Algemene Informatie - Leerlingenvervoer.nu

van vraag naar antwoord
Algemene Informatie
LEERLINGENVERVOER.NU
Optimaliseren proces aanvragen leerlingenvervoer
met unieke kennistechnologie
Arnhem, februari 2016
Kenmerk 9093
1. Managementsamenvatting
Wat doet het?
LEERLINGENVERVOER.NU
ondersteunt optimaal het gehele proces vanaf de aanvraag tot
en met het verzenden van de beschikking, bericht aan de vervoerders en
betalingsopdracht aan uw financiële administratie. LEERLINGENVERVOER.NU verzorgt:
1. De aanvraag
2. De beslissing
3. De beschikking
4. De vervoersopdracht
5. De uitbetalingsopdracht vergoedingen;
6. De opdracht tot facturatie eigen bijdragen.
De voordelen voor de ouders/aanvragers zijn:
Voordelen
voor de ouders
Voordeel
Toelichting
(aanvragers)
Alles altijd
online
Hergebruik
data
Direct
resultaat
Betere
aanvragen
 Aanvrager kan 24/7 online een aanvraag indienen.
 Bijlagen direct digitaal uploaden.
 Alle gegevens van de ouders en het kind die al in het
systeem bekend zijn, zijn desgewenst vooringevuld.
 Bij een herhaalaanvraag of tussentijdse wijziging geldt dit
voor alle vragen.
 Aanvragers krijgen direct een (voorlopige) conclusie te
zien.
Voordeel
Compleet, relevant
en correct
Verregaand
geautomatiseerd
Toelichting
dwingt af dat men alle relevante
vragen volledig en correct beantwoordt.
Op alle mogelijke punten is de aanvraagmodule
geautomatiseerd: bepalen dichtstbijzijnde passende
school, bepalen reisafstand, reistijd en kosten per
auto, fiets en openbaar vervoer, eigen bijdrage etc.
Het systeem past alle regels uit uw verordening(en)
altijd consequent toe en kan zo in het merendeel van
de gevallen geautomatiseerd een beslissing nemen.
LEERLINGENVERVOER.NU
Directe
(advies)beslissing
Efficiënter
proces
Voordeel
Flexibele
arbeidsinzet
Minder werk &
vervoer
Optimale ICT









Toelichting
Kennis van de regelgeving is niet meer nodig.
Geen piekbelasting meer.
Complete uitbesteding mogelijk.
Minder “loze” aanvragen.
Minder vragen en bezwaarprocedures.
Minder kinderen in het aangepast vervoer.
Automatische afstanden en tariefberekeningen
Automatische beschikkingen, betaal- en
vervoersopdrachten
Koppeling met zaaksysteem/DMS
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
1 van 14
2. Inleiding
Aanleiding
Elke gemeente voert de regeling leerlingenvervoer uit voor haar inwoners. Met
LEERLINGENVERVOER.NU is het mogelijk zowel de aanvragen als de afhandeling daarvan
verregaand automatiseren. Dat zorgt voor klantvriendelijk en klantgerichte
dienstverlening, veel efficiëntere processen en effectiever en eerlijker beleid.
Welke gemeente wil dit niet?
Impactive
Impactive ontwikkelt en beheert sinds 1997 tal van interactieve
kennistoepassingen rond de dienstverlening van de overheid. Daarmee is het
voor een burger of bedrijf beter en sneller te achterhalen wat de wettelijke
verplichtingen en kansen zijn en is de dienstverlening voor gemeenten en
andere overheidsinstellingen goedkoper te organiseren.
Impactive levert onder meer kennisintensieve “wizards” rond onderwerpen als
evenementen, activiteitenbesluit, (bijzondere) bijstand en uiteraard
leerlingenvervoer.
Forseti
Impactive werkt voor LEERLINGENVERVOER.NU nauw samen met Forseti, de specialist als
het gaat om alle uitvoerende aspecten van leerlingenvervoer: aanvragen
beoordelen, aanbestedingen organiseren etc.
Samen met Forseti kunnen we een complete outsourcing van uw
leerlingenvervoer aanbieden.
Vragen
Voor vragen over Leerlingenvervoer.nu kunt u contact opnemen met
[email protected] of 026-3706740
Leeswijzer
Deze informatie bestaat uit de volgende onderdelen
Onderwerp
1. Managementsamenvatting
2. Inleiding
3. Onze oplossing
4. Kenmerken Leerlingenvervoer.nu
5. Aanpassen aan uw gemeentelijke verordening
6. Overzicht van extra opties
Over Impactive
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
Zie Pagina
1
5
6
7
11
14
17
2 van 14
3. Onderdelen LEERLINGENVERVOER.NU
Inleiding
In dit hoofdstuk bespreken we de hoofdbestanddelen van
Hoofdonderdelen
Bij de uitvoering van het aanvraag en afhandelproces Leerlingenvervoer zijn er
twee hoofdtaken te onderscheiden. Voor beide taken hebben we in de
afgelopen jaren systemen ontwikkeld die naadloos op elkaar aansluiten. Het
gaat om:
Hoofdtak
Vaststellen recht
(Basismodule)
Beslissing, beschikking,
vervoersopdracht,
betalingsopdracht.
