Verblijfskosten België buitenland

Vorstlaan 280 - 1160 Brussel - België
T +32 2 761 46 00 | F +32 2 761 47 00
[email protected] | Advocaten
Datum:
Maart 2017
Onderwerp:
Verblijfkosten (beroepsdoeleinden) in België en in het buitenland
De vergoedingen die ondernemingen aan bepaalde personeelsleden toekennen als terugbetaling van de
verblijfskosten voor beroepsdoeleinden in België of in het buitenland, worden binnen bepaalde grenzen en
onder bepaalde voorwaarden niet als loon beschouwd in de zin van de sociale zekerheid.
Daarenboven aanvaardt de belastingadministratie dat dergelijke kostenvergoedingen evenmin belastbaar
zijn, op voorwaarde dat het bedrag van deze vergoedingen wordt vastgesteld met inachtneming van de
werkelijke verplaatsingen en niet hoger is dan de vergelijkbare vergoedingen die de Staat aan haar
personeel toekent.
I
FISCAALRECHTELIJKE ASPECTEN
1
Voor de verkrijger
1.1
Dienstreis in België
De forfaitaire vergoedingen die de werkgever toekent als terugbetaling van verblijfskosten opgelopen door
1
de werknemer tijdens verplaatsingen op het Belgisch grondgebied, zijn niet belastbaar :

