Het IKG - Adviespunt Zorgbelang

Privacyreglement Adviespunt Zorg
Het IKG (Informatie- en Klachtenbureau voor de Gezondheidszorg) is een afdeling van Zorgbelang
(voorheen het Regionaal Patiënten Consumenten Platform (RPCP)).
In het privacyreglement is de registratie van persoonsgegevens vastgelegd. Hierbij wordt gebruik
gemaakt van het programma Regipro.
Algemene bepalingen
Artikel 1: begripsbepalingen
1.1 Persoonsgegeven
Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.
1.2 Interne Regipro-registratie (persoonsregistratie)
Een al dan niet geautomatiseerde verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende
gegevens, in het kader van de dienstverlening aan cliënten verzameld en hiervoor alsmede voor het
intern management en voor signalering binnen de organisatie van de houder te gebruiken.
1.3 Externe Regipro-registratie
Een al dan niet geautomatiseerde verzameling van gegevens, zijnde een selectie uit de interne
Regipro-registratie waarop anonimisering heeft plaatsgevonden en die gebruikt wordt in het kader van
extern beleid, externe verantwoording en signalering van structurele tekortkomingen in de voorlichting,
zorg dan wel het klachtrecht op een niveau dat het werkgebied van de houder overstijgt. De
anonimisering geldt niet voor de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) vanwege de aard van het
werk van de IGZ. De IKG-medewerker stelt echter het object op de hoogte van de informatie, die over
hem aan de IGZ wordt verstrekt.
1.4 Organisatie
Het RPCP, in hoofdzaak de afdeling IKG
1.5 Geregistreerden
De personen over wie in de interne Regipro-registratie op systematische wijze persoonsgegevens zijn
opgenomen. Dit kan de cliënt/betrokkene van het IKG, de beklaagde of een IKG-medewerker zijn.
1.6 Cliënt
Degene aan wie het IKG rechtstreeks diensten levert c.q. kan leveren t.a.v. de afhandeling van een
kwestie. De cliënt kan de status hebben van betrokkene of vertegenwoordiger van de betrokkene.
1.7 Betrokkene
Degene van wie het (patiënten)belang direct in het geding is bij een bepaalde kwestie
1.8 Object
De persoon of instantie over wie een kwestie handelt
1.9 Derde
Een persoon of instantie anders dan de cliënt, de betrokkene of het object waarmee het RPCP in het
kader van de afhandeling van een kwestie contact heeft c.q. kan hebben.
1.10 Vertegenwoordiger
Een persoon of instantie die op grond van een machtiging of uit hoofde van een wettelijke
bevoegdheid daartoe de cliënt/betrokkene of een object representeert.
1.11 Kwestie
Het verhaal ( vraag of klacht) waarmee de cliënt het RPCP benadert.
1.12 Houder
Degene die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en die de eindverantwoordelijkheid
draagt voor de naleving van de bepalingen uit dit reglement.
(lees: directeur RPCP)
1.13 Beheerder
Degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor de
registratie of gedeelten daarvan.
(lees: IKG-coördinator.)
1.14 Gebruiker
Degene die geautoriseerd is (door de houder c.q. beheerder) om gegevens in de persoonsregistratie
in te voeren, te muteren en/of te bewerken, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie
kennis te nemen.
(lees: IKG-coördinator of IKG-medewerker)
1.15 Bewerker
Degene die buiten de organisatie van het RPCP, in opdracht van de houder het geheel of een
gedeelte van de technische faciliteiten t.b.v. de persoonsregistratie onder zich heeft waarmee hij het
technische systeembeheer en/of een bewerking van gegevens uit de registratie verzorgt.
(lees: systeembeheerder of het ICT-bedrijf Datawerken)
1.16 Externe
Degene buiten de organisatie van de houder aan wie gegevens uit de registratie, die hij zelf niet heeft
ingebracht of die niet hemzelf betreffen, ter beschikking worden gesteld.