(Module zaakafhandeling)
LEERLINGENVERVOER.NU
Functie
 Bepalen of een ouder/verzorger voor
zijn/haar kind recht heeft op een
tegemoetkoming Leerlingenvervoer in de
vorm van een vergoeding of georganiseerd
vervoer.
 Automatisch bericht voorlopige beslissing aan
de aanvrager.
 Automatische dan wel stapsgewijze uitvraag,
te nemen definitieve beslissing en genereren
beschikking.
 Doorzetten van vervoersvraag aangepast
vervoer naar vervoerder.
 Bericht naar financiële administratie m.b.t.
uit te betalen of te factureren bedragen.
 Eventueel afwijkende beslissing op grond van
de hardheidsclausule.
LEERLINGENVERVOER.NU LEERLINGENVERVOER.NU
is een moderne interactieve “wizard” op basis van
kennistechnologie voor op uw website. Hiermee kunnen al uw inwoners,
instellingen of scholen vaststellen of er voor hun kind(eren) recht bestaat op
een tegemoetkoming in de kosten van het vervoer van en naar school: in geld of
in georganiseerd vervoer.
De belangrijkste onderdelen van LEERLINGENVERVOER.NU zijn:
Onderdelen
Bepalen recht
Aanvraag
Afhandeling
Beschikking
Functie
Alle regels van uw eigen gemeentelijke verordening(en)
zijn in het systeem opgenomen. Dit betekent dat in alle
gevallen het systeem al een adviesbeslissing kan
vaststellen en dit ook aan de aanvrager kan melden. Dit
scheelt veel loze aanvragen.
De papieren aanvraag kan met LEERLINGENVERVOER.NU helemaal
verdwijnen. Met één druk op de knop komt de aanvraag
en de (advies)beslissing (in PDF of XML-StUF) bij uw
gemeente binnen. Dit inclusief een adviesbeslissing en de
verantwoording daarvan.
Met de module zaakafhandeling is het mogelijk om de
arbitraire zaken te controleren. Denk aan het
classificeren van een onbekende school, beoordelen of
het kind wel of niet zelf met de fiets of het OV kan etc.
Op basis van de module zaakafhandeling kan het systeem
automatisch beschikkingen genereren, uiteraard in de
gewenste huisstijl.
Vervolg op volgende pagina
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
3 van 14
Onderdelen Leerlingenvervoer.nu, Vervolg
Leerlingenvervo
er.nu, Vervolg
Onderdelen
Route-info
Vervoersvorm
Vergoedingen
Beheertool
Koppelingen
Functie
bepaalt zelf de dichtstbijzijnde
passende school en de reistijd en kosten met fiets, auto
en openbaar vervoer. Hiervoor gebruiken we de realtime
informatie van de firma Falkplan/Andes (o.a. Easytravel)
en van Reisinformatiegroep 9292.
Het systeem bepaalt op grond van de regels uit de
verordening en verklaringen van de aanvrager op welke
passende vervoersvorm of vergoeding aanspraak bestaat.
Bij openbaar vervoer checkt LEERLINGENVERVOER.NU
automatisch of dit beschikbaar is en qua reisduur passend
is.
Het systeem checkt op drempelafstand en stelt
automatisch het vergoedingsbedrag en de eventuele
eigen bijdragen vast.
In een webbased beheertool kunt u alle ingediende
aanvragen overzien en van een status voorzien.
De data van LEERLINGENVERVOER.NU kunt u eenvoudig in andere
systemen hergebruiken. Dat kan standaard in PDFformaat of in diverse XML-formaten waaronder StuF.
Daarmee is de mogelijkheid tot koppeling met uw
zaaksysteem, DMS of administratieve toepassing
gegarandeerd. Andersom kan LEERLINGENVERVOER.NU putten uit
externe bronnen zoals een gegevensmagazijn, een
scholendatabase of een leerlingenadministratie.
