Document

Operational excellence voor HRM
door ‘P-Digitaal’
Frank Biesta, sr adviseur
Werken bij Den Haag
HR-Selfservice in
Den Haag
Maak het personeel meer flexibel en
gericht op burgers en bedrijven
Door goed werkgeverschap en
leiderschap
Op basis van excellente HR services
ESS/MSS in Den Haag
De Haagse HR-visie/missie:
Doel:
goed personeel
klantgericht & duurzaam inzetbaar
Pijler 1:
goed
werkgeverschap
Arbeidsvoorwaarden;
arbeidsmarktbeleid;
diversiteitsbeleid
Pijler 2:
goed
leiderschap
Managers
toerusten om
inspirerend &
motiverend
leiding te geven
Fundament:
goede bedrijfsvoering in de P-functie:
strategisch & efficiënt
ESS/MSS in Den Haag
HR-cyclus: Ambitie voor Den Haag
• HR Fase 1: centraal HR-shared
services in een apart gemeentelijk
bedrijf
• Oracle eBS HR als centraal system
2009: ‘fine tuning’ HR services
ESS/MSS in Den Haag
Strategie voor 2008/2009:
breng de HR-basis op orde
a. HR dienstverleningsmodel:
administratieve uitgangspunten
en uniforme workflows
b. IT als oplossing:
Selfservice (=P-digitaal) voor alle
administratieve HR processen
ESS/MSS in Den Haag
Strategie for 2010 – 2012
Fase 2:
ESS/MSS in Den Haag
a. HR-dienstverlening
• uniformiteit; standaard-IT
•2 workflows max
•Operional excellence (geen client intimacy)
•Alleen de gegevens in OEBS ‘tellen’
• Management in control o.b.v. vertrouwen
•Goedkeuring achteraf
•Sanctiebeleid
• Efficiency in de backoffice
•Eenmalige data-invoer, meervoudig gebruik
•Lean: 4 ogen zijn genoeg
STRATEGIE
HR Planning &
Beleid
Organisatie
ontwikkeling
HR
Benchmarking
HR
projecten
PRIMAIRE HR PROCESSEN
INSTROOM
DOORSTROOM &
ONTWIKKELING
Werving
Functioneren en
Beoordelen
Selectie
UITSTROOM
Beëindigen
dienstverband
Belonen
Indiensttreding
Loopbaanontwikkeling
Inhuur / registratie
derden
Management
ontwikkeling
Opleiden &
kwalificeren
Mobiliteit
INFORMATIEVOORZIENING
DERDEN
ADMIN. MEDEWERKER PROCESSEN
INFORMATIEVOORZIENING
MANAGER
Verlof en verzuim
Declareren
Onderhouden
persoonsgegeven
Opleidingen
ONDERSTEUNENDE SYSTEMEN EN APPLICATIES
Oracle Apps
EBS
P-Portaal
EOS
Pegasus
PION
P-Digitaal
DigiPD
Management
Informatie
ESS/MSS in Den Haag
HR DIENSTVERLENINGSMODEL
•Bouw ESS MSS “as is”
ESS/MSS in Den Haag
b. P-Digitaal governance, in de kern:
•IT is niet het probleem!
•‘Verbeter de wereld, begin bij jezelf’
•Actief Top-opdrachtgeverschap gedurende het
gehele project
• R12-verbeteringen leuk voor de eindgebruikers
•Binnen scope, binnen budget, 0-risk
ESS/MSS in Den Haag
Hoe denkt u dat we
Selfservice gerealiseerd
hebben?
ESS/MSS in Den Haag
Lange termijn visie: HNW met resultaat
De crisis te lijf met operational
excellence
Erik Simonse, deelprojectleider ICT
van KMG
Werken bij Den Haag
HR-Selfservice in
Den Haag
•Operational excellence
•Casus P-Digitaal (ESS MSS)
-
Introductie
Aanpak
Benefits
Succesfactoren
•Conclusies
ESS/MSS in Den Haag
Overview
• Customer intimicy
– ‘Custom made’
• Product leadership
– Innovatief, marktvernieuwer
• Operational excellence
– Efficiënt en kwalitatief (geen fouten)
ESS/MSS in Den Haag
Operational excellence (1)
• Hogere klanttevredenheid
• Hogere medewerkerstevredenheid
• Kostenbeheersing vs Prestatieverbetering
Hogere productie
Betere kwaliteit
Kortere doorlooptijd
ESS/MSS in Den Haag
Operational excellence (2)
•
•
•
•
SSC HR
> 30 HR-processen
Tot 2011 papieren werkstroom
Inefficiënt en foutgevoelig
Oplossing:
 Automatiseren + Selfservice
 Met name organisatorische impact
ESS/MSS in Den Haag
Case P-Digitaal | Introductie
Medewerker vult een formulier in
Manager tekent
Met interne post naar HRS
HRS controleert of
alles goed is ingevuld
HRS verwerkt
handmatig
Bij fout of onvolledig
ingevuld: retourzenden
Bij fout of onvolledig ingevuld: retourzenden met interne post
Nu
Medewerker
vult P-Digitaal in
Manager keurt
digitaal goed
Automatische
verwerking
Controle verwerkte
gegevens
ESS/MSS in Den Haag
Vóór 2011
• Processen en informatiebehoefte
• Prototyping o.b.v. Oracle-standaard
– Timeboxing
• Gefaseerde uitrol
– Start met hoogfrequent proces
– Start met beperkte gebruikersgroep
• Regie verandertraject door het project
ESS/MSS in Den Haag
Aanpak
Inbedding en communicatie
Startbijeenkomst
Implementatie-,
communicatie
en uitrolplan
betrokkenen: HR, IT, Diensten, P&O,
Projectteam, Beheer
Dienstspecifieke
implementatie
kalender
Wat moet er klaar zijn als het af is?
