Next Learning Event 2015

Portret van Next Learning Event 2015
Op 22 april 2015 wordt het Next Learning Event georganiseerd door SBO. Het event vindt plaats in
1931 Congrescentrum Den Bosch en bestaat uit drie parallelle programma’s, waarin expertsessies,
Learning Tables, plenaire sessies en Arena sessies worden verzorgd. De programma’s zijn opgedeeld
in Zorg, HRD en algemene thema’s.
De afgelopen tijd heb ik met het Next Learning team mee mogen lopen en aan de hand van
deze ervaring, archiefdocumenten en interviews met de Senior Conference Manager (23 april 2015),
Algemeen Directeur van Euroforum (1 april 2015) en een spreker van het congres in 2009 en 2015
(22 april 2015) heb ik een analyse gemaakt van Next Learning 2015. De beschrijving is opgedeeld in
drie processen: voorbereiding, congres en nazorg. Binnen deze processen zet ik de vier betrokken
partijen naast elkaar: organisatie, deelnemers, sprekers en ervaring (creativiteit voor de unieke
beleving).
1
1. De voorbereiding
Dit proces houdt de periode in voorafgaand aan het congres. De organisatie regelt de ervaring en
sprekers, de deelnemers melden zich aan en de sprekers bereiden hun sessies voor.
De organisatie
Het Next Learning team
Het team dat het Next Learning Event 2015 waar heeft gemaakt bestaat uit de volgende functies:
-
Senior Conference Manager (=producer)
-
Sales Manager
-
Campagne Manager
-
Projectcoördinator
-
Coördinator partners
-
Database specialist
-
Congresadviseur
-
Online Marketeer
-
Stagiaire (dat ben ik dus)
Structuur
Elke functie heeft zijn eigen draaiboek en weet precies waar hij op afgerekend wordt (Senior
Conference Manager 2015, persoonlijke communicatie, 23 april 2015). Ieder houdt zich bezig met
zijn eigen taken om zijn financiële target te halen, maar iedereen ziet elkaar. Dat wil zeggen dat
iedereen van elkaar weet waar degene zich mee bezig houdt. De Senior Conference Manager houdt
zich bijvoorbeeld bezig met de sprekers. Samen met de salesmanager bespreken zij de inhoud van
het programma. De online marketeer en projectcoördinator hebben vooral een volgende rol, maar
voegen waarde toe door hun specialisme op hun vakgebied.
De leden van het Next Learning team durven tegen elkaar in te gaan om elkaar te overtuigen
van hun eigen ideeën, maar uiteindelijk staan ze er wel samen als een huis. Iedereen heeft de ruimte
om een eigen zegje te doen. Dat gebeurt bijvoorbeeld tijdens de vergaderingen. Deze meetings zou
ik beschrijven als vluchtige gesprekken zonder een vooraf bepaalde structuur. Bij de meeste
vergaderingen die ik in mijn leven heb gehad bij verenigingen en schoolprojecten wordt vooraf een
agenda gestuurd en deze wordt tijdens het overleg nagelopen. Na de vergadering ontvang ik de
notulen. Tijdens de Next Learning meetings wordt er besproken wat op dat moment iemand nodig
2
acht. In februari wordt er nog gebruik gemaakt van een actielijst, maar deze verdwijnt naarmate het
congres nadert. Van notulen is ook geen sprake. Wordt er iets belangrijks verteld, dan moet je dat
zelf onthouden of opschrijven.
SBO wil altijd kwaliteit leveren en leveren wat de deelnemer wil (Senior Conference Manager
2015, persoonlijke communicatie, 23 april 2015). De organisatie bepaalt niet wat belangrijk is, dat
bepaalt de klant. Ondanks dat de klant niet altijd precies weet wat ie wil, denkt hij dat wel.
Deelnemers vragen steeds meer doordat er makkelijker contact wordt gelegd via de sociale media en
het is aan SBO om op tijd ‘stop’ te roepen. De deelnemers zijn dan niet perse ontevreden als ze hun
zin niet krijgen, maar het is wel een nieuwe manier van werken waar SBO aan moet wennen.
Naast de deelnemers luistert het Next Learning team ook naar de opmerkingen en klachten
van de betrokken partijen op eerdere congressen. Klachten zijn altijd goed om te vernieuwen (Senior
Conference Manager 2015, persoonlijke communicatie, 23 april 2015).