(lees: beleidsinstanties e.d. waarmee het RPCP contact heeft)
Artikel 2: reikwijdte van het reglement
2.1 Dit reglement is van toepassing op de organisatie van de houder en wel op alle
persoonsgegevens die zijn opgenomen in de al dan niet geautomatiseerde persoonsregistratie zoals
omschreven in artikel 1.2.
Kenmerken van de persoonsregistratie
Artikel 3: doel van de persoonsregistratie
3.1 Hoofddoelstelling van de registratie is het vastleggen van gegevens noodzakelijk voor de goede
uitvoering van de dienstverlening aan cliënten (klachtenopvang) door de afdeling IKG.
3.2 De registratie dient tevens ter ondersteuning van het interne management van de afdeling IKG en
de externe verantwoording door het RPCP naar subsidiegevers.
3.3 De registratie dient tevens als instrument ter verzameling van gegevens t.b.v. de signalering van
structurele tekortkomingen in de zorg dan wel het klachtrecht en ter ondersteuning van het
kwaliteitsbeleid t.a.v. de zorg en/of het patiëntenbeleid.
Artikel 4: opgenomen gegevens
4.1 De registratie bevat niet meer gegevens dan voor de hiervoor genoemde doelen noodzakelijk is.
4.2 De persoonsregistratie bevat ten hoogste de volgende gegevenscategorieën:
- gegevens t.b.v. identificatie c.q. contact met cliënt/betrokkene, object en derden;
- gegevens betreffende de kwestie, de cliënt/betrokkene, het object en de afhandeling van de kwestie
voor zover deze relevant zijn in het kader van de dienstverlening aan de cliënt c.q. de afhandeling van
de kwestie;
- administratieve gegevens betreffende het contact met c.q. de dienstverlening door het IKG;
- achtergrondkenmerken van betrokkene en object die van belang zijn bij de signalering van
structurele tekortkomingen.
4.3 De ten hoogste te registreren gegevens zijn nader gespecificeerd in bijlage 1 van dit reglement,
waarbij zijn onderscheiden de gegevens t.b.v. de interne en de externe Regipro-registratie. De bijlage
vormt één geheel met dit reglement.
Artikel 5: werking van de persoonsregistratie
5.1 De houder en beheerder dragen zorg voor de nodige voorzieningen van technische en
organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies, aantasting, onbevoegde
kennisneming, wijziging en/of verstrekking van de gegevens.
5.2 De beheerder ziet er op toe c.q. draagt er zorg voor dat de regels van het reglement, waaronder
de regels voor bewaartermijnen, in acht worden genomen.
5.3 De beheerder heeft tevens tot taak de administratieve kwaliteit van de gegevens in de
persoonsregistratie te bewaken, te toetsen en indien noodzakelijk voorstellen te doen voor
verbetering.
5.4 De bewerker is verantwoordelijk voor het deugdelijk functioneren van de voor de
persoonsregistratie beschikbare faciliteiten. Hij neemt de noodzakelijke maatregelen ter beveiliging
van formulieren, apparatuur, programmatuur en gegevens.
5.5 De gebruiker kan diverse personen, als medewerker verbonden aan het IKG, betreffen. Deze
hebben in principe onderscheiden bevoegdheden t.a.v. invoer, mutatie, kennisneming van uitvoer
(toegang tot de registratie) en bewerking van de gegevens.
De medewerker, degene die zorg draagt voor de directe dienstverlening aan de cliënt, alsmede de
beheerder zijn geautoriseerd tot invoer, mutatie en kennisneming.
De beheerder kan aan evt. andere medewerkers van het IKG bepaalde bevoegdheden tot invoer,
mutatie of bewerking verstrekken. Dit gebeurt steeds onder diens verantwoordelijkheid. Hij houdt bij
welke personen tot welk gebruik bevoegd zijn.
