Quick Scan - Samen voor de klant

(LOGO EIGEN ORGANISATIE PLAATSEN)
QUICK SCAN (NAAM ORGANISATIE INVULLEN)
QUICK SCAN FUNCTIECREATIE
IN OPDRACHT VAN (NAAM ORGANISATIE INVULLEN)
Hier indien gewenst een afbeelding plaatsen van de organisatie waar de quick scan is afgenomen.
Datum:
(invullen)
(NAAM EIGEN ORGANISATIE INVULLEN)
Namen auteurs:
Namen verantwoordelijken:
(invullen)
(invullen)
Noot: dit rapport kan opgemaakt worden in de huisstijl van de organisatie die de quick scan uitvoert.
QUICK SCAN …(NAAM ORGANISATIE INVULLEN)
QUICK SCAN
(Naam organisatie invullen) heeft opdracht gegeven een quick scan uit te voeren om te onderzoeken wat de
mogelijkheden zijn om mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt binnen de organisatie werk te
bieden dat bedrijfseconomisch een toegevoegde waarde heeft.
In de quick scan staan de volgende vragen centraal:
Is het mogelijk om, binnen (delen van) de organisatie voornamelijk elementaire taken te herschikken
en/of nieuwe functies te creëren?
Welke voordelen heeft een dergelijke verandering voor de werkgever?
(Naam organisatie invullen) heeft ervoor gekozen deze quick scan uit te laten voeren omdat …..(hier de
reden(en) voor de uitvoering van de quick scan melden).
Er kan sprake zijn van meerdere redenen, bijvoorbeeld:
- effectievere benutting expertise zittend personeel
MVO
CAO verplichtingen
Social Return bij aanbestedingen
verwachte arbeidsmarktproblemen
Zorg dat in deze beschrijving duidelijk de woorden van de opdrachtgever terugkomen, het is van belang om te
laten zien dat er goed is geluisterd naar de werkgever/het bedrijf.
CONTEXT
Beschrijf hier relevante gegevens die mogelijk van invloed zijn op de uitvoering van de quick scan, op de
analyses of op de implementatiefase, waarin daadwerkelijk functies worden ingevuld.
Denk daarbij aan informatie die van invloed kan zijn op de uitvoering van de (resultaten van de) pilot, zoals het
strategisch beleid van (het deel van) de organisatie, informatie over relevante samenwerkingsverbanden van
de organisatie, arbeidsmarktsituaties, fusies, reorganisaties en relevante landelijke of regionale informatie.
Doel is die aspecten te noemen die voor de uitvoering van de analyses en de daadwerkelijke implementatie
mogelijk van invloed kunnen zijn.
KORTE BESCHRIJVING ORGANISATIE (alleen bij een grote organisatie, als niet het hele bedrijf is
meegenomen)
Plaats hier een organogram, informatie over de organisatie, grootte, omvang, locaties, informatie over doel,
visie en missie. Het doel is achtergrondinformatie te geven die mogelijk van invloed is op de analyses en op de
implementatiefase.
QUICK SCAN hier naam organisatie
Om een goed beeld te krijgen van de potentiële mogelijkheden om binnen de organisatie/delen van de
organisatie (kies), elementaire functies te creëren die geschikt zijn voor mensen met een grote afstand tot de
arbeidsmarkt, volgt nu een beschrijving van de delen van de organisatie die zijn meegenomen in de quick scan.
In de eindconclusie vermelden we de mogelijkheden voor functiecreatie per deel van de organisatie en over de
afzonderlijke delen van de organisatie heen.
KORTE BESCHRIJVING NOEM HIER DE AFDELING VAN DE ORGANISATIE WAAR DE SCAN PLAATSVINDT
Beschrijf hier kort:
Wat deze afdeling doet, wie werken er, hoe is dit deel van de organisatie gesitueerd?
WERKPROCESSEN EN VOORKOMENDE WERKZAAMHEDEN
Beschrijf hier de werkprocessen, onderverdeeld naar hoofdprocessen en ondersteunende processen. Beschrijf
de werkzaamheden zoals deze door de werknemers binnen het betreffende deel van de organisatie worden
verricht en indien mogelijk het niveau en de omvang van de werkzaamheden.
Het betreft hier geen diepgaande analyses omdat dat in deze fase nog niet nodig is. Alleen als er duidelijke
signalen zijn dat een of meer van de genoemde aspecten spelen, is het van belang deze te beschrijven.
MOGELIJKHEDEN VOOR FUNCTIECREATIE
Om te kunnen bepalen in hoeverre binnen de organisatie/dit deel van de organisatie mogelijkheden voor
functiecreatie in potentie aanwezig zijn, wordt antwoord gezocht op de onderstaande vragen:
Is er in de werkprocessen sprake van werkzaamheden:
die onder het opleidingsniveau liggen van degene die deze werkzaamheden uitvoert?
op een lager niveau en daardoor niet de noodzakelijke hoeveelheid aandacht krijgen van de
werknemers?
waardoor werknemers van hun hoofdtaken worden afgeleid?
die de reguliere uitvoering van de hoofdtaak belemmeren of verstoren?
die gemakkelijk losgekoppeld kunnen worden van de werkzaamheden zoals deze nu binnen een
functie worden verricht?
