Organiek reglement 2015 - Provincie West

WEDSTRIJDREGLEMENT VOOR HET PROVINCIAAL KOORFESTIVAL
Artikel 1 - Algemeen
De Provincie West-Vlaanderen organiseert bij besluit van de deputatie een driejaarlijkse
festivalcyclus voor koren.
De resultaten van de selectieprocedure tijdens de festivalcyclus dienen als basis voor de
toekenning van de provinciale subsidies aan liefhebbersverenigingen voor koorzang.
Artikel 2 – Voorwaarden
De koorfestivalcyclus staat open voor alle gemengde koren, vrouwen-, mannen-, jeugd- en
kinderkoren, die voldoen aan volgende 5 voorwaarden:
1. het koor is een feitelijke vereniging of een vzw, gevestigd en hoofdzakelijk werkzaam
in West-Vlaanderen, met als doel de amateuristische beoefening van koorzang;
2. het koor kent een continue werking met reguliere onbezoldigde leden;
3. het koor telt minimaal twaalf leden exclusief dirigent en begeleider(s);
4. het koor bestaat op het ogenblik van inschrijving ten minste één jaar in zijn huidige
bezetting;
5. het ensemble voert een boekhouding en aanvaardt de administratieve en financiële
controle van de Provincie.
Koren komen niet in aanmerking voor selectie indien:
- het dossier te laat werd ingediend;
- het dossier onjuiste gegevens bevat of blijk geeft van een niet correcte zakelijke
werking;
- het dossier niet voldoet aan de bepalingen van dit reglement.
Artikel 3 – Cyclus
De driejarige cyclus van het Festival ziet er als volgt uit:
1e jaar: schriftelijke selectie
Indiendatum: 15 april 2015
Bekendmaking schriftelijke selectie en richtlijnen: juni 2015
2e jaar: auditieconcerten
Auditieconcerten: 15 oktober 2015 - 15 april 2016
Bekendmaking selectie en richtlijnen voor de finale: juni 2016
3e jaar: Finale Provinciaal Koorfestival: 2017
Indien het derde cyclusjaar niet kan plaatsvinden omwille van het Vlaams regeerakkoord, zal
de haalbaarheid van een finale eind 2016 onderzocht worden.
Artikel 4 – Jury
De deputatie stelt de jury samen.
De jury (schriftelijke selectie en auditieconcerten) bestaat uit ten minste drie niet-WestVlaamse deskundigen. De jury van de Finale van het Festival, bestaat uit minstens vier nietWest-Vlaamse deskundigen. De jury voor de selectie en de Finale kan dezelfde zijn. De jury
wordt bijgestaan door een secretariaat (dienst cultuur).
De deputatie bekrachtigt de uitspraken van de jury. Tegen de uitspraak van de deputatie is
geen beroep mogelijk.
Artikel 5 – Inschrijvingsdossier
De schriftelijke selectie gebeurt op basis van een inschrijvingsdossier. Het dossier bestaat uit
volgende documenten:
1. het ingevulde inschrijvingsformulier;
2. een ledenlijst van het koor met vermelding van naam, voornaam, gemeente,
geboortedatum, stemsoort en datum van aansluiting bij het koor per lid;
3. de samenstelling van het bestuur van de vereniging;
4. een recente foto van het koor;
5. een recente geluids- of video-opname van minimaal 8 minuten, waarvan minstens 1
fragment van 2 minuten ‘a capella’ koormuziek (onbegeleide koorzang); de geluids- of
video-opname wordt begeleid door een document waarop datum van opname wordt
vermeld, en een lijst met titel compositie, naam componist en duurtijd van elk
fragment;
6. een CV van het koor en een werkingsverslag van het afgelopen jaar;
7. de programmatie van minstens het eerstvolgende jaar;
8. een programmavoorstel voor het auditieconcert dat zou worden uitgevoerd bij
eventuele selectie (minimum 25 en maximum 35 minuten zang), waarin minstens 1 ‘a
capella’-werk( onbegeleide koorzang) in voorkomt;
9. een programmavoorstel voor de finale dat zou worden uitgevoerd bij eventuele
selectie (minimum 30 en maximum 40 minuten zang), waarin minstens 1 werk ‘a
capella’-werk (onbegeleide koorzang) in voorkomt;
10. het financieel verslag (afrekening) van het voorbije werkingsjaar;
11. de begroting voor het komende werkingsjaar.