wanneer het bedrag van deze vergoedingen wordt vastgesteld, rekening houdend met het aantal
effectieve verplaatsingen; en
 wanneer het bedrag de analoge vergoedingen die de staat aan haar ambtenaren toekent, niet
overschrijdt.
De bedragen in onderstaande tabel worden aanvaard als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten
2
van de werkgever (geïndexeerde bedragen vanaf 1 juli 2016) :
Reis per kalenderdag
Geïndexeerd
bedrag
Toeslag wegens nachtverblijf
> 5 uur en < 8 uur
≥ 8 uur
Verblijf op kosten van
het personeelslid
Kosteloos verblijf
3,90 EUR
19,60 EUR
44,65 EUR
23,50 EUR
De bedragen dekken de maaltijden- en drankenkosten voor prestaties verricht buiten de onderneming maar
3
voor rekening van de onderneming.
1
KB van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfkosten toegekend aan de leden van het
personeel der federale overheidsdiensten.
2
Deze bedragen moeten nog bevestigd worden door de fiscale administratie
www.claeysengels.be | www.iuslaboris.com
In de mate dat de toegekende forfaitaire verblijfsvergoedingen de voornoemde maximumbedragen
overschrijden en wanneer de dienstverplaatsingen niet beantwoorden aan de ter zake opgelegde
4
minimumduur moeten zij in principe als belastbare bezoldigingen worden aangemerkt .
1.2
Dienstreizen in het buitenland
Voor de terugbetaling van verblijfskosten (beroepsdoeleinden) in het buitenland, bestaat er geen
gelijkaardige tabel vastgesteld bij koninklijk besluit. De fiscale administratie aanvaardt wel dat de
kostenvergoedingen die door de werkgever worden betaald, bovenop de reiskosten en het logement, om de
kosten voor maaltijden en andere kleine kosten te dekken, vrijgesteld zijn van belastingen, voor zover het
bedrag de forfaitaire kostenvergoeding die de minister van Buitenlandse zaken aan zijn ambtenaren toekent,
niet overschrijdt.
Bij wijze van voorbeeld vindt u hierna enkele landen zoals opgenomen op de lijst die op 15 april 2016 in het
5
6
Belgisch Staatsblad is verschenen . Die lijst is van toepassing sinds 1 april 2016 .
Landen
Australië
Canada
China
Denemarken
Duitsland
Finland
Frankrijk
Griekenland
Groot-Brittannië
Hongarije
Ierland
Italië
Japan
Luxemburg
Malta
Nederland
Nederlandse Antillen
Nieuw-Zeeland
Noorwegen
Categorie 1
EUR
105,00
105,00
83,00
105,00
93,00
104,00
95,00
82,00
101,00
72,00
104,00
95,00
105,00
92,00
90,00
93,00
95,00
75,00
99,00
Categorie 2
EUR
63,00
63,00
50,00
63,00
56,00
62,00
57,00
49,00
61,00
43,00
62,00
57,00
63,00
55,00
54,00
56,00
57,00
45,00
59,00
3
Deze bedragen worden evenwel niet beschouwd als zijnde terugbetalingen van de kosten eigen aan de werkgever
vrijgesteld van belastingen “wanneer de verplaatsing in kwestie beschouwd moet worden als een verplaatsing naar een
vaste werkplaats met toepassing van de 40-dagen regel”. Zie voor meer info omtrent dit onderwerp: Vr. en Antw. Kamer
2008-2009, nr. 52-62, 36.
4
Vr. en Antw. Kamer 2013-2014, nr. 53-131, 274.
5
Ministerieel Besluit 29 maart 2015 houdende vaststelling van de verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden
en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en
Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale
commissies, B.S. 15 april 2016.
6
Cf. Circulaire fiscale du 29 juin 2016, n° Ci.705.522 (AGFiscn°23/2016).
2 van 6
www.claeysengels.be |
www.iuslaboris.com
Oostenrijk
Polen
Portugal
Roemenië
Singapore
Slovenië
Spanje
Turkije
Verenigde Staten
New York
Washington D.C.
Rest
Zuid-Afrika
Zweden
Zwitserland
95,00
72,00
84,00
52,00
105,00
70,00
87,00
75,00
57,00
43,00
50,00
31,00
63,00
42,00
52,00
45,00
105,00
105,00
105.00
43,00
97,00
105,00
63,00
63,00
63,00
26,00
58,00
63,00
De fiscale administratie heeft verduidelijkt dat deze dagvergoedingen enkel van toepassing zijn op de
werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een 'sedentaire' beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het
kader daarvan eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. De
regeling geldt bijgevolg niet - volgens de fiscale administratie - voor werknemers en bedrijfsleiders voor wie
verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit. Voor
hen worden de verplaatsingen van en naar het buitenland in deze context niet als een "dienstreis"
7
aangemerkt . Welke regeling op het vlak van de kostenvergoedingen dan wel van toepassing is in hoofde
van deze laatste categorie van werknemers en bedrijfsleiders, heeft de fiscale administratie nog niet
gepreciseerd.
8
De fiscale circulaire van 11 mei 2006 bevat de regels in verband met de toekenning van de forfaitaire
dagvergoedingen (bijvoorbeeld: bepaling van het bedrag van de dagvergoeding als de buitenlandse
dienstreis slechts één dag duurt, als de werkgever zelf bepaalde kosten ten laste neemt (verblijf, enz.)).
Volgens de circulaire heeft de werknemer (of bedrijfsleider) minimaal recht op een belastingvrije
dagvergoeding van 37,18 EUR. Dit is van belang voor buitenlandse dienstreizen naar landen waarvoor de
forfaitaire dagvergoeding uit de landenlijst lager ligt dan dit minimumbedrag.
Als de werknemer (of bedrijfsleider) een hoger bedrag dan de forfaitaire dagvergoeding uit de landenlijst
wenst toe te passen, dan moet zijn werkgever (of zijn vennootschap) het volgende dubbel bewijs leveren:
1. dat het wel degelijk gaat om eigen kosten van de werkgever (of de vennootschap); en
2. dat de vergoeding ook daadwerkelijk aan die kosten is besteed.
In de mate dat de toegekende dagvergoeding voor buitenlandse dienstreizen de grenzen van het forfait uit
de landenlijst (of het bedrag dat kan bewezen worden met bewijsstukken) overschrijdt, wordt deze in
principe als een belastbare bezoldiging beschouwd.
7
8
Cf. Circulaire van 15 april 2011, nr. Ci.RH 241/598.417 (AAFisc nr. 23/2011).
Cf. Circulaire van 11 mei 2006, nr. Ci.RH.241/534.514 (AFER nr. 17/2006).
3 van 6
www.claeysengels.be |
www.iuslaboris.com
De fiscale administratie aanvaardt de toekenning van de forfaitaire dagvergoeding, vastgesteld per land, die
gebruikt wordt door de FOD Buitenlandse Zaken voor de ambtenaren die behoren tot "categorie 1", voor
korte opdrachten naar het buitenland, zijnde reizen die maximaal 30 opeenvolgende kalenderdagen duren.
9
In een nieuwe circulaire van 10 oktober 2013 , voorziet de fiscus toch dat de forfaitaire dagvergoeding,
vastgesteld per land, die door de FOD Buitenlandse Zaken wordt gebruikt voor de ambtenaren die behoren
tot "categorie 2", onder bepaalde voorwaarden, ook gebruikt mag worden voor bepaalde opdrachten naar
het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen. De voorwaarden zijn de volgende:
het maximumbedrag van de vergoeding valt onder “categorie 2” (lager bedrag);
 De toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot
maximum 24 maanden;
 De toekenning of betaling wordt onderbroken ingeval van definitieve vestiging van de betrokken
werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.