Om bovenstaande vragen te beantwoorden kan gebruik gemaakt worden van een aantal indicatoren, zoals:
Is er sprake van werkzaamheden:
- die efficiënter of vaker uitgevoerd zouden kunnen worden?
die de snelheid van handelen van het proces vertragen?
die zich opstapelen? Of waar werknemers moeizaam of niet aan toe komen?
die vereisen dat werknemers overwerken?
waarvoor tijdelijk personeel wordt aangetrokken?
die men zou willen of kunnen aanbieden en die momenteel niet aangeboden worden?
waar werknemers hulp of ondersteuning bij kunnen gebruiken?
Het antwoord op deze vragen wordt afgeleid van een eigen eerste inventarisatie van de werkzaamheden.
Informatiebronnen zijn gesprekken met de leidinggevende, met de werknemers en observaties.
Uit het interview en de observaties blijkt het volgende:
Benoem puntsgewijs wat eruit de interviews en observaties naar voren is gekomen in relatie tot de
bovenstaande kernvragen.
Doe dit vanuit het gezichtspunt van de werkgever en dus herkenbaar voor de werkgever. Probeer niet iets
nieuws te bedenken, de werkgever kent zijn eigen organisatie het beste. Je kunt alleen voorstellen de
werkzaamheden anders te ordenen dan op dit moment gebeurt. Ga daarom heel concreet in op de aard van de
werkzaamheden en geef geen onnodige informatie of informatie die uitsluitend van belang is voor de selectie
van mogelijke kandidaten met een afstand tot de arbeidsmarkt.
AANVULLENDE OBSERVATIES
Vermeld hier zaken die opvallen tijdens het observeren. Vaak hebben de aanvullende observaties betrekking
op kernprocessen en/of de indeling van ruimtes.
Tip: Vermijd uitweidingen die geen betrekking hebben op mogelijke andere kansen om werk te genereren en
die op het een of andere moment genoemd worden door de geïnterviewden. Denk daarbij aan taken die
mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt eventueel kunnen uitvoeren maar die geen betrekking
hebben op de kernprocessen en de ondersteuning daarin, zoals bijvoorbeeld digitale archivering. Gebruik deze
informatie op andere momenten.
OVERIGE INFORMATIE
Mogelijk is er extra informatie van belang voor succes die hierboven niet beschreven is. Beschrijf deze hier
Bijvoorbeeld het effect van de voorgestelde verandering op de motivatie van de zittende werknemers of op de
kwaliteit van de dienstverlening. Maak gebruik van een eigen inschatting in hoeverre de informatie van belang
is en dus benoemd dient te worden.
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN OP BASIS VAN DE QUICK SCAN (INVULLEN NAAM VAN (HET DEEL
VAN) DE ORGANISATIE)
Uit de gesprekken en waarnemingen is te concluderen we dat er een aantal taken zijn die nu worden
uitgevoerd door gekwalificeerde werknemers, maar die ook door …… (concreet benoemen) kunnen worden
uitgevoerd.
Op basis van een eerste beoordeling zijn deze taken niet/wel (kies) substantieel in omvang en kunnen zij
mogelijk door mensen met minder kwalificaties worden verricht. Het betreft vooral werkzaamheden die snel
aan te leren en onafhankelijk van het hoofdproces uit te voeren zijn.
Denk hierbij aan de volgende werkzaamheden die uit het takenpakket van de volgende functies te halen zijn
….. (benoem hier functies).
De betreffende werkzaamheden leiden tot functies als ….(benoem hier functies).
Deze functies leiden tot een vermindering van het aantal ondersteunende taken die nu door het zittend, hoger
gekwalificeerd personeel worden uitgevoerd. Daardoor kunnen zij meer aandacht en tijd steken in hun
kerntaken, zodat het aantal gekwalificeerde functionarissen kan afnemen.
Om hoeveel functies/arbeidsplaatsen het gaat moet blijken uit een verdere analyse van de werkzaamheden. De
eerste inschatting is dat op deze wijze zo’n …. (aantal invullen) nieuwe functies/arbeidsplaatsen te creëren zijn .
Indien wordt gekozenvoor het anders organiseren van de meer elementaire werkzaamheden dan kan een
besparing op de loonkosten plaats hebben, zonder dat de kwaliteit van het werkproces vermindert.
QUICK SCAN (INVULLEN NAAM VAN AFDELING/DEEL VAN DE ORGANISATIE)
Indien de quick scan op meerdere afdelingen plaatsvindt, kunnen hier de bovenstaande alinea’s eveneens
worden beschreven voor de betreffende afdeling(en).
