B4 Financiële richtlijnen - Bisdom `s

Het bestuur van de nieuwe parochie
is verantwoordelijk
voor de financiën van de nieuwe parochie.
a. Het vermogen van de parochie ontstaat door samenvoeging van alle vermogensbestanddelen
van de voormalige parochies.
b. Het bestuur werkt met een begroting, die minimaal twee maanden voorafgaand aan het
boekjaar is vastgesteld en uiterlijk een maand voorafgaand aan het boekjaar ter goedkeuring
is voorgelegd aan de bisschop.
De goedgekeurde begroting strekt tot grondslag voor het geldelijk beheer over het komende
jaar.
c. Het bestuur stelt voor 1 mei de jaarrekening van het afgelopen jaar vast, ter verantwoording
van het financieel beheer en legt deze ter goedkeuring voor aan de bisschop. Deze
goedkeuring strekt tot decharge.
d. Het verlenen van opdrachten aan, het afsluiten van contracten met en het aangaan van
(financiële) verplichtingen ten opzichte van derden is voorbehouden aan het bestuur
(overeenkomstig AR art.51).
e. Fondsen en voorzieningen kunnen uitsluitend worden ingesteld en beheerd door het bestuur.
f. Machtigingen t.b.v. uitvoeringswerkzaamheden voor groot onderhoud, restauratie en overige
zaken worden door het bestuur aangevraagd bij het bisdom (overeenkomstig AR art. 53 en
54).
Namens het bestuur is de penningmeester de eerstverantwoordelijke voor het beheer van en het
voeren van de administratie over de financiële middelen (zie AR art. 57).
1. Voor de functie van penningmeester dient gezocht te worden naar kandidaten die alle
financiële taken van een grote parochie goed kan overzien en goed kan managen. De persoon
in kwestie hoeft niet per se zelf de administratie te doen, evenwel hij dient de zaak zodanig
te kunnen organiseren dat een en ander op een adequate wijze wordt uitgevoerd hetzij met
vrijwilligers (bij voorkeur) hetzij met betaalde krachten.
De taken en bevoegdheden van de penningmeester zijn aangegeven in het Algemeen
Reglement, art. 57 en kunnen als volgt worden samengevat:
a. het (doen) voeren van de totale administratie: de financiële- kerkleden- en eventueel
begraafplaatsadministratie middels een geautomatiseerd systeem (Navision);
b. het opzetten van financiële resultatenoverzichten per kwartaal in vergelijking met de
begrote cijfers en de werkelijke cijfer van vorig jaar
c. het opstellen van de financiële begroting van het nieuwe boekjaar;
d. het opstellen van de jaarrekening (resultatenrekening en balans);
e. zorg dragen voor een verantwoord beheer van de beleggingen;
f. contact met het personeel van de parochie inzake arbeidsvoorwaarden;
g. contact met de externe instanties als o.m. UVW en belastingdienst;
B4 FINANCIËLE RICHTLIJNEN
B4 FINANCIËLE RICHTLIJNEN
3. De administratieve organisatie moet van meet af aan gedegen worden opgezet. Dit houdt
onder meer in dat:
a. Het bestuur opent vanaf het begin één betaalrekening op naam van de nieuwe parochie,
welke door de penningmeester wordt beheerd.
Het bestuur regelt volgens het Algemeen Reglement de tekenbevoegdheid bij de bank
met toepassing van de volgende regels: de penningmeester is
 Alleen bevoegd tot het doen van betalingen tot een bedrag van € 10.000, Bevoegd samen met de (vice)voorzitter óf secretaris tot het doen van betalingen vanaf €
10.000,- maar kleiner dan € 100.000, Bevoegd samen met (vice)voorzitter én secretaris tot het doen van betalingen van €
100.000,- of hoger.
b. De bestaande collecterende bankrekeningen van de ‘oude’ parochies kunnen worden
gehandhaafd doch zullen door het bestuur op naam van de nieuwe parochie moeten
worden gezet.