Ondanks dat SBO een commercieel bedrijf is worden er niet alleen financiële, maar ook
kwalitatieve doelstellingen geformuleerd. Zoals het opstellen van een bezoekersprofiel en de
gewenste partners. Intern is er sprake van verbinding, omdat er rekening met elkaar wordt
gehouden. Als de salesmanager bijvoorbeeld winst maakt door een partner binnen te halen waarbij
een spreker betrokken is, kan dat verlies betekenen voor de Senior Conference Manager.
De producer
De Senior Conference Manager (persoonlijke communicatie, 23 april 2015) ziet zichzelf als motor van
het team en moet ervoor zorgen dat iedereen bij elkaar komt. Daarnaast ziet zij het Next Learning
Event niet als ‘een congres maken’, maar ze beschouwt het als een project, dat het hele team
volledig moet beleven. In het begin van het proces heeft ze via een Learning Company een sessie
geregeld waarbij het hele team op de hoogte werd gebracht van het doel van het event. Vanaf dat
moment werd er met zijn allen, binnen ieders eigen functie, naar het doel gewerkt. Er wordt gewerkt
met behulp van een totaalplaatje. Ze vindt e-Learning een te oude benaming. Een aantal maanden
voor het congres bedacht ze ‘Next Learning”, gericht op de toekomst.
De producer doet desk research naar onderwerpen op het gebied van ‘leren op de
werkvloer’. Ze benadert eerdere deelnemers en mensen binnen het vakgebied door telefonisch met
hen in contact te komen. Ze vraagt zich vooral af wat deelnemers terug willen krijgen van het event.
Enkele vragen die via de mail worden verstuurd zijn:
1.Welke (e-)leervraag speelt bij jou/in jouw organisatie het meeste op dit moment?
3
2. Waar moet jouw organisatie staan in 2020 wat betreft learning?
3. Wat kom je halen op het event? (iets brengen mag ook ;-)!
4. Waaraan zou de kennis/informatie van het event moeten voldoen om het makkelijk(er) te
gebruiken/delen na het event?
Doel van het Next Learning Event 2015
Met het Next Learning Event 2015 wil de producer het platform vormen voor alle nieuwe vormen en
ontwikkelingen in leren binnen het bedrijfsleven en in de zorg (Senior Conference Manager 2015,
persoonlijke communicatie, 23 april 2015). Dit geldt ook voor het onderwijs, maar de aandacht ligt
vooral op de eerste twee vakgebieden. Het event moet een vorm van leren zijn en niet alleen om te
praten over leren. De deelnemers moeten het leren ondergaan, doordat de kennis op het congres
gemaakt wordt. Deelnemers, sprekers en partners moeten actief met elkaar in contact komen.
Marktleider
De Algemeen Directeur van Euroforum beschouwt de organisatie als marktleider van de opleiders
(persoonlijke communicatie, 1 april 2015). Het Next Learning Event 2015 wordt ook als marktleider
gezien binnen de ‘learning’ branche (Senior Conference Manager 2015, persoonlijke communicatie,
23 april 2015). Sinds 2010 organiseert de Senior Conference Manager het voormalige e-Learning
Congres. Zij is na de overname met de grootste sponsorpartij om de tafel gaan zitten om samen
elkaars belangen na te kunnen streven en samen een concept op te stellen. Hierin heeft de Senior
Conference Manager het initiatief genomen om een krachtigere bepaler te zijn om belangrijke
beslissingen te nemen.
Database
Een belangrijke tool van Euroforum is de database, waar tot op de dag van vandaag gebruik van
wordt gemaakt (Algemeen Directeur, persoonlijke communicatie, 1 april 2015). Alle deelnemers van
de Euroforum congressen worden hierin opgeslagen aan de hand van een codering. Hun gegevens,
bezochte congressen, functies en bedrijven worden vastgelegd. Dit is een gemakkelijke manier om de
juiste doelgroep te vinden en uiteindelijk een duidelijk bezoekersprofiel te schetsen.
Communicatie
4
Door telefoon, mail en sociale media worden deelnemers benaderd om te vragen naar hun ideeën
van ‘leren op de werkvloer’. Wat willen zij graag terug zien op het congres? Via het internet worden
enkele mensen in het vakgebied benaderd.
