Checklist evenementen Wat? Wie? Uitgevoerd: ja/neen?

Checklist evenementen
Wat?
Fase 1: De voorbereiding
Eén jaar tot zes maanden vooraf
Overleg organiseren
Doelstellingen bepalen
Nadenken over eerste concept
Opmaak eerste programma
Opmaak eerste planning
Raming van het budget
Opstellen draaiboek
Zes maanden vooraf
Datum bepalen
Controleer data op concurrerende activiteiten
Locatie bepalen
Locatie vastleggen
Werkgroep(en) samenstellen
• Organisatie
• Coördinatie
• Promotie
• Catering/onthaal artiesten en medewerkers
• Toog
• Kassa
• Onthaal gasten
• Presentatie
• Veiligheid
• …
Aanvraag subsidies (gemeente, provincie,…)
Vergunningen aanvragen
• Vergunning voor evenement (bij de gemeente)
• Tapvergunning
• Vergunning voor verkoop van voedingsmiddel
Wie?
Uitgevoerd:
ja/neen?
Verzekeringen afsluiten
• Billijke vergoeding
• Lichamelijke ongevallen
• …
Sponsors zoeken
Begroting opstellen
Het programma
Concept bedenken en programma bepalen
Boeking
• hoofdprogramma
• randanimatie
Technische fiches opvragen
Rider (catering…) opvragen
Programmaboekje samenstellen
Licht en geluid
Aanvragen licht
Aanvragen geluid
Fase 2: De organisatie
Drie à vier maanden vooraf
Promotie
Promotiecampagne uitwerken
Ontwerp promotiemateriaal
• Affiches
• Flyers
• Strooibriefjes
• Folders
• …
Ontwerp toegangskaarten
Uitnodigingen opstellen en versturen
Promomateriaal verspreiden
Eigen media: Zoeklicht, Gemeentelijke website, Infoportieken
Media: Persbericht versturen en opvolgen
Twee à drie maanden vooraf
Opvolgen verzekeringen
Aanvraag logistiek
• Tafels
• Stoelen
• Hekken
• …
Drukwerk naar de drukkerij
Medewerkers zoeken
Takenlijst opstellen
Bar (eten en drinken)
Drankstock controleren
Dranken bestellen
Catering voorzien
Fase 3: De uitvoering
Eén à twee maanden vooraf
Start promotiecampagne
Versturen persbericht (4 weken vooraf)
Aanvraag SABAM
Artiesten opnieuw contacteren
Voorverkoop tickets
Decoratie (afhankelijk van het thema)
Eén à twee weken vooraf
Persbericht versturen
Buren verwittigen
Groepen, deejay, animatie, … contacteren voor laatste
afspraken
Nodige aankopen doen
• Catering
• Inkleding
• …
Nodige kopieën maken
• Prijslijsten
• Bonnetjes
• Evaluatieformulieren
• Werklijsten
• …
EHBO voorzien
Eén à twee dagen vooraf
Klaarzetten zaal/straat/plein…
Materiaal ophalen en ter plaatse brengen
Materiaal opzetten (podium, tent, licht, geluid…)
Voorverkoop afronden
Kassa en wisselgeld voorzien
Laatste promotiekanalen aanspreken
Wegwijzers ophangen
Materiaal voorzien:
• Barmateriaal (handdoeken, flessenopener, kurkentrekker,
afwasmiddel, …)
• Vuilniszakken
• Pen, plakband, schaar, …
De dag zelf
Vrijwilligers opvangen en begeleiden
Laatste afspraken met medewerkers
Programma overlopen me alle betrokkenen
Controleren veiligheidsvoorzieningen
Coördineren en opvolgen van lopende activiteiten
Fase 4: De nazorg
Opruimen
Materiaal terugbrengen
Rekeningen betalen
Eindafrekening maken
Medewerkers bedanken
Evaluatie