingen
Directe informatieverstrekking
E-mail / Website
Knelpunten en gevolgen
ICT
• Technologische ontwikkelingen
• Oog op de toekomst
• Beleid internet en
E-mail gebruik
• Behoefte analyse OLB
Knelpunten en gevolgen
Personeel
Wat nu ?
Archiefwet
Archiefwet:
De overheidsorganen zijn verplicht
de onder hen berustende archiefbescheiden
in goede, geordende en toegankelijke staat
te bewaren,
alsmede zorg te dragen voor de vernietiging
van de daarvoor in aanmerking komende
archiefbescheiden.
Gewenste situatie
Werkprocessen
• Identificeren en beschrijven
• Opschoning
Voordelen:
• Inzicht
• Afstemming
• Optimalisatie
Gewenste situatie
Procedures
• Koppelingen
maken
Voordelen:
• Aanpassingen
• Tranparantie
• Betere service
Gewenste situatie
Aanschaf nieuwe DMS
• Document management system
• Pakket van eisen
• Ondersteuning
• Toekomstvisie
Toekomstige situatie
Decentralisatie DMS
Taken afdelingen:
• Inkijkfunctie
• Aanmaken zaken
• Toevoegen documenten
• Statussen wijzigen
• Vooraf archiveren
Toekomstige situatie
Decentralisatie DMS
• Handelingen overgenomen
• Geen routinematige handelingen meer
Nieuwe taken DIV-er:
• Controlerende rol
• Begeleiden/ondersteunen
• Optimaliseren processen
Gewenste situatie
Procesgericht werken
• Inzicht in je zaken
• Managementinformatie bij de hand
• Archiefvorming
• Uniformiteit
Serviceverlening
• Klant staat centraal
Gewenste situatie
• Informatieverspreiding
Gewenste situatie
Digitaal archief
• Raadpleging
• Zoekmogelijkheden
• Toegang tot informatie
• Back up voor beveiliging
• Controle op gebruik
• Webbased
Aanbevelingen
Personeel
• Draagvlak
• Gemotiveerd
• Projectgroep
• Training
Aanbevelingen
• Succesfactor
Aanbevelingen
• Voortgangscontrole
Resultaat
• Geordend en toegankelijker
• Transparanter
•Return on investment
•Kortere zoek en bewerkingstijden
•Afbouw papieren huishouding
•Geen tijdrovende dossiervorming
Bedankt voor Uw aandacht