Kiwa Reglement voor Productcertificatie
advertisement
1 mei 2014 Kiwa Reglement voor Productcertificatie 1 mei 2014 Kiwa Reglement voor Productcertificatie © 2014 Kiwa Nederland B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Kiwa Nederland B.V Sir W. Churchill-laan 273 Postbus 70 2280 AB RIJSWIJK Tel. 070 414 44 00 Fax 070 414 44 20 www.kiwa.nl Voorwoord 1 Bij certificatie hanteert Kiwa de volgende uitgangspunten: 1. Het beleid en de procedures bij Kiwa zijn niet-discriminerend: alle leveranciers hebben toegang tot de bij Kiwa gehanteerde certificatieschema’s en worden bij de levering van certificatiediensten gelijkwaardig behandeld; 2. Kiwa is volstrekt onpartijdig en onafhankelijk, en heeft daartoe de functies van a) regelgeving, b) uitvoering en c) arbitrage ten aanzien van haar certificatiewerkzaamheden volgens het trias politica beginsel strikt gescheiden. Regelgeving Kiwa stelt alle partijen die een aanzienlijk belang hebben bij de ontwikkeling van beleidslijnen en uitgangspunten met betrekking tot de inhoud en de werking van certificatie in de gelegenheid om te participeren in Colleges van Deskundigen. Uitvoering Bij de uitvoering van certificatie wordt onpartijdig en onafhankelijk personeel ingezet, dat geen belang heeft bij de te certificeren producten of bij de organisatie van de leverancier, en gehouden is aan de daarbij door Kiwa gehanteerde gedragscode. Bovendien wordt een strikte scheiding aangehouden tussen personeel dat belast is met uitvoerende certificatiewerkzaamheden en personeel dat verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen over certificatie. Arbitrage Tegen beslissingen of maatregelen van Kiwa kan beroep worden ingesteld bij een volledig onafhankelijk van Kiwa functionerend College van Beroep. Dit college doet een uitspraak bij wege van arbitraal vonnis. Inleiding Certificatie methodiek Kiwa voert haar certificatie werkzaamheden uit volgens de methodiek zo als die in beknopte vorm hierna is beschreven. Indien een maatschappelijke behoefte bestaat aan een gecertificeerd product zullen belanghebbenden worden 2 uitgenodigd om zitting te nemen in een College van Deskundigen dat zorgdraagt voor de inhoud en werking van de regelgeving die voor de betreffende certificering noodzakelijk zijn. Het eisenpakket met inbegrip van product en 3 proces eisen, waaraan het gecertificeerde product aan dient te voldoen is daarvan het resultaat. Kiwa neemt zonder stemrecht als rapporteur deel aan het College en heeft mede tot taak het College te voorzien van informatie met het doel het eisenpakket zo goed mogelijk op de praktijk te laten aansluiten. Zodra het eisenpakket door het College van Deskundigen is vastgesteld en door Kiwa als grondslag voor certificatie is aanvaard, kunnen leveranciers op basis van dit eisen pakket hun product laten certificeren. Naast deze eisen hanteert Kiwa bij certificatie haar Algemene Leveringsvoorwaarden en dit Reglement. Zodra de leverancier haar aanvraag voor certificatie aan Kiwa heeft kenbaar gemaakt, zal Kiwa een aanbieding doen in de vorm van een certificatie overeenkomst. Deze overeenkomst omvat het toelatingsonderzoek, de rechten en de plichten die zo wel gelden voor de leverancier als voor Kiwa. De overeenkomst omvat ook de rechten en plichten na dat de certificaat verlening heeft plaats gevonden en betreft met name de afspraken ten behoeve van het behoud van het certificaat en het onderhoud van het certificatieschema. Na wederzijdse ondertekening van de certificatie-overeenkomst neemt Kiwa de opdracht tot certificering in behandeling door aan te vangen met het toelatingsonderzoek. Na afronding van dit onderzoek wordt de beslissing tot certificaat verlening genomen door een functionaris die niet bij het toelatingsonderzoek is betrokken. Bij een positief resultaat ontvangt de leverancier het certificaat en is op dat moment certificaathouder en de onderhoudsfase t.b.v. behoud van het certificaat treedt dan inwerking. De leverancier mag zijn certificaat openbaar maken en handelt voor handhaving van het certificaat overeenkomstig de rechten en plichten van de overeenkomst. Ook voor Kiwa gelden voor de onderhoudsfase procedures en afspraken. Kiwa verstrekt certificaten met de daarbij behorende overeenkomsten voor een onbeperkte duur. Om dit te kunnen bevestigen zal Kiwa regelmatig controle audits uitvoeren. De frequentie van deze audits wordt door het College van Deskundigen bepaald. De resultaten van deze audits worden telkenmale na een jaar door een functionaris van Kiwa die niet betrokken is bij deze audits, geëvalueerd en beoordeeld. Bij positieve beoordeling wordt het management van Kiwa geadviseerd het certificaat met de daarbij behorende overeenkomst voor een jaar te continueren. Ingeval 1 2 3 Onder Kiwa wordt verstaan elke juridische entiteit onder Kiwa Nederland B.V. Voor Colleges van Deskundigen die door Kiwa zijn ingesteld geldt het vigerende Kiwa Reglement voor Beleidscollege en College van Deskundigen. Wanneer de certificatie uitsluitend betrekking heeft op het ontwerp van het product (attest) zullen de ontwerpspecificaties (tekeningen, berekeningen, beproevingsresultaten, etc.) moeten worden voorzien van een identificatie (waar)merk, echter de volgens het ontwerp vervaardigde producten mogen niet van dit merk of certificatie merk worden voorzien. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. -1- 1 mei 2014 het eisenpakket bijzondere voorwaarden stelt zoals bijvoorbeeld een beoordeling op alle eisen binnen een voorgeschreven periode zullen die gerespecteerd worden en zullen in de beoordeling voor voortzetting van het certificaat door Kiwa eveneens worden meegenomen. Kiwa rapporteert haar bevindingen in een geanonimiseerde samenvatting aan het College van Deskundigen. De bevindingen uit deze rapportage kunnen voor het College aanleiding zijn de tot aanpassing van de eisen. Ingeval de eisen worden gewijzigd enerzijds door bevindingen van Kiwa en anderzijds ten gevolge van technische en maatschappelijke veranderingen, zal Kiwa de certificaathouders daarover informeren en hen over de eventuele consequenties op de hoogte brengen. De certificaathouder krijgt de gelegenheid om haar gecertificeerde producten op de gewijzigde eisen aan te passen. Aan de hand van een audit zal Kiwa dit staven waarna het certificaat wordt aangepast. Mocht bij het toelatingsonderzoek het resultaat negatief zijn dan wordt er geen certificaat verstrekt. Daarmee vervalt ook de eerder genoemde certificatie overeenkomst. Deze certificatie overeenkomst vervalt ook indien er reden is tot beëindiging of tot intrekking van het certificaat. Tegen uitspraken van Kiwa kan de leverancier in beroep gaan. Zij kan gebruik maken van het daarvoor door Kiwa in 4 het leven geroepen onafhankelijk College van Beroep . Kiwa heeft het beleid, indien belanghebbenden daar behoefte aan hebben, haar certificatie schema’s te accrediteren. In dat geval worden de betreffende schema’s door de accreditatie instelling beoordeeld op basis van de van toepassing zijnde accreditatie normen en eisen. Bij een positief resultaat verkrijgt Kiwa het recht haar certificaten te mogen voorzien van het logo van de betreffende accreditatie-instelling. Zodoende kunnen leveranciers kenbaar maken dat hun gecertificeerde producten onder een geaccrediteerd certificatieschema vallen. In dit reglement zijn de werkzaamheden beschreven die door Kiwa worden uitgevoerd voor productcertificatie, procescertificatie, attestatie en diensten waar de betreffende schema’s dienen te voldoen aan de hiervoor van toepassing zijnde internationale accreditatienorm. Overeenkomstig de van toepassing zijnde accreditatienorm wordt het begrip product in dit reglement gehanteerd in de meest ruime zin, en houdt in dat ook de output van een proces of een dienst op basis van dit reglement kan worden gecertificeerd. 