Een externe (medisch of juridisch) adviseur is alleen na toestemming van de cliënt/betrokkene
bevoegd tot kennisneming van de uitvoer; dit gebeurt dan in het kader van de advisering t.a.v. de
dienstverlening c.q. de afhandeling van een specifieke kwestie.
5.6 De gebruiker is gehouden aan de uitvoering van de registratie conform de regels van de Regipro-
registratie en de nadere richtlijnen van de beheerder.
Hij draagt er zorg voor dat tijdens het gebruiken van de persoonsregistratie bij de uitvoering van het
werk onbevoegden niet op enigerlei wijze inzage kunnen hebben in de persoonsgegevens.
De gebruiker verplicht zich de persoonsregistratie alleen voor doeleinden zoals omschreven in artikel
3 te gebruiken.
5.7 De houder heeft geen rechtstreekse toegang tot gegevens uit de registratie, tenzij dit noodzakelijk
is in verband met zijn algehele verantwoordelijkheid als houder.
Rechten van geregistreerden en gebruik van persoonsgegevens
Artikel 6: mededelingsplicht
6.1 De beheerder draagt door middel van een algemene kennisgeving zorg voor vermelding van het
bestaan van de persoonsregistratie alsmede de mogelijkheden tot inzage c.q. nadere informatie over
het reglement en de geregistreerde persoonsgegevens.
6.2 De gebruiker bewaakt of de cliënt redelijkerwijs op de hoogte kan zijn van de persoonsregistratie
dan wel informeert deze hierover.
De beheerder draagt er zorg voor dat op geëigende wijze, bijvoorbeeld via een folder over de afdeling
IKG de cliënt en/of diens vertegenwoordiger geïnformeerd kan worden over de registratie.
6.3 Aan objecten wordt slechts op algemene en passieve wijze (zie artikel 6.1) melding gedaan van de
registratie. Een meer actieve vormgeving van de meldingsplicht t.a.v. specifieke objecten strookt niet
met de aard van het werk c.q. de privacy van cliënten.
Dit laat onverlet de elders geformuleerde rechten van objecten.
6.4 De beheerder dient aan een ieder (cliënt/betrokkene, object, derde) op diens verzoek mede te
delen of hem betreffende persoonsgegevens in de registratie zijn opgenomen.
Een dergelijk verzoek vindt bij voorkeur schriftelijk plaats.
Binnen één maand na ontvangst van het (schriftelijke) verzoek reageert de beheerder.
De mededeling van registratie geschiedt op zodanige wijze dat daarmee de privacy van de betrokken
personen, anders dan degene die het verzoek indient, niet in het geding komt.
6.5 De beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker c.q.
de bevoegdheid van deze tot het verzoeken om nadere informatie omtrent het al dan niet opgenomen
zijn in de persoonsregistratie.
Artikel 7: recht tot weigering registratie
7.1 Een cliënt/betrokkene heeft ten allen tijde het recht om registratie van tot zijn persoon herleidbare
gegevens te weigeren c.q. zijn toestemming hiervoor te onthouden.
Deze weigering kan ook een deel van de persoonsgegevens betreffen.
7.2 De cliënt/betrokkene heeft niet het recht om een anonieme registratie van het contact met hem te
weigeren.
7.3 Voor het object van een kwestie bestaat het recht tot weigering van registratie niet aangezien de
gegevens over hem door een ander worden ingebracht.
Wel heeft het object recht op aanvulling en correctie van bepaalde hem betreffende
persoonsgegevens.
Artikel 8: inzage- en correctierecht
8.1 Een geregistreerde of zijn gemachtigde heeft recht op inzage in de gegevens in de interne
Regipro-registratie (zie bijlage 1), voor zover deze gegevens op hem betrekking hebben en met de
inzage niet de privacy van anderen in het geding komt.
8.2 Wanneer daartoe een verzoek is ontvangen, dient de inzage binnen een termijn van één maand of
zoveel eerder als mogelijk, plaats te vinden.