Deze collecterende bankrekeningen zullen onder meer gebruikt worden voor het storten
van de kerkbijdragen in het kader van de Actie Kerkbalans.
De Actie Kerkbalans zal kunnen worden georganiseerd door de bestaande werkgroepen
onder leiding van de fungerend penningmeester van de nieuwe parochie.
Voorts zullen betreffende rekeningen ook gebruikt worden voor het overmaken van
gelden ten behoeve van misintenties en andere verleende diensten.
Ten slotte zullen op deze rekeningen de collectegelden gestort worden.
B4 FINANCIËLE RICHTLIJNEN
2. Vanaf het begin van de nieuwe parochie moet het streven erop gericht zijn om de
administraties van de ‘oude’ parochies samen te smelten tot één administratie. Hiervoor zou
maximaal zes maanden de tijd kunnen worden genomen om dit voor te bereiden en te
effectueren (overgangsperiode). De overgang naar één administratie vindt altijd plaats, al dan
niet met terugwerkende kracht, vanaf het begin van een kalenderjaar.
Hierbij kan slechts gebruik gemaakt worden van één geautomatiseerd systeem te weten de
financiële module van Navision.
Er is in de afgelopen jaren door de bisdommen zeer veel geld in dit systeem geïnvesteerd
zodat optimaal van dit systeem gebruik moet worden gemaakt.
Het systeem biedt de mogelijkheid om de ledenadministratie te voeren en ook de financiële
administratie. Binnenkort zal ook de module voor begraafplaatsadministratie beschikbaar
komen. De verschillende administraties worden binnen hetzelfde systeem uitgevoerd en
daarbij kan meerdere keren van dezelfde basisgegevens gebruik worden gemaakt.
In de financiële module kan men zowel aan de inkomstenkant als aan de uitgavenkant via de
kostenplaatsmethodiek (dimensies) zicht blijven houden op het financiële reilen en zeilen
van de voormalige parochies.
Het grote voordeel van Navision is dat het een uniform systeem is waarbij op verschillende
plaatsen kan worden ingelogd. Men hoeft op lokaal niveau geen tijd meer te besteden aan
beheerszaken en de financiële gegevens kunnen digitaal aan het bisdom worden aangeleverd.
4. In de administratie zullen de inkomsten van de verschillende ‘oude’ parochies onderscheiden
worden geregistreerd.
Dit zal met name gebeuren met betrekking tot de kerkbijdragen (de gezins- of
parochiebijdragen), de bijdragen voor speciale diensten als huwelijken en uitvaarten en de
stipendia en de collecten.
Het is gewenst dat de stipendia voor de kerkelijke diensten van begin af aan door het bestuur
worden geharmoniseerd naar de adviestarieven voor het bisdom.
Het bisdom kent geen adviestarieven voor dopen en vormen. Het is bekend dat er in veel
parochies wel vergoedingen in rekening worden gebracht voor de onkosten die er mee
samenhangen. Ook deze zaken zullen door het bestuur moeten worden geüniformeerd? De
opbrengsten zullen worden onderscheiden voor de verschillende kerken
Ook de opbrengsten van kaarsen voor de verschillende kerken zullen we blijven
onderscheiden
Voor zover er begraafplaatsen zijn in de parochies zullen ook de inkomsten van grafrechten
van de verschillende kerkenhoven van de ‘oude’ parochies onderscheiden worden evenals de
voorziening grafrechten. Bij nieuwe begravingen worden de opbrengsten uit grafrechten en
vergoedingen voor onderhoudskosten toegevoegd aan de bestaande voorziening grafrechten.
Elk jaar valt een evenredig gedeelte vrij ten gunste van de exploitatie (opbrengst
B4 FINANCIËLE RICHTLIJNEN
c. Alle overige bankrekeningen van de ‘oude’ parochies dienen door het bestuur te worden
opgeheven.
d. Het bestuur informeert vanaf het begin alle leveranciers dat men de facturen moet sturen
naar de administratie op het adres van de nieuwe parochie (één centraal punt).