Voorafgaand aan het congres is er een brochure verstuurd naar potentiële deelnemers die
geselecteerd zijn uit de database waarin de nieuwe trends staan vermeld.
Figuur 1. A2-HERDRUK4.pdf. Gekopieerd van Next Learning archief, 2014, gevonden in E-68721.
Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid.
Na aanmelding worden de deelnemers via mail en sociale media op de hoogte gehouden van het
programma en eventuele veranderingen. Op de website kunnen de deelnemers de inhoud van de
presentaties lezen. Via blogs van sprekers en partners kunnen de deelnemers zich alvast inlezen op
de onderwerpen van het event. De online marketeer houdt de statistieken bij van het aantal
bezoekers en bekijkt hoe het event online wordt besproken door actief aanwezig te zijn binnen de
sociale media.
De deelnemers
Profiel van de deelnemer
De deelnemers die interesse hebben in het Next Learning Event zijn vooral adviseurs, opleiders en
andere functies op het gebied van leren op de werkvloer. Het Next Learning team richt zich voor het
5
event niet op de managers en beslissers. Deze worden benaderd voor de Learning Bootcamp (zie
verder bij ‘ervaring’).
Door het programma aantrekkelijk te maken probeert SBO de juiste doelgroep te vinden. De
database van Euroforum is een handige tool om de juiste personen te benaderen. Door codering
weet de Congresadviseur precies wie ze wel en niet moet benaderen om te vragen voor het event.
Daarnaast wil SBO gebruik maken van het netwerk van de mediapartners om aan te geven dat
mensen naar het Next Learning Event moeten gaan (Senior Conference Manager 2015, persoonlijke
communicatie, 23 april 2015).
Communicatie
Volgens Van den Hoff (2011) nemen klanten van tegenwoordig geen moeite meer om de organisatie
op te zoeken, maar dat wil niet zeggen dat er niks over de organisatie te lezen is. Online is er veel
informatie beschikbaar, over de organisatie en over de concurrenten. Dit wordt gelezen door de
deelnemers, dus zal de organisatie hier rekening mee moeten houden (Senior Conference Manager,
persoonlijke communicatie, 23 april 2015). De deelnemers zijn sneller geneigd om deze online
informatie te verbinden met andere zaken. Binnen het team wordt vaak het Hema-voorbeeld
aangehaald: “We hebben eens een ontevreden klant gehad en hij wilde graag zijn geld terug. Hij zei:
Bij de Hema kan ik het toch ook terugbrengen?” (persoonlijke communicatie, 23 april 2015).
De organisatie ontdekt dat er enige vorm van mond-op-mond reclame is, doordat
deelnemers het event bij hun collega’s aanbevelen.
Deelnemers kunnen uit twee pakketten kiezen voor het event. Als ze alleen de Playground willen
bezoeken dan betalen ze €99,-. Voor het gehele congres, dus toegang tot alle sessies worden de
kosten €699,-
De sprekers
Profiel van de spreker
De sprekers van het Next Learning Event 2015 zijn werkzaam binnen de Zorg, HRD of hebben zich
gespecialiseerd in e-Learning. Aan de hand van de gevonden trends worden zij benaderd om te
spreken op het congres.
De sprekers worden uitgekozen vanwege hun kennis van het ‘leren’ binnen bijvoorbeeld de
zorg of HRD branche of om te komen praten over een leerproject binnen hun organisatie. Sommige
sprekers zijn bereid om hun kennis te delen over twee onderwerpen.
6
SBO begint met het zoeken naar een thema en daarbinnen wordt de beste spreker benaderd.
Echter, de beste spreker is niet altijd de beste workshopleider (Senior Conference Manager 2015,
persoonlijke communicatie, 23 april 2015). De spreker raakt dan gefrustreerd dat hij dingen moet
doen die hij niet kan.