8.3 Voor het verkrijgen van afschriften van de persoonsregistratie mag de beheerder de werkelijk
gemaakte kosten in rekening brengen aan de verzoeker, tot het wettelijk vastgelegde maximum.
8.4 Een geregistreerde, zijnde de cliënt/betrokkene of diens vertegenwoordiger kan de beheerder
verzoeken om de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen
voor zover dit voor de juiste afhandeling van de kwestie c.q. een juist beeld van de situatie relevant is.
Een dergelijk verzoek wordt bij voorkeur schriftelijk bij de beheerder ingediend.
8.5 Een geregistreerde, zijnde het object of diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de beheerder
verzoeken om de hem betreffende persoonsgegevens aan te vullen voor zover dit voor de juiste
afhandeling van de kwestie c.q. een juist beeld van de situatie relevant is.
Het object heeft correctierecht t.a.v. de hem betreffende zakelijke gegevens; hij heeft geen
correctierecht t.a.v. de over hem door anderen ingebrachte en geregistreerde gegevens.
Een dergelijk verzoek wordt bij voorkeur schriftelijk bij de beheerder ingediend.
8.6 De beheerder bericht de verzoeker binnen één maand na ontvangst van het verzoek, bij voorkeur
schriftelijk, of hij aan het verzoek voldoet.
Een weigering is met redenen omkleed.
8.7 De beheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Artikel 9: verstrekken en koppelen van gegevens
9.1 Aan personen en/of instanties buiten de afdeling IKG worden slechts persoonsgegevens van een
cliënt verstrekt, voor zover dat relevant is in het kader van de afhandeling van een kwestie dan wel de
regionale signalering.
Dit gebeurt slechts onder voorwaarde van expliciete toestemming van de cliënt/betrokkene.
9.2 Aan personen en/of instanties buiten de afdeling IKG worden slechts persoonsgegevens over het
object verstrekt, voor zover dat relevant is in het kader van de afhandeling van een kwestie dan wel de
regionale signalering.
Dit gebeurt tevens slechts onder voorwaarde van expliciete kennisgeving aan het object waarbij deze
in de gelegenheid wordt gesteld om informatie toe te voegen over ‘zijn kant van de zaak’. Deze
voorwaarde geldt niet voor informatie naar de Inspectie voor de Gezondheidszorg vanwege de aard
van hun werk. [zie ook artikel 1.3]
De verstrekking vindt slechts plaats als dit de expliciete (schriftelijke) toestemming van de betrokken
cliënt heeft.
9.3 Aan externen c.q. voor externe koppeling van gegevens worden alleen die gegevens uit de
persoonsregistratie verstrekt die niet meer tot de persoon te herleiden zijn. Het betreft dan het
deelbestand genaamd ‘externe Regipro-registratie’ (zie bijlage 1).
Verstrekking aan externen van gegevens uit dit deelbestand vindt alleen plaats in het kader van de in
artikel 3.2 en 3.3 genoemde doelen van de registratie.
Artikel 10: protocolplicht
10.1 De beheerder is verplicht op deugdelijke wijze bij te houden aan wie welke gegevens uit de
registratie zijn verstrekt, alsmede op grond waarvan deze gegevens zijn verstrekt (zie protocol).
10.2 Gegevens betreffende een geregistreerde worden uit het protocol verwijderd op het tijdstip
waarop de persoonsgegevens van de betreffende worden vernietigd.
Artikel 11: bewaarplaats en bewaartermijnen; vernietiging
11.1 Niet geautomatiseerd (via formulieren) vastgelegde persoonsgegevens zoals vermeld in bijlage 1
worden bewaard in een af te sluiten archiefkast. Daarbij worden de NAW gegevens gescheiden van
de rest van het dossier opgeborgen.
In het dossier zelf staan geen namen vermeld.
11.2 Na de zgn. definitieve afsluiting van de afhandeling van een kwestie danwel de betrokkenheid
van het IKG daarbij kan de cliënt verzoeken tot anonimisering/ decodering of vernietiging van de tot
zijn persoon herleidbare gegevens. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de beheerder.