2
Voor de werkgever
In principe zal de forfaitaire terugbetaling van de verblijfskosten in het buitenland als beroepskost aftrekbaar
zijn.
Let echter op voor wat de terugbetaling van verplaatsingskosten met de wagen betreft: de terugbetaling van
andere autokosten dan brandstof-, financierings- en mobilofoonkosten is slechts beperkt aftrekbaar (in
functie van de CO2-uitstoot).
De werkgever zal hiervoor deze vergoedingen moeten vermelden op de fiscale fiche 281.10 en de
corresponderende samenvattende opgave (op straffe van de toepassing van de bijzondere heffing op
10
geheime commissielonen van 103% ).
II
SOCIALE ZEKERHEIDSRECHTELIJKE ASPECTEN
1
Verplaatsingen binnen België
1.De (forfaitaire) vergoedingen, betaald door de werkgever om de kosten te dekken van verblijf, maaltijden,
enz., van werknemers die een verplaatsing uitvoeren binnen België kunnen beschouwd worden als
terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever die vrijgesteld zijn van sociale bijdragen (artikel 19, §2,
4° en 6° van het koninklijk besluit van 28 november 1969).
2.In zijn "Instructies" erkent de RSZ de volgende dagvergoedingen :
Baankosten voor nietsedentaire werknemers
(strikt geïnterpreteerd door
9

10 EUR/dag
niet-sedentair betekent dat de werknemer
verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen
(minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik
Cf. Circulaire van 10 oktober 2013, nr. Ci.RH. 241/609.972 (AAFisc nr. 38/2013).
De werkgever kan onder bepaalde voorwaarden ontsnappen aan de bijzondere bijdrage.
10
4 van 6
www.claeysengels.be |
www.iuslaboris.com
de RSZ)
afwezigheid van faciliteiten
kan maken van sanitaire en andere faciliteiten die
voorhanden zijn in een onderneming, een
bijkantoor of op de meeste werven.

Baankosten voor nietsedentaire werknemers
maaltijd
7 EUR/dag

Verblijfskosten in België
35 EUR/nacht
2
niet-sedentair betekent dat de werknemer
verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen
(minimum 4 uur opeenvolgend).
 het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar
aanvaard als de werknemer niet anders kan dan
11
een maaltijd buitenshuis te gebruiken .
als de werknemer voor de nacht niet naar huis
kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd
is.
 dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt.
Verplaatsingen naar het buitenland
De vergoedingen voor verplaatsingen/opdrachten naar het buitenland kunnen worden vrijgesteld van sociale
zekerheidsbijdragen als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever (rekening houdend met de
hierboven vermelde principes).
De RSZ aanvaardt in zijn "Instructies" dat de bedragen die toegekend worden aan de Staatsambtenaren
(dagvergoedingen) ook toegepast en vrijgesteld kunnen worden, volgens de fiscale regels:
Buitenlandse dienstreizen
maximum 30 kalenderdagen:
forfaitaire bedragen
categorie 1
Voorwaarde: het loon dat de werknemer ontvangt
voor deze dagen moet onderworpen zijn aan de
Belgische belastingen
meer dan 30 opeenvolgende
kalenderdagen:
forfaitaire bedragen
categorie 2
Opmerking: wanneer de werkgever ook de
maaltijdkosten of kleine uitgaven ten laste neemt,
naast de toekenning van de hiervoor vermelde
vergoedingen, moeten deze als volgt verminderd
worden:

15% voor het ontbijt
35% voor het middagmaal
 45% voor het avondmaal
 5% voor de kleine uitgaven

11
Dit is daarenboven niet cumuleerbaar met maaltijdcheques (de normaal bepaalde voorwaarden zijn van toepassing).
5 van 6
www.claeysengels.be |
www.iuslaboris.com
Claeys & Engels
www.claeysengels.be
Dit document is bestemd om algemene informatie te geven over de fiscale en sociale zekerheidsrechtelijke aspecten van het
behandelde onderwerp. Vanzelfsprekend waken wij over de betrouwbaarheid van deze informatie. Dit document bevat echter geen
juridische analyse of advies en kan in geen geval de aansprakelijkheid van Claeys & Engels in het gedrang brengen.
6 van 6
www.claeysengels.be |
www.iuslaboris.com