Op deze plaats zullen alle facturen dienen te worden geregistreerd en ingeboekt.
De autorisatie (goedkeuring voor betaling) van de facturen moet volgens de geëigende
procedures worden opgezet en afgewikkeld. Dit betekent dat het mogelijk noodzakelijk is
dat facturen, bijvoorbeeld betrekking hebbend op het onderhoud van een bepaalde kerk,
aangeboden moeten worden ter fiattering aan een bepaalde persoon op de locatie van
betreffende kerk. De facturen die door de penningmeester worden betaald dienen bij
bedragen boven de € 500,- overeenkomstig AR art. 57, lid 3 steeds door minstens een
ander bestuurslid voorafgaand aan de betaling te worden gefiatteerd.
Dit zou bijvoorbeeld kunnen gebeuren door scanning en mailing.
e. Alle betalingen dienen door de nieuwe penningmeester te worden uitgevoerd. Hij kan
zich in de voorbereiding van een en ander laten bijstaan door ondersteunende krachten op
het administratiekantoor. Deze zullen vanuit de crediteurenadministratie in Navision
kunnen aangeven welke facturen betaald moeten worden. De betaling kan dan geschieden
per internet.
Bij voorkeur zal men bij de administratie gebruik maken van vrijwilligers en, zo dit niet
lukt, zal men wellicht gebruik moeten maken van betaalde krachten.
5. De kosten worden gevormd door drie hoofdblokken: persoonskosten, onroerendgoedkosten
en overige kosten.
a. Persoonskosten
Om te beginnen moet worden vastgesteld welke functies in de nieuwe parochie absoluut
moeten worden ingevuld. In beginsel gaan de mensen met een vast dienstverband met een
parochie van rechtswege mee over naar de nieuwe parochie. Het bestuur dient nieuwe
arbeidscontracten op te maken op naam van de nieuwe parochie.
Het is van belang dat de vergoedingen en salariëring van de in de nieuwe parochie
werkzame personen zo veel mogelijk gelijk worden getrokken conform de
bisschoppelijke richtlijnen, waarbij verworven rechten in acht genomen zullen moeten
worden.
N.B. Het advies is om de salarisadministratie vanaf het begin uit te besteden bij SDB. Dit
is het bureau waar thans reeds voor meer dan 100 parochies van ons bisdom de
salarisadministratie wordt uitgevoerd.
Het lijkt niet zinnig om de persoonskosten te trachten toe te rekenen aan de verschillende
kerken.
b. Onroerendgoedkosten
Het beheer van de gebouwen zal worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het
bestuurslid dat belast is met de gebouwensituatie. Op lokaal niveau kunnen een of
meerdere personen met het onderhoud van de kerk worden belast.
Het is gewenst om te werken met een meerjarenonderhoudsplan. De parochie kan hierbij
ondersteund worden door de bouwadviseur van het bisdom.
Het is zondermeer gewenst om de onroerendgoedkosten (onderhoud, energie en zakelijke
lasten etc.) wel per kerk te blijven volgen. Dit is zeer goed mogelijk via het
kostenplaatsensysteem zoals dat in Navision is opgenomen.
Jaarlijks zal bij het opmaken van de begroting een overzicht worden gemaakt van de
mogelijke uitgaven voor projectmatig geplande onderhouds- c.q.
restauratiewerkzaamheden en overige investeringsaanschaffingen ten laste van de
voorziening grootonderhoud.
De voorziening groot onderhoud die bij de verschillende parochies is opgebouwd wordt
in de administratie zichtbaar gemaakt en blijft voor vijf jaar beschikbaar voor eerder
genoemde geplande uitgaven. Deze voorzieningen zullen niet meer specifiek worden
B4 FINANCIËLE RICHTLIJNEN
begraafplaats). De werkelijke kosten worden op de daarvoor bestemde kosten soorten
geboekt.
Het bestuur zal bij de oprichting van de nieuwe parochie eveneens de tarieven voor
grafrechten uniformeren.