LEERLINGENVERVOER.NU
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
4 van 14
4. Kenmerken LEERLINGENVERVOER.NU
Inleiding
is een intelligent interactief script op het web (SaaS: Software
as a Service) waarmee ouders, scholen en instellingen snel kunnen vaststellen of
er voor een kind recht is op een vergoeding voor leerlingenvervoer. Het script
stelt vast of dit recht bestaat en in welke vorm de gemeente de vergoeding
levert: via een financiële vergoeding of door het organiseren van het vervoer.
Ook stelt LEERLINGENVERVOER.NU de eigen bijdrage vast. Daarna kan men de aanvraag
digitaal bij de gemeente indienen.
In de hoofdstuk bespreken we alle kenmerken van dit unieke script.
Doel
Het script is te gebruiken door iedereen die over een internetverbinding
beschikt. Hiermee kunnen zowel potentiële aanvragers als medewerkers van
scholen, instellingen en de gemeente het gebruiken. Het script heeft de
volgende doelen:
LEERLINGENVERVOER.NU
Doel
Vaststellen recht op
vergoeding.
Beoordelen aanvragen.
Vervangen papieren
aanvraag.
Automatiseren
afhandeling.
Hoogwaardige
managementinformatie.
Besparingen
Toelichting
Het script biedt klantspecifieke informatie voor
de aanvrager over het recht op een
tegemoetkoming of verzorgd vervoer.
Het script is een hulpmiddel voor de gemeente
bij het beoordelen van de aanvragen.
Het script kan de papieren werkwijze compleet
vervangen.
In meer dan 80% van de gevallen kan het script
direct een eindconclusie trekken en is een
menselijk oordeel niet meer nodig of voert de
gemeente achteraf een (steekproefsgewijze)
controle uit.
In de maximaal 20% overige gevallen ontvangt de
gemeente een adviesbeslissing met daarbij een
overzicht van de paar onderdelen uit de
aanvraag die de gemeente nog moet beoordelen.
Door de gedetailleerde uitvraag is relevante
beleidsinformatie beschikbaar.
Impactive is er van overtuigt dat het script Leerlingenvervoer u tijd en kosten
gaat besparen. Een besparing van 30% van de uitvoeringskosten is in vrijwel elke
situatie haalbaar en dit kan oplopen tot meer dan 75%.
Uit de praktijk bij onze huidige klanten blijkt dat men een veelvoud van deze
besparing behaalt doordat het systeem onverkort alle regels van de verordening
toepast, wat tot heden steevast leidt tot minder kinderen in het vervoer en
minder kinderen in het dure taxivervoer.
U realiseert dus waarschijnlijk een forse bezuiniging, zonder dat u uw beleid
daarvoor hoeft aan te passen.
Vervolg op volgende pagina
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
5 van 14
Kenmerken Leerlingenvervoer.nu, Vervolg
Onderdelen
Het script Leerlingenvervoer bestaat uit de volgende onderdelen:
Onderdeel
Vragenlijst
Voorlopige
conclusie
Aanvraag
indienen
Adrescontrole
Afstandscontrole
Heropenen
Beheertool
Functie
Aanvragers beantwoorden in LEERLINGENVERVOER.NU zo’n 20-40
eenvoudige vragen, steeds afhankelijk van de situatie. Op de
achtergrond zijn 300 verschillende vragen beschikbaar. De
intelligentie van de toepassing bepaalt wanneer welke vraag
relevant is.
De logica van de opgenomen beslisregels is gebaseerd op de
nieuwste modelverordening van de VNG en is op veel
aspecten eenvoudig aan de gemeentelijke situatie aan te
passen (zie hierna).
Aan het einde van de anonieme vragenlijst toont het script
een voorlopige conclusie: wel of geen recht en zo ja welke
vervoersvorm, welke vergoeding en welke eigen bijdrage.
Hierdoor weet de aanvrager al vóór het indienen wat hij/zij
kan verwachten. Dit voorkomt ook aanvragen die de
gemeente moet afwijzen.
Overigens kan men bij afwijzing door LEERLINGENVERVOER.NU altijd
toch een aanvraag doen, bijvoorbeeld met een beroep op de
hardheidsclausule.
De aanvrager kan zijn aanvraag digitaal indienen. Via een
mailbericht of DigiD (optioneel) moet hij de aanvraag
bevestigen. Bij de gemeente komt deze zowel binnen als PDF
en als XML. De aanvrager kan zijn aanvraag downloaden. Alle
betrokkenen krijgen per mail een bevestiging van de
ingediende aanvraag met de aanvraag zelf als bijlage.
Op basis van postcode en huisnummer stelt het script
automatisch de adresgegevens vast. Ook is zo sluitend vast
te stellen of de aanvrager of het kind daadwerkelijk in de
gemeente woont. Hiervoor gebruiken we een externe
postcodewebservice.