4 Voor college van beroep geldt het vigerende Kiwa Reglement voor College van Beroep. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. -2- 1 mei 2014 Inhoud 1 Begripsomschrijvingen 4 2 Eisen 6 3 Uitvoering 6 4 Certificaathouder 6 5 Certificatie-overeenkomst 7 6 Betekenis, inhoud en geldigheidsduur van het certificaat 7 7 Leveringsvoorwaarden 8 8 Openbaarmaking, Certificatiemerken, logo’s en pictogrammen 8 9 Aan certificatie verbonden kosten 9 10 Geheimhouding 9 11 Aanvraag procedure 10 12 Uitvoering van de opdracht 11 13 Wijzigingen 14 14 Uitbesteding van productie 15 15 Beëindiging 15 16 Overige bepalingen 16 17 Klachten en beroep 17 18 Slotbepalingen 17 Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. -3- 1 mei 2014 1 Begripsomschrijvingen 1.1 Productcertificatie Onder certificatie wordt in dit reglement verstaan de door Kiwa of namens haar uitgevoerde activiteiten zoals keuring van prototype, producten en toezicht op de productie en op grond waarvan Kiwa verklaart dat er een gerechtvaardigd vertrouwen bestaat dat een duidelijk omschreven product, of de output van een proces of een dienst, voldoet aan de certificatie-eisen die zijn vastgelegd in een door Kiwa voor certificatie van toepassing verklaarde eisen, beoordelingsrichtlijn, of een ander eisenstellend document. 1.2 Algemene begripsomschrijvingen Als algemene begripsbepaling wordt verwezen naar: De termen en definities zoals vastgelegd in EN-ISO 9000: 2005, aanvullende begripsbepalingen, kwaliteitsmanagementsystemen, grondbeginselen en verklarende woordenlijst die in van toepassing zijnde normen worden gegeven. 1.3 Specifieke begripsomschrijvingen Specifieke begripsomschrijvingen binnen het kader van dit reglement zijn: 1.3.1 Attest Een document waarin Kiwa verklaart dat de eigenschappen van een product of bouwdeel onder nader te stellen voorwaarden*) geacht worden te voldoen aan de eisen die zijn vastgelegd in de voor dat product of bouwdeel geldende eisen. De controles die Kiwa in het kader van attestatie uitvoert hebben alleen betrekking op de prestaties van een product of bouwdeel en de geldigheid daarvan. Er vindt bij attestatie geen controle plaats op de conform het attest vervaardigde producten of bouwdelen. Om die reden mogen deze producten niet van een certificatie merk worden voorzien. *Deze voorwaarden worden door een College van Deskundigen vastgelegd en tot die voorwaarden kunnen de verwerkingsvoorschriften worden begrepen. 1.3.2 Audit De systematische toetsing door Kiwa van het te certificeren product aan de van kracht verklaarde eisen en 5 richtlijnen. Een audit heeft tot doel na te gaan of de leverancier aan de gestelde eisen en richtlijnen voldoet en correct gebruik maakt van het certificaat, het certificatiemerk en voor zo ver toepassing van de bijbehorende logo’s en labels. 1.3.3 Leverancier: De partij die er voor verantwoordelijk is dat producten bij voortduring voldoen aan de eisen waarop de certificatie is gebaseerd. 1.3.4 Producent: De ondernemer die producten vervaardigt, al dan niet als leverancier. 1.3.5 Product: 6 Een enkelvoudig of een samengesteld product, of de output van een proces of een dienst. 1.3.6 Kwaliteitssysteem De vastgelegde organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen, die vereist zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. 1.3.7 Tekortkoming (Nonconformity) De bevinding dat niet voldaan wordt aan een certificatie-eis. 1.3.8 IKB-schema (Intern Kwaliteits-Bewakings-schema): Een beschrijving van de door de leverancier uitgevoerde kwaliteitscontroles. 5 6 Voor de term audit kan ook inspectie worden gelezen. Het begrip proces wordt hier gehanteerd in de meest brede zin van het woord, zoals een vervaardigingsproces, een verwijderingsproces, een ontwerpproces, een managementproces. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. -4- 1 mei 2014 1.3.9 Certificatieschema Een vastgelegde methodiek, toegepast door Kiwa met als doel: a. vaststellen of voldaan wordt aan de eisen, die aan het product en of proces worden gesteld. b. een zodanig toezicht uit te oefenen op de producent en of processen, dat wordt bewerkstelligd, dat na verlening van het certificaat en certificatiemerk bij voortduring wordt voldaan aan de geldende eisen. 1.3.10 Certificaat Een document, dat een verklaring van Kiwa inhoudt, dat de in dat document vermelde en door de leverancier vervaardigde producten bij aflevering geacht kunnen worden te voldoen aan de voor die producten geldende eisen. 1.3.11 Certificaathouder De certificaathouder is de leverancier van het gecertificeerde product, zijnde de juridische entiteit die de certificatie-overeenkomst met Kiwa aangaat. 1.3.12 Certificatiemerk Een beschermd merk, waarvan het gebruik met machtiging van Kiwa wordt toegestaan aan de leverancier, wiens producten bij aflevering geacht kunnen worden te voldoen aan de geldende eisen en waaraan eventueel door een speciaal daarvoor ontworpen label de kwaliteitsinformatie over de toepassing van het product is toegevoegd, die gebaseerd wordt op het resultaat, zoals gesteld in het door Kiwa afgegeven rapport over de keuring van het prototype. 1.3.13 Certificatie-overeenkomst Een overeenkomst, waarin de rechten en plichten van een leverancier en van Kiwa ten opzichte van elkaar zijn vastgelegd. De certificatie-overeenkomst omvat het toelatingsonderzoek en het traject na certificaatverlening. 1.3.14 College van Beroep Het door Kiwa ingestelde College van Beroep overeenkomstig het van toepassing zijnde vigerende Kiwa Reglement voor College van Beroep. Het College doet uitspraken bij wege van arbitraal vonnis. 1.3.15 College van Deskundigen (CvD) Door Kiwa ingestelde College ten behoeve van door haar gehanteerde productcertificatie dan wel procescertificatie-schema en waarin partijen die een aanzienlijk belang hebben bij de ontwikkeling van de beleidslijnen en principes met betrekking tot de inhoud en de werking van een certificatieschema kunnen 7 deelnemen . 1.3.16 CCvD of GCvD Centraal, Coördinerend of Gezamenlijk College van Deskundigen. Dergelijke colleges zijn ingesteld ten behoeve van meerdere certificatie-instellingen. Bij de certificering van kwaliteitssystemen op grond van normen en eisen die door deze Colleges zijn vastgesteld, is Kiwa verantwoording verschuldigd aan het desbetreffende CCvD of GCvD. 1.3.17 Toelatingsonderzoek De initiele beoordeling van de leverancier en het onderzoek van de betreffende producten ten behoeve van de eerste afgifte van een certificaat of een attest. 1.3.18 Uitbreidingsonderzoek Een beperkt toelatingsonderzoek conform art. 12.2.1. 1.3.19 Privat Label certificaat Een certificaat dat alleen producten omvat die ook zijn opgenomen in het certificaat van een door Kiwa gecertificeerde leverancier met als enig verschil dat de producten en productinformatie van de private label houder voorzien zijn van een merknaam die toebehoort aan de private label houder. 