Voor zover het beheer en de administratie van de begraafplaats thans is gedelegeerd aan een
werkgroep begraafplaats dan kan deze werkgroep in beginsel in de nieuwe situatie haar werk
op dezelfde wijze voortzetten. De groep zal rapporteren aan de fungerend penningmeester
van de nieuwe parochie.
6. Voor wat betreft de balans zullen van meet af aan alle bezittingen worden samengevoegd.
Het gaat dan vooral aan de debetzijde om de beleggingen, de vorderingen en de
geldmiddelen. De verschillende kerken en pastorieën worden eveneens samengevoegd, doch
door het aangeven van dimensies worden deze onderscheiden als aparte kostenplaatsen, dit
ook in verband met het registreren van de onroerend goed kosten zoals eerder aangegeven.
Voor wat betreft de beleggingen lijkt het zinvol om het vermogen dat voor langere tijd
beschikbaar is, collectief te beleggen in het R.K. Beleggingsfonds van het bisdom.
Dit vermogen wordt professioneel belegd waarbij de nadruk ligt op behoud van het
vermogen en het realiseren van optimaal rendement.
Het door de ‘oude’ parochies ingebrachte eigen vermogen kan in de administratie
inzichtelijk worden gemaakt.
Er is reeds aangegeven dat de bestaande voorziening groot onderhoud per kerk
onderscheiden blijft worden.
Ook blijven de opgebouwde voorzieningen grafrechten per begraafplaats onderscheiden en
verwerkt worden.
De schulden op lange termijn zoals onder meer de fundaties en de schulden op korte termijn
worden samengevoegd.
7. Organisatie op locatie
Om een en ander goed te laten functioneren op de diverse locaties dienen per ‘oude’ parochie
de volgende zaken goed te worden geregeld:
a. helder moet zijn welke groep zich bezighoudt met de Actie Kerkbalans;
b. helder moet zijn welke groep zich bezighoudt met het onderhoud en de administratie van
de begraafplaats, uiteraard voor zover van toepassing;
FINANCIËLE RICHTLIJNEN
aangevuld.
Vanaf de oprichting van de nieuwe parochie zal een gemeenschappelijke voorziening
groot onderhoud worden opgezet. De hoogte van het bedrag dat jaarlijks wordt
toegevoegd aan de voorziening voor groot onderhoud bedraagt 0,5 tot 1,0 % van de
verzekerde waarde, tenzij de werkelijk te verwachten kosten een andere toevoeging, in
overleg met het bisdom te bepalen, noodzakelijk maken. Door deze werkwijze krijgt het
bestuur meer ruimte om toekomstig beleid te maken met betrekking tot de
gebouwensituatie.
c. Overige kosten
Deze bestaan uit de beheerskosten, de bisdombijdragen, de kosten eredienst (koren etc.)
en de kostenpastoraal (parochiemededelingen, werkgroepen etc.). Het is niet gewenst om
de eerste twee kostenposten toe te delen naar ‘oude’ parochies.
Voor kosten eredienst en de kosten pastoraal kan een dergelijke toedeling vooralsnog
zinvol zijn.
N.B. DE KERKLEDENADMINISTRATIE GESCHIEDT IN HET PAROCHIECENTRUM CENTRAAL.
DAAR WORDEN OOK DE MISINTENTIES GEREGISTREERD.
B4 FINANCIËLE RICHTLIJNEN
c. Helder moet zijn wie het aanspreekpunt is voor het onderhoud, voor de verwarming en
voor het schoonmaken van de kerk.
d. helder moet zijn welke groep zich bezighoudt met de volgende ‘kosters’taken:
 het openen en sluiten van de kerk;
 het zorgen dat de zaken gereedgemaakt worden voor de vieringen (o.m. wijn en
hosties);
 het aanvullen van de kaarsen en eventueel het doorgeven van nieuwe bestellingen in
deze;
 het verzamelen, tellen en afstorten van de collectegelden en contant ontvangen
opbrengsten van diensten;
 het beheren van een ‘kleine’ kas voor acute kasuitgaven.
Verzoek oprichting