Communicatie
De spreker die zowel in 2009 als in 2015 lid was van de Programmaraad (zie ‘Programmaraad’) geeft
aan dat er niet veel veranderd is qua betrokkenheid van de sprekers (persoonlijke communicatie, 22
april 2015). De sprekers bepalen grotendeels hun eigen inhoud en eigen manier van presenteren. Zij
moeten een tekstje aanleveren voor de website, zodat de deelnemers zich in kunnen lezen. Zij
ontvangen op tijd een mail met de informatie; wanneer en waar zij moeten spreken. Daarnaast
wordt hen gevraagd om hun presentaties naar SBO op te sturen, zodat deze al op de juiste laptop
gezet kan worden voor hun sessie. Een enkeling heeft dit maar gedaan. Er wordt wel gevraagd om op
de dag zelf de presentatie op de laptop op te slaan, zodat SBO deze op de website kon zetten na het
congres.
Een klein aantal sprekers van de partners is zeer vereerd om op het Next Learning Event te
mogen spreken en communiceren dit naar buiten. Zij hebben bijvoorbeeld onder hun
mailhandtekening een banner laten maken met het Next Learning logo of benoemen het event op
hun site. De producer ziet in dat deze manier van promotie nodig is om het event te laten groeien
(Senior Conference Manager 2015, persoonlijke communicatie, 23 april 2015).
Programmaraad
Een aantal sprekers en vak deskundigen wordt betrokken bij de Programmaraad om de inhoud van
het Next Learning Event te bepalen. Er is zowel een raad voor de Zorg-Arena, de HRD-arena als het
plenaire programma. Een aantal keer komen zij bijeen om hun ideeën te bespreken.
De ervaring
Onder de ervaring versta ik de creativiteit die SBO inzet voor een unieke beleving voor de
deelnemers.
Sociale media
7
Om de deelnemers en sprekers meer bij het event betrokken te maken, worden de sociale media
ingezet. Via Twitter en Facebook worden berichten gepost over blogs van sprekers, nieuwe
informatie op de website, etc. De Next Learning Twitter is populairder dan haar Facebook met 1300
volgers tegenover 91 likes. Op LinkedIn heeft Next Learning een groep aangemaakt waar de
organisatie ook berichten plaatst over interessante blogs en artikelen. Deze groep bestaat uit 2000
leden, waaronder deelnemers en sprekers. De statistieken van de website worden bijgehouden. Het
aantal bezoekers naar de internetsite is enorm groot met soms wel een paar honderd kijkers per dag.
Learning Circles
Vanuit het idee dat het voor sommige mensen lastig is om het event in hun eentje te bezoeken en
sprekers en andere deelnemers te benaderen, heeft de producer de Learning Circles opgericht. Dit
zijn vier thema groepen waar deelnemers zich van te voren voor aan kunnen melden. Zij, ongeveer
50 personen, worden voorafgaand en tijdens het event begeleid door coaches, professionals binnen
het vakgebied. Dit maakt de drempel om alleen naar het event te komen kleiner en het kan worden
gezien als een klein netwerkje. De producer vond het wel eng om de coaches het werk te laten doen
door hen zelf in contact te laten komen met de deelnemers. De producer heeft dus geen controle
over de manier waarop de coaches de circles voorbereiden.
Learning Bootcamp
Op het congres zijn nauwelijks beslissers en managers van bijvoorbeeld HRD te vinden. Om deze
mensen toch te betrekken bij het Next Learning Event, wordt er op 4 maart 2015 voor de eerste keer
een Learning Bootcamp georganiseerd. Ongeveer vijftig HRD managers komen op uitnodiging van
SBO naar Amsterdam om te luisteren naar twee keynote sprekers. Daarnaast schuiven ze aan bij vijf
verschillende organisaties die tijdens het drie-gangen menu hun ideeën over leren op de werkvloer
vertellen. Tijdens het event op 22 april 2015 blikt de dagvoorzitter even terug op deze dag. In het
najaar van 2015 zal er weer een Learning Bootcamp worden georganiseerd.
2. Het congres
Op 22 april 2015 wordt in 1931 Congrescentrum in Den Bosch het Next Learning Event
georganiseerd. In totaal zijn er 75 sprekers op het Next Learning Event. Er zijn sprekers die zijn
benaderd door de producer. Zij verzorgen de ‘expertsessies’. Daarnaast zijn er ‘leverancierssessies’
verzorgd door partners van het event en Learning Tables binnen het Zorg-, HRD- en plenaire
8
programma. Het Next Learning Event 2015 wordt door 670 personen bezocht, waarvan 80
deelnemers alleen toegang hebben tot de Playground.