7 Colleges van Deskundigen functioneren op basis van het vigerende Kiwa Reglement voor Beleidscollege en Colleges van Deskundigen. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. -5- 1 mei 2014 2 Eisen 2.1 De eisen waar aan een product of een proces moet voldoen om, op grond van dit reglement, voor een certificaat in aanmerking te komen zijn vastgelegd in de voor de certificatie van toepassing zijnde norm, (beoordelings)richtlijnen, criteria of certificatieregeling. 2.2 Kiwa kan voor certificatie op grond van de aangewezen normen en eisen een nadere uitwerking van de eisen vaststellen. Voor het opstellen van deze nadere eisen kan Kiwa, in overleg met het College van Deskundigen, commissies instellen. 2.3 Wanneer Kiwa gebruik maakt van een certificatieregeling van een externe schemabeheerder, geldt het bepaalde in de betreffende regeling, ook al is er sprake van tegenstrijdigheid met dit reglement. 2.4 Wanneer Kiwa door de overheid is aangewezen voor het uitvoeren van wettelijk voorgeschreven certificatie dan kan, naast dit reglement, een aanvullend reglement voor wettelijke certificatieregelingen van toepassing zijn. 2.5 Bij de uitvoering van certificatie onder accreditatie van een accreditatie-instelling is Kiwa gebonden aan de criteria, die door accreditatie-instellingen worden gehanteerd. Voor zover die criteria betrekking hebben op de verhoudingen tussen Kiwa en de leverancier geldt het bepaalde in die criteria, ook als er sprake is van strijdigheid met dit reglement. 2.6 Indien een accreditatie-instelling, een schemabeheerder of Kiwa dit wenst, dient de organisatie deze toegang te geven tot diens bedrijf om het auditteam te kunnen observeren bij het uitvoeren van audits. Vertegenwoordigers van schemabeheerders dienen een geheimhoudingsverklaring van Kiwa te ondertekenen. 3 Uitvoering 3.1 Certificatiewerkzaamheden zullen worden uitgevoerd door, door Kiwa gekwalificeerd personeel . 3.2 Uitbesteding van uitvoering door Kiwa. 3.2.1 Kiwa kan de uitvoering van certificatiewerkzaamheden, of onderdelen daarvan, opdragen aan derden. Voor zover er accreditatie-eisen voor deze derden zijn vastgesteld zal Kiwa deze werkzaamheden uitsluitend opdragen aan derden die voldoen aan deze eisen. 3.2.2 Bij uitbesteding van werkzaamheden zal Kiwa de volledige verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat van de uitbestede werkzaamheden en voor al haar beslissingen ten aanzien van certificatie. 4 Certificaathouder 4.1 Wanneer de certificaathouder zijnde de leverancier de producten niet zelf produceert moet de verantwoordelijkheid tussen hem en de feitelijke producent zijn vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, die voor Kiwa beschikbaar is en waarin ten minste is geregeld: Op welke manier de leverancier verifieert dat de producten van de producent voldoen aan de certificatie eisen; Dat de leverancier bij de producent kan afdwingen dat producten worden vervaardigd die voldoen aan de in het certificaat vermelde specificatie; Dat het certificatiemerk uitsluitend mag worden aangebracht op producten die aan de leverancier worden geleverd; 8 8 Kwalificatie-eisen worden vastgesteld in het desbetreffende College van Deskundigen, en vastgelegd in de certificatie-eisen. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. -6- 1 mei 2014 Dat Kiwa alle noodzakelijke werkzaamheden in het kader van certificatie zowel bij de leverancier als bij de producent mag uitvoeren, met inbegrip van het treffen van maatregelen bij geconstateerde tekortkomingen; Dat accreditatie-instellingen, schemabeheerders en Kiwa in de gelegenheid zullen worden gesteld tot het observeren van de certificatiewerkzaamheden die door Kiwa of namens Kiwa bij de producent worden uitgevoerd. 5 Certificatie-overeenkomst 5.1 Voor de uitvoering van certificatie werkzaamheden sluiten de leverancier en Kiwa een overeenkomst. Daarin wordt ten minste vastgelegd: De aard van de door Kiwa geleverde diensten; De verplichting van de leverancier om te allen tijde te voldoen aan de in of krachtens de overeenkomst vastgelegde bepalingen ten aanzien van certificatie; De Algemene Voorwaarden voor het uitvoeren van opdrachten van Kiwa en de van toepassing zijnde reglementen; De van toepassing zijnde certificatie-eisen; Indien het product wordt vervaardigd op een vaste locatie: de productieplaats(en); De vergoeding aan Kiwa. 6 Betekenis, inhoud en geldigheidsduur van het certificaat 6.1 Op een productcertificaat verklaart Kiwa dat de in het certificaat gespecificeerde producten bij aflevering door de leverancier geacht kunnen worden te voldoen aan de voor die producten geldende certificatie-eisen. In een dergelijke verklaring kunnen voorwaarden worden opgenomen omtrent de toepassing of de verwerking van het product. 6.2 In het certificaat wordt ten minste vastgelegd: Naam en adres van de leverancier; De certificatie-eisen waaraan de producten, processen dan wel diensten zijn getoetst; De specificatie van de producten, processen of diensten; Het op de gecertificeerde producten aan te brengen certificatiemerk; De datum vanaf welke het certificaat geldig is; Indien van toepassing: eisen te stellen aan de installatie/verwerking van het product; omschrijving van de inhoud en van de wijze van de te geven kwaliteitsinformatie (label). 6.3 Desgewenst kan in het certificaat tevens worden vastgelegd: De productieplaats; De naam van de handelaar of de importeur. 6.4 Een certificaat wordt verleend voor onbepaalde geldigheidsduur . 6.5 Een certificaat vervalt bij beëindiging van de certificatie-overeenkomst tussen Kiwa en de leverancier . 6.6 Een aanpassing van het certificaat is noodzakelijk bij wijziging van een of meer van de onder 6.2 genoemde punten. 9 9 10 Aan certificaten die onder licentie worden verleend kan echter wel een geldigheidsduur worden verbonden, zie artikel 2. 3. Daarnaast kan het College van Deskundigen een andere termijn vaststellen. 10 Zie voor beëindiging van certificaten ook Hoofdstuk 15. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. -7- 1 mei 2014 7 Leveringsvoorwaarden 7.1 De leverancier verplicht zich alle producten die zijn vervaardigd conform de op het certificaat vermelde specificaties en die bestemd zijn voor toepassing in Nederland, te leveren onder het certificaat, voorzien van het certificatiemerk. Overtreding van deze bepaling wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik in de zin van art. 16.2.2 van dit Reglement. 7.2 Op alle leveringen van producten die voorzien zijn van het certificatiemerk zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing. 7.3 De leverancier mag zijn gecertificeerde producten onder verschillende handelsnamen leveren, mits deze aan Kiwa worden gemeld, en gewaarborgd is dat de herkomst van de producten traceerbaar is. 7.4 De leveringsvoorwaarden van de leverancier mogen niet in strijd zijn met de certificatie oveeenkomst. Wanneer dit wel het geval is gelden de bepalingen van de certificatie overeenkomst. 8 Openbaarmaking, Certificatiemerken, logo’s en pictogrammen 8.1 Openbaarmaking door de leverancier 8.1.1 De leverancier mag openbaar maken dat hij certificaathouder is en dat zijn producten gecertificeerd zijn, maar uitsluitend en ondubbelzinnig voor de in het certificaat gespecificeerde producten. Overtreding van deze bepaling wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik in de zin van artikel 16.2.2 van dit reglement. 