Het script kan op basis van externe webservices automatisch
en objectief de relevante kilometerafstanden berekenen. Dit
maakt het aanvragen een stuk eenvoudiger en de gemeente
hoeft de aanvraag hier niet meer op te controleren.
LEERLINGENVERVOER.NU berekent zowel de afstanden per fiets, auto
als openbaar vervoer. Dit geldt ook voor het aantal zones OV
en de reisduur per auto en OV. Daarnaast bepaalt
LEERLINGENVERVOER.NU de dichtstbijzijnde passende school. Deze
afstand is de norm voor de toe te kennen vergoeding.
Een aanvrager kan op elk moment in het traject het script
onderbreken en later verder gaan. Hiervoor is een
bewaaroptie opgenomen. Ook als de aanvraag al is
ingediend, is dit mogelijk maar dan werkt het script met een
kopie van de aanvraag, zodat deze de oorspronkelijke
aanvraag niet overschrijft.
Standaard is deze optie beperkt tot een periode van zes
weken. Verlenging hiervan is tegen meerkosten mogelijk. Te
denken valt aan het heropenen van de aanvraag van het jaar
ervoor of het doorgeven van correcties.
Online omgeving met overzicht en alle detailinformatie van
alle aanvragen. (Zie hierna).
Vervolg op volgende pagina
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
6 van 14
Kenmerken Leerlingenvervoer.nu, Vervolg
Beheertool
De beheertool is het instrument waarmee u alle ingediende aanvragen kunt
bekijken en van een status voorzien. Hiermee is het voor u mogelijk om de
gehele aanvraag digitaal af te handelen en hebt u geen andere
afhandelsystemen nodig.
In de beheertool zijn de volgende aspecten direct zichtbaar:
Onderdeel
Gegevens
aanvrager
Ontvangstdatum
Kenmerk
Bevestigd door
Aanvrager
Status
Naam kind
School
Adviesbeslissing
Beslissing bij
toepassing regels
Afwijkende
beslissing
Tabel aanvraag
Tabel aanvrager
Tabel kind
Tabel reisgegevens
Tabel resultaat
Vervoersverzoek
Betaalverzoek
Beschikking
Bijlagen
Opmerkingen
Aanvraag
Functie
Naam en adres van de aanvrager en diens BSN-nummer,
telefoonnummer en emailadres.
Datum waarop de aanvraag digitaal is ingediend
Uniek nummer van de aanvraag. Dit kent
LEERLINGENVERVOER.NU automatisch toe.
De aanvraag is wel/niet door de aanvrager via de link in
het mailbericht bevestigd.
Keuze uit: Ontvangen, In behandeling, Toegekend,
Toegekend afwijkend, Afgewezen of Vervallen.
Naam van de leerling, inclusief geboortedatum en BSNnummer.
De school waar de leerling naar toe gaat c.q. de school
waarvoor recht op een vergoeding geldt.
De voorlopige uitkomst op grond van de aanvraag.
De beslissing na beoordeling binnen de regels uit
verordening en beleidsregels.
Eventuele afwijkende beslissing, bijvoorbeeld toepassing
van de hardheidsclausule.
Detailgegevens van de aanvraag.
Detailgegevens van de aanvrager.
Detailgegevens van het kind en de school.
Detailgegevens van de reis: afstanden, reisduur, kosten
per modaliteit.
Detailgegevens van vergoedingen en inhoudingen van
resp. adviesbeslissing, beoordeling op grond van de
regels en eventuele afwijkende beslissing. Bij een
afwijkende beslissing legt LEERLINGENVERVOER.NU tevens de
meer- of minderkosten vast.
Het verzoek als verzonden naar de vervoerder.
De uitbetalings- of factureringsopdracht aan de
financiële administratie.
Een link naar de PDF van de beschikking.
Link naar de bijlagen (geüpload door de aanvrager dan
wel toegevoegd door de postkamer resp. de
behandelaar).
Vrije tekst, in te vullen door de behandeld ambtenaar.
De aanvraag resp. de beoordeling in PDF (en/of XML) om
te lezen of te downloaden.
Het XML-formaat is bedoeld om koppelingen met zaaksystemen of andere
afhandeltoepassingen mogelijk te maken. Een directe automatische koppeling
met een zaaksysteem is mogelijk maar valt buiten het standaard-abonnement.
Vervolg op volgende pagina
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
7 van 14
Kenmerken Leerlingenvervoer.nu, Vervolg
Module zaakafhandeling
De module Zaakafhandeling faciliteert het nemen van de definitieve beslissing
op de aanvraag door de arbitraire aspecten van de aanvraag stapsgewijs voor te
leggen en eventuele afwijkende beslissingen direct door te rekenen.
Het eindresultaat is een automatisch gegenereerde beschikking.