De organisatie
Opbouw van het congres
Het Next Learning Event bestaat uit drie programma’s die naast elkaar lopen: Plenair, HRD en Zorg.
Alle drie de programma’s worden apart van elkaar geopend door de dagvoorzitters en
openingsprekers. De eerste sessieronde bestaat uit expert- en leverancierssessies waar ongeveer
vijftig mensen aanwezig zijn. Daarnaast kunnen mensen bij de HRD- en Zorg Arena aanschuiven aan
een van de elf Learning Tables, de zogenaamde ronde tafel sessies, waar plek is voor ongeveer tien
personen. Er wordt uiteraard met de stoelen geschoven om toch een plekje aan een volle tafel te
krijgen. De tweede sessieronde bestaat uit 16 Learning Tables van het plenaire programma en in
beide Arena’s is een sessie gaande, waar minimaal 60 personen aan kunnen schuiven. De derde
sessieronde is hetzelfde opgebouwd als in de ochtend, waarbij sommige sessies worden herhaald. Na
deze sessierondes is het tijd voor twee keynote sprekers voor alle congresdeelnemers met een borrel
als afsluiting. De hele dag door kunnen de congresdeelnemers rondlopen op de Learning Playground
waar partners met een stand hun ideeën laten zien. De producer, salesmanager en de
projectcoördinator zijn ook de hele dag op de Learning Playground aanwezig om met hun relaties in
gesprek te gaan.
Het programma is expres zo opgebouwd dat de deelnemers in de ochtend van alles kunnen
kiezen en ’s middags achterover kunnen leunen bij de keynotes (Senior Conference Manager 2015,
persoonlijke communicatie, 23 april 2015).
Op de Learning Playground is een Leersafari te vinden. Onder begeleiding van twee sprekers
‘ervaren’ de deelnemers het leren door bijvoorbeeld opdrachten die ze meekrijgen voor de sessies.
Net als de Learning Circles is de Leersafari een concept dat Next Learning onderscheidt van haar
concurrenten (Senior Conference Manager 2015, persoonlijke communicatie, 23 april 2015).
Informatievoorziening
Voor elke deelnemer en spreker zijn programmaboekjes gedrukt waarin beschreven
staat welke sessie waar verzorgd wordt. Onder andere om te weten wat er tijdens de
sessie besproken wordt, hebben 381 deelnemers de Next Learning Event App
gedownload. Deze is in totaal 381 keer geïnstalleerd door de deelnemers. Hierin staat
9
het hele programma met daarbij de inhoud van elke sessie en kunnen deelnemers hun persoonlijke
programma samenstellen. Daarnaast is een deelnemers- partners- en sprekerslijst opgenomen in de
app. Om in contact te komen met een andere deelnemer kan er een privéberichtje gestuurd worden.
In totaal zijn er 296 berichten naar elkaar gestuurd.
Tijdens het congres is de online marketeer online via Twitter om berichten en foto’s te
posten. Ze reageert op positieve en negatieve berichten over het congres om te laten zien dat ze
aanwezig is. Een live streaming van de plenaire sessie sprekers wordt online gedeeld.
De deelnemers
Rol van de deelnemer
Op deze dag is de deelnemer het belangrijkst. De deelnemers van het Next Learning Event willen
vooral op de hoogte worden gebracht van de nieuwe trends. Volgens de Senior Conference Manager
komt 90% van de deelnemers alleen maar kennis halen (persoonlijke communicatie, 23 april 2015).
Zij willen tien tips voor hun eigen organisatie. De overige 10% wil hun kennis ook delen met andere
bezoekers en toe kunnen passen. Deze 10% zijn de deelnemers die zich op hebben gegeven voor de
Learning Circles en de Leersafari.
Daarnaast is het event een goede manier om hun netwerk uit te breiden. Op de Learning
Playground en aan de ronde tafels kan men met elkaar in gesprek gaan over elkaars ervaringen en
kunnen contactgegevens worden uitgedeeld.
Circles en Safari
De coaches van de Learning Circles hebben van tevoren een route uitgestippeld van de sessies die ze
met de groep willen bezoeken. Deze sessies passen bij het thema van de circle. Zij krijgen ook de tijd
om met een aantal sprekers te praten. Het is een vol programma waarbij de deelnemers veel met
anderen in contact komen. Hier is echter niet iedereen tevreden over: “Niet alweer interactie!”