8.1.2 De leverancier is verplicht om desgevraagd iedere afnemer een volledig exemplaar van het certificaat te verstrekken. 8.1.3 De leverancier is verplicht om zijn gecertificeerde producten te voorzien van een certificatiemerk met inachtname van hetgeen in art. 7.1 is gesteld. Op producten die niet kunnen worden gemerkt, noch op het product zelf, noch op de verpakking, moet het certificatiemerk worden aangebracht op leveringsdocumenten volgens door het College van Deskundigen vast te stellen regels. 8.1.4 De wijze van merken in algemene zin wordt vastgelegd in de certificatie-eisen en voor de betreffende leverancier op het certificaat. Wijziging van het overeengekomen merk kan uitsluitend na overleg en met instemming van Kiwa. 8.1.5 Producten die niet voldoen aan de in het certificaat vastgelegde specificatie mogen niet worden voorzien van het certificatiemerk. De leverancier is verplicht om hierop toe te zien en eventueel reeds aangebrachte merken te verwijderen. 8.1.6 De leverancier mag, indien van toepassing, door middel van door Kiwa beschikbaar gestelde pictogrammen kenbaar maken dat zijn producten zijn gecertificeerd. Het gebruik van deze pictogrammen is alleen toegestaan volgens de door Kiwa verstrekte aanwijzingen. 8.1.7 Het gebruik van logo’s van derden , al dan niet in combinatie met een certificatiemerk, Kiwa-logo of pictogram, is uitsluitend toegestaan conform de voorwaarden van de eigenaar van het logo. 8.1.8 Overtreding van de in deze paragraaf vermelde bepalingen ten aanzien van het gebruik van certificatiemerken, logo’s en pictogrammen wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik in de zin van artikel 16.2.2. van dit reglement. 8.2 Openbaarmaking door Kiwa 8.2.1 Kiwa publiceert een overzicht van de leveranciers met hun certificaten op de website van Kiwa. 11 12 11 12 Wanneer de certificatie uitsluitend betrekking heeft op het ontwerp van het product (attest) zullen de ontwerpspecificaties (tekeningen, berekeningen) moeten worden voorzien van een identificatie (waar)merk; de volgens het ontwerp vervaardigde producten mogen niet van dit merk of van een certificatie merk worden voorzien. Hier worden bedoeld de logo’s van instellingen, waarvan Kiwa het gebruik van het certificatieschema in licentie heeft, of het logo van een accreditatie-instelling. Het gebruik van het logo van de RvA is, conform het “Reglement voor het Gebruik van Accreditatiemerken” van de RvA, uitsluitend toegestaan op gecertificeerde producten of op de verpakking ervan. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. -8- 1 mei 2014 8.2.2 Kiwa stelt verder alle informatie over onder licentie verleende certificaten beschikbaar voor publicatie aan de licentiegever. 8.2.3 Kiwa verstrekt desgevraagd aan een ieder informatie over de geldigheid van certificaten. 9 Aan certificatie verbonden kosten 9.1 Voor het uitvoeren van certificatiewerkzaamheden zal Kiwa een aanbieding doen. Wanneer de leverancier zich schriftelijk met deze aanbieding akkoord verklaart is daarmee de in Hoofdstuk 5 bedoelde certificatieovereenkomst gesloten. De geraamde kosten verband houdend met het toelatingsonderzoek kunnen door Kiwa bij voorschot in rekening worden gebracht. Tot deze kosten behoren in elk geval de kosten van door Kiwa ingeschakelde derden en de reis- en verblijfkosten ingeval de werkzaamheden zich buiten Nederland plaats vinden. 9.2 Kiwa brengt aan de leverancier de kosten verband houdend met certificatie in rekening zoals die in de certificatie-overeenkomst zijn vastgelegd. Dit betreft: a. De (geraamde) kosten voor het toelatingsonderzoek; b. De kosten bij certificaatverlening nadat het toelatingsonderzoek met een positief is afgerond volgens artikel 12.6. Deze kosten omvatten de audits en de evaluaties die door Kiwa worden uitgevoerd en de werkzaamheden ten behoeve van het onderhoud van het certificatieschema; c. De extra kosten voor het beoordelen van de door de leverancier getroffen maatregelen naar aanleiding van tijdens het toelatingsonderzoek of tijdens een audit vastgestelde tekortkomingen; d. De extra kosten die gemoeid zijn met een maatregel zoals bedoeld in artikel 12.7.; e. De extra kosten voor herkeuring van een product. 9.3 Indien de leverancier in gebreke is de in rekening gebrachte kosten tijdig te betalen, kan Kiwa: De verdere behandeling van de aanvraag en/of de verlening van het certificaat opschorten of beëindigen; De geldigheid van het certificaat opschorten of beëindigen. Bij beëindiging vervalt tevens, tenzij anders is overeengekomen, de certificatie-overeenkomst. 9.4 De leverancier betaalt Kiwa tenzij anders is overeengekomen een vergoeding voor de administratiepublicatiekosten van gecertificeerde producten. Deze vergoedingen worden per jaar door Kiwa vastgesteld. 9.5 De leverancier draagt tenzij anders is overeengekomen eveneens bij aan de kosten om de benodigde documenten op te stellen, om het certificatiemerk bij de gebruikers in de belangstelling te brengen en om het certificatiemerk verder te ontwikkelen. Deze jaarlijks door Kiwa vastgestelde bijdrage is afhankelijk van de productsoort en kan worden gekoppeld aan de omzet die met het gecertificeerde product in het kalenderjaar wordt gerealiseerd. De hoogte van deze bijdrage wordt vooraf aan de leverancier kenbaar gemaakt. 9.6 Annuleringskosten Wanneer de leverancier een afspraak voor een toelatingsonderzoek- of audit niet tijdig annuleert, kan Kiwa kosten in rekening brengen, tot een maximum van: 50% van de voor het onderzoek en audit gereserveerde tijd, wanneer annulering plaats vindt van 6 tot en met 10 werkdagen voor de geplande afspraak; 100% van de voor het onderzoek en audit gereserveerde tijd, wanneer annulering plaats vindt van 5 of minder werkdagen voor de geplande afspraak. 10 Geheimhouding 10.1 Kiwa medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding tegenover derden over alle gegevens waarvan zij kennis nemen als gevolg van de uitvoering van certificatiewerkzaamheden, behoudens in geval van: Wettelijke verplichtingen; Verplichting tot het verschaffen van inzage over certificatiewerkzaamheden aan accreditatie13 instellingen ; 14 Bij het College van Beroep ingesteld beroep tegen een uitspraak of beslissing van Kiwa. 13 14 Accreditatie-instellingen zijn op hun beurt verplicht tot geheimhouding. Leden van het college van beroep zijn op hun beurt verplicht tot geheimhouding Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. -9- 1 mei 2014 10.2 Wanneer Kiwa op grond van wettelijke verplichtingen vertrouwelijke informatie verstrekt, zal Kiwa de desbetreffende leverancier hierover informeren. 10.3 Bij de inschakeling van externe deskundigen bij de uitvoering van certificatiewerkzaamheden zullen deze een verklaring ondertekenen, waarin de geheimhoudingsplicht als vastgelegd in artikel 10.1 is geregeld. 10.4 Leden van een auditteam zijn gehouden aan de volgende gedragsregels: 10.4.1 Zij rapporteren slechts over wat door hen is vastgesteld. Zij rapporteren niet buiten dat wat direct zakelijk verband houdt met de beoordeling van het te certificeren of gecertificeerde product, proces of dienst. Indien aanleiding bestaat te rapporteren over waarnemingen, die niet zelf zijn gedaan, wordt dit in het rapport vermeld. 