(Deze informatie wordt binnenkort geheel herzien. De NVVP gaat in de loop van 2009 ook een workshop aanbieden aan gz-psychologen, psychotherapeuten en klinisch psychologen die een eigen praktijk willen starten.) Een eigen praktijk Informatie van de Nederlandse Vereniging van Vrijgevestigde Psychologen & Psychotherapeuten over de interne en externe organisatie van de zelfstandige praktijk 1 Inhoud a. Inleiding b. Zelfstandig gevestigde GGZ-zorgaanbieders, hun cliënten en het netwerk van de gezondheidszorg De zelfstandig gevestigde gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog Wie zijn de cliënten van de zelfstandig gevestigde gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog? Het netwerk van de gezondheidszorg waarbinnen de zelfstandig gevestigde gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog functioneert c. Beroepsuitoefening door zelfstandige gz-psychologen, psychotherapeuten / klinisch psychologen; zorgvuldigheid en kwaliteitsbewaking Acquisitie Kwaliteitsbewaking en kwaliteitsbevordering Beroepsgeheim en rapportage Beroepscode voor psychologen Beroepscode voor psychotherapeuten Het regelen van achterwacht Telefonische bereikbaarheid Sociale wetgeving d. Voorbereiding van de zelfstandige vestiging De plaats van vestiging Hoe groot is het therapie-aanbod in de betreffende regio en/of plaats van vestiging? Is er een schatting te maken van de toekomstige vraag naar psychologische zorg? Hoe werkt het vestigingsbesluit van de desbetreffende gemeente? De contractering De praktijkruimte Presentatie van de praktijk Honorarium en de kostenberekening e. Exploitatie van de eigen praktijk Rechts- en samenwerkingsvormen Verzekeringen Fiscale aangelegenheden Administratie Epiloog 2 a. Inleiding Wie een eigen praktijk voor eerstelijnspsychologische zorg of psychotherapie heeft of bezig is een praktijk op te bouwen, wordt geconfronteerd met veel verschillende en vaak onverwachte praktische problemen. De NVVP biedt met deze brochure informatie over de vele zaken die geregeld moeten worden als een GGZ-zorgaanbieder zich zelfstandig vestigt. Het gaat de NVVP niet alleen om het goed organiseren van de eigen praktijk maar ook om een goed georganiseerd en duidelijk aanbod van de gezamenlijke zelfstandig gevestigde gz-psychologen, psychotherapeuten / klinisch psychologen. In deze brochure wordt een systematisch overzicht gegeven van de verschillende kanten van een zorgvuldige beroepsuitoefening, zowel van het voorbereidende werk dat gedaan kan worden opdat een praktijk succesvol wordt, als van de werkzaamheden die horen bij de exploitatie van een praktijk opdat deze niet voortijdig uit de rails loopt. b. Zelfstandig gevestigde gz-psychologen, psychotherapeuten / klinisch psychologen, hun cliënten en het netwerk van de gezondheidszorg De zelfstandig gevestigde psychotherapeut Wie het beroep van psychotherapeut uitoefent gaat iedere keer opnieuw de uitdaging aan om de vastgelopen en/of conflictueuze problematiek waarmee een cliënt hem confronteert te vertalen in dusdanige kaders dat er een perspectief voor behandeling ontstaat en er een veranderingsproces op gang komt. Dat vertalen vraagt vakbekwaamheid en ervaring. De tweede uitdaging die een zelfstandig gevestigde zorgaanbieder aangaat is het risico van het zelfstandig ondernemerschap. Een risico is bijvoorbeeld het verwerven van cliënten, het zich kwalitatief profileren in de ogen van cliënten en verwijzers, de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid dragen zowel op beroepsinhoudelijk als financieel gebied. Een gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog (die zelfstandig zijn beroep uitoefent) is ingeschreven in het Register van gz-psychologen, psychotherapeuten of klinisch psychologen, ingesteld