Creetion

1
// we orchestrate
Titel
Uw processen transparant met SAP Process Mining.
Introductie
SAP Process Mining powered by Celonis is een nieuwe component van SAP op
HANA. Process Mining gaat niet uit van vooraf gedefinieerde procesontwerpen,
maar analyseert processen zoals die feitelijk in de IT systemen zijn uitgevoerd. Het
verwerkingsproces van Celonis bestaat uit een Extract, Transform & Load (ETL)
proces, waarvoor verschillende tools gebruikt kunnen worden. Vervolgens kan
met behulp van de analyse functionaliteit in Celonis onderzocht worden hoe de
processen aflopen, welke varianten er in het proces echt bestaan en in welke
gevallen er afgeweken wordt van een optimale procesflow. In deze Tips & Tricks
wordt uitgelegd hoe dit “end to end” in zijn werk gaat.
Om te beginnen is Celonis een separate applicatie die ofwel in de Cloud ofwel On
Premise kan worden ingezet. Daarbij wordt de applicatie zowel geleverd in een
multi-user server omgeving als als single user applicatie op een laptop.
Het kernconcept van Celonis
Het kernconcept van Celonis is gebaseerd op het analyseren van de “time stamps”
van gedetailleerd vastgelegde business gebeurtenissen (“events”). Process Mining
gaat uit van de volgordelijkheid van processtappen en de afhankelijkheden die in
dat verband optreden. Vanuit de time stamps kunnen de verschillend aflopende
procespaden worden gevisualiseerd en kan worden getoond welke paden het
meest voorkomen, welke paden tot vertraging leiden, hoe vaak een bepaalde
uitzondering voorkomt etcetera. Omdat Celonis op HANA draait kunnen zeer grote
volumes procesdata in een keer worden geanalyseerd en real time in de
dashboards worden meegenomen. Verder is Celonis aan de analysekant uiterst
flexibel in te richten zodat nieuwe rapportages en analyses zonder lange
ontwikkelcycli kunnen worden gerealiseerd.
Creetion B.V.
Bredaseweg 108a, sectie 3
4902 NS Oosterhout
+31 (0)162 42 69 97
[email protected]
www.creetion.com
KvK: 172.252.52
IBAN: NL67 ABNA 0616276923
BTW: 819381548
2
// we orchestrate
Figuur 1 Celonis laat het verschil zien tussen wat het zou moeten zijn en wat het is
Inrichten van Process Mining
End to end beslaat het inrichten van Process Mining met Celonis een aantal
separate maar afhankelijke stappen die hun eigen expertise en focus vereisen.
Identificatie van kandidaat processen
Aan de business kant moet duidelijk worden welke de belangrijkste processen zijn
om met behulp van Process Mining te analyseren. Dit betreft normaliter die
processen waarbij belangrijke geldstromen zijn betrokken, of waarbij proces
compliancy van groot belang is.
Zodra die processen zijn vastgesteld moeten zij geanalyseerd worden met
betrekking tot de betrokken SAP transacties, de betrokken objecten, alsmede de
wijzigingen die op de betrokken objecten plaatsvinden. Daarmee kan een helder
beeld worden opgesteld van de tabellen die in het extractieproces moeten
worden meegenomen. Celonis heeft een aantal standaard proces sets beschikbaar
waar deze analyse reeds heeft plaatsgevonden (zoals Order to Cash, Accounts
Payable, of Procure to Pay).
Analyse van de bronsystemen
In de bronsystemsn (dit kunnen ook niet-SAP systemen zijn) moeten de te
extraheren database tabellen worden vastgesteld en vervolgens uitgelezen
worden. Daarbij moeten die gegevens worden meegenomen die later in de
analyse van belang kunnen zijn. In ieder geval moet steeds de timestamp (meestal
boekingsdatum en –tijd) uit een tabel worden meegenomen in de extractie. Dit
Creetion B.V.
Bredaseweg 108a, sectie 3
4902 NS Oosterhout
+31 (0)162 42 69 97
[email protected]
www.creetion.com
KvK: 172.252.52
IBAN: NL67 ABNA 0616276923
BTW: 819381548
3
// we orchestrate
geldt ook voor velden die als “foreign key” nodig zijn om in de latere
datamodellerings stap te gebruiken voor het linken van de diverse tabellen.