(Senior Conference Manager 2015, persoonlijke communicatie, 23 april 2015). Deelnemers willen
niet alleen maar springen en meedoen, maar ook wel eens achterover leunen. Zij worden gevraagd
om een leervraag te formuleren voor het congres, maar dat blijkt voor vele behoorlijk moeilijk. Ze
willen deze niet delen of kunnen niet een twee drie een leervraag stellen aan zichzelf.
10
De Leersafari bestaat ook uit een groep deelnemers, maar zij gaan in duo’s naar sessies toe.
Zij krijgen tijdens het congres opdrachten (excursies) om verder na te denken over ‘leren’. Zo moeten
zij hun Big Five samen stellen: welke vijf sprekers willen zij perse zien? Daarnaast kunnen ze
bijvoorbeeld de ‘Liveblog-opdracht maken’: tijdens een sessie moeten de deelnemers een verslag of
mindmap maken en naar de safari-begeleiders mailen. (kijk voor meer opdrachten op:
http://www.leersafari2015.nl/).
De sprekers
Rol van de spreker
Tijdens het Next Learning Event heeft de spreker vooral de taak om zijn kennis te delen, maar er is
ook ruimte om kennis te ontvangen. De ronde tafel sessies zijn er voor om met de deelnemers in
gesprek te gaan, dus kan de spreker ook andere ervaringen aanhoren. Een van de sprekers heeft
speelgoed en een dekentje meegenomen om haar tafel aan te kleden. Vooral PowerPoint is een veel
gebruikte presentatietool. Een aantal sprekers van de expert- en leverancierssessies is op de
Playground te vinden om te netwerken met deelnemers en de organisatie. Echter een groot aantal
van de sprekers die hun taak heeft volbracht gaat gelijk naar huis.
De spreker die in 2009 ook aanwezig was, vindt dat de sprekers er bijna toe gedwongen
worden om alleen maar hun verhaal te ‘vertellen’, zonder enige vorm van interactie. Hij verzorgt een
expertsessie, maar vindt de naam fout gekozen. “Als ‘expert’ werk je al jaren in het vak, dus kan de
organisatie om meer creativiteit vragen. Een expertsessie klinkt als een lezing” (Lid van Adviesraad en
spreker in 2009 en 2015, persoonlijke communicatie, 22 april 2015).
Rond de middag vindt een redelijk interactieve sessie plaats in het algemene programma.
Onder de stoelen zijn kartonnen Virtual Reality brillen verstopt die tijdens deze sessie in elkaar
worden gezet. De knutsel-vijf-minuten zorgen voor lachende gezichten en een leuke ervaring, omdat
de meeste deelnemers aan het klungelen waren met het knutselen.
De ervaring
Aankleding
Het event is opgebouwd uit drie
programma’s die elk aangeduid
werden met een eigen kleur. Zowel
11
in het programmaboekje als op de banners wordt het algemene programma aangegeven met blauw,
de zorg sessies met groen en die van de HRD met oranje. Boven de ronde tafels van de HRD en zorg
zweven grote ballonnen in dezelfde kleuren, zoals te zien is op de volgende foto. (op de achtergrond
zie je een gedeelte van de Arena’s).
Een leverancier zorgt in overleg met SBO voor de aankleding. Wit is de basiskleur en komt overal
terug.
Afbeeldingen van het interieur op de Learning Playground:
De Learning Tables:
De aankleding van de Leersafari:
12
Playground
Op de Playground staan een aantal sponsoren met
stands. Deze groep partners bestaat uit grote
bedrijven, maar ook start-ups. Elke sponsor mag
zijn eigen stand aankleden en activiteiten plannen.
Zo is er een sponsor die deelnemers een lego muur
laat bouwen. Andere hebben een tv-scherm
neergezet met een filmpje over hun bedrijf.
Deelnemers kunnen de hele dag door rondsnuffelen op deze ‘beursvloer’. Er wordt ook veel
genetwerkt op de Playground bij de stands. Er is geen plek om met een groepje ergens te zetten.
Kleine groepjes deelnemers kiezen er zelf voor om aan de ronde tafels te gaan zitten tijdens de lunch.