door de Minister van VWS in het kader van de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG). Wie zijn de cliënten van de zelfstandig gevestigde gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog? De cliënten van een gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog hebben vaak een lange weg achter de rug. Zij hebben zelf geprobeerd hun problemen op te lossen, hebben raad ingewonnen bij vrienden, collega's, familieleden, en nemen uiteindelijk de moeilijke stap om hulp te zoeken buiten de vertrouwde kring. De cliënten melden zich aan op eigen initiatief of na verwijzing door bijvoorbeeld een professioneel hulpverlener (huisarts, bedrijfsarts, maatschappelijk werkende of instellingen die werkzaam zijn op het gebied van de GGZ). Cliënten die op eigen initiatief komen zijn dikwijls goed gemotiveerd voor behandeling. Cliënten die verwezen worden voelen zich soms gestuurd door de verwijzer. In het belang van de cliënt zijn er grenzen aan de problematiek die door vrijgevestigde gzpsychologen, psychotherapeuten / klinisch psychologen behandeld kan worden. Bij cliënten die in een plotselinge crisis kunnen geraken en bij suïcidale en borderline-cliënten bestaat het gevaar dat de behandelaar met een eigen praktijk niet op tijd beschikbaar is. Het is daarom aan te raden zich deze grenzen te realiseren bij de beslissing tot behandeling van een cliënt en over goede mogelijkheden tot verwijzing te beschikken. Het netwerk van de gezondheidszorg waarbinnen de zelfstandig gevestigde zorgaanbieder functioneert In Nederland is het netwerk van voorzieningen op het terrein van de gezondheids- en welzijnszorg uitgebreid. De zelfstandig gevestigde gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog werkt in het gebied van de geestelijke gezondheidszorg en heeft tevens relaties met de somatische 3 gezondheidszorg, de verzekeringsgeneeskunde, de maatschappelijke dienstverlening en soms met de juridische dienstverlening, de rechterlijke macht, het openbaar ministerie en de politie. Wanneer meerdere hulpverleningsinstanties bij de cliënt betrokken zijn, is overleg noodzakelijk met de desbetreffende organisaties die elk een eigen aandeel hebben in de behandeling. c. Beroepsuitoefening door zelfstandige gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog; zorgvuldigheid en kwaliteitsbewaking Acquisitie Psychotherapie is een specialistisch aanbod. Voor het beginnen van een eigen praktijk is het van belang zowel toekomstige cliënten als het bestaande netwerk van hulpverleners (en toekomstige verwijzers) op de hoogte te stellen van de eigen werkwijze en mogelijkheden. Mogelijkheden om zich voor te stellen als toekomstige vrijgevestigde zorgaanbieder zijn onder andere informatiefolders, advertenties en brieven, maar zeker ook persoonlijk contact en een openingsbijeenkomst. De website van de NVVP voorziet in een zoekfunctie voor onder meer cliënten en verwijzers. Een specialistisch aanbod heeft ook beperkingen. Een psychotherapeut / klinisch psycholoog houdt zich uitsluitend bezig met psychotherapeutische hulp. Hij gaat daartoe wat langer lopende contacten aan met cliënten. De inhoud van deze contacten is, na het stellen van een voorlopige diagnose, een werkhypothese en een behandelingsdoel, het stimuleren van een behandelingsproces met middelen die geëigend zijn voor de eigen therapeutische methode. Die therapeutische methode kan ook een beperking zijn. Het is daarom goed dat de vrijgevestigde psychotherapeut /klinisch psycholoog bekend is met de werkwijze van andere vrijgevestigde collega’s in de regio en ook de mogelijkheden kent van de regionale Riagg' s, psychiatrische poliklinieken, dagbehandelingen, Paaz-en e.d. Een vrijgevestigde psychotherapeut / klinisch psycholoog kent