Vrijwilligersfuncties

Winternachten Internationaal Literatuurfestival Den Haag 2016
FUNCTIEOMSCHRIJVING VRIJWILLIGERS
Assistent Opbouw
Je helpt op woensdag, donderdag of vrijdag waar nodig bij het inrichten van de zalen, de backstage
ruimtes en de foyer in Theater aan het Spui. Je bent fysiek in staat om te sjouwen en bouwen.
Assistent Afbouw
Je helpt de zondag na het festival mee met opruimen. Je bent fysiek in staat om te sjouwen en je
houdt van hard werken. Neem je rijbewijs mee als je dat hebt.
Assistent Productie (voorbereidingen op festivalkantoor)
Je bent in de week voorafgaand aan het festival onderdeel van het productieteam. Je helpt met
badges maken, smoelenboeken samenstellen, vrijwilligersborrel voorbereiden en de lunch
verzorgen.
Backstage Catering
Je zorgt met het team voor het eten en drinken achter de schermen voor deelnemers, medewerkers
en vrijwilligers. Je zet koffie en thee, zet snacks neer, zorgt voor de afwas en je houdt alles netjes en
gezellig. Je maakt met de vliegende keep samen ook ‘snack-pakketjes’ voor alle vrijwilligers, stagemanagers, technici e.a. Wacht altijd op aflossing, de Backstage Catering moet altijd bemand zijn.
Backstage Diner
Je zorgt er met het team voor dat het backstage diner voor de deelnemers, medewerkers en
vrijwilligers in de studio op de tweede etage van Theater aan het Spui goed verloopt. Alles wordt
ingedekt en klaargezet, je zorgt voor voldoende drinken, bekers en fruit en je ruimt alles nadien weer
op. Je werkt, waar nodig, samen met de Backstage Catering.
Backstage Gastvrouw (Assistent Backstage Manager)
Je assisteert de Backstage Manager bij de ontvangst van de optredenden in Theater aan het Spui. Je
begeleidt hen bij aankomst naar de kleedkamers of naar hun voorbespreking/redacteur en je geeft
aan de Stage Hands door dat zij binnen zijn. Je zorgt ervoor dat er water, koffie en thee staat voor de
voorbesprekingen die backstage plaatsvinden. De Backstage Manager heeft een schema van de
voorgesprekken en wie daarbij moeten zijn, de redacteuren van het festival begeleiden dit verder. Je
bent met de Backstage Manager verantwoordelijk voor alle kleedkamers en je zorgt ervoor dat deze
voorzien zijn van drinken en snacks. Je ruimt de kleedkamers op aan het einde van de avond.
Benodigdheden: kleedkamerindeling muzikanten / smoelenboek / handdoeken
Backstage Controleur
Je houdt goed in de gaten wie er backstage gaat. Mensen die toegang hebben staan op de lijst en
hebben een badge. Journalisten laat je niet zonder meer door. Daarvoor moet het hoofd publiciteit
van Winternachten of de schrijver voor wie desbetreffende persoon backstage wil gaan,
toestemming geven. Je laat je post nooit onbemand achter. Dit is een combinatiedienst met
Zaalwacht Zaal 1, bij de achterste ingang van de zaal.
Garderobe
Let op: deze dienst kan rouleren, dus je kunt ook af en toe gevraagd worden om te wisselen met
een zaalwacht/backstage controleur of kaartjescontroleur.
De bezoekers hangen zelf hun jas op in Theater aan het Spui, maar jij assisteert waar nodig op de
drukke momenten en houdt een oogje in het zeil. Zorg ervoor dat er duidelijk zichtbare bordjes
hangen over de verantwoordelijkheid voor hun eigendommen van de mensen zelf en geef aan dat
mensen hun waardevolle spullen bij zich houden!
Kaartcontrole
Let op: Bij deze dienst kan er worden gerouleerd met de garderobe of backstage.
Je verwelkomt het publiek en je scant de toegangskaartjes bij de publieksingang van Theater aan het
Spui. Soms ook aan de zaal. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het publiek dus je bent
representatief en gastvrij. Sta mensen vriendelijk te woord, zorg ervoor dat je weet waar de handouts van die avond en de programmabrochures liggen. Je werkt in een team, dus in goed onderling
overleg. Voor aanvang van je dienst wordt er een instructie over de scanners gegeven.