11.3 Het recht van vernietiging geldt niet voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift
vereist is.
Het recht van vernietiging geldt eveneens niet voor niet meer tot de persoon herleidbare gegevens
(betreft met name externe Regipro-registratie, zie bijlage 1).
11.4 Vernietiging van de persoonsgegevens dient zodanig te gebeuren dat reconstructie van deze op
generlei wijze mogelijk is.
11.5 De persoonsregistratie (interne Regipro-registratie) wordt na afloop van het kalenderjaar waarin
de definitieve afsluiting plaatsvond 5 jaar bewaard, maar korter als een verzoek om vernietiging wordt
ingewilligd.
11.6 Bewaring van de externe Regipro-registratie vindt plaats voor onbepaalde termijn.
Artikel 12: geheimhoudingsplicht
12.1 Een ieder die betrokken is bij de registratie dan wel de uitvoering van dit reglement en daarbij de
beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs
kan vermoeden, is verplicht tot geheimhouding daarvan.
12.2 Deze plicht tot geheimhouding maakt tevens deel uit van algemene richtlijnen voor medewerkers
van het IKG waaraan zij zich schriftelijk dienen te verbinden.
Artikel 13: klachten en klachtenprocedure
13.1 Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet/onvoldoende
worden nageleefd dan indien geregistreerde wel andere redenen heeft tot klagen t.a.v. de registratie
en de omgang met geregistreerde gegevens, wendt hij zich tot de direct betrokken medewerker dan
wel de beheerder van de registratie.
Deze dient binnen een termijn van ten hoogste één maand (of zoveel eerder als mogelijk is) op de
klacht te reageren.
13.2 Ontvangt de geregistreerde met een klacht over de registratie geen reactie of voldoet deze
reactie zijns inziens niet, dan kan hij zich wenden tot de houder.
Dit gebeurt bij voorkeur schriftelijk. Wat betreft de reactie van de houder geldt eveneens de maximale
termijn van één maand.
13.3 Indien de reactie van de houder niet voldoet of als de houder niet binnen de gestelde termijn van
4 weken antwoordt, dan kan de geregistreerde binnen 6 weken zijn klacht aanhangig maken bij de
burgerlijke rechter of bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Als de klacht in eerste
instantie is behandeld door het CBP dan kan de klacht eventueel alsnog aanhangig worden gemaakt
bij de burgerlijk rechter, uiterlijk binnen 6 weken nadat van het CBP bericht is ontvangen dat de
behandeling van de zaak is beëindigd.
13.4 Daarnaast kan de geregistreerde ten allen tijde inzake een eventuele schending van zijn rechten
een beroep doen op een rechterlijke instantie.
13.5 De geregistreerde heeft ten allen tijde het recht om direct bij het College Bescherming
Persoonsgegevens een klacht over de registratie in te dienen dan wel een rechterlijke instantie in te
schakelen.
Slotbepalingen
Artikel 14: recht op informatie over privacyreglement
14.1 Een kopie van het privacyreglement ligt voor geïnteresseerden ter inzage bij het RPCP.
14.2 Een kopie van het privacyreglement is te verkrijgen via de coördinator c.q. de medewerker van
de afdeling IKG.
Een ieder kan het RPCP hierom verzoeken.
De kopie wordt tegen kostprijs (kopie- en verzendkosten) ter beschikking gesteld.
Artikel 15: inwerkingtreding
15.1 Dit privacyreglement kan worden aangehaald als het privacyreglement Regipro-registratie van
het RPCP.
15.2 Dit reglement is per 1 september 2002 in werking getreden.
De registratie is per die datum ingeschreven bij het College Bescherming Persoonsgegevens via het
formulier Aanmelding dat eveneens bij dit reglement is gevoegd.