geen 24-uurs bereikbaarheid, bemiddelt niet bij een plaatsing in een (psychiatrisch) ziekenhuis, biedt geen crisisopvang, houdt zich niet bezig met medicijnverstrekking, houdt zich niet bezig met financiële problemen, zoekt niet naar huisvesting voor cliënten en geeft geen juridische adviezen. Om in deze situaties te kunnen verwijzen is het nodig bekend te zijn met de sociale kaart van de regio. Kwaliteitsbewaking, kwaliteitsbevordering, kwaliteitscriteria De vrijgevestigde zorgaanbieder werkt autonoom en draagt de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de eigen behandelingen. Om kwalitatief goed te kunnen werken zijn bijscholing, studie, deelname aan werkgroepen, symposia, congresbezoek en het bijhouden van vakliteratuur belangrijk. Over de grenzen kijken van de eigen therapeutische richting en belangstelling hebben voor nieuw opkomende stromingen in de GGZ kan verruimend werken. Om goed te kunnen functioneren als gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog is deelname aan (een) intervisiegroep(en) noodzakelijk. In deze groep worden lopende therapieën besproken. Doel van deze besprekingen is: moeilijk lopende behandelingen voor te leggen aan collega' s, elkaar over en weer inzage te geven in de eigen werkwijze zodat er sprake is van onderlinge toetsing en kwaliteitsbewaking, collegiaal consult (ook buiten de intervisiebijeenkomsten kunnen collega's die elkaar als vakgenoot kennen elkaar consulteren in actuele situaties). De Commissie Kwaliteit van de NVVP heeft kwaliteitscriteria voor de vrijgevestigde praktijk ontwikkeld. U kunt deze vinden op de website onder het item Praktijkvoering. Beroepsgeheim en rapportage Het beroepsgeheim van de gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog dient ter bescherming van de cliënt en is nodig voor het ontwikkelen van een therapeutische relatie. In dit verband is het ook noodzakelijk dat alle gegevens van de cliënt (gespreksverslagen, rapportages, brieven) worden bewaard in een afsluitbare dossierkast. 4 Het beroepsgeheim houdt in dat informatie aan derden nooit gegeven mag worden zonder toestemming van de cliënt. Verwijzers, in ieder geval de huisartsen, verwachten een korte rapportage over de bevindingen van de behandelaar. Dit gebeurt bij de start van de behandeling. Soms verzet de aard van de problematiek of de relatie van de cliënt met de verwijzer zich tegen een dergelijk inhoudelijk bericht. In die gevallen kan volstaan worden met de mededeling dat de verwijzing is aangekomen. Bij de eindrapportage is de privacygevoeligheid groter en is overleg vooraf met de cliënt des te meer noodzakelijk. In geval inlichtingen worden gevraagd door andere behandelaars of door keurende instanties als bedrijfsartsen is het van belang zich te realiseren dat die informatie in het belang van de behandeling kan en moet zijn. Ingaan op telefonische verzoeken om informatie heeft het nadeel dat men meestal niet zorgvuldig kan formuleren. Ook hier is eerst overleg met de cliënt nodig. In uiterste gevallen - zoals bij aanslagen, seksuele misdragingen, moord en doodslag - kan het van belang zijn het beroepsgeheim te doorbreken opdat onherstelbare ernstige schade wordt voorkomen. Inschakeling van (een) collega(‘s) of de Inspectie is hierbij van belang. Zie voor nadere informatie de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO), waarin de rechten van de cliënt worden belicht. Van heel andere kant kan het zorgvuldig hanteren van het beroepsgeheim in gevaar komen wanneer men goede bekenden, buren, vrienden, collega' s en kennissen in behandeling zou nemen. De particuliere en professionele relaties kunnen dan te gemakkelijk door elkaar lopen en elkaar benadelen. Beroepscode voor psychotherapeuten (NVP) en de Beroepscode