10.4.2 Zij mogen aan alle personen die zij bij een onderzoek willen betrekken informatie vragen, maar zij onthouden zich tegenover hen van het geven van commentaar of instructies. 10.4.3 Zij houden geheim wat hun bij een audit van een te certificeren product als geheim is toevertrouwd of datgene waarvan zij in redelijkheid de vertrouwelijkheid behoren te onderkennen. Deze geheimhouding laat onverlet de bevoegdheid van Kiwa om in het openbaar mededeling te doen met betrekking tot het bestaan, de intrekking of schorsing van de certificatie-overeenkomst, dan wel de plicht tot informatieverstrekking door Kiwa op basis van wettelijke eisen en/of beroepsprocedures. 10.4.4 Zij maken van de gegevens die bij de audit te hunner kennis zijn gekomen slechts gebruik in eerder genoemde rapportage. Voorts geven zij aan die gegevens niet verder bekendheid dan voor de uitvoering van het certificatieproces noodzakelijk is. 10.4.5 De bepalingen onder artikel 10.4.3 blijven gelden ook nadat een audit bij een leverancier is beëindigd. Indien dit door één van de partijen gewenst wordt kan hiervan met wederzijds goedvinden worden afgeweken. 11 Aanvraag procedure 11.1 Informatie 11.1.1 Kiwa zal een leverancier, die daarom verzoekt alle benodigde informatie verschaffen over de aanvraagprocedure, de daarbij gehanteerde eisen, de werkwijze en de kosten die aan certificatie zijn verbonden. 11.2 Aanbieding 11.2.1 Op verzoek van een leverancier, zal Kiwa een aanbieding doen, in de vorm van een certificatie-overeenkomst, voor het certificeren van diens producten. Deze aanbieding is gebaseerd op ten minste de volgende door de leverancier te verstrekken informatie: Algemene gegevens over de leverancier en de rechtsstatus; De aard van de te certificeren producten en de daarbij te hanteren certificatie-eisen; Locatie waar de producten geproduceerd worden. Deze aanbieding omvat o.m. een kostenbegroting, de door Kiwa geleverde diensten, vermelding van de van toepassing zijnde eisen, de Algemene Leveringsvoorwaarden van Kiwa en dit reglement. 11.2.2 Bij het uitbrengen van de aanbieding verstrekt Kiwa de leverancier tevens de Algemene Leveringsvoorwaarden van Kiwa, een exemplaar van dit reglement en de van toepassing zijnde certificatie15 eisen . 11.2.3 Kiwa behoudt zich het recht voor om het uitbrengen van een aanbieding op te schorten, zolang de leverancier in gebreke is om de kosten te voldoen die voortvloeien uit andere verplichtingen jegens Kiwa. 11.2.4 Kiwa behoudt zich het recht voor geen aanbieding te doen wanneer de door de leverancier beoogde certificatiewerkzaamheden buiten het werkterrein van Kiwa vallen. 11.2.5 Wanneer er voor een product nog geen certificatie-eisen zijn vastgesteld, bericht Kiwa de leverancier dat voor dat product vooralsnog geen aanvraag in behandeling kan worden genomen. Op verzoek van de leverancier zal Kiwa met het betrokken College van Deskundigen overleggen over het opstellen van certificatie-eisen. Zonder diens toestemming zal Kiwa de naam van de leverancier daarbij niet bekend maken. 15 Indien het copyright van deze eisen niet bij Kiwa ligt zal volstaan worden met een verwijzing waar deze eisen verkrijgbaar zijn. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. - 10 - 1 mei 2014 12 Uitvoering van de opdracht 12.1 Na ontvangst van de opdracht, in de vorm van de door de leverancier getekende certificatie-overeenkomst, neemt Kiwa contact op met de leverancier om afspraken te maken over het uit te voeren onderzoek. 12.1.1 Kiwa mag geen mededelingen aan derden doen over de opdracht en de behandeling daarvan, behoudens met schriftelijke toestemming van de leverancier. 12.1.2 De leverancier mag niet de indruk wekken dat de producten, waarvoor hij een opdracht heeft ingediend, zijn gecertificeerd zolang het certificaat niet is verleend. Overtreding van deze bepaling wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik in de zin van artikel 16.2.2 van dit reglement. 12.1.3 Kiwa behoudt zich het recht voor de opdracht niet in behandeling te nemen. Kiwa zendt de leverancier, hierover een mededeling, waarin de beslissing wordt gemotiveerd. 12.2 Toelatingsonderzoek 12.2.1 Algemeen Het door Kiwa uit te voeren toelatingsonderzoek vindt plaats aan de hand van de voor het betreffende product geldende certificatie-eisen en zal, afhankelijk van de aard van het te certificeren product, omvatten: (Monster)onderzoek, om vast te stellen of de producten voldoen aan de product- en/of prestatieeisen; Beoordeling van het productieproces; Beoordeling van het kwaliteitssysteem en het IKB-schema; Toetsing op de aanwezigheid en het functioneren van de overige vereiste procedures; Beoordeling van de verwerkingsvoorschriften van de leverancier. Het toelatingsonderzoek kan in beperkte mate plaats vinden, indien gebruik gemaakt kan worden van relevante feiten, die bij Kiwa bekend en aanvaard zijn. Deze feiten kunnen zijn verkregen uit evaluaties t.b.v. een toelatingsonderzoek voor een ander door Kiwa gecertificeerd product dan wel uit het evaluatie rapport van een door Kiwa gecertificeerd kwaliteitssysteem. 12.2.2 De leverancier stelt Kiwa alle monsters en voor de beoordeling relevante gegevens, gratis ter beschikking. 12.2.3 Acceptatie van door de leverancier geleverde onderzoeksrapporten. Indien door de leverancier rapporten worden overgelegd van in zijn opdracht uitgevoerd onderzoek, om aan te tonen dat aan de certificatie-eisen wordt voldaan, zal Kiwa deze accepteren als eigen bevindingen van haar toelatingsonderzoek mits het onderzoek is uitgevoerd: Op dezelfde producten waarvoor de leverancier een aanvraag heeft ingediend; Volgens dezelfde onderzoekmethode die in de certificatie-eisen is aangegeven; Door een instelling die voldoet aan de op de betreffende werkzaamheden van toepassing zijnde accreditatienorm. De instelling wordt geacht aan deze criteria te voldoen wanneer: Een accreditatiecertificaat kan worden overlegd, afgegeven door de Raad voor Accreditatie (RvA) of een accreditatie-instelling waarmee de RvA een overeenkomst van wederzijdse acceptatie heeft gesloten; Het accreditatiecertificaat betrekking heeft op het vereiste onderzoek; Monstername op onafhankelijke wijze is uitgevoerd, zulks ter beoordeling van Kiwa. Indien geen accreditatiecertificaat kan worden overlegd, zal Kiwa, in overleg met de leverancier, zelf verifiëren of de instelling aan de relevante eisen uit de accreditatienorm voldoet, dan wel het betreffende onderzoek zelf (laten) uitvoeren. 12.2.4 Onderzoek naar de product- en/of prestatie-eisen Kiwa zal de te certificeren producten (laten) onderzoeken aan de hand van de in de certificatie-eisen opgenomen product- en/of prestatie-eisen. Door of namens Kiwa zullen de daarvoor benodigde monsters worden getrokken. 12.2.5 Beoordeling productieproces Bij de beoordeling van het productieproces wordt nagegaan of de producent in staat is om bij voortduring producten te maken die aan de certificatie-eisen voldoen. De beoordeling van het productieproces vindt plaats tijdens de lopende werkzaamheden bij de producent. Deze beoordeling omvat bovendien tenminste: De hoedanigheid van grondstoffen, halfproducten en eindproducten; Het intern transport en de opslag. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. - 11 - 1 mei 2014 12.2.6 Beoordeling van het kwaliteitssysteem en het IKB-schema De beoordeling van het kwaliteitssysteem omvat in ieder geval: De aanwezigheid in de organisatiestructuur van een functionaris die belast is met het beheer van het kwaliteitssysteem; De aanwezigheid en het functioneren van het IKB-schema; dit schema moet Kiwa het gerechtvaardigde vertrouwen geven dat bij voortduring producten worden vervaardigd dan wel processen en diensten worden uitgevoerd die aan de eisen voldoen; het IKB-schema van de producent dient in geval van productcertificatie betrekking te hebben op: - Toegeleverde grondstoffen c.q. de samenstellende materialen; - Het productieproces; - De eindproducten; - De status van meet- en beproevingsmiddelen; - Het intern transport, de opslag en de identificatie c.q. de wijze van merken van half en eindproducten. Voor elk van deze onderdelen dient de producent aantoonbaar te hebben vastgelegd: De controleaspecten; De gehanteerde controlemethode; De controlefrequentie; De wijze waarop de controleresultaten worden geregistreerd en bewaard. 12.2.7 Beoordeling van procedures Kiwa zal nagaan of de in de certificatie-eisen vermelde procedures aanwezig zijn en worden toegepast. Tot deze procedures behoren in ieder geval: 1. De procedure voor de behandeling van producten met afwijkingen; 2. De procedure van corrigerende maatregelen bij geconstateerde tekortkomingen; 3. De procedure van klachtbehandeling; daarin moet in ieder geval geregeld zijn dat de leverancier: Een registratie bijhoudt over alle klachten over gecertificeerde producten; Geëigende maatregelen treft in verband met dergelijke klachten; De getroffen maatregelen naar aanleiding van klachten registreert. 12.2.8 Beoordeling van verwerkingsvoorschriften Kiwa zal beoordelen, indien van toepassing, of de door de leverancier omschreven verwerkingsvoorschriften voor het betreffende product uitvoerbaar zijn en voldoende zekerheid bieden dat bij toepassing aan de prestatie-eisen zal worden voldaan. 12.2.9 Contractbeoordeling Wanneer de leverancier niet de producent is van de te certificeren producten is, zal Kiwa de in artikel 4.1 bedoelde overeenkomst tussen de leverancier en de producent beoordelen. 12.3 Opschorting, beëindiging en intrekking toelatingsonderzoek 12.3.1 Indien bij de behandeling van de aanvraag de begroting of het tijdschema ernstig dreigt te worden overschreden, zal Kiwa hierover met de leverancier overleg plegen. 12.3.2 Kiwa zal, indien van toepassing, de leverancier informeren aan welke certificatie-eisen niet is voldaan en welk aanvullend onderzoek nodig is om alsnog vast te stellen dat aan alle gestelde eisen is voldaan. Indien naar het oordeel van de leverancier en Kiwa de tekortkomingen binnen zes maanden kunnen worden gecorrigeerd, kan in onderling overleg worden besloten tot verlenging van de aanvraagprocedure. Alvorens het aanvullend onderzoek uit te voeren moet de leverancier kunnen aantonen dat hij de daarvoor noodzakelijke corrigerende maatregelen heeft getroffen. 12.3.3 Indien tijdens het onderzoek blijkt dat een positieve beslissing over het verlenen van het certificaat redelijkerwijs niet te verwachten is, kan de behandeling van de aanvraag in onderling overleg worden beëindigd. Ingeval van beëindiging vervalt, tenzij anders is overeengekomen, de certificatie-overeenkomst. 12.3.4 De leverancier kan te allen tijde zijn aanvraag tussentijds opschorten danwel intrekken. In dat geval is hij verplicht tot betaling van de reeds door Kiwa gemaakte kosten. 12.4 Vastleggen resultaten toelatingsonderzoek 12.4.1 Kiwa zal de resultaten van het toelatingsonderzoek volledig vastleggen. 12.4.2 Binnen een maand na afronding van het toelatingsonderzoek ontvangt de leverancier een volledig rapport van het uitgevoerde onderzoek, waarin de bevindingen zijn vastgelegd ten aanzien van alle gestelde eisen. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. - 12 - 1 mei 2014 12.5 Beslissing op aanvraag en certificaatverlening 12.5.1 Kiwa beslist over de aanvraag binnen een maand nadat het onderzoek is afgerond. De beslissing wordt genomen door een functionaris die niet bij het onderzoek is betrokken. 12.5.2 De beslissing wordt schriftelijk meegedeeld aan de leverancier. 12.5.3 Bij een positieve beslissing ontvangt de leverancier het certificaat en indien van toepassing, voor het recht tot het gebruik op zijn producten van het beeldmerk en van het aangegeven van de kwaliteitsinformatie zoals genoemd in art. 6.2. Met deze beslissing wordt tevens de certificatie overeenkomst bestendigd. 12.5.4 Bij een negatieve beslissing wijst Kiwa de aanvraag af onder schriftelijke vermelding van de redenen die tot deze beslissing hebben geleid. Hiermee wordt tevens, tenzij anders is overeengekomen, de certificatie overeenkomst beëindigd. 12.5.5 Wanneer de aanvraag is afgewezen zal Kiwa een nieuwe aanvraag alleen in behandeling nemen, wanneer de leverancier kan aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft getroffen om aan alle gestelde eisen te voldoen. Wanneer deze nieuwe aanvraag binnen een half jaar na de afwijzing wordt ingediend zal het onderzoek van Kiwa zich beperken tot die aspecten waarop het eerdere onderzoek heeft geleid tot afwijzing van de aanvraag. 12.6 Onderhoud van certificaat en certificatieschema 12.6.1 Gedurende de geldigheid van de certificatie-overeenkomst dienen het certificaat en het certificatie-schema te worden onderhouden. 12.6.2 De handhaving van de certificatie-overeenkomst is gebaseerd op de uitslagen van de periodieke audits. 12.6.3 De leverancier verplicht zich ervoor te zorgen, dat de producten die zijn voorzien van het certificatiemerk, voldoen aan de eisen, die aan het product worden gesteld en omschreven in het certificaat genoemd in 6.2. 12.6.4 De leverancier verplicht zich de volgens de in het productcertificaat vermelde specificatie vervaardigde producten naar het (de) land(en) waarop voor betreffend productcertificaat de toepassing is gericht, altijd te leveren met het certificatiemerk. Indien een buitenlandse opdrachtgever deze producten specifiek met het certificatiemerk bestelt of indien de leverancier deze producten met certificatiemerk aanbiedt of in een brochure toont, dan wordt het product eveneens met het certificatiemerk geleverd. 12.6.5 Indien de leverancier producten met het certificatiemerk levert, zijn alle voorwaarden van de certificatie- overeenkomst op deze levering van toepassing. 12.6.6 De leverancier is verplicht volledige medewerking te verlenen aan de audit. De leverancier stelt kosteloos de benodigde monsters en apparatuur ter beschikking. 12.6.7 Wanneer er sprake is van producten die in situ op wisselende locaties worden vervaardigd, moet de leverancier Kiwa op de hoogte houden van zijn werkzaamheden, met aanduiding van de plaats, het tijdstip of de periode van uitvoering, alsmede de omvang van de werkzaamheden. 12.6.8 Wanneer er sprake is van geringe of onregelmatige productie van gecertificeerde producten, zal de leverancier Kiwa tijdig moeten informeren over de voorgenomen productie. 12.6.9 Kiwa oefent regelmatig audits uit op naleving door de leverancier van zijn verplichtingen, zoveel mogelijk gecombineerd met audits die voortvloeien uit andere verplichtingen. Deze audit vindt in principe op willekeurige tijdstippen plaats met een frequentie die door het desbetreffende College van Deskundigen is vastgesteld. De audit vindt plaats door functionarissen van of namens Kiwa. 12.6.10 De audits vinden plaats in het bedrijf van de leverancier en bovendien: a) Wanneer het product niet in het bedrijf van de leverancier wordt vervaardigd, op de productielocatie; b) Wanneer de leverancier niet de producent is, in het bedrijf van de producent. 