De module Zaakafhandeling kent de volgende aspecten en mogelijkheden:
Onderdeel
Samenvatting
Aanvraag
Contactgegevens
Adviesbeslissing
Alternatieve
beslissingen
Te beoordelen
aspecten
Uitvraag
beslissing
Argumentatie
Genereren
beschikking
Bericht naar
vervoerder
Bericht naar
financiële
administratie
Functie
Overzicht van de voor de beslissing relevante
aanvraaggegevens
Alle gegevens van de aanvraag, inclusief PDF en digitale
bijlagen
Contactgegevens van de aanvrager, om snel te kunnen
bellen of mailen
De door het systeem op basis van de door aanvrager
ingevulde antwoorden en het daarop toepassen van de
verordening en beleidsregels, automatisch gegenereerde
adviesbeslissing. Hierbij toont LEERLINGENVERVOER.NU tevens de
toe te kennen vervoersvorm en/of uit te betalen bedragen
en te innen eigen bijdragen.
Een overzicht van alle mogelijk te nemen alternatieve
beslissingen en hun consequenties.
Een overzicht van de resterende door de behandelend
ambtenaar te beoordelen aspecten van de aanvraag om tot
een definitieve beslissing te kunnen komen.
Dit zijn uitsluitend de zaken die het systeem niet objectief
heeft kunnen vaststellen en de eventuele extra
opmerkingen die de aanvrager heeft gemaakt.
Een systematische stapsgewijze uitvraag van
beslisaspecten die gezamenlijk leiden tot de definitieve
eindconclusie. Bij een afwijkende beslissing rekent
LEERLINGENVERVOER.NU deze volledig opnieuw door en toont
direct de toe te kennen vervoersvorm, de toe te kennen
bedragen en te innen eigen bijdragen.
Het systeem genereert automatisch de argumentatie voor
de beslissing. Desgewenst kan de medewerker die de
aanvraag behandelt nog een vrij invulbare aanvullende
toelichting of uitleg bij de beslissing invoeren.
LEERLINGENVERVOER.NU genereert automatisch de complete
beschikking inclusief beslissing, argumentatie, eigen
toelichting en verwijzingen naar de verordening.
LEERLINGENVERVOER.NU maakt hiervan een PDF compleet
opgemaakt in uw huisstijl en optioneel voorzien van een
handtekening.
Als de beslissing op de aanvraag een toekenning aangepast
vervoer inhoudt, kan er vanuit het systeem automatisch
een bericht naar de vervoerder gaan met het verzoek het
kind in de vervoersplanning op te nemen.
Als de beslissing inhoudt dat de gemeente een vergoeding
verstrekt en/of een eigen bijdrage moeten, kan er vanuit
het systeem automatisch een bericht naar de financiële
administratie gaan met het verzoek tot uitbetaling of
facturering. Uiteraard onder bijvoeging van de PDF’s van
aanvraag en beschikking als onderliggende bewijsstukken.
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
8 van 14
5. Aanpassen aan uw gemeentelijke verordening
Inleiding
LEERLINGENVERVOER.NU
Configuratie
Op o.a.de volgende punten kunt u
is gebaseerd op de nieuwste modelverordening van de VNG. Op
zo’n 60 aspecten met 100 variabelen kunt u uw eigen verordening in
LEERLINGENVERVOER.NU zonder meerkosten opnemen. Impactive zal u daarbij assisteren
en adviseren. Deze configuratie kunt u desgewenst zelf op elk moment op de
beheerwebsite bijwerken.
Algemeen
 Gemeentenaam
 Postadres
 Contactgegevens
 Openingstijden
 Schriftelijk indienen
mogelijk
 Testfase
 Tijdelijk bericht testfase
 E-mailadres testfase
 Volgt modelverordening
 Gebruikte routeplanner
 Gebruikte route-optie
 Toestemming inzage
(medische) gegevens vereist
 Duur beslistermijn
 Aanvraag dit jaar toegestaan
 Aanvraag volgend jaar
toegestaan
 Verordening vastgesteld
 Bedragen vastgesteld
LEERLINGENVERVOER.NU



















zelf configureren:
Aanvraagmodule
Start indienperiode
Einde indienperiode
Drempelafstanden
Drempelbijdragen
Inkomensgrens drempelbijdrage
Max aantal kinderen bijdrage
Kortingen drempelbijdragen
Vrijstelling drempelbijdrage
Inkomensafhankelijke bijdrage
Inkomenscategorieën
Bijdrage bedragen
Leeftijdsgrens fiets/OV
Maximum reistijd OV
Min reistijdverkorting EV
Jaarvergoedingsbedragen
Opmerkingenveld toevoegen
Aanpassen scholenlijst
Adresgegevens scholen in scholenlijst
Diverse specifieke toelichtende teksten
Periode
Alle configuraties kunt per schooljaar instellen. Zo kunt u tijdig de wijzigingen
in de verordening of beleidsregels voor het nieuwe schooljaar in
LEERLINGENVERVOER.NU opnemen. Bij aanvragen voor het nieuwe schooljaar kiest
LEERLINGENVERVOER.NU automatisch voor de nieuwe configuratie.