Data extractie vanuit de bronsystemen
Als de tabellen en de velden bekend zijn die naar Celonis moeten worden
overgezet kunnen diverse standaard manieren worden gebruikt om dit te doen. Zo
kan gebruik gemaakt worden van reeds beschikbare BW extracties, of in de
simpelste vorm van SAP transactie SE16 waarbij de data op tabelniveau kan
worden gelezen en geëxtraheerd. Met behulp van een Transformatie tool zoals
SQL Server kunnen de gegevens in de brontabellen worden omgezet in de
datatabellen die voor Celonis van belang zijn. Daarbij is altijd 1 tabel cruciaal als
“fact”-tabel waaruit alle analyses in het vervolg worden gedaan, en dat is de
“Activities” tabel. Dit is de tabel waarin op basis van de bv in SQL Server gemapte
geggevens de processtappen worden vastgelegd inclusief alle timestamps en
foreign key data. Wat niet als processtap of mijlpaal in de Activities tabel is
opgenomen kan niet worden gebruikt in de latere process mining analyses.
Binnen Celonis importeer je de database die gemaakt is in de extractiestap,
waarna een gepopuleerde verzameling tabellen in Celonis is opgenomen. Om
hiermee volwaardige analyses te kunnen doen, moet je nu eerst een datamodel
maken in Celonis.
Creatie van het Celonis Data Model
In zuiver “process mining” volgens de onderliggende wiskundige theorie is geen
datamodellering van toepassing. Procesanalyse vindt daar louter plaats op basis
van afhankelijkheden en timestamps. Bij Celonis daarentegen wordt dit
gestructureerd door een expliciete Data Modellerings-stap waarbij een Data
Model wordt gemaakt op basis waarvan analyses kunnen worden uitgevoerd.
In de Celonis Data Model omgeving maak je een relationeel datamodel op basis
van de foreign keys die in de brontabellen zijn opgenomen.
Creetion B.V.
Bredaseweg 108a, sectie 3
4902 NS Oosterhout
+31 (0)162 42 69 97
[email protected]
www.creetion.com
KvK: 172.252.52
IBAN: NL67 ABNA 0616276923
BTW: 819381548
4
// we orchestrate
1Maken van een Datamodel in Celonis
Nadat het datamodel is gemaakt kun je op basis van dit model de analyses gaan
uitvoeren. Het aanmaken van meerdere data modellen is ook mogelijk.
Celonis Analyses
Binnen Celonis kun je zoveel analyses maken als je wilt. Bij het maken van een
nieuwe analyse begin je met het invoeren van een naam voor de analyse en het
koppelen aan een specifiek data model.
Iedere analyse bestaat uit een of meer “componenten”. De basiscomponent is
meestal de “Process Explorer” component die de grafische weergave mogelijk
maakt van het business proces dat wordt gerepresenteerd door de database en
het bijbehorende data model.
De Process Explorer
De Process Explorer bevat een aantal standaard elementen waarmee je door de
processen kunt navigeren. Het is daarbij mogelijk de schaal van de
procesweergave te manipuleren (in- en uitzoomen), alsmede specifiek te filteren
op bepaalde stappen en kenmerken van het proces (bv “Toon alle inkoop-proces
instanties waarbij wel een factuurontvangst maar geen goederenontvangst is
geboekt”). De process explorer kan ook worden ingesteld op verschillende
“views”, zoals op doorlooptijd van processtappen of frequentie van voorkomen
van stappen.
Creetion B.V.
Bredaseweg 108a, sectie 3
4902 NS Oosterhout
+31 (0)162 42 69 97
[email protected]
www.creetion.com
KvK: 172.252.52
IBAN: NL67 ABNA 0616276923
BTW: 819381548
5
// we orchestrate
Verder is een zeer handige functionaliteit het schuiven met de “coverage”
indicatoren, waarbij je bijvoorbeeld kunt vragen om die processen weer te geven
waarvan de flow in bv 80% van de gevallen voorkomt.
2 De Process Explorer
Filters die je hebt gekozen staan bovenin de Explorer aangegeven en kunnen
gemakkelijk met een muisklik worden verwijderd als je ze niet meer nodig hebt.
Dashboards en queries
De toegevoegde waarde wordt aanzienlijk vergroot als je vervolgens op het canvas
naast de Pprocess Explorer ook Charts en Tabellen gaat toevoegen die specifieke
informatie weergeven over de getoonde processen. Binnen een canvas zijn alle
charts en tabellen en de getoonde process explorer automatisch aan elkaar
gekoppeld, dus ieder toegepast filter is meteen van toepassing op alle getoonde
gegevens.
Creetion B.V.
