Beroepspraktijkvorming

Bedrijfsadministrateur, niveau 4
Overzicht activiteiten / mogelijke werkzaamheden
Beroepsbeschrijving Bedrijfsadministrateur
De bedrijfsadministrateur werkt op de financiële administratie van een bedrijf of instelling. Het inzichtelijk maken van financiële
informatie is een belangrijk doel van zijn werk: het management en externe belanghebbenden moeten weten hoe de organisatie er
financieel voor staat. De bedrijfsadministrateur controleert, bewerkt en muteert financiële gegevens in de boekhouding. Hij
genereert periodieke rapportages t.b.v. de winst- en verliesrekening en de balans en hij verzorgt de aangifte Omzetbelasting.
Daarnaast heeft de bedrijfsadministrateur administratieve taken die niet per se financieel van aard zijn zoals debiteuren- en
crediteurenbeheer en projectadministratie.
Vanwege verdergaande digitalisering wordt er minder informatie ingevoerd en gemuteerd en verschuift het belang van de functie
naar controleren, rapporteren, financieel vooruitkijken en meedenken. Dit betekent dat de bedrijfsadministrateur zich regelmatig
goed mondeling en schriftelijk moet kunnen uitdrukken in toelichtingen, rapportages en in gesprekken met interne en externe
contacten.
1
Overzicht activiteiten / mogelijke werkzaamheden
Bedrijfsadministrateur niveau 4
1 Houdt de dagboeken bij
Werkt het inkoopboek bij
Vaststellen over welke periode de inkoopfacturen moeten worden geboekt
Controleren van de inkoopfacturen
Inkoopfacturen coderen
Gegevens invoeren in boekhoudkundig pakket
Invoerverslag genereren
Boekingen controleren aan de hand van invoerverslag
Zo nodig boekingen (laten) corrigeren
Archiveren van de verwerkte inkoopfacturen
Werkt het verkoopboek bij
Vaststellen over welke periode de verkoopfacturen moeten worden geboekt
Verzonden verkoopfacturen coderen
Gegevens invoeren in boekhoudkundig pakket
Invoerverslag genereren
Boekingen controleren aan de hand van invoerverslag
Zo nodig boekingen (laten) corrigeren
Archiveren van de verwerkte verkoopfacturen
Werkt de bankboeken bij
Ordenen van de bankafschriften
Bankmutaties controleren aan de hand van onderliggende stukken
Signaleren van verschillen en deze rapporteren aan betrokken collega’s
Bankstukken coderen
Coderingen door leidinggevende laten controleren
Bij- en afschrijvingen invoeren in het bankboek
Invoerverslag genereren
Ingevoerde gegevens controleren
Boekingen verrichten in de subadministraties debiteuren en crediteuren
Gebruikte documenten archiveren
Werkt het kasboek bij
Kasboek handmatig bijwerken of boekingsstukken in geautomatiseerd kasboek invoeren
Verschillen signaleren en aan betrokken collega’s rapporteren
Coderen van boekingsstukken
Invoeren van boekingsstukken in een dagboek
Genereren van een invoerverslag
Boekingen controleren aan de hand van invoerverslag
Gebruikte documenten archiveren
2 Verricht werkzaamheden t.b.v. periodeafsluitingen
Verricht boekingen in het memoriaal
Controleren van de aangeleverde gegevens op juistheid (rekenkundig) en plausibiliteit van de inhoud
(Voorafgaande) Journaalposten opstellen en coderen
Indien te ingewikkeld, hiervoor leidinggevende of accountant raadplegen
Onbekende of aanvullende gegevens opvragen
Journaalposten invoeren in geautomatiseerd systeem
2
Fouten en bijzonderheden signaleren, noteren en met leidinggevende bespreken
Eventueel correctieboekingen maken
Invoerverslag printen en controleren
Verwerkingsverslag genereren
Gebruikte documenten opbergen
Verricht werkzaamheden voor de periodeafsluiting
Verzamelen van de benodigde informatie en ontbrekende informatie opvragen
Controleren van de verzamelde gegevens
Indien nodig voorafgaande journaalposten invoeren t.b.v. balans en resultatenrekening
Genereren van conceptbalans en -resultatenrekening
Indien nodig achteraf journaalposten invoeren
Signaleren en noteren van bijzonderheden
Bespreken van bijzonderheden met leidinggevende
Genereren van proef- en saldibalans
Treft voorbereidingen voor de aangifte omzetbelasting
De aangifte opstellen (digitaal) op basis van de relevante posten uit het grootboek
Controleren van de berekeningen
Vergelijken van de conceptaangifte met die van eerdere periodes
Noteren van eventuele fouten en bijzonderheden en deze bespreken met leidinggevende
Bijwerken van het fiscaal dossier
Opbergen van gebruikte documenten
3 Verricht activiteiten voor het debiteuren- en crediteurenbeheer
Voert stamgegevens in en wijzigt deze
Wijzigen van stamgegevens op basis van informatie over mutaties
Aanmaken van stamgegevens van nieuwe relaties