Stagehand Zaal 1
Let op: voor deze functie moet je alle festivaldagen (do 14 t/m zo 17 januari) beschikbaar zijn
Je helpt de Stage Manager van Zaal 1 en zorgt dat de optredenden op tijd aanwezig en startklaar zijn.
Je begeleidt hen achter de schermen en op het podium. Houd contact met de Backstage Manager bij
de ontvangstbalie. Zij weten wie wel en niet aanwezig is. Je helpt zo nodig met het veranderen van
de opstelling op het podium. Zorg ervoor, in samenwerking met Backstage Catering, dat er water (of
iets anders) voor de deelnemers staat.
Benodigdheden: technisch draaiboek / smoelenboek / eventueel portofoon
Stagehand Zaal 2
Let op: voor deze functie moet je alle festivaldagen (do 14 t/m zo 17 januari) beschikbaar zijn
Je helpt de Stage Manager van Zaal 2 en zorgt dat de optredenden op tijd aanwezig en startklaar zijn.
Je begeleidt hen achter de schermen en op het podium. Houd contact met de Backstage Manager bij
de ontvangstbalie. Zij weten wie wel en niet aanwezig is. Je helpt zo nodig met het veranderen van
de opstelling op het podium. Zorg ervoor, in samenwerking met Backstage Catering, dat er water (of
iets anders) voor de deelnemers staat.
Benodigdheden: technisch draaiboek / smoelenboek / eventueel portofoon
Stagehand Filmhuis Zaal 1 en Filmhuis Studio A
Je assisteert de Stage Manager van het Filmhuis (binnendoor verbonden met Theater aan het Spui).
Je helpt bij de changementen. Verder begeleid je schrijvers naar de zaal waar ze moeten optreden. Je
gaat op verzoek van de Stage Manager naar hen op zoek als ze zich elders in het theater bevinden.
Benodigdheden: smoelenboek / portofoon
Stand-by
Mochten er onverhoopt vrijwilligers uitvallen, dan doen we graag een beroep op je. Je hoeft dus niet
aanwezig te zijn op het festival tenzij we je bellen. Hou graag wel deze tijd vrij in je agenda!
Zaalwacht Theater aan het Spui Zaal 1 en 2, Filmhuis Zaal 1
Je ziet erop toe dat er voldoende plek is in de zaal en dat alles rustig verloopt. Je verwelkomt mensen
en geeft antwoord op eventuele vragen. Na elk programma loop je door de zaal en ruim je eventueel
afval op. Let op: Als zaalwacht kun je NIET automatisch het programma zien. Je zorgt er in de gang
voor dat mensen niet te luidruchtig de zaal ingaan, vooral als het programma al begonnen is.
Zaalwacht is een roulatiedienst, dus je wisselt met Garderobe of Backstage Controleur.
Vliegende Keep & Runner
De naam zegt het al: je bent overal inzetbaar! Je staat in nauw contact met het productieteam van
het festival. Je begint rond 16:30 uur met de begeleiding van de buitenlandse schrijvers vanuit het
Novotel Den Haag City Centre naar het backstage diner in de Studio op de tweede verdieping van
Theater aan het Spui. Je leidt eerst alle schrijvers en/of gasten langs de Backstage Manager, daar
kunnen ze hun jas kwijt en wij weten dat ze er zijn voor hun programma! Ook horen ze hoe laat en
waar hun voorbespreking met de redacteuren plaatsvindt. Gedurende de avond voorzie je verder
collega’s die niet van hun plek af kunnen van drankjes en snacks. Daarnaast allerlei taken, die nu nog
niet benoemd kunnen worden. Deze functie wordt mogelijk gecombineerd met die van Backstage
Gastvrouw. Hotel Novotel Den Haag City Centre bevindt zich naast de ingang van De Passage,
Hofweg 5-7, 2511 AA Den Haag, telefoon 070 - 364 88 46
Benodigdheden: smoelenboek / plattegrond Den Haag / lijst van schrijvers (i.o. met Tineke
van Manen) / mobiele telefoon