12.6.11 De audits zullen tenminste omvatten: Controle op de in het certificaat vastgelegde productspecificatie; Controle op het productieproces; Controle op het gehanteerde IKB-schema en de resultaten van de door de leverancier uitgevoerde controles sedert het vorige controlebezoek; Controle op de juiste wijze van merken van de producten; Controle op de naleving door de leverancier van de vereiste procedures; Controle op de overige in de certificatie-eisen vastgelegde verplichtingen van de leverancier. 12.6.12 Wanneer de leverancier niet de producent is van de gecertificeerde producten, zal Kiwa bovendien controleren of de in artikel 4.1. bedoelde overeenkomst wordt nagekomen. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. - 13 - 1 mei 2014 12.6.13 Kiwa is bevoegd naast de in artikel 12.6.10 en 12.6.11. bedoelde audits op andere wijze te controleren of de leverancier aan zijn verplichtingen voldoet, waartoe zonodig behoort controle op de verwerking van de producten of de naleving van verwerkingsrichtlijnen. 12.6.14 Kiwa verstrekt aan de leverancier een rapport over de uitgevoerde controle. 12.6.15 Kiwa rapporteert de bevindingen en de resultaten van de audits geanonimiseerd aan het College van Deskundigen. 12.6.16 Kiwa evalueert de bevindingen en de resultaten van de audits bij de leverancier ten behoeve van het al dan niet voortzetten van het certificaat en certificatie-overeenkomst. 12.7 Tekortkomingen en maatregelen bij tekortkomingen 12.7.1 Indien bij de audit tekortkomingen worden vastgesteld zal de leverancier binnen een door Kiwa opgegeven termijn na dagtekening van het auditrapport moeten aangeven welke corrigerende maatregelen hij neemt en wat hij met de eventueel afwijkende goederen en/of producten doet of heeft gedaan. 12.7.2 Indien bij de audit, of op grond van andere informatie, tekortkomingen worden vastgesteld zal het van de ernst 16 daarvan afhangen of Kiwa daarin aanleiding ziet tot één of meer van de volgende maatregelen : a. Een schriftelijke waarschuwing; b. Extra controleaudit(s) en/of monsternemingen; c. Aanpassing van het IKB-schema; d. Een tijdelijke verhoging van de auditfrequentie; e. Een opschorting van het recht op het gebruik van het certificaat gedurende een bepaalde periode; f. Onmiddellijke intrekking van het certificaat; g. Publicatie van de onder e. of f. genoemde maatregelen in die organen die Kiwa daarvoor geschikt acht. 12.7.3 Kiwa stelt de leverancier schriftelijk en met opgave van redenen op de hoogte van zijn beslissing. Eventuele extra kosten die aan een maatregel zijn verbonden worden aan de leverancier doorberekend. 12.7.4 Binnen de gestelde periode van opschorting, als bedoeld in artikel 12.7.2, punt e.: Blijft de certificatie-overeenkomst van kracht17; Zal Kiwa toezicht houden op de door de leverancier te treffen maatregelen die moeten leiden tot de opheffing van de opschorting; Mag de leverancier geen gebruik maken van het certificaat en mag hij geen producten meer afleveren die zijn voorzien van het certificatiemerk. Overtreding van deze bepaling wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik in de zin van artikel 16.2.2. van dit reglement. 12.7.5 Indien binnen de gestelde periode van opschorting door de leverancier geen adequate corrigerende maatregelen zijn getroffen, zal Kiwa het certificaat intrekken. Bij intrekking vervalt, tenzij anders is overeengekomen, de certificatie-overeenkomst. 12.7.6 Kiwa behoudt zich het recht voor, ingeval de veiligheid in het geding is en/of ter voorkoming van schade, de afnemer(s) van de betreffende leverancier te informeren. De leverancier is verplicht in die gevallen Kiwa te voorzien van een lijst van afnemers. 13 Wijzigingen 13.1 Wijzigingen bij de leverancier 18 13.1.1 De leverancier zal geen wijzigingen, die direct verband (kunnen) hebben met de kwaliteit van zijn producten , doorvoeren voordat Kiwa akkoord is gegaan met deze wijzigingen. 13.1.2 Kiwa stelt nadat de leverancier de wijziging schriftelijk heeft gemeld vast of aanvullend onderzoek noodzakelijk is en stelt de leverancier daarvan op de hoogte. 13.1.3 Indien aanvullend onderzoek nodig is kan Kiwa de leverancier verbieden om gedurende de duur van het aanvullend onderzoek producten, die onder de gewijzigde omstandigheden zijn vervaardigd, onder het certificaat te leveren. Dit verbod eindigt zodra Kiwa de leverancier van het positieve resultaat van het aanvullend onderzoek op de hoogte heeft gesteld. 16 17 18 Het College van Deskundigen is bevoegd om een beleid vast te stellen, waarin de aard van de door Kiwa te treffen maatregelen in relatie tot de vastgestelde tekortkomingen is vastgelegd. Een opschorting laat de door de leverancier tegenover Kiwa ontstane financiële verplichtingen op grond van de certificatie-overeenkomst onverlet. Deze wijzigingen kunnen betrekking hebben op wijziging van de productspecificatie of wijziging van eigenaarschap, structuur of leiding van het bedrijf van de leverancier. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. - 14 - 1 mei 2014 13.2 Wijziging van certificatie-eisen 13.2.1 Kiwa informeert de leverancier tijdig over een te verwachten wijziging van de certificatie-eisen, de datum van bindend verklaring en de eventuele overgangstermijn. Bovendien geeft Kiwa daarbij aan wat de aard, de omvang en de kosten zijn van een eventueel noodzakelijk aanvullend onderzoek. 13.2.2 Wanneer de leverancier niet akkoord gaat met de wijzigingen en/of het voorgestelde aanvullend onderzoek, dient hij dit binnen 30 dagen schriftelijk aan Kiwa te berichten. In dat geval vervalt het certificaat op de datum, waarop de gewijzigde certificatie-eisen bindend worden, met inachtneming van de door het College van Deskundigen vastgestelde overgangstemijn. Daarmee vervalt tevens, tenzij anders is overeengekomen, de certificatie-overeenkomst. 13.2.3 Wanneer de leverancier de wijzigingen accepteert en de uitslag van het aanvullende onderzoek positief is, ontvangt hij een nieuw certificaat. 13.2.4 Wanneer de uitslag van het aanvullende onderzoek negatief is, vervalt het certificaat met ingang van de datum waarop de gewijzigde certificatie-eisen bindend worden of na het verstrijken van de overgangstermijn. Daarmee vervalt tevens, tenzij anders is overeengekomen, de certificatie-overeenkomst. 14 Uitbesteding van productie 14.1 De leverancier mag onderdelen van het productieproces uitbesteden aan een derde partij onder de voorwaarde dat de betreffende werkzaamheden plaats vinden binnen het door de leverancier gehanteerde kwaliteitssysteem en IKB-schema, zoals bedoeld in artikel 12.2.6.. 14.2 De leverancier mag, onverminderd zijn verplichtingen die voortvloeien uit de certificatie-overeenkomst, het productieproces tijdelijk uitbesteden aan een derde partij onder de volgende voorwaarden: De derde partij is producent van op basis van dezelfde certificatie eisen gecertificeerde producten; De uitbesteding dient vooraf aan Kiwa gemeld te worden; Over de hoedanigheid en herkenbaarheid van aan te brengen merken dient vooraf overeenstemming te zijn tussen de leverancier en Kiwa; De leverancier moet kunnen aantonen welke producten door de derde partij zijn vervaardigd. 