voor psychologen (NIP) De beroepscode is een algemeen geldende gedragscode ten dienste zowel van de cliënt als van de behandelaar. De cliënt heeft altijd het recht om hiernaar te vragen. (Zie onder Wet- en regelgeving op de website.) Het regelen van achterwacht Een vrijgevestigde gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog kan niet permanent bereikbaar zijn. Bij ziekte of vakantie is het daarom goed dat er een waarnemingsregeling bekend is. Onderlinge afspraken met collega's van de intervisiegroep zijn in dit verband onmisbaar. In geval van onverhoopte ernstige psychische decompensatie van een cliënt is het zaak dat de behandelaar een goed lopend contact heeft met een hem bekende psychiater, huisarts of de Riagg. Overleg over de te volgen handelwijze is dan vaak zeer nuttig. Telefonische bereikbaarheid Een telefonisch spreekuur van de gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog is zowel voor de in behandeling zijnde cliënten als voor de toekomstige cliënten van belang. Eén spreekuur op vaste tijden op meerdere of alle dagen van de week geeft hier duidelijkheid. Informatie over dit spreekuur of over bereikbaarheid van de achterwacht kan behoren tot de vaste meldtekst op het antwoordapparaat. Sociale wetgeving De gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog vervult een eigen rol in het sociale netwerk naast de uitvoerders van de ziektewet, de WAO, de WW, de pensioenfondsen, het CWI en vele andere instanties en dient daarom enige kennis van de sociale wetgeving en het verloop van de procedure te hebben. Het werkt geruststellend voor de cliënt dat de behandelaar op de hoogte is van deze materie. Anderzijds moet hij/zij zich realiseren dat elke uitspraak ten opzichte van derden belangrijke sociale en financiële gevolgen kan hebben voor de cliënt. d. Voorbereiding van de zelfstandige vestiging De plaats van vestiging Hoewel de plaats van vestiging vaak voor de hand ligt vanwege de eigen woonplaats van de behandelaar is er een aantal zaken die bij de definitieve keuze een rol kunnen spelen, namelijk: Hoe groot is het GGZ-zorgaanbod in de betreffende regio? 5 Is er een schatting te maken van de toekomstige vraag naar psychologische zorg / psychotherapie? Hoe werkt het vestigingsbesluit van de desbetreffende gemeente? Hieronder volgt een nadere uitwerking van deze vragen. o Hoe groot is het therapieaanbod in de betreffende regio en/of plaats van vestiging? Het is zowel voor de toekomstige cliënten als voor de behandelaar zelf van belang dat er een evenwichtige spreiding komt van het zorgaanbod door zelfstandig gevestigde gz-psychologen, psychotherapeuten / klinisch psychologen. o o o Is er een schatting te maken van de toekomstige vraag naar psychische hulpverlening in de plaats van vestiging? De beste informatie hierover kan worden gegeven door de reeds aanwezige hulpverleners, huisartsen, ziekenhuizen, Riagg's en andere voorzieningen op het gebied van de geestelijke gezondheidszorg. Het is van belang vooraf contact op te nemen met deze mensen en tevens een basis te leggen voor de toekomstige samenwerking. Maar ook als men niet op een dergelijke manier te werk kan gaan, is het slagen van een zelfstandige vestiging in belangrijke mate afhankelijk van contacten die men maakt met het reeds aanwezige professionele netwerk. Hoe werkt het vestigingsbeleid van de desbetreffende gemeente? Ook de gemeente is geïnteresseerd in de zelfstandige vestiging van een gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog. Zij hanteert namelijk de regels van het bijstandsbesluit zelfstandigen en ook de plaatselijke regels ten aanzien van het onttrekken van woonruimte ten behoeve van bedrijfsruimte. Verder valt te onderzoeken of de gemeente starterspremies verleent. Het