dagdraaiboek Draaiboek voor de uitvoering van het evenement

draaiboek
draaiboek
1. Een draaiboek is onmisbaar bij elk
evenement, zowel bij de voorbereiding
als tijdens het evenement.
2. Bij de voorbereiding omdat het maken
van een draaiboek het organiserend
comité dwingt zich het evenement van
minuut tot minuut voor de geest te
halen.
3. Tijdens het evenement, omdat het
draaiboek het belangrijkste houvast is
voor alle medewerkers en deelnemers.
draaiboek
“Het draaiboek” bestaat eigenlijk uit 4
stappen:
1. Het voorbereidingsdraaiboek (6
stappen)
2. Het dagdraaiboek
3. De uitvoering
4. De afronding en evaluatie
Voorbereidingsdraaiboek
1. Aanstellen
van een coördinator
•
2. Werkgroep maken
3. Succes criteria
4. Grote lijnen van het evenement
5. Plan van aanpak
6. Vrijwilligers werven
voorbereidingsdraaiboek
1. Aanstellen van een coördinator
Kwaliteiten:
•Problemen oplossen
•Grote lijnen uitzetten
•Iedereen enthousiast kunnen
maken
•Conflicten kunnen oplossen
voorbereidingsdraaiboek
2. Werkgroep maken
•Groep vormen
•Brainstormen
•Ideeën inbrengen
•Ideeën bespreken
•vaststellen
voorbereidingsdraaiboek
3. Succes criteria
• Mensen (medewerkers, vrijwilligers)
• Geld (inkomsten uitgaven)
• Accommodatie (geschikte ruimtes)
voorbereidingsdraaiboek
4. De grote lijnen van het evenement
• Wat voor evenement wordt het?
• Wat is het doel?
• Wanneer?
• Voor wie?
• Wie heeft de algemene leiding?
• Voldaan aan de succes criteria?
voorbereidingsdraaiboek
5. Plan van aanpak; Hoe kun je het doel
bereiken?
Taakverdeling maken = werkplanning
•
•
•
•
Welke activiteiten moeten er verricht
worden?
Wie is hiervoor verantwoordelijk?
Wanneer moet het af zijn?
Wat heb je er voor nodig?
voorbereidingsdraaiboek
Datum
Activiteit
Wie
Gereed Opmerking
op
1 sept
Vergunning
aanvragen
Peter
15 okt
1 sept
Accommodatie
vastleggen
Martijn
15 okt
15 sept
Uitnodiging maken
Erik
1 nov
15 sept
band
Peter
1 nov
1 nov
Wedstrijdschema
maken
Martijn
7 nov
voorbereidingsdraaiboek
Wat
Vergun
ning
Poster
Accom
modatie
Uitnodi
ging
wedstrijd
schema
5
4
3
2
1
weken weken weken weken week
Evene
Ment
voorbereidingsdraaiboek
6. Vrijwilligers werven en begeleiden
•
•
•
•
Hoeveel mensen heb je nodig?
Wat moeten ze kunnen, weten of
doen?
Wie vraag je?
Waar vind je vrijwilligers?
dagdraaiboek
Draaiboek voor de uitvoering van het
evenement (totaaloverzicht):
•Het programma
•Het draaiboek voor de medewerkers
•De materiaallijst
•Het wedstrijdschema
(Uitdaagsysteem,
poulesysteem, enz)
•Plattegrond, scorelijsten,
telefoonlijsten..
Het voorbereidingsdraaiboek
•Aanstellen van een coördinator
•Werkgroep maken
•Succes criteria
•De grote lijnen van het evenement
•Plan van aanpak
•Vrijwilligers werven en begeleiden
Het dagdraaiboek
•Het programma
•Dagdraaiboek medewerkers
•De materiaallijst
•Wedstrijdschema’s
•Omschrijving Activiteiten
•Plattegrond / scorelijst