15.3 Eventuele wijziging van het reglement is voorbehouden aan de houder.
Deze draagt zorg voor toevoeging van de wijziging aan reeds circulerende versies van het reglement
en informeert belanghebbenden over deze wijziging.
Daaronder is ook te vatten: melding van de wijziging bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
BIJLAGE 1
Overzicht van ten hoogste te registreren gegevens in het kader van het Regipro-systeem.
Informatiebronnen
De te registreren gegevens worden verworven via de cliënt/betrokkene die t.b.v. de afhandeling van
een kwestie een beroep doet op het IKG dan wel via andere bij deze afhandeling betrokken personen
en/of instanties.
De gegevens worden verstrekt via mondelinge overlevering dan wel via door de cliënt/betrokkene of
anderen beschikbaar gestelde documenten.
Interne Regipro-registratie
De interne Regipro-registratie bevat ten hoogste de volgende gegevens:
(in het kader van de directe dienstverlening aan cliënten en intern management)
cliënt/betrokkene
- status
- geslacht
- leeftijdscategorie (evt. geboortedatum) van betrokkene
- verzekeringsvorm van betrokkene
- woonplaats
- adres, telefoonnummer
- e-mailadres
- wijze van binnenkomst (bij eerste contact)
- wijze van bekendheid met IKG
- verdere gegevens indien relevant voor de afhandeling van de kwestie
- wensen/afspraken bij vervolgcontacten
- evt. machtigingen van betrokkene
derden
- status c.q. functie
- naam
- adres en telefoonnummer
- e-mailadres
- geslacht
- verrichte handelingen
object
- naam
- adres en telefoonnummer
- e-mailadres
- wensen/afspraken bij vervolgcontacten
- afdeling alwaar werkzaam (type, naam)
- instelling alwaar werkzaam (type, naam en adres)
- plaats/regio alwaar werkzaam
- type beroepsgroep/functie
kwestie
- aard
- onderwerp
- nadere gegevens voorzover relevant voor de afhandeling van de kwestie (m.n. omtrent toedracht)
- datum ontstaan
afhandeling
- van IKG gewenste handelingen
- t.a.v. betrokken klachtvoorzieningen: naam, adres, bijdrage, resultaat daarvan, functioneren e.d.
- activiteiten IKG (datum, naammedewerker, naam aangesprokene, vorm/plaats, inhoud activiteit,
adviezen, afspraken, tijdsinvestering)
- door IKG gerealiseerde handelingen
- resultaat van afhandeling kwestie (in de zin van realisatie van gestelde doelen en evt. neveneffecten
van de afhandeling)
verdere administratieve gegevens
- locatie van eerste contact met cliënt
- regio IKG
- status toestemming tot registratie
- samenhang met andere kwesties van dezelfde cliënt
alsmede relevante correspondentie, (medische) dossierstukken e.d.
Externe Regipro-registratie (m.u.v. de Inspectie voor de Gezondheidszorg)
De externe Regipro-registratie bevat ten hoogste de volgende gegevens (in het kader van externe
verantwoording en signalering van structurele tekortkomingen in de zorg en/of klachtrecht):
Cliënt:
- status
- woonplaats
- wijze van bekendheid met IKG
- wijze van (eerste) contact met IKG
betrokkene
- geslacht
- leeftijdscategorie
- verzekeringsvorm
- woonplaats (afgekorte postcode)
object
- type beroepsgroep/functie
- type afdeling
- type sector/instelling
- vestiginsplaats (afgekorte postcode)
- identificatie specifiek object (via versleutelde code)
kwestie
- aard
- onderwerp
- datum ontstaan
afhandeling
- doelen cliënt
- gewenste en gerealiseerde handelingen IKG
- gevolgde klachtweg (type klachtvoorzieningen; periode van betrokkenheid)
- datum eerste contact met IKG
- aantal vervolgdata (contactmomenten)
- datum stop bijdrage IKG
- datum definitieve afsluiting kwestie
- resultaat in de zin van realisatie doelen
- regio/locatie IKG