gemeentehuis is bovendien de plaats waar men zich kan oriënteren op een mogelijke werkruimte in combinatie met anderen. Te denken valt aan een gezondheidscentrum, een combinatie met een huisartsenpraktijk, een bureau voor maatschappelijk werk en dergelijke. De contractering in het kader van de Zorgverzekeringswet Indien u een contract nastreeft in het kader van de Zvw dient contact te worden opgenomen met de diverse zorgverzekeraars (zie www.nvvp.nl voor een overzicht) over de voorwaarden en het eventuele vestigingsbeleid dat men hanteert in dat kader. Psychologische en psychotherapeutische zorg wordt vergoed vanuit de basisverzekering. De praktijkruimte Valt de keuze op een vestiging aan huis dan is het noodzakelijk dat er een werkruimte aanwezig is die uitsluitend gebruikt wordt voor de behandeling van cliënten: dus geen combinatie met studeerkamer, logeerkamer of iets dergelijks. Een eventuele wachtruimte moet evenals de praktijkruimte gescheiden zijn van de privé-vertrekken en gemakkelijk bereikbaar zijn voor de cliënt. De werkruimte moet vooral rustig zijn. Dat houdt bijvoorbeeld in dat de telefoon niet hoorbaar is tijdens de behandeling. Zie ook de ‘Kwaliteitscriteria voor de vrijgevestigde praktijk’. Presentatie van de praktijk Rapportage, administratie, brieven en declaraties behoren allemaal tot het werk van de zelfstandig gevestigde behandelaar. Deskundig ontworpen briefpapier kan bijdragen tot een goed eigen gezicht van een praktijk. Honorarium en kostenberekening Binnen de relatie behandelaar - cliënt is het belangrijk om alle financiële afspraken te maken voordat tot een eerste behandelingscontact wordt besloten. De NVVP heeft betalingsvoorwaarden opgesteld die u letterlijk of als leidraad kunt gebruiken. Bij het bepalen van de kosten van het voeren van een eigen praktijk is een reële kostenberekening noodzakelijk. Tot deze reële kostenberekeningen behoren: beroepskosten als vakliteratuur, abonnementen, contributies, telefoon, administratiekosten, belastingadviseurs, beroepskosten i.v.m. kwaliteitsbevordering (cursussen, symposia, workshops, congressen, supervisie); 6 verzekeringspremies i.v.m. beroepsaansprakelijkheidsverzekering, ziektekostenverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering, rechtsbijstandsverzekering, pensioenvoorziening en inboedelverzekering; praktijkkosten als afschrijving inventaris, apparatuur, onderhoud en schoonhouden, huur, energie en water. De NVVP beschikt over een systematiek waarin de posten zijn opgenomen waarop de berekening van het tarief kan worden gebaseerd. Ook de Kamer van Koophandel kan informatie geven en behulpzaam zijn bij de onkostenberekening en het opstellen van een begroting. e. Exploitatie van de eigen praktijk Rechts- en samenwerkingsvormen De juridische vorm waarin de gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog zijn beroep uitoefent heet de rechtsvorm. Deze is vooral van belang in relatie tot de juridische en fiscale gevolgen voor de aansprakelijkheid van de behandelaar. Welke vorm er ook gekozen wordt: de behandelaar blijft persoonlijk aansprakelijk en dient ingeschreven te zijn bij de Kamer van Koophandel. Als hij onrechtmatig handelt waardoor de cliënt schade lijdt moet hij deze schade vergoeden. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering lost dit grotendeels op. Er zijn verschillende rechtsvormen mogelijk (zie ook www.kvk.nl): Eenpersoonszaak: de behandelaar is voor alle schulden die hij maakt aansprakelijk, hij ontvangt ook alle baten. Is hij in gemeenschap van goederen getrouwd, dan kunnen ook de inkomsten en het vermogen van de echtgeno(o)t(e) worden aangesproken. Maatschap: twee of meer leden die tezamen een praktijk uitoefenen. Ieder is hoofdelijk aansprakelijk, kan dus aangesproken worden voor de schulden die een ander lid van de maatschap heeft gemaakt. Dit is dus een extra risico. Vennootschap onder firma: hier wordt een praktijk uitgeoefend onder een gemeenschappelijke naam. Verder is de aansprakelijkheid als bij de maatschap. Besloten vennootschap: hierbij zijn de behandelaars werknemer van de vennootschap, dus in loondienst. Zij blijven persoonlijk aansprakelijk voor beroepsfouten maar ook de B.V. kan worden aangesproken. Dankzij de beroepsaansprakelijkheidsverzekering vallen in juridische zin de risico's voor de behandelaars wel mee, welke rechtsvorm er ook gekozen wordt. Wel zijn de fiscale gevolgen van een bepaalde rechtsvorm van groot belang. Even belangrijk zijn de sociale voorzieningen die bijvoorbeeld bij een B.V. spelen. Iedereen wordt dan ook aangeraden voor het doen van een goede keuze advies in te winnen over de juridische en fiscale consequenties en de sociale voorzieningen. Bij een B.V. moet een deel van het kapitaal gestort worden. Een accountant, of ook een advocaat en notaris met kennis op dit terrein, dienen dus van tevoren uitvoerig geraadpleegd te worden. Verzekeringen De vrijgevestigde gz-psycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog kan eigen declaraties schrijven maar draagt ook alle risico's van het zelfstandig gevestigd zijn (zie ook honorarium en kostenberekening). Tegen een aantal risico's kan men zich verzekeren. Het gaat hierbij om: Beroepsaansprakelijkheidsverzekering Cliënten kunnen een psychotherapeut aanspreken voor gemaakte beroepsfouten Ziektekostenverzekering Verzekering tegen inkomensderving bij ziekte Verzekering tegen arbeidsongeschiktheid Pensioenverzekering Rechtsbijstandsverzekering. De NVVP heeft afspraken gemaakt met verzekeraar Westenburg en met de VVAA, waar men een speciaal pakket heeft samengesteld voor de NVVP-leden. 7 Fiscale aangelegenheden Een opgave van inkomsten en uitgaven vormt de basis van het jaarlijks in te vullen belastingaangifteformulier. Daarvoor is het voeren van een goede boekhouding noodzakelijk. Daartoe horen b.v. de kopieën van uitgaande rekeningen en alle nota's van rekeningen die men zelf moet betalen. Daarnaast zijn er beroepskosten die aftrekbaar zijn van de belastingen (zie hiervoor honorarium en kostenberekening). Zowel voor het opstellen van een goede boekhouding als voor het verzorgen van de jaarlijkse belastingaangifte is het zinnig een consulent in te schakelen. Administratie Van iedere cliënt worden gegevens bijgehouden zoals personalia, intakegegevens, indicatiestelling, brieven en de voortgang van de behandeling. Het is wijs om persoonlijke gegevens van de cliënt gescheiden te houden van de financiële gegevens. Op die manier wordt het beroepsgeheim van de behandelaar gewaarborgd zowel bij het inschakelen van een belastingconsulent als bij eventuele controle door het zorgkantoor of de belastingdienst. Voor het onderhouden van de (DBC-)administratie van de vrijgevestigde praktijk is een aantal softwareprogramma’s ontwikkeld. Informatie over de diverse softwareleveranciers treft u aan onder het item Praktijkautomatisering op de website. De programma’s richten zich op zowel de financiële als de cliëntenadministratie. In het kader van de DBC-registratie en de DBC-declaratie heeft elke vrijgevestigde psychotherapeut / klinisch psycholoog een daarop ingericht softwareprogramma nodig. Epiloog In deze brochure is algemene informatie gegeven over het starten en exploiteren van een zelfstandige praktijk. Hoe zakelijk en organisatorisch van aard de verschillende aspecten ook zijn, het belang van de cliënt neemt daarin steeds de eerste plaats in. Daardoor behoudt de gzpsycholoog, psychotherapeut / klinisch psycholoog zijn integriteit en onafhankelijkheid. 8