Structuur projectorganisaties oorzaak van problemen?

Structuur projectorganisaties
oorzaak van problemen?
Edwin Steffens, Robbert Karreman
Kan de structuur van de projectorganisatie een oorzaak zijn van problemen binnen
projecten, zoals het overschrijden van budgetten en planningen? In een serie van drie
artikelen zullen we deze vraag beantwoorden. In dit eerste artikel wordt de aanleiding
van een onderzoek beschreven. Het onderzoek beperkt zich tot de actoren opdrachtgever, technisch adviseur en installateur. Tevens wordt er vanuit de praktijk een
vergelijking getrokken tussen verschillende bouworganisatiemodellen.
start opdrachtgever
start adviseur
start installateur
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Uitwerking
Oplossing
Resultaat
Project
Alternatieve
eisen vallen af
Alternatieve
oplossingen vallen af
Realisatie
Materialisering
Nazorg
Onderhoud
Alternatieve gebruiks- en
onderhoudsmogelijkheden vallen af
Alternatieve
realisatiemogelijkheden vallen af
Alternatieve
projecten vallen af
1. Startmomenten voor de actoren volgens het traditionele model
In de afgelopen periode van laagconjunctuur nam het aantal werken in de
markt af. De toename van concurrentie die daardoor ontstond, dwong
inschrijvende partijen tot het maken van lage aanbiedingen. Hierdoor wer-
den aannemers gedwongen om efficiënter te gaan werken. Men zou ver-
wachten dat er efficiënter geopereerd zou worden door samen te werken
met andere partijen, maar in plaats daarvan zijn partijen met name bezig
met hun eigen financiële haalbaarheid van het werk.
Dit resulteert vaak in een starre houding tijdens de uitvoering. Iedere wij-
ziging in leveringsomvang brengt onevenredig hoge kosten met zich mee.
Opdrachtgevers reageerden daarop door in hun bestekken tal van juridische artikelen op te nemen. Over dat laatste maken aannemers boos:
“Onlangs kreeg ik een bestek waarin het juridische deel groter was dan de
ing. Robbert Karreman,
drs. Edwin Steffens,
K & R Consultants, Deventer
&Bouwkostenkunde
Huisvestingseconomie
leveringsbeschrijving. Ik snap niet dat ze hun energie in dat deel van het
bestek stoppen. Laat ze eerst maar eens een fatsoenlijke beschrijving maken
van het werk.”
31
start opdrachtgever
start adviseur
start installateur
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Uitwerking
Oplossing
Resultaat
Project
Alternatieve
eisen vallen af
Alternatieve
oplossingen vallen af
Realisatie
Materialisering
Nazorg
Onderhoud
Alternatieve gebruiks- en
onderhoudsmogelijkheden vallen af
Alternatieve
realisatiemogelijkheden vallen af
Alternatieve
projecten vallen af
2. Startmomenten voor de actoren volgens het bouwteammodel
De aannemer lijkt aan te geven dat hij bij een
Dat resulteert in een bestek met technische
maken. Maar hoe kan het dan dat de kwaliteit
steed. De installateur die uitgenodigd wordt voor
Misschien omdat adviseurs steeds meer in con-
sche tekeningen uit tot een prijs in de vorm van
goede werkomschrijving een normale prijs kan
van de beschrijving steeds slechter wordt?
currentie worden gecontracteerd? Hoe minder
uren, hoe lager de prijs, maar de adviseur is dan
niet in staat efficiënt te werken. Efficiënter wer-
ken wordt door veel partijen (zowel adviseurs als
installateurs) blijkbaar geïnterpreteerd als goed-
koper werken, minder doen en niet bereid zijn
tot samenwerking.
tekeningen. Vervolgens wordt het bestek aanbe-
de aanbesteding, werkt het bestek en de technieen open begroting of voorgeschreven inschrij-
vingsformulier. In de uitvoeringsfase zijn het
bestek en de technische tekeningen leidend voor
verrekening van meer- en minderwerk. Alles
wat niet duidelijk is omschreven of benoemd, is
aanleiding voor discussie en komt in aanmer-
king voor meerwerk. Figuur 1 geeft aan op welk
moment de verschillende actoren betrokken
Ondanks lagere aanbiedingen en efficiënter wer-
raken bij het proces.
met
Dit organisatiemodel heeft veel weg van een
ken hebben veel projecten nog steeds te maken
overschrijding
van
tijd
en
budget.