Artikel 6 – Indiendatum
De inschrijving dient uiterlijk op 15 april 2015 op de daartoe bestemde formulieren gericht te
worden aan Provincie West-Vlaanderen, Dienst Cultuur – Cel Kunsten, Provinciehuis
Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41, 8200 Brugge.
Artikel 7 – Schriftelijke selectie
De ingediende dossiers worden beoordeeld door de jury voor wat betreft punten 1 tot en met
9. De administratieve beoordeling (punten 10 en 11) gebeurt door de Dienst Cultuur. Er
worden maximum 12 koren geselecteerd voor deelname aan de auditieconcerten, deze 12
koren krijgen de titel “provinciaal geselecteerd koor”. Uiterlijk op 30 juni 2015 worden de
geselecteerde koren bekendgemaakt met een korte motivering aan alle koren die meedongen.
Tegelijk worden de concrete richtlijnen i.v.m. de auditieconcerten bezorgd.
Artikel 8 - Auditieconcerten
Tijdens elk auditieconcert treden minstens twee koren op. Er worden maximum 6
auditieconcerten georganiseerd. De auditieconcerten moeten plaatsvinden tussen 15 oktober
2015 en 15 april 2016.
De koren maken onderling de nodige afspraken en bezorgen de data en het programma van
de concerten aan de administratie uiterlijk op 15 september 2015.
Uit het voorgesteld programma moet de eigenheid van het koor blijken.
Elk geselecteerd koor neemt minstens 1 ‘a capella’-werk (onbegeleide koorzang) op in het
programma.
Enkel indien de eigenheid van het koor vereist dat het afzonderlijk optreedt kan, bij
uitzondering, overwogen worden om toch een extra auditieconcert te laten plaatsvinden. De
aanvraag hiertoe moet grondig worden gemotiveerd door het koor en zal slechts bij zeer
grote uitzondering worden toegestaan door de deputatie.
Op het einde van het laatste auditieconcert maakt de jury de rangschikking op en maakt de
selectie van de drie finalisten aan het publiek bekend, onder voorbehoud van goedkeuring
door de deputatie. Alleen de drie hoogst gerangschikte koren nemen deel aan de Finale van
het Provinciaal Koorfestival.
De drie hoogst gerangschikte koren krijgen de titel “provinciaal genomineerd koor” en nemen
deel aan de Finale van het Provinciaal Koorfestival.
Uiterlijk op 30 juni 2016 worden de selectie en de richtlijnen voor de Finale bekendgemaakt.
Alle deelnemende koren ontvangen een schriftelijk juryrapport.
Indien het derde cyclusjaar niet kan plaatsvinden omwille van het Vlaams regeerakkoord, zal
de haalbaarheid van een finale eind 2016 onderzocht worden.
Artikel 9 – De Finale van het Festival
De uiteindelijke samenstelling en het programma van de Finale worden door de jury in
overleg met de drie finalisten vastgelegd. Uit het voorgestelde festivalprogramma mag de
eigenheid van het koor blijken. Dit programma kan identiek zijn aan het programma van het
auditieconcert. De Finale wordt beoordeeld door de jury. De uitslag wordt tijdens de
afsluitende proclamatie van de finalenamiddag bekend gemaakt door de jury, onder
voorbehoud van goedkeuring door de deputatie. Aan de finalisten wordt een geldprijs
toegekend naargelang hun rangschikking. Het bedrag van de prijzen voor de laureaten wordt
bepaald door de deputatie. Na afloop van het festival ontvangen de drie finalisten een
schriftelijk juryrapport.
Artikel 10 – Kosten
Alle kosten i.v.m. het opstellen en inzenden van de dossiers zijn voor rekening van de
deelnemende ensembles.
Alle rechtstreekse kosten en baten die voortkomen uit de organisatie van de auditieconcerten
zijn voor rekening van de koorbesturen.
De kosten voor de organisatie van de finale zijn voor rekening van de Provincie.
De Provincie stelt enkel een piano ter beschikking van alle deelnemende koren. Koren die
andere begeleidingsinstrumenten wensen te gebruiken moeten zelf voor die instrumenten
instaan.