Actie ondernemen voor compleet maken van onvolledige stamgegevens
In geval van debiteuren zo nodig kredietwaardigheid en betalingsgedrag checken
In deze gevallen, zo nodig in overleg met leidinggevende, kredietruimte vaststellen
Controleren van gewijzigde stambestanden met onderliggende stukken
Stelt facturen op en controleert deze
Controleren of order valt binnen de kredietlimiet (indien van belang)
Opstellen van facturen op basis van de documentatie
De opgestelde facturen controleren, zowel rekenkundig als met onderliggende stukken
De opgestelde facturen printen en verzendklaar maken
De gebruikte documenten opbergen
Bewaakt betalingstermijnen en verricht activiteiten voor de invordering
Overzichten genereren van uitstaande posten
Advies formuleren voor acties debiteurenbeheer
Controle of betaling van openstaande posten inmiddels heeft plaatsgevonden
Versturen van (standaard)betalingsherinneringen en/of aanmaningen
Intern opvolgen van klachten van debiteuren als deze in verband staan met fouten in levering van
producten of diensten
Telefonisch en schriftelijk benaderen van individuele debiteuren en proberen te komen tot
betalingsafspraken
Na overleg met leidinggevende zo nodig inning overdragen aan extern bureau
Stappen van invorderingstraject van extern bureau volgen
3
Boeken van dubieuze debiteuren
Rapporteren over debiteurenpositie en invorderingstrajecten aan leidinggevende
Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor fiattering van inkoopfacturen
Ordenen en registreren van binnengekomen inkoopfacturen
Controleren van inkoopfacturen, zowel rekenkundig als met onderliggende stukken
In geval van een niet-correcte factuur, contact opnemen met de crediteur, in overleg met de
budgethouder
Facturen ter controle en fiattering aanbieden aan budgethouders
Rappelleren van budgethouders als inkoopfacturen niet op tijd terugkomen
4 Houdt kwantiteitenregistraties bij
Houdt een projectadministratie bij of controleert deze
Ondersteunen van projectleiders bij opstellen van een projectbudget, al of niet voor offerte
Aanmaken van projectbudget in een geautomatiseerd systeem
Controleren van aangeleverde/ ingebrachte financiële gegevens van de projectuitvoering
Zo nodig maken van correctieboekingen
Zo nodig boekingen (laten) doorboeken
Rappelleren van projectleiders en -medewerkers die gegevens niet tijdig hebben ingevoerd
Uitdraaien van periodieke overzichten van projectrealisatie en vergelijking met planning
Signaleren van bijzonderheden over projectverloop aan leidinggevende of projectleiders
Periodiek en op verzoek verspreiden van rapportages
Houdt een urenadministratie bij
Verzamelen en controleren gegevens over gewerkte uren
Bewerken en/of registreren van de gegevens in een geautomatiseerd systeem
Rappelleren van collega’s die niet tijdig gegevens hebben aangeleverd of ingebracht
Periodiek genereren van overzichten
Laten controleren van overzichten door betrokkenen
Onwaarschijnlijke uitkomsten signaleren en bespreken
Overzichten versturen naar belanghebbenden
Gebruikte documenten archiveren
Houdt administraties van kwantitatieve gegevens bij of controleert deze
Verzamelen en controleren gegevens die voor de administratie van de organisatie van belang zijn
(bijvoorbeeld voorraden, gebruik lease auto’s, kostendeclaraties)
Bewerken en/of registreren van de gegevens in een geautomatiseerd systeem
Rappelleren van collega’s die niet tijdig gegevens hebben aangeleverd of ingebracht
Periodiek genereren van overzichten
Laten controleren van overzichten door betrokkenen
Onwaarschijnlijke uitkomsten signaleren en bespreken
Overzichten versturen naar belanghebbenden
Gebruikte documenten archiveren
Instrueert collega's over het gebruik van administratieve systemen
Nieuwe medewerkers de werking van registratiesystemen uitleggen (zelf inbrengen of aanleveren
van gegevens en tijdsplanning daarvan)
Antwoord geven op vragen van collega’s m.b.t. gebruik of nut van registratiesystemen
Aandacht besteden aan collega’s die registratiesysteem verkeerd gebruiken
Op verzoek informatieve tekst schrijven voor schriftelijke communicatie over gebruik van
registratiesystemen
4
Beheert de kas
Kas openen
Ontvangen en betalen van geld en geldswaardig papier
Invullen van stortingsbewijzen, kwitanties, voorschotformulieren e.d
Deze bewijsstukken tekenen of laten tekenen
Controleren van parafen
Gebruiken van het kasregister
Kas afsluiten en saldo controleren
Overtollig kasgeld afstorten of aanvullend kasgeld ophalen
Kasstukken nummeren en archiveren
Verantwoording afleggen over de inhoud van de kas en kasverschillen melden
5