1. Doel 2. Toepassingsgebied 3. Termen en definities 4. Verwante

CKG Mechelen
CKG Willebroek
Kwaliteitshandboek
pagina:
3000 Kwaliteitssysteem
3400 Procedures
goedgekeurd door:
Q-team
datum goedkeuring:
25/09/2008
geldig tot:
25/09/2011
proceseigenaar:
QCO
3413 Het maken en bewaren van foto’s
van cliënteel
1 van 4
Van toepassing op: ■ CKG Mechelen / ■ CKG Willebroek
1. Doel
Beschrijven hoe men dient om te gaan met het maken en bewaren van foto’s van cliënteel van
het CKG, rekening houdende met de wet op de privacy 1 en het beroepsgeheim.
2. Toepassingsgebied
ƒ
ƒ
Alle medewerkers (personeelsleden, stagiairs, vrijwilligers) van het CKG.
Alle foto’s van kinderen die residentieel of ambulant in het CKG verblijven.
3. Termen en definities
/
4. Verwante documenten
ƒ
ƒ
Overeenkomst ouders
Arbeidsreglement vzw Emmaüs (onverminderd alle andere bepalingen zijn artikel 36, 37, 39
en 41 in het bijzonder van toepassing).
5. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Alle medewerkers dienen de afspraken zoals vermeld onder punt 6 werkwijze na te leven.
Conform het arbeidsreglement kan elke ongeoorloofd gebruik leiden tot tuchtmaatregelen of
ontslag.
ƒ
1
Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van
persoonsgegevens (privacywet) (B.S. 18 maart 1993)
Kwaliteitshandboek
3000 Kwaliteitssysteem
3400 Procedures
3413 Het maken en bewaren van foto’s
van cliënteel
■ CKG Mechelen
■ CKG Willebroek
pagina 2 van 4
6. Werkwijze
6.1. Algemene afspraken
6.1.1. Individuele foto’s van kinderen
Wat?
maken van individuele
foto’s van kinderen die
door het CKG begeleid
worden
Wie?
Alle medewerkers
Hoe?
Foto’s kunnen gemaakt worden met het
digitale toestel van het CKG wanneer
ouders geen bezwaar hebben tegen het
maken van foto’s (cf. 6.2)
bewaren van een beperkt
aantal foto’s van kinderen
die in het CKG verblijven
of verbleven hebben
Alle medewerkers (Wi)
Teamcoördinator (Me)
Er kunnen maximum 20 foto’s per kind
bewaard worden in het lopende
kinddossier (digitaal of analoog).
Wanneer het dossier afgesloten wordt,
wordt dit aantal herleid tot maximum 5
foto’s.
Op deze foto’s mogen geen andere
kinderen te zien zijn.
nazicht dat er niet meer
dan het maximum aantal
foto’s per kind in het
dossier staan
Alle medewerkers (Wi)
Teamcoördinator (Me)
Nazicht dossiers op het netwerk en in de
dossierkast.
6.1.2. Foto’s met meerdere kinderen
Wat?
Wie?
Alle medewerkers
Maken van foto’s van
activiteiten en
daguitstappen met
kinderen die door het CKG
begeleid worden
Hoe?
Foto’s kunnen gemaakt worden met het
digitale toestel van het CKG wanneer
ouders geen bezwaar hebben tegen het
maken van foto’s (cf. 6.2)
bewaren van een beperkt
aantal foto’s per activiteit
Alle medewerkers (Wi)
Teamcoördinator (Me)
Er kunnen na 1 jaar maximum 15 foto’s
per activiteit bewaard worden.
nazicht dat er niet meer
dan het maximum aantal
foto’s bewaard worden
Alle medewerkers (Wi)
Teamcoördinator (Me)
Nazicht op het netwerk
Kwaliteitshandboek
■ CKG Mechelen
■ CKG Willebroek
3000 Kwaliteitssysteem
3400 Procedures
3413 Het maken en bewaren van foto’s
van cliënteel
pagina 3 van 4
6.2. Bijkomende afspraken
6.2.1. Welke foto’s?
ƒ
Van elk kind dat residentieel of ambulant in het CKG verblijft wordt tijdens de eerste dagen
meteen door de IB (Me) of GB (Wi) een eerste foto genomen. Zo beschikken wij steeds
over een actuele foto van het kind.
In de hulpverleningsovereenkomst gaan ouders akkoord om deze identiteitsfoto van het kind
te maken.
ƒ
Voor alle andere foto’s die tijdens de begeleiding in het CKG gemaakt kunnen worden,
wordt aan de ouders nadrukkelijk toestemming gevraagd in de hulpverleningsovereenkomst.
Indien er geen toestemming is, mag er geen enkele foto van het kind genomen worden.
ƒ
Fotografeer op een kindvriendelijke en respectvolle manier en maak geen foto’s die
aanstootgevend kunnen zijn of die de psychische en/of de fysische integriteit van elk kind en
zijn gezin in het gedrang kunnen brengen.
6.2.2. Welk fototoestel?
ƒ
Elke medewerker kan in het CKG te Mechelen en te Willebroek gebruik maken van een
digitaal fototoestel. Op beide locaties is er een toestel ter beschikking.
ƒ
Het gebruik van eigen toestellen die foto’s of films kunnen maken, is verboden.
6.2.3. De foto’s
ƒ
De foto’s komen zo snel mogelijk op het computernetwerk (in de juiste mappen) en worden
van het toestel verwijderd.
ƒ
In de leefgroep kunnen enkel foto’s van kinderen uithangen die op dat ogenblik in
begeleiding zijn in het CKG. Alle andere foto’s worden verwijderd en/of versnipperd en/of
bewaard in het dossier.
ƒ
Het thuis bewaren of bewerken van foto’s van kinderen of ouders die door het CKG begeleid
worden of werden, is verboden.
ƒ
Personeelsleden nemen geen foto’s mee naar huis. Zij sturen ook geen foto’s door via
internet of mailberichten, tenzij op uitdrukkelijk verzoek van de ouders (bijvoorbeeld naar het
mailadres van de ouders).
ƒ
Ook wanneer ouders zich akkoord verklaren dat foto’s voor externe doeleinden gebruikt
worden (bv als illustratie voor het personeelsblad, een informatiegids of voor op de website
van het CKG), zal dit steeds met de nodige zorg gebeuren.
Foto’s kunnen slechts voor deze doeleinden gebruikt worden indien:
- ze na een teambeslissing vrijgegeven worden;
- de directie hiervoor toestemming gegeven heeft;
- de ouders hiervan op de hoogte gebracht zijn.
Kwaliteitshandboek
■ CKG Mechelen
■ CKG Willebroek
3000 Kwaliteitssysteem
3400 Procedures
3413 Het maken en bewaren van foto’s
van cliënteel
pagina 4 van 4
7. Registratie
Wat?
Toestemming ouders
Wie?
Ouders van kinderen
die residentieel of
ambulant in het CKG
verblijven
Waar?
Overeenkomst / Het dossier
Bewaartermijn?
Bewaartermijn
cliëntdossiers
Individuele foto’s van
kinderen
Teamcoördinator
(Me)
Het individuele dossier /
aparte submap foto’s
Bewaartermijn
cliëntdossiers
PC-netwerk:
Mechelen/leefgroepen/
foto’s
3 jaar
Alle medewerkers
(Wi)
Foto’s van
activiteiten en
daguitstappen
(meerdere kinderen
op foto)
Teamcoördinator
(Me)
Alle medewerkers
(Wi)
Willebroek/…
Reservatie digitaal
fototoestel (Me)
Alle medewerkers
Rode map onthaal
/