De reiskosten van de deelnemende koren zijn ten laste van de provincie West-Vlaanderen. De
terugbetaling gebeurt als volgt: na de finale ontvangt elk koor een schuldvordering en een
verantwoordingsstaat. Is de reis gebeurd met een bus dan dient de schuldvordering
teruggestuurd, samen met de gekweten factuur. Gebeurde de reis met eigen wagens, dan
dient de verantwoordingsstaat teruggestuurd. De terugbetaling mag het bedrag niet
overschrijden dat de reis zou kosten, berekend volgens de tarieven van het openbaar vervoer.
De vereiste documenten moeten de administratie bereiken binnen de twee maanden na de
finale.
Artikel 11 – Deelnemingspremie
De deelnemingspremies worden enkel toegekend aan de 3 koren die deelnemen aan de finale
van het festival. Een premie bedraagt 500 euro en is gelijk voor alle deelnemende koren. De
deelnemingspremie wordt automatisch toegekend naar aanleiding van de deelname. De in
aanmerking komende koren dienen geen extra formaliteiten te vervullen voor het verkrijgen
van deze premie.
Artikel 12 – Werkingssubsidie
De werkingssubsidies worden enkel toegekend aan de maximum 12 koren die geselecteerd
werden uit de schriftelijke selectieronde en deelnemen aan de auditieconcerten. Maximum 12
geselecteerde koren krijgen gedurende 3 jaar een werkingssubsidie, startend met het tweede
cyclusjaar. Het bedrag, per jaar, is 2.000 euro en is voor de 12 geselecteerde koren gelijk. De
subsidie wordt elk jaar op basis van het ingediende dossier toegekend door de deputatie.
Artikel 13 - Subsidieaanvragen
De subsidieaanvragen moeten gericht worden aan de Provincie West-Vlaanderen, dienst
Cultuur – Cel kunsten, Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41, 8200 SintAndries. Uiterlijke indiendata voor de subsidieaanvragen zijn:
Voor 2016: 15 mei 2016
Voor 2017: 15 mei 2017 (cfr artikel 17)
Voor 2018: 15 mei 2018 (cfr artikel 17)
De subsidieaanvraag bestaat uit volgende documenten:
- het ingevulde aanvraagformulier
- de afrekening van het afgelopen werkingsjaar
- een begroting voor het komende jaar
- een werkingsverslag met bewijsmateriaal
- de programmatie voor het volgende jaar
- een herkenbaarheidsverslag (gebruik provinciale logo).
Artikel 14 – Provinciale herkenbaarheid
De gesubsidieerde verbindt zich ertoe de Provincie expliciet te vermelden in al zijn
communicatie met derden en met het publiek. De wijze waarop dit dient te gebeuren wordt
bepaald door de deputatie conform het Provinciaal reglement betreffende de provinciale
herkenbaarheid bij elke vorm van provinciale subsidie d.d. 12 mei 2005 en latere wijzigingen.
Artikel 15 - Discussie
De deputatie beslist in alle gevallen die niet bepaald zijn in dit reglement.
Artikel 16 - Aansprakelijkheid
De Provincie West-Vlaanderen neemt geen verantwoordelijkheid op zich inzake
aansprakelijkheid, risico’s en eventuele schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het
deelnemen aan het auditieconcert/finale, overkomen aan hetzij de deelnemende groepen,
hetzij aan de leden.
Artikel 17 – Overheveling bevoegdheid
§1. De in dit subsidiebesluit verleende toelagen gelden in het licht van het Vlaams
regeerakkoord voor de legislatuur 2014-2018 voorwaardelijk.
Het Vlaams regeerakkoord bepaalt immers dat de provincies “de persoonsgebonden
bevoegdheden verliezen , net zoals de mogelijkheid om opcentiemen te heffen op de
onroerende voorheffing ”.
§2. Indien de provincie West-Vlaanderen ingevolge een beslissing van de Vlaamse
overheid (decreet, besluit van de Vlaamse regering en/of ministerieel besluit) niet meer
bevoegd is voor het beleidsdoelstelling waartoe dit subsidiebesluit behoort en/of de financiële
middelen ervoor werden overgeheveld naar Vlaanderen of één of meerdere gemeenten, dan
zal de provincie hen, als rechtsopvolger inlichten over de subsidies die de provincie zich had
voorgenomen om te betalen.
Artikel 18 - Instemming
Door hun inschrijving aanvaarden de deelnemers dit reglement.
Gedaan te Brugge in zitting van 11 december 2014
De Provinciegriffier
Geert ANTHIERENS (get.)
De Voorzitter-Gouverneur
Carl DECALUWE (get.)