Scholenlijst
Om het gebruiksgemak van LEERLINGENVERVOER.NU te vergroten en het aantal fouten te
beperken, voert u zelf in de meest voorkomende scholen in. Hierdoor hoeft het
script aan de aanvrager geen vragen te stellen over onderwijsniveau,
onderwijssoort, specialisatie, signatuur en adresgegevens van de school.
Bovendien kan LEERLINGENVERVOER.NU dan automatisch de dichtstbijzijnde school van
het juiste type bepalen. Uiteraard bevat het script ook een optie indien een kind
naar een andere school gaat dan die in de lijst zijn opgenomen. Later kunt u
deze extra school met een druk op de knop aan de scholenlijst toevoegen. Zo
ontstaat een zelf-lerend systeem.
Op uw verzoek kan Impactive ook uw bestaande scholenlijst (in Microsoft Excelformaat), mits gecompleteerd met de gegevens over signatuur en doelgroepen
per school, importeren.
Vervolg op volgende pagina
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
9 van 14
Aanpassen aan uw gemeentelijke verordening, Vervolg
Logica
uitbreiden
Als u de achterliggende logica van LEERLINGENVERVOER.NU wilt aanpassen dan vergt dat
vrijwel altijd extra maatwerk. Dan gaat het bijvoorbeeld om het toevoegen van
meer of andere criteria dan die in de VNG modelverordening staan. Graag
adviseert Impactive u hierin. Soms kan een kleine maatwerkopdracht uw wens
vervullen. Ook komt het regelmatig voor dat gemeenten gezamenlijk een
aanpassing voorstellen.
Om dat laatste te stimuleren, organiseert Impactive jaarlijks een gebruikersdag
voor gemeenten die met het systeem werken. De bedoeling is dat dit
gebruikersoverleg prioriteiten bepaalt voor nieuwe functionaliteiten in of
uitbreidingen op LEERLINGENVERVOER.NU.
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
10 van 14
6. Overzicht van extra opties
Inleiding
Impactive kan binnen en rond LEERLINGENVERVOER.NU tal van extra onderdelen en
adviezen bieden. Onderstaande tabel geeft hiervan een aantal voorbeelden .
Standaard
De standaard onderdelen van LEERLINGENVERVOER.NU zijn:
Onderdeel
Toelichting
Leerlingenvervoer.nu
De standaard geleverde aanvraagmodule van
LEERLINGENVERVOER.NU als beschreven in hoofdstuk 5 van
aanvraagmodule
deze offerte: de digitale aanvraag inclusief
adviesbeslissing met type vervoer, te betalen
vergoedingen en te innen eigen bijdragen.
Module
De standaard geleverde module, als beschreven in
Zaakafhandeling
hoofdstuk 5, die de afhandeling van de aanvraag
automatiseert, arbitraire zaken ter beoordeling
voorlegt en automatisch een beschikking
genereert. Daarnaast kan het systeem
automatisch berichten versturen naar de financiële
administratie (uitbetalingen, facturatie) en de
vervoerder (opnemen vervoersvraag in het
vervoer).
Extra modules
De belangrijkste uitbreidingen en extra dienstverlening rond
zijn:
Module
Authenticatie
d.m.v. DigiD
Toekennen per
dagdeel
Ouders die niet
in begeleiding
kunnen voorzien
LEERLINGENVERVOER.NU
Toelichting
Standaard vindt authenticatie van de aanvraag plaats
door middel van een emailbevestiging. Het is ook
mogelijk in plaats hiervan de aanvrager d.m.v. DigiD te
laten inloggen. Impactive informeert u graag over de
verschillende mogelijkheden en de voor- en nadelen
daarvan.
Standaard kent LEERLINGENVERVOER.NU een aanvraag toe óf
wijst deze af. Komt men slechts voor een deel van de
aangevraagde dagdelen in aanmerking dan kan men
daarvoor een nieuwe aanvraag indienen.