Overige mogelijkheden organisatie
Beschrijf hier alle andere, vanuit de eigen SW-organisatie gangbare mogelijkheden om medewerkers te
plaatsen. Denk hierbij aan invulling van reguliere vacatures, groepsdetachering etc.
EINDCONCLUSIE QUICK SCAN (INVULLEN NAAM ORGANISATIE)
MOGELIJKHEDEN:
Binnen de organisatie zijn er wel/geen (invullen)werkzaamheden die mensen uit de beoogde doelgroepen
kunnen uitvoeren.
Meer gedetailleerde analyses binnen de verschillende delen van de organisatie zijn noodzakelijk om inzicht te
geven in de omvang van de elementaire functies in tijd en in de plaats binnen de werkprocessen. Op basis
hiervan is te bepalen hoeveel elementaire functies er te creëren zijn, gebaseerd op het afsplitsen van taken van
bestaande functies.
Benoem de winst voor de werkgever.
Hierbij uitgaan van de eerder benoemde voordelen, zoals:
Het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op deze nieuw gecreëerde functies
zorgt dat dezelfde werkzaamheden tegen een lagere prijs plaatsvinden, dus tot kostenbesparing.
Het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op deze nieuw gecreëerde functies
zorgt ervoor dat vroegtijdig in te spelen is op een verwachte schaarste aan gekwalificeerde
werknemers.
Het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op deze nieuw gecreëerde functies
zorgt ervoor dat de organisatie beter in staat is om zijn Social Return verplichtingen waar te maken. Op
deze manier kan het bedrijf beter met andere bedrijven concurreren om overheidsopdrachten met
een Social Return verplichting.
Het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op deze nieuw gecreëerde functies
zorgt er voor dat het aantal uitzendkrachten beperkt kan worden.
Deze nieuw gecreëerde functies leiden tot een vermindering van het aantal ondersteunende taken die
nu door het zittend, hoger gekwalificeerd personeel worden uitgevoerd, waardoor zij meer aandacht
en tijd kunnen steken in hun kerntaken. Hierdoor kan het aantal fte gekwalificeerde functionarissen
afnemen.
Beschrijf ook mogelijkheden op de lange termijn, als het nu niet kan. Gebruik daarin zoveel mogelijk de taal en
teksten uit de interviews. Beschrijf de situatie vanuit het perspectief van de werkgever.
VERVOLG
Beschrijf hier het doel van nadere analyses en vervolgactiviteiten, de veronderstelde resultaten die uit hieruit
voortvloeien en de tijdsbesteding die daarmee gemoeid is.
IMPLEMENTATIE VAN DE RESULTATEN
In deze quick scan hebben we onderzocht wat de mogelijkheden en kansen zijn voor …. (invullen naam
organisatie) om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op te nemen binnen de personele organisatie.
Hiermee wil het bedrijf de volgende doelen bereiken… (doelen invullen).
Bij dit onderzoek is gekeken naar zowel functies als deeltaken en werkzaamheden. Geconstateerd is dat door
functiesplitsingen en het gebruik maken van minder gekwalificeerde werknemers belangrijke organisatiedoelen
bereikt kunnen worden.
Om deze winst ook daadwerkelijk te behalen is een zorgvuldig implementatieproces noodzakelijk. Op deze
manier wordt voorkomen dat de werkgever te maken krijgt met onnodige risico’s (verzuim, misfit
werknemer/functie, uitval, etc.). De implementatie vraagt dan ook om een gestructureerde aanpak.
COMMUNICATIE
Omdat het zittend personeel mogelijk ook te maken krijgt met wijzigingen in bestaande taken en
werkprocessen, is een adequate communicatie binnen de gehele organisatie en met de betrokken
functionarissen van essentieel belang.
Tegelijkertijd is het van belang om concrete zaken vast te leggen met de toeleverancier van kandidaten …
(naam invullen) over bijvoorbeeld de toeleiding, scholing of training en begeleiding.
Hierdoor wordt de kans op een succesvolle pilot groot en daarmee de kans dat … (naam organisatie noemen)
nieuwe gemotiveerde werknemers krijgt. Voor de zittende werknemers betekent dit een verhoging van de
aandacht voor hun kernkwaliteiten en voor de nieuwe werknemers betekent het een verbetering in hun sociale
en maatschappelijke positie. Kortom, een win – win – win situatie.
HERKOMST INFORMATIE
Beschrijf hier de volgende zaken:
waar vond de quick scan plaats?
welke informatie vanuit de organisatie is gebruikt?
welke overige informatie is gebruikt? (denk aan relevante informatie verkregen via de website of
andere bronnen)
wie (op welk functieniveau) is geïnterviewd?
waar en hoe vaak is geobserveerd?