Organisatorisch: wie moet wanneer
wat weten en wat kunnen?
Systeemtechnisch: wat biedt de
standaard van Oracle? wat moet
werkend zijn op welke datum?
Regels:welke wetten en regels relevant?
Generieke
implementatie
kalender
SOLL sessie WERKWIJZE +
ORGANISATIE
-Wat verandert?
-Wat verdwijnt?
-Wat blijft zelfde?
-Wat is nieuw?
Vaststellen + accorderen dat een
werkbare nieuwe situatie zal ontstaan
Gebruikerswensen en –
eisen
Uitvoeren
implementatie- en
communicatieactiviteiten
Dienstspecifiek
implementatie
plan
• Autorisaties
• Controle
positiehiërarchie
• Nieuwsbrieven
• Intranet
- Infobijeenkomsten
- Trainingen
- Demo’s
Werkinstructies
Releaseplanning,
wanneer kan
functionaliteit
OTAP
beschikbaar
komen?
Huidige
papieren
formulieren
Set-up
Blauwdruk
Startspecificatie
+
(zo min
mogelijk)
Maatwerk
Eerste
prototype
Geïmplementeerde
werkwijze
LIVE
Prototyping
sessies met:
Materiedeskundigen
PSA, FB,
Diensten
Definitieve
specificatie
T, F, A en G
Testen met:
PSA, FB, P&O,
mdw +
managers
Bevindingen
oplossen
Regelgeving
en
procedures
Standaard
ESS MSS
ESS/MSS in Den Haag
Aanpak per processencluster / release
Testversie
Pilot
650 gebruikers
3
maanden
Bevindingen
pilot oplossen
Pilotversie
Definitief
ESS MSS
• Inbeddingsbegeleider per
dienst
• Communicatiemiddelen vanuit
project:
–
–
–
–
ESS/MSS in Den Haag
Communicatie
Brief per post
Demonstraties (evt. knoppentraining)
Instructie op dag van livegang
Hulpmiddelen
• Uitfaseren oude werkwijze
•
•
•
•
•
•
‘First-time-right’ van 78% naar 99%
Besparing HR-backoffice 15% (10 fte)
Vragen helpdesk van 10% naar 1%
Kortere doorlooptijden
Datakwaliteit verbeterd
Enkelvoudig invoeren,
meervoudig gebruik
ESS/MSS in Den Haag
Benefits
• W&R  processen  prototyping
• Timeboxing
• Gefaseerde uitrol
– Gestart met hoogfrequent proces
• Centrale regie verandertraject
ESS/MSS in Den Haag
Succesfactoren (1)
•
•
•
•
•
•
Organisatie klaar voor verandering
Effectieve governance
Toegewijd projectteam
Eén concernoplossing
Project vanuit de business
ICT ondersteunend aan veranderen
ESS/MSS in Den Haag
Succesfactoren (2)
• Kies expliciet voor operational excellence
• Pas dit toe op secundaire processen voor
interne klanten
ESS/MSS in Den Haag
Conclusies (1)
• Zorg dat organisatie voorbereid is
- HR Self Service Readiness Model
nulmeting KMG
• Sponsoren op het juiste niveau
• Gefaseerde ontwikkeling en uitrol
- Timeboxing?
• Met ICT processen automatiseren, maar
niet organisatie veranderen
ESS/MSS in Den Haag
Conclusies (2)
Werken bij Den Haag
Vragen?
KMG
Ondersteunt en adviseert organisaties bij het realiseren
van kostenbesparing door een slimme inrichting
van de organisatie en ICT.
Veel ervaring bij Gemeenten
Wilt u meer lezen over dit project en
onze aanpak? Bezoek dan onze www.heliskmg.nl
www.k-m-g.nl