Bredaseweg 108a, sectie 3
4902 NS Oosterhout
+31 (0)162 42 69 97
[email protected]
www.creetion.com
KvK: 172.252.52
IBAN: NL67 ABNA 0616276923
BTW: 819381548
6
// we orchestrate
3 Charts en Tabellen kunnen worden toegevoegd op een canvas mbt het getoonde proces
Door middel van specifieke filters kunnen specifieke uitvragingen worden gedaan,
zoals het selecteren van cases op basis van de waarde van een attribuut, het al
dan niet van toepassing zijn van een specifieke processtap, doorlooptijdselectie,
cases waarin dezelfde activiteit meerdere malen is voorgekomen etcetera.
4 Specifieke filters toepassen
Creetion B.V.
Bredaseweg 108a, sectie 3
4902 NS Oosterhout
+31 (0)162 42 69 97
[email protected]
www.creetion.com
KvK: 172.252.52
IBAN: NL67 ABNA 0616276923
BTW: 819381548
7
// we orchestrate
Afhankelijk van de autorisaties kunnen al deze mogelijkheden aan verschillende
gebruikers en rollen ter beschikking worden gesteld.
Aanpasbaarheid en uitbreidbaarheid
Als je tevreden bent met een canvas-analyse kun je deze “Publiceren”. Deze
gepubliceerde versie kun je dan opnemen in standaard dashboards binnen de
organisatie, uiteraard voorzien van alle bijbehorende autorisaties en roltoewijzingen.
Alleen in Analyse-modus kun je wijzigingen aanbrengen in een Analyse-canvas. Op
dat moment is een “edit” knop zichtbaar. Het is zeer eenvoudig om op basis van
zo’n canvas nieuwe tabellen en charts toe te voegen en vervolgens weer te
publiceren.
Met behulp van een eenvoudige download functionaliteit kunnen complete
analyses vervolgens worden vastgelegd en gedeeld met anderen.
De toegevoegde waarde van Celonis
De toegevoegde waarde van Celonis bestaat uit meerdere aspecten.
Op de eerste plaats kun je met behulp van Celonis complexe queries loslaten op
grote hoeveelheden procesdata en exact vinden waar en op welke manier
processen niet lopen zoals optimaal ontworpen of gedacht.
Op de tweede plaats kunnen bottlenecks, KPI-afwijkingen en problemen worden
opgespoord die vervolgens middels proceswijzigingen of automatisering kunnen
worden opgelost. Door het gebruiken van Celonis zouden veel LEAN trajecten die
in organisaties worden uitgevoerd sterk vereenvoudigd kunnen worden.
Op de derde plaats levert Celonis process mining exacte informatie over hoe vaak
en op welke wijze ingerichte Process Controls worden omzeild, waarmee
Compliance monitoring sterk wordt ondersteund.
Installatie
Installeren van Celonis op een lokale PC is eenvoudig. Via een download van de
Celonis server zorgt een wizard voor de installatie van de Celonis applicatie. In een
demo omgeving is het handig om daarbij meteen Microsoft SQL Server te
installeren zodat het mogelijk is de databases die in Celonis worden gebruikt te
vullen en de data op een eenvoudige manier te manipuleren. Een server installatie
Creetion B.V.
Bredaseweg 108a, sectie 3
4902 NS Oosterhout
+31 (0)162 42 69 97
[email protected]
www.creetion.com
KvK: 172.252.52
IBAN: NL67 ABNA 0616276923
BTW: 819381548
8
// we orchestrate
kost iets meer tijd, maar is ook recht toe recht aan. In de praktijk is vooral de
koppeling van de aangemaakte databases aan de Celonis analysetool het lastigst
omdat eventuele foutmeldingen nogal onduidelijk worden aangegeven. Een
puntje om aan te werken.
Starten met Celonis
Celonis is een separate component op de prijslijst van SAP en heeft alleen als
voorwaarde dat HANA beschikbaar is. Eerste stap in een Celonis traject is altijd
een Proof of Concept, waarin in enkele dagen op basis van een klant case de
waarde van Celonis kan worden aangetoond.
En hoewel het zeker mogelijk is om je de Celonis functionaliteit zelf eigen te
maken, is het volgen van een training bij Celonis sterk aan te bevelen. Deze
trainingen zijn goed gestructureerd en ook nog eens erg leuk om te doen.
Auteur
Hans Diepstraten, Enterprise Architect bij Creetion
Creetion B.V.
Bredaseweg 108a, sectie 3
4902 NS Oosterhout
+31 (0)162 42 69 97
[email protected]
www.creetion.com
KvK: 172.252.52
IBAN: NL67 ABNA 0616276923
BTW: 819381548