Als optie is het ook mogelijk dat de behandelaar de
mogelijkheid krijgt een deel van de aangevraagde
dagdelen toe te kennen;
De nieuwe wet Passend Onderwijs schrijft voor dat de
gemeente bij de beoordeling rekening moet houden met
situaties waarin de ouder redelijkerwijs niet in de
begeleiding van het kind kan voorzien. Om te voorkomen
dat ieder ouder zich hierop gaat beroepen, is dit
standaard niet in het script opgenomen, maar dient men
in bijzondere individuele gevallen een beroep te doen op
de hardheidsclausule.
Als optie is het mogelijk, mits u daarvoor voldoende
objectieve criteria heeft opgesteld, dit geautomatiseerd
te bepalen en op de uitkomst toe te passen.
Vervolg op volgende pagina
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
11 van 14
Overzicht van extra opties, Vervolg
Extra modules,
Vervolg
Module
Alternatieve
ophaal- of
afleveradressen
Extra uitvraag
aangepast vervoer
Koppeling met
Go-OV
Koppeling met
Smartwheels en
Smartfact
Koppelen
Koppeling
mid-office/
zaaksysteem
Toelichting
Als u in uw beleid heeft opgenomen dat ook afwijkende
ophaal- en afleveradressen zijn toegestaan, dan kunt u
dit extra laten uitvragen. LEERLINGENVERVOER.NU neemt de
uitkomst dan ook per dagdeel gedetailleerd in het
vervoersverzoek aan de vervoerder op.
Desgewenst kunt u extra uitvraag laten opnemen voor
gegevens die voor het aangepast vervoer en daarmee
voor de vervoerder relevant zijn.
Impactive werkt samen met Go-OV die een dienst
aanbiedt die voorziet in begeleiding van mensen met
een beperking in het openbaar vervoer, door middel van
een “app” op een smartphone in combinatie met
instructies vanuit een centrale. Dit biedt ook
interessante nieuwe mogelijkheden voor het
leerlingenvervoer. Mogelijk zijn er kinderen die nu met
de taxi gaan omdat ze niet zelfstandig kunnen reizen of
omdat hun ouders niet in de begeleiding kunnen
voorzien, die met deze voorziening wél met openbaar
vervoer kunnen reizen. Eventuele belangstelling voor
deze oplossing kunnen ouders dan direct bij de aanvraag
opgeven en zich eventueel al, op grond van criteria,
hiervoor aanmelden.
Daar waar LEERLINGENVERVOER.NU stopt (beschikking,
vervoersverzoek, betaalopdracht) gaat Smartwheels en
Smartfact van Efco verder (planning vervoer, beheer
mutaties, klachtenafhandeling, factuurcontrole). Bij het
afsluiten van een abonnement op dit systeem zorgen
beide bedrijven voor een koppeling tussen beide
systemen en heeft u de gehele keten van aanvraag tot
en met factuurcontrole optimaal geautomatiseerd.
We kunnen tal van koppelingen maken met andere
systemen. Het gaat hierbij ten eerste om het ophalen
van data uit brontoepassingen (leerlingendatabase,
leerplichtadministratie, GBA). Ten tweede om het
uitwisselen van het resultaat met afhandelsystemen
(midoffice, zaaksystemen, vervoerder, administratie).
Een koppeling met uw mid-officie of zaaksysteem is
altijd mogelijk als dit systeem XML-berichten kan
ontvangen of met webservices kan werken, hetgeen bij
alle moderne systemen het geval is.
Als u kiest voor het behandelen van de aanvragen in
onze module Zaakafhandeling, zijn relevante
koppelingen:
1) Een bericht naar uw zaaksysteem dat er een
aanvraag in ontvangen en in behandeling is
genomen (onder bijvoeging van de PDF van de
aanvraag en de geüploade bijlagen);
2) Een bericht naar uw zaaksysteem dat er een
beslissing is genomen en een beschikking is gemaakt
of ook al verzonden (onder bijvoeging van de PDF
met beslissing en beschikking).
Vervolg op volgende pagina
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
12 van 14
Overzicht van extra opties, Vervolg
Extra diensten
Impactive kan samen met haar partners u op de volgende aspecten
ondersteunen:
Onderwerp
Aanpassen
verordening
Optimalisatie
werkproces
Outsourcing
afhandelen
aanvragen
i.s.m. Forseti
Proefdraaien en
evalueren
Externe
communicatie
Persoonsgebonden
budget (PGB)
Toelichting
Onze ervaring leert dat het werken met het script
Leerlingenvervoer op enig moment leidt tot wensen
omtrent het aanpassen van de eigen verordening.
Bijvoorbeeld doordat inconsistenties aan het licht komen
of omdat de verordening op sommige punten te complex
is om nog uitvoerbaar te kunnen zijn. Impactive en haar
partners adviseren hier graag over.
Door het gebruik van het script Leerlingenvervoer
verandert hoe dan ook de werkwijze van afhandeling.