Beleving
Op de Playground staan twee bars opgesteld waar de
deelnemers een natje en een droogje kunnen halen.
Broodjes, chocoladelolly’s, koffie en een wijntje, er is
van alles te verkrijgen. Daarnaast is de man van de
Multi Mini druk in de weer om verse cappuccino te
zetten.
De helft van de deelnemers heeft de Event
App gedownload en kunnen de inhoud van sessies op
hun smartphone nakijken en hun eigen programma samenstellen. Als zij hun Bluetooth aan hebben
staan gaat hun telefoon rinkelen als zij in de buurt zijn van een iBeacon. Dit zijn kleine apparaatjes
13
die her en der verspreid staan door de ruimte. Komt er iemand met de app in de buurt, wordt er een
berichtje gestuurd, zoals ‘Welkom op Next Learning!’. Ook op Twitter worden berichten geplaatst.
De hele ruimte is gevuld met Next Learning, zelfs tijdens het handen wassen na het plassen
kunnen de deelnemers hun ervaringen over het event delen. Er liggen namelijk blanco post-its
verspreid waarop de deelnemers hun meningen op kunnen schrijven en deze worden op de spiegel
geplakt.
Bij de uitgang worden de deelnemers verblijd met een kleurige congrestas waar een aantal
sponsoren een item in heeft gedaan, zoals boekjes of chocolademunten. De sprekers krijgen als
extraatje nog een kartonnen Virtual Reality bril mee.
3. De nazorg
Onder de nazorg versta ik de periode na het congres. De organisatie zal het project evalueren en
afsluiten. Wat doen de deelnemers en sprekers in deze periode?
De organisatie
De dag na het event kan iedereen even bijkomen met een
verse jus en een persoonlijk berichtje van de producer.
Geld vs. Deelnemer
“Zonder een tevreden deelnemer kan je niet in leven blijven” (Senior Conference Manager 2015,
persoonlijke communicatie, 23 april 2015). Het is van belang dat de deelnemer SBO een kwalitatief
goede aanbieder vindt. Je zou dus kunnen zeggen dat de deelnemer belangrijk is, maar tijdens de
evaluatie worden vooral de succesvolle cijfers aangehaald. Het event is gegroeid ten opzichte van
vorig jaar gezien het grotere aantal deelnemers, maar ook door de totale omzet. Uiteindelijk gaat het
dus om de cijfers. De producer denkt aan interne groei en heeft de Learning Company weer
benaderd.
De deelnemers zijn in ieder geval opgenomen in de database om eventueel te benaderen
voor een ander event.
Evaluatie
De hoofdvraag van de evaluatie is ‘Waarom is Next Learning 2015 zo’n succes?’. Daar worden
verschillende antwoorden op gegeven. Het zou vooral te danken zijn aan het veranderen van de
14
naam van e-Learning naar Next Learning, zodat ze laten zien dat ze vooruit denken. Daarnaast zou
het event nooit zo goed uit hebben gepakt als het team niet zo’n sterke basis heeft. De marketing
heeft er ook voor gezorgd dat Next Learning meer zichtbaar is online, door de blogs en posts op
sociale media. De producer vind dat het team geen goed antwoord heeft gegeven op de hoofdvraag
van de evaluatie (persoonlijke communicatie, 19 mei 2015).
De deelnemers hebben een enquête toegestuurd gekregen. Op 19 mei hebben 256 van de
550 ontvangers de vragenlijst ingevuld. Deze bestaat uit 4 vragen:
1. Geef je beoordeling over de volgende 2 zaken (1 = slecht, 5 = goed).
- Het event in zijn geheel
- De beleving op de Learning Playground
2. Wie vond je de meest inspirerende spreker? Waarom?
3. Beschrijf je Next Learning beleving in één zin.
4. Met welke kennis ga je nog deze week aan de slag?
Het event in zijn geheel wordt heel goed beoordeeld, waar het Next Learning team erg trots op is. Dit
is ook het enige uit de enquête dat van belang lijkt te zijn. De productiecoördinator geeft aan niet
veel met de opmerkingen van de deelnemers te kunnen (persoonlijke communicatie, 19 mei 2015).
Het is dus maar de vraag of er iets met de antwoorden gedaan wordt. De reacties die SBO krijgt van
sponsoren worden wel als belangrijk beschouwd. Hier zal wel degelijk rekening mee gehouden
worden bij het Next Learning Event 2016.