14.3 De leverancier heeft bij uitbesteding de verplichting dat de audits volgens artikel 12.6.11 verzekerd blijven. 14.4 Bij uitbesteding blijft de leverancier volledig verantwoordelijk voor de naleving van de tussen hem en Kiwa gesloten certificatie-overeenkomst. 14.5 Indien het voor de derde partij een gewijzigd product betreft is tevens Hoofdstuk 13 van toepassing. 15 Beëindiging 15.1 Een certificaat kan door Kiwa met onmiddellijke ingang worden ingetrokken in de volgende gevallen: Vaststelling door Kiwa van ernstige tekortkomingen; zie artikel 12.7.2, sub f; Het niet treffen van adequate maatregelen ter verbetering tijdens een periode van opschorting, zie artikel 12.7.2, sub e; De leverancier in ernstige mate in strijd heeft gehandeld met één of meer van zijn verplichtingen ingevolge de certificatie-overeenkomst, waaronder ook vallen zijn financiële verplichtingen; De leverancier de belangen van Kiwa ernstig heeft geschaad. 15.2 Een certificaat kan door de leverancier met onmiddellijke ingang worden opgezegd wanneer Kiwa in ernstige mate in strijd heeft gehandeld met één of meer van haar verplichtingen ingevolge de certificatie-overeenkomst of de belangen van de leverancier ernstig heeft geschaad. 15.3 In andere dan de hierboven genoemde gevallen, en behoudens het in artikel 13.2 bepaalde (beëindiging als gevolg van wijziging in de certificatie-eisen), kan het certificaat alleen worden beëindigd met inachtneming van een termijn van ten minste drie volle kalendermaanden. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. - 15 - 1 mei 2014 15.4 Kiwa kan, na overleg met de leverancier, een certificaat intrekken of het recht op het gebruik van een certificaat opschorten wanneer de leverancier gedurende langere tijd een zo geringe of onregelmatige productie heeft dat de in 12.6.10. en 12.6.11. bedoelde audits niet kunnen worden uitgevoerd volgens de in het College van Deskundigen gemaakte afspraken. 15.5 Beëindiging dient per aangetekende brief aan de andere partij te worden meegedeeld, onder vermelding van de datum van de beëindiging. Bij een opzegging door Kiwa zal daarbij de reden van opzegging worden aangegeven. 15.6 Beëindiging van het certificaat laat de door de leverancier tegenover Kiwa ontstane financiële verplichtingen onverlet. 15.7 Bij beëindiging van het certificaat vervalt, tenzij anders is overeengekomen, de met de leverancier gesloten certificatie-overeenkomst. 15.8 Vanaf de datum van beëindiging van het certificaat mag de leverancier geen gebruik maken van het certificaat en mag hij geen producten meer afleveren die zijn voorzien van het certificatiemerk. Hij mag ook niet de indruk wekken dat hij nog het recht zou hebben op het gebruik van het certificaat en het certificatiemerk. Overtreding van dit artikel is oneigenlijk gebruik in de zin van artikel 16.2.2.1.. Bij constatering van een inbreuk op deze bepaling kan Kiwa de leverancier een terstond opeisbare boete van maximaal Euro 5.000,- opleggen, alsmede een boete van maximaal Euro 500,- voor iedere dag dat genoemde overtreding voortduurt. Deze boete komt naast de door Kiwa geleden schade als gevolg van deze inbreuk. 16 Overige bepalingen 16.1 Klachten van derden 16.1.1 Wanneer Kiwa een klacht van een derde ontvangt over gecertificeerde producten, zal Kiwa contact opnemen met de leverancier over het uit te voeren onderzoek naar de aard en de oorzaak van de tekortkoming en toezien op de afhandeling van de klacht binnen redelijke termijn. 16.1.2 Kiwa behoudt zich het recht voor om naar aanleiding van een ontvangen klacht onafhankelijk onderzoek in te stellen. De daaraan verbonden kosten kan Kiwa op basis van ongelijk aan de klager of de leverancier in rekening brengen. 16.1.3 Indien een klacht gegrond blijkt, kan dit voor Kiwa aanleiding zijn tot overleg met de leverancier over maatregelen ter verbetering, herziening van het IKB-schema, of tot het treffen van een maatregel zoals bedoeld in artikel 12.7. 16.1.4 Aan overleg over de financiële consequenties van ondeugdelijkheid van de geleverde producten wordt door Kiwa niet deelgenomen, tenzij afnemer en leverancier gezamenlijk daarover uitdrukkelijk verzoeken. 16.2 Oneigenlijk gebruik van certificaten en certificatiemerken, pictogrammen en logo’s 16.2.1 Oneigenlijk gebruik door derden 16.2.1.1 Kiwa verplicht zich er op toe te zien dat geen oneigenlijk gebruik wordt gemaakt van certificaten en certificatiemerken, pictogrammen en logo’s door derden. 16.2.1.2 Acties ter bescherming van certificatiemerken of logo’s tegen oneigenlijk gebruik door derden komen aan Kiwa en de eventuele eigenaar of beheerder van de certificatiemerken of logo’s toe. 16.2.1.3 Kiwa kan, al dan niet tezamen met leveranciers van gecertificeerde producten, een vordering instellen tegen derden die oneigenlijk gebruik maken van certificaten en certificatiemerken, pictogrammen of logo’s. 16.2.2 Oneigenlijk gebruik door leveranciers 16.2.2.1 19 Kiwa ziet toe op het oneigenlijk gebruik van certificaten, certificatiemerken, pictogrammen en logo’s door leveranciers. Daaronder valt ook het gebruik tijdens een periode van opschorting of het gebruik 19 binnen een periode van zes maanden na beëindiging van een certificaat. Na deze periode van zes maanden zal Kiwa tegen oneigenlijk gebruik optreden conform het gestelde in artikel 16.2.1. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. - 16 - 1 mei 2014 16.2.2.2 Bij constatering van oneigenlijk gebruik kan Kiwa de leverancier een terstond opeisbare boete van maximaal Euro 5.000,- opleggen, alsmede een boete van maximaal Euro 500,- voor iedere dag dat genoemde overtreding voortduurt. Deze boete komt naast een vergoeding voor de door Kiwa geleden schade als gevolg van deze inbreuk. 17 Klachten en beroep 17.1 Klachten 17.1.1 Wanneer Kiwa een klacht ontvangt over het eigen functioneren wordt deze behandeld door een medewerker van Kiwa die niet zelf betrokken was bij het functioneren dat aanleiding gaf tot de klacht. 17.1.2 De klacht moet binnen een termijn van zes weken na registratie van ontvangst van de klacht zijn afgehandeld. 17.2 Beroep 17.2.1 Tegen een beslissing of maatregel van Kiwa, verband houdende met de inhoudelijke en procedurele aspecten van certificatie, kan door belanghebbenden binnen 30 dagen na dagtekening beroep worden ingesteld bij het College van Beroep, behoudens voorzover in het gegeven geval een andere rechtsgang geldt. 17.2.2 Het instellen van beroep vindt plaats op basis van het vigerende Kiwa-Reglement voor het College van 20 Beroep . 17.2.3 Bij het instellen van beroep blijft de beslissing of maatregel van Kiwa van kracht, totdat het College van Beroep dienaangaande een uitspraak heeft gedaan. 18 Slotbepalingen 18.1 Dit reglement vervangt het Kiwa-Reglement voor Productcertificatie: 2008. 18.2 Dit reglement kan worden aangehaald onder de naam Kiwa-Reglement voor Productcertificatie: 2014. 18.3 Wijzigingen van dit reglement treden eerst in werking na openbaarmaking door Kiwa onder vermelding van het tijdstip van in werking treden. 18.4 Dit reglement is bindend verklaard door Kiwa, op 1 mei 2014. 20 Voor het college van beroep geldt het vigerende Kiwa Reglement voor het College van Beroep. Kiwa Reglement voor Productcertificatie © Kiwa Nederland B.V. - 17 - 1 mei 2014