Impactive kan adviseren over het verder optimaliseren
van het werkproces
Onze samenwerkingspartner Forseti kan, al dan niet
tijdelijk c.q. ter overbrugging, volledig de afhandeling
van aanvragen voor u verzorgen. U hoeft slechts een link
op uw website te plaatsen en de medewerkers van Forseti
kunnen m.b.v. Leerlingenvervoer.nu op afstand de
aanvragen compleet afhandelen, desgewenst inclusief het
aannemen en afhandelen van telefoontjes namens de
gemeente, contact met de vervoerder en het verzenden
van de beschikkingen op briefpapier van de gemeente.
Het is mogelijk om in een testfase (een steekproef van)
alle aanvragen van het afgelopen jaar in het script in te
voeren om te kijken wat de verschillen in beoordeling zijn
en wat het overall resultaat is. Impactive kan dit traject
uitvoeren en/of begeleiden.
Impactive kan i.s.m. Forseti adviseren over de
communicatie met ouders voordat dat LEERLINGENVERVOER.NU op
uw website komt te staan.
Mogelijkheid om in plaats van aangepast vervoer een
bedrag uit te keren waarmee de ouders zelf (al dan niet
collectief) het vervoer kan inkopen. Hiermee biedt u de
ouders meer vrijheid van handelen en hoeft de gemeente
het vervoer niet meer aan te besteden.
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
13 van 14
Over Impactive
Impactive
Impactive ontwikkelt en beheert sinds 1997 tal van interactieve
kennistoepassingen rond de dienstverlening van de overheid. Daarmee is het
voor een burger of bedrijf beter en sneller te achterhalen wat de wettelijke
verplichtingen en kansen zijn en is de dienstverlening voor gemeenten en
andere overheidsinstellingen goedkoper te organiseren.
Uitgangspunt van Impactive is dat de overheid een grote kennisverwerkende
industrie is. Door die core business centraal te stellen, kan de overheid haar
taken veel beter vervullen.
Impactive
Wizards
Impactive ontwikkelt op basis van kennistechnologie zogenaamde wizards
waarmee complexe overheidsdienstverlening 100% digitaal kan verlopen.
Onderwerpen zijn onder meer: Leerlingenvervoer, (Bijzondere) bijstand en
Evenementen.
Impactive
Kennisbank
Na in 1999 in opdracht van het Overheidsloket2000 de eerste VIND
productencatalogus te hebben gebouwd, heeft Impactive daarna OPUS PDC
gerealiseerd. Met toevoeging van de Vraag-Antwoord-Combinaties, de KCCscripts en complete advies- en beslissingssystemen is dit uitgegroeid tot de
omvangrijke Impactive Kennisbank.
Milieu
Impactive verzorgt sinds 2006 in opdracht van het ministerie van Infrastructuur
en Milieu de Activiteitenbesluit Internet Module (AIM zie
https://www.aimonline.nl). Dit is bij vrijwel elke gemeente in gebruik.
Klanten
Impactive (heeft ge)werkt voor onder meer dan 150 gemeenten, de ministeries
van Binnenlandse Zaken, Economische Zaken, Infrastructuur en Milieu,
Agentschap NL, ICTU, Rijkswaterstaat etc.
LEERLINGENVERVOER.NU is onder meer in gebruik bij de gemeenten Oirschot, Haarlem,
Capelle aan den IJssel, Rijssen-Holten, Valkenswaard, Hellevoetsluis, Zaanstad,
Nijmegen, Tiel.
Overal inpasbaar De producten en diensten van Impactive zijn bedoeld ter ondersteuning van de
gemeentelijke dienstverlening. Onze producten vormen een onderdeel van de
dienstverleningsketen. Impactive is leveranciersonafhankelijk. Dat betekent dat
we met alle leveranciers koppelingen realiseren op basis van de bekende
standaarden als Webservices XML en StUF en sluiten hiermee aan op de
toepassingen van alle gangbare leveranciers.
Kennisbeheer
Impactive vertaalt kennis uit wetten, besluiten en procedures naar voor de
burger toegankelijke en begrijpelijke informatie over de gewenste
dienstverlening. Onze redactie houdt continu alle relevante wijzigingen in weten regelgeving bij zodat alle modules van de Impactive Kenniscollectie altijd
actueel zijn.
Algemene informatie LEERLINGENVERVOER.NU | Impactive
14 van 14
impactive | Vossenstraat 6 - 6811 JL Arnhem | Postbus 701 - 6800 AS Arnhem
telefoon 026 3 706 740 | e-mail [email protected] | web www.impactive.nl
IBAN NL25 RABO 0356.3583.99 | KvK 62325930 | btw NL 171.693.036.B.03