Communicatie
Direct na het event zijn de sprekers via de mail bedankt voor hun bijdrage. Voor de deelnemers is het
event afgesloten, zij horen niets van SBO, behalve via de nieuwsbrief die anderhalve maand later
wordt verstuurd. De producer zal alleen nog een ontmoeting met de deelnemers van de Learning
Circles moeten faciliteren, zodat de groepen in contact blijven met elkaar. Er wordt vooral contact
onderhouden met de sponsoren om hen betrokken te houden voor het volgende event. Via Twitter
en LinkedIn worden blogs en berichten door SBO en bloggers over het congres geplaatst.
De deelnemers
Geïnspireerd
15
In de enquête wordt niets gevraagd over het doel van het event (platform vormen). Uit de
opmerkingen is te lezen dat de deelnemers vooral geïnspireerd zijn, maar over een platform wordt
niet gesproken (Next Learning, 19 mei 2015). De deelnemers beoordelen het congres met een 8.
Kennis toe kunnen passen?
In de enquête is gevraagd of er kennis is die na het event ingezet wordt. Veel respondenten geven
onderwerpen op om te gebruiken, maar er is vanuit SBO geen check gedaan of de kennis ook echt
toegepast wordt. Volgens Thema 3 van het theoretisch kader is alleen kennisoverdracht niet genoeg
om een nieuwe gewoonte te creëren (Duhigg, 2014). De 90% deelnemers die volgens de producer
alleen kennis komen halen, hebben dus de kleinste kans om een nieuwe gewoonte te maken van de
nieuwe informatie.
De producer geeft aan dat het voor zoveel deelnemers lastig is om een vervolg te creëren. Zij
zou het leuk vinden als het bij een klein clubje gebeurt (persoonlijke communicatie, 23 april 2015).
De sprekers
Nagesprek
De producer neemt contact op met de sprekers om hen te bedanken voor hun bijdrage en te vragen
hoe zij het hebben ervaren. Zij vraagt hen ook naar tips voor sprekers of andere leervormen.
Presentaties online
Ongeveer 43 sprekers hebben hun presentaties gedeeld met SBO, zodat deze op de internetsite
gezet kunnen worden. Zo kunnen de deelnemers de presentaties nog eens nalezen.
Mailen
Tijdens het congres worden de sprekers van de sessies geadviseerd om de mailadressen van de
deelnemers op te laten schrijven, zodat ze achteraf nog een leuke bedankmail kunnen sturen. Dit is
iets wat de sprekers zelf moeten organiseren en SBO bemoeit zich hier niet mee, wat de producer
heel lastig vindt, want zij heeft het niet onder controle (persoonlijke communicatie, 23 april 2015).
De sprekers hebben nauwelijks iets met de mailadressen gedaan.
De ervaring
Safari is voorbij
16
Op de internetsite van de Leersafari zouden enkele recensies en reacties gezet gaan worden van de
deelnemers, maar dit is niet gebeurd. De safari is na het congres afgelopen.
Sociale media
Via Twitter en Facebook zijn na het event enkele berichten gestuurd: een vraag over blogs van de
deelnemers en een update over de Bootcamp in het najaar.
Literatuur
Duhigg, C. (2014). Macht der Gewoonte. Amsterdam: Ambo|Anthos
Hoff, van den R. (2011). Society 3.0. Amersfoort: Van Lindonk & De Bres.
Next Learning (19 mei 2015). Gegevens V1, V2, V3 en V4 [ archief enquête resultaten ]. E68721. Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid.
Interviews
Algemeen Directeur van Euroforum (1 april 2015). Interview afgenomen door Gieske
Nieuwenhuizen.
Senior Conference Manager Next Learning Event 2015 (23 april en 19 mei 2015). Interview
afgenomen door Gieske Nieuwenhuizen.
Lid van Adviesraad en spreker 2009 en 2015 (22 april 2015). Interview afgenomen door
Gieske Nieuwenhuizen.
Projectcoördinator 2015 (19 mei 2015). Aanwezig bij evaluatie.
17
Figuren
Next Learning. (2014). A2-HERDRUK4.pdf. [pdf-pagina]. E-68721. Studiecentrum voor Bedrijf en
Overheid.
18