Uiteindelijk zijn dit de centrale problemen bin-
nen projecten. Deze kunnen een diversiteit aan
oorzaken hebben. Het wegwerken van deze pro-
blemen kost opnieuw tijd en geld. Een bepalende
compliancebenadering waarbij zo goed mogelijk
wordt geprobeerd de werkelijkheid weer te
geven in documenten of te volgen regels.
Partijen die volgens dit model met elkaar
oorzaak voor het ontstaan van deze problemen
samenwerken, volgen het bestek en de techni-
betrokken partijen zijn. De partijen zijn wel
geest. Hun samenwerking is niet gebaseerd op
kan het gebrek aan samenwerking tussen de
bereid tot samenwerking, maar doen dit niet of
nauwelijks. Dit kan een gevolg zijn van de ver-
sche tekeningen naar de letter en niet naar de
gezamenlijk belang maar op individueel belang.
Eén van de oorzaken is het in concurrentie tot
deling van verantwoordelijkheden en bevoegdhe-
stand komen van de aanneemsom.
projecten.
Het bouwteammodel
Traditionele projectorganisatie
nische adviseur een Definitief Ontwerp (DO)
een adviseur een vertaling gemaakt van het
installatieconcept, de principes van het installa-
den en het scheiden van denken en doen binnen
Bij traditionele projectorganisatie wordt door
huisvestingsprobleem van de opdrachtgever in
een ontwerp van gebouwgebonden installaties.
32
Volgens het bouwteammodel wordt door de tech-
met tekeningen gemaakt. In het DO zijn het
tieontwerp en mogelijke knelpunten met andere
disciplines uitgewerkt. Een installateur werkt
september/oktober 2007
start opdrachtgever
start adviseur
start installateur
Initiatief
Definitie
Ontwerp
Voorbereiding
Uitwerking
Oplossing
Resultaat
Project
Alternatieve
eisen vallen af
Alternatieve
oplossingen vallen af
Realisatie
Materialisering
Nazorg
Onderhoud
Alternatieve gebruiks- en
onderhoudsmogelijkheden vallen af
Alternatieve
realisatiemogelijkheden vallen af
Alternatieve
projecten vallen af
3. Startmomenten voor de actoren volgens het vernieuwde bouwteammodel
dit uit tot een ontwerp met bestek. Het betreft
ruimtestaat. In termen van ontwerpfasen
werk, de kanalen en bekabeling. Van een ont-
een VO (voorlopig ontwerp). Door de technisch
bijvoorbeeld het exacte verloop van het leidingwerpende installateur wordt nu verwacht dat
adviseur
wordt
een
taakstellend
budget
deze hierover aan het bouwteam adviseert. In de
geraamd op basis van deze vraagspecificatie. Bij
de betrokkenheid van een installateur vanaf een
natie met het taakstellende budget de basis voor
praktijk zijn meerdere varianten mogelijk, maar
DO komt het meest voor. Na aanbesteding met
het DO op prijs (aanneemsom) wordt door de
installateur het DO vertaald naar een bestek
met werktekeningen. Figuur 2 geeft de startmomenten weer voor de actoren volgens het bouw-
de aanbesteding is de vraagspecificatie in combi-
een raamovereenkomst met een installateur. De
technisch adviseur start nu vanaf de initiatieffa-
se en tegelijk met of vlak na de start van een
bouwmanager.
teammodel.
De installateur dient vanaf de vraagspecificatie
De uitvoeringsfase is gebaseerd op dezelfde
bouwteam te adviseren bij het VO, DO, bestek
het gehele ontwerpproces te doorlopen en het
documenten die in het traditionele model wor-
en de werktekeningen. De technisch adviseur
de installateur. De basis voor verrekening van
cificatie. Deze fase wordt de bouwteamfase
den gebruikt, maar deze zijn nu uitgewerkt door
meer- en minderwerk vindt nu plaats op basis
van het DO van de technisch adviseur. Bij dit
model geldt eveneens dat de samenwerking tus-
sen actoren vooral gericht is op het individuele
toetst deze documenten steeds aan de vraagspegenoemd. De installateur dient een ontwerp te
maken dat de prestaties kan leveren die
genoemd zijn in de vraagspecificatie, binnen het
taakstellende budget. Aan het einde van de ont-
belang. Immers, bij aanbesteding op prijs zal de
werpfase wordt het ontwerp door de installateur
en zullen de technisch adviseur en opdrachtge-
van de aanbieding door het opstellen van een
installateur slechts het minimale willen leveren
ver het maximale willen krijgen.
Het vernieuwde bouwteammodel
afgeprijsd en wordt inzicht gegeven in de kosten
open begroting. Indien deze open begroting zorgvuldig is opgesteld en past binnen het taakstel-
lend budget, wordt met de installateur een aan-
In het vernieuwde bouwteammodel wordt door
nemingsovereenkomst gesloten op basis van de
wikkeld op basis van de gewenste huisvesting
gen en de open begroting van de installateur.
een technisch adviseur een vraagspecificatie ontvan de opdrachtgever. Deze vraagspecificatie
bestaat uit een Technisch Programma van Eisen
(TPvE) aangevuld met een werkomschrijving en
&Bouwkostenkunde
Huisvestingseconomie
gesproken is het niveau van deze documenten
vraagspecificatie, het bestek met werktekeninFiguur 3 geeft de startmomenten voor actoren
volgens het vernieuwde bouwteammodel weer.
33
Kenmerken
traditionele model
bouwteammodel
Concurrentie
concurrentie vindt plaats op
concurrentie vindt plaats op prijs concurrentie vindt plaats op prijs,
Prijsvorming
vernieuwd bouwteammodel
prijs
en kwaliteit
kwaliteit, creativiteit en innovativiteit
prijs wordt bepaald door markt-
prijs wordt bepaald door markt-
prijs (taakstellend budget) wordt
werking
werking
bepaald door de adviseur en de creativiteit en innovativiteit van de markt
Faalkosten
ca. 10 % faalkosten (extra
ca. 13% faalkosten
Transparantie
matig transparante scheiding
geen transparante scheiding tus- transparante scheiding tussen
kosten boven aanneemsom)
geen faalkosten
tussen verantwoordelijkheden
sen verantwoordelijkheden van
verantwoordelijkheden van adviseur
Effectiviteit en
effectiviteit en efficiëntie van
effectiviteit en efficiëntie van
effectiviteit en efficiëntie van gekozen
oplossing
van opdrachtgever en adviseur
van opdrachtgever en adviseur
gever, adviseur en installateur
van adviseur en installateur
efficiëntie van
Samenwerking
tussen actoren
gekozen oplossing afhankelijk
adviseur en installateur
gekozen oplossing afhankelijk
samenwerking wordt beheerst
samenwerking wordt beheerst
de betrokken actoren
de betrokken actoren
door verschillende belangen van
door verschillende belangen van
en installateur
oplossing afhankelijk van opdracht-
samenwerking wordt beheerst door
gelijke belangen
Tabel 1. Kenmerken van de drie bouworganisatiemodellen
De samenwerking tussen de actoren is gericht op
Het vernieuwde bouwteammodel wordt op de
in de raamovereenkomst vastgelegde koppeling
De faalkosten zijn niet het gevolg van de ont-
een gezamenlijk belang. Dit is het gevolg van de
tussen het budget en de vraagspecificatie.
Kenmerken van de bouworganisatiemodellen
De bouworganisatiemodellen zijn beoordeeld aan
de hand van een aantal kenmerken die relevant
bouworganisatiekenmerken positief beoordeeld.
werp- en uitvoeringsverantwoordelijkheid. Het
model is bij uitstek geschikt in complexe situaties waarbij meerdere installatieconcepten
mogelijk zijn, waardoor het voorspellen van de
juiste technische oplossing, en hieraan gekop-
zijn voor samenwerking. Voor de drie modellen
peld het benodigde budget, moeilijk vooraf te
Het traditionele model is bij uitstek geschikt in
De conclusie die uit dit vooronderzoek kan wor-
prefereren technische oplossing voor de hand
jectorganisatie van invloed kan zijn op de pro-
zijn deze kenmerken ingevuld in tabel 1.
situaties die niet complex zijn en waarbij de te
ligt. Veelal is dat in situaties waarbij er aan de
kant van de opdrachtgever sprake is van een
voorspellen zijn.
den getrokken is dat de structuur van een problemen binnen een project.
homogene organisatie (of onderdeel) met een
In het tweede artikel wordt verder ingegaan op
huisvestingsvraagstuk.
er dan uit zou moeten zien en op de ideale inrich-
Voor de toepassing van het bouwteammodel
uit de literatuur. Het derde artikel beschrijft het
uniform primair proces, dus relatief eenvoudig
geldt eigenlijk dezelfde beoordeling van de ken-
merken van bouworganisatiemodellen. Aanleiding om dit model toe te passen is vaak een kos-
hoe een goed functionerende projectorganisatie
ting van de projectorganisatie, onderbouwd vanuiteindelijke veldonderzoek met de daaruit af te
leiden conclusies.
tenreductie voor het inschakelen van een technisch advies. Door een afname van transparantie in verantwoordelijkheden nemen de faalkos